ProjectWork

Om een project succesvol uit te voren zijn er verschillende projectmanagement methodieken beschikbaar, zoals PMBOK en PRINCE2. Op basis van ervaring beschrijven ze de aspecten die komen kijken bij het plannen en uitvoeren van projecten, zoals de omvang afspreken, de benodigde werkzaamheden vastleggen, de risico's inschatten, de benodigde expertise en materialen bepalen, de verwachte tijd en kosten berekenen, de documentatie en communicatie structureren, etc.

Een project plannen en uitvoeren is vaak een complexe aangelegenheid waar veel informatie samenkomt. Om hierbij houvast te hebben en overzicht te houden is een projectplanning nodig. Het maken en aanpassen hiervan kost veel tijd en moeite maar betaalt zich terug in een beter functionerend team en een tevreden klant.

ProjectWork planning software versnelt en vereenvoudigt het plannen door een project in één planning te tonen met zijn omvang, werk, tijd, resources, kosten, documentatie en communicatie. De informatie is beschikbaar in tabelvorm, grafisch en via gekoppelde informatie. Je kunt er projectplanningen online mee maken en volgen, zelfs gelijktijdig door meerdere gebruikers vanuit verschillende locaties. ProjectWork is geïntegreerd met Google Workspace, zodat planning in je eigen Google Drive staan en Google apps er mee geïntegreerd zijn. Er zijn twee versies beschikbaar:

• Free: de eigenaar kan een planning met taken bewerken vanuit Google Drive, maar niet delen met anderen. Het resultaat is een WBS decompositie met Gantt diagram.
• Business: gebruikers delen en bewerken planningen met taken en resources en integreren ze met Google Drive, Google Chat, Google Spreadsheets, Google Agenda en Google Maps.
  Probeer Business gratis uit gedurende 14 dagen zonder verplichtingen.

Diavoorstelling

ProjectWork PM software is online te gebruiken op elke locatie met een internetverbinding met elke computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) voorzien van een moderne webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Installatie en onderhoud zijn niet nodig bij een webapplicatie, dit gebeurt centraal in de cloud.

Je hebt een Google account nodig om in te loggen. ProjectWork is geïntegreerd met Google Drive, Sheets, Agenda en Maps. Planningsbestanden staan in Drive zodat je altijd de laatste versie kunt delen met wie je wilt. Je kunt zelfs tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken.

Een Google-account kan zijn 1) een Gmail-account (@gmail.com), 2) een Workspace-account of 3) een Google-account zonder Gmail. Een Workspace-account maakt deel uit van een bedrijfsdomein dat Google Workspace heeft voor zijn productiviteitssoftware (e-mail, agenda, tekst editor, presentaties, spreadsheets, videoconferenties en nog veel meer). Een Google-account zonder Gmail betekent dat je een Google-account kunt hebben op elk e-mailadres, zoals van een bedrijf zonder Workspace, maar ook van e-mailproviders als Yahoo en Hotmail. Hier kun je zo'n Google-account aanmaken: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Na installatie van ProjectWork vanuit de Google Workspace Marketplace, log-in in ProjectWork, verleen toegang tot je Google Drive en registreer na een keuze uit

• ProjectWork gratis gebruiken met beperkte functionaliteit,
• een gratis Business proef van 14 dagen starten zonder verplichtingen,
• een Business licentie voor een bepaalde duur kopen.

Deze opties kun je achter elkaar gebruiken, de bestanden zijn uitwisselbaar.

Lees de Gebruiksovereenkomst en het Privacybeleid.

ProjectWork for Business kan gebruikt worden gedurende een licentieperiode, zonder abonnement of automatische incasso's. Je koopt een aantal maanden, de minimum periode is 6 maanden. Een maand voor het einde van de licentieperiode word je geïnformeerd in de app zelf en per e-mail om te verlengen. Een verlenging koop je voordat een proef of licentie verlopen is, maar start pas op de verloopdatum. Zonder verlenging kun je nog steeds je planningen beperkt gratis bewerken en Business later kopen.

Kopen gaat in de app zelf om ervoor te zorgen dat je voor het juiste account of domein bestelt. De licentie opties, periodes en prijzen zijn zichtbaar in ProjectWork nadat je je in de app geregistreerd hebt. De opties zijn een licentie

• voor een enkel Google account,
• voor een Groep met meerdere Google accounts die zichzelf éénmalig activeren met een licentiecode,
• voor alle accounts in een Domein met Google Workspace, zonder accountbeheer en activatie.

De koper van een Groep licentie ontvangt de licentiecode en is verantwoordelijk voor het doorsturen naar de Google accounts. Een Google account activeert zichzelf permanent voor een Groep, er is geen mogelijkheid om te deactiveren ten gunste van een ander account.

Het (sub)domein bij een Domein licentie is het gedeelte na de @ in de Google accounts die de licentie kunnen gebruiken.

Na het kiezen van de gewenste licentie betaal je met een PayPal account. Je kunt de PayPal link ook kopiëren en naar degene sturen die de betaling uitvoert. Na betaling verschijnt de nieuwe verloopdatum direct in ProjectWork na vernieuwen van de pagina. Bij een Groepslicentie ontvangt de koper een e-mail met de licentiecode en instructies hoe Google accounts te activeren, inclusief die van de koper indien gewenst.

In het Support gedeelte van deze site staat de handleiding.

Helpdesk support is beschikbaar voor Free en Business gebruik.
Contact opnemen met de helpdesk is mogelijk vanuit ProjectWork zelf.

Taakstructuur

Een werk breakdown structuur (WBS) geeft een overzicht van het totale project onderverdeeld in samenvattingstaken en taken. ProjectWork helpt bij het maken en bewerken van een Work Breakdown Structure door taken in te springen en te hernummeren.

Afhankelijkheden en voorwaarden

Een statische projectplanning heeft taken ingevoerd met startdatum en einddatum of beter startdatum en taakduur. Het aanpassen van een complexe planning, die bestaat uit gelijktijdige en van elkaar afhankelijke taken, kost veel tijd en moeite.

Een dynamische projectplanning heeft taken ingevoerd met tijdsduur en koppelingen met voorgangers om afhankelijkheden aan te duiden. Op basis van deze informatie wordt door ProjectWork de kortste planning berekend met behulp van de kritieke pad methode. Verandering van een taakduur of startdatum resulteert in een herrekende planning. Samenvattingstaken die voortkomen uit de WBS kunnen ook gekoppeld worden.

Standaard worden taken zo snel mogelijk (ZSM) gepland om maximale speling en de kortste projectplanning te krijgen. Een taak kan als voorwaarde krijgen om zo laat mogelijk (ZLM) zonder speling te worden gepland of op een bepaalde datum te beginnen of te eindigen. Het totale project kan ook als voorwaarde krijgen om op een bepaalde datum te beginnen of te eindigen.

Gantt diagram

In het Gantt diagram maakt ProjectWork de taken zichtbaar in de tijd, inclusief hun afhankelijkheden en het kritieke pad.

Voortgang bewaken

De voortgang kan per taak met een percentage ingevoerd worden. ProjectWork berekent de resulterende voortgang per samenvattingstaak en resource.

Een kleurcode geeft de voortgang ten opzichte van vandaag aan.

Resources toekennen en effenen – in Business

Resources zijn nodig om een taak uit te voeren. Een resource kan een medewerker zijn, maar ook een apparaat of een hoeveelheid materiaal. Na resources toe te voegen aan taken houdt ProjectWork een Capaciteitsdiagram bij over de belasting van elke resource.

Een resource kan een locatie aanduiding hebben. Een resource met type locatie toont de locatie in Google Maps.

Als een resource aan meerdere overlappende taken is toegewezen, dan kan het zijn dat een resource meer dan 100% wordt ingezet. ProjectWork kan de taken vooruitschuiven zodat er geen overallocatie meer optreedt.

Werk schatting – in Business

Het voordeel van dynamisch plannen wordt nog duidelijker als je de taakduur laat afhangen van hoeveelheid geschat werk en toegekende resources. Verandering in toegekende resources resulteert in een herrekende planning en budget.

Sprint planning – in Business

Agile ontwikkelingsprojecten maken succesvol gebruik van iteratieve Sprints volgens het Scrum raamwerk. Een Sprint is een timebox van één maand of minder die een bruikbaar incrementeel product oplevert. Product Backlog items met hun detail taken staan in de Taken tabel. Gedurende de Sprint Planningsbijeenkomst, aan het begin van een Sprint, worden Product Backlog items geselecteerd door ze aan een sprint type resource toe te kennen uit de Resources tabel.

Een resource met type sprint kun je filteren om alleen de taken te laten zien die tot deze Sprint Backlog horen. Werk, voortgang en kosten van alle Sprint taken worden per resource samengevat.

Budget berekenen – in Business

ProjectWork ondersteunt zowel vaste kosten als variabele kosten per taak. De variabele kosten zijn afkomstig van de toegekende resources. De resource kosten zijn per uur, per aantal of vast.

ProjectWork accumuleert kosten per taak, samenvattingstaak, meerdere taken of resource.

Werktijden instellen – in Business

De standaard werktijden van 8 uur per dag en 40 uur per week kunnen aangepast worden om overeen te komen met de feitelijke werktijden en werkdagen. De planning zal in overeenstemming zijn met de beschikbare werkuren.

Dagen waarop bij uitzondering niet gewerkt wordt, zoals vakantie- en feestdagen, kunnen opgegeven worden. De planning slaat deze dagen dan over.

Met opgeslagen taken plannen – in Business

Het hergebruiken van groepen taken zorgt voor uniformiteit en snelheid in het plannen. In ProjectWork kunnen de op het klembord gekopieerde taken opgeslagen en later in de planning geplakt worden. De plakopties bepalen de te plakken informatie en de toegepaste factoren voor herhaling en taakduur. De opgeslagen taken kunnen ook worden gekopieerd naar een nieuwe planning waar ze weer gebruikt kunnen worden via het klembord.

Met basislijnen vergelijken – in Business

Om de voortgang van een project te monitoren zijn referentiepunten nuttig, bijvoorbeeld per mijlpaal. Deze zogenaamde basislijnen zijn een kopie van de planning op dat moment. Deze basislijnen en de variaties met de huidige planning zijn zichtbaar per taak en resource.

Microsoft Project

Microsoft Project is een bekend software pakket om projectplanningen te maken. ProjectWork kan een door MS Project in XML opgeslagen bestand inlezen. Ook is het mogelijk een gemaakte planning als XML op te slaan. De maximale bestandsgrootte om in te lezen is 25 MByte.

Slack – in Business

Slack kan gebruikt worden voor projectcommunicatie. Schema's gemaakt met ProjectWork kunnen met een bericht via een webhook URL in een Slack-kanaal worden geplaatst. De weergave van de planning kan behouden blijven wanneer het vanuit de post wordt geopend. Projectinformatie zoals de beschrijving ervan kan ook in de post worden opgenomen.

Google Chat – in Business

Google Chat kan gebruikt worden voor projectcommunicatie. Schema's gemaakt met ProjectWork kunnen met een bericht via een webhook URL in een Chat-ruimte worden geplaatst. De weergave van de planning kan behouden blijven wanneer het vanuit de post wordt geopend. Projectinformatie zoals de beschrijving ervan kan ook in de post worden opgenomen.

Google Drive™

ProjectWork is optimaal geïntegreerd met Google Drive zodat vanuit je eigen Google Drive de ProjectWork bestanden gemaakt en geopend kunnen worden. Al uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen in Drive.

Doordat projectplanningen in Google Drive staan, is het mogelijk om aan meerdere planningen tegelijk te werken. Ook is het mogelijk een bestand te delen met anderen.

Planning in HTML – in Business

Een gepubliceerde planning is ook zonder een ProjectWork licentie te bekijken. Afhankelijk van de gewenste vertrouwelijkheid kun je een html planning op een site tonen of als html bestand individueel versturen.

Spreadsheet in Google Drive – in Business

Om een rapportage of analyse te maken van de planning, is het mogelijk om de planning als Google spreadsheet te publiceren om verder te bewerken. Je kunt naar een nieuw spreadsheet publiceren of naar een eerder gepubliceerde die dan bijgewerkt wordt met behoud van toegevoegde berekeningen, diagrammen, notities, etc.

Mijlpalen in Google Agenda – in Business

Mijlpalen en deadlines zijn belangrijke momenten in een project planning. In de planning zijn het taken met tijdsduur 0. ProjectWork kan deze momenten in een eigen ProjectWork Google Agenda zetten zodat je er zicht op houdt. De mijlpalen komen ook in de agenda's van aan de mijlpaal toegewezen resources.

Mijlpalen van verschillende projecten komen in dezelfde ProjectWork Agenda. Deze agenda is met anderen privé of publiek te delen.

Locaties in Google Maps – in Business

Resources die een locatie vermeld hebben worden in Google Maps geplaatst om de geografische voortgang te tonen.