ProjectWork con Google Drive

Per implementare con successo un progetto, sono disponibili varie metodologie di project management , come PMBOK e PRINCE2 . Sulla base dell'esperienza, descrivono gli aspetti coinvolti nella pianificazione e nell'esecuzione dei progetti.

Pianificare ed eseguire un progetto è spesso una questione complessa in cui confluiscono molte informazioni, come ambito, lavoro, tempo, risorse, costi, documentazione e comunicazione. Il software di pianificazione del progetto è un must per un team di progetto ben funzionante e clienti soddisfatti.

Il software di pianificazione ProjectWork è:

• Potente
• Collaborazione online e in tempo reale da diverse sedi
• Calcolo del percorso critico e livellamento delle risorse
• Ripartizione dei costi in base alle risorse assegnate
• Panoramica della cronologia nel diagramma di Gantt e nel grafico della capacità
• Facile da usare
• Le attività e le risorse sono combinate in un'unica panoramica
• Le attività sono collegate con i clic del mouse
• Le risorse vengono assegnate con clic del mouse
• Le modifiche apportate tramite una modifica di attività/risorsa sono indicate da un colore
• Conveniente
• I file di pianificazione vengono archiviati nel tuo Google Drive
• Integrato con le proprie app Calendario, Fogli, Mappe, Siti e Chat
• I documenti di progetto in Google Drive possono essere collegati alle attività
• Prova gratuita di 14 giorni e licenze per periodi specifici
• Utile
• Quicktour che mostra gli elementi del layout grafico
• Video tutorial e sezioni del manuale collegate all'app
• Assistenza in-app e supporto helpdesk gratuito
• Importazione del file Microsoft Project

ProjectWork
pianificazione di progetti online

Integrazione con le app Google

❝ Come PMP, certificato MS Project Server, devo dire che sono impressionato dall'uso e dalla semplicità che questa piattaforma offre. La struttura di navigazione e presentazione dei dati è tale da farti concentrare su progetti e carico di risorse in modo olistico. ❞

Prova ProjectWork gratuitamente per 14 giorni senza impegno.

Presentazione

Il software di progetto ProjectWork può essere utilizzato online in qualsiasi luogo con una connessione Internet utilizzando qualsiasi computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un moderno browser Web (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Installazione e manutenzione non sono richieste per un'applicazione Web, questo viene fatto centralmente nel cloud.

Per effettuare l'accesso è necessario un account Google . Il software ProjectWork è integrato con Google Drive, Fogli, Calendario, Mappe e Chat. I file di pianificazione sono in Drive, quindi puoi sempre condividere la versione più recente con chiunque tu voglia. Puoi anche lavorare sullo stesso file contemporaneamente. Un account Google può essere:

• Account Gmail (@gmail.com),
• Account di dominio Google Workspace o
• Account Google senza Gmail.

Un account di dominio Workspace fa parte di un dominio aziendale che ha Google Workspace per il suo software di produttività (gmail, calendario, editor di testo, diapositive, fogli di calcolo, videoconferenze, ecc.). Un account Google senza Gmail significa che puoi avere un account Google su qualsiasi indirizzo email, come da un'azienda senza Workspace, ma anche da provider di posta elettronica come Yahoo e Hotmail. Qui puoi creare un account Google del genere: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Dopo aver installato ProjectWork da Google Workspace Marketplace , accedi a ProjectWork , consenti l'accesso al tuo Google Drive e registrati dopo aver effettuato una scelta tra

• inizia una prova gratuita ProjectWork di 14 giorni senza impegno,
• acquistare una licenza ProjectWork in-app per un periodo di tempo specifico.

Leggi i Termini d'uso e l' Informativa sulla privacy .

ProjectWork offre utili integrazioni con molte altre app.

File da Microsoft Project

Microsoft Project è un noto prodotto software per creare pianificazioni di progetto. ProjectWork può importare file XML salvati da MS Project. Può anche esportare una pianificazione creata in un file XML. La dimensione massima del file da importare è di 25 Mbyte.

File in Google Drive™

ProjectWork è completamente integrato con Google Drive per creare e aprire file ProjectWork dal tuo Google Drive. Tutte le modifiche vengono archiviate automaticamente in Drive.

Poiché le pianificazioni dei progetti sono in Google Drive, è possibile condividere le pianificazioni con altri utenti. È anche possibile lavorare simultaneamente in una pianificazione condivisa, dove una modifica è immediatamente visibile agli altri.

Altri file di progetto in Google Drive possono essere allegati ad attività e risorse in ProjectWork.

Pianifica in Fogli Google

Se vuoi creare un report o un'analisi dal tuo programma, puoi pubblicarlo su un foglio di calcolo di Google per un'ulteriore elaborazione. Puoi pubblicare su un nuovo foglio di calcolo o su uno pubblicato in precedenza che viene poi aggiornato, mantenendo i calcoli aggiunti, i grafici, le note, ecc.

Traguardi in Google Calendar

Le milestone e le scadenze sono eventi importanti in una pianificazione di progetto. Nella pianificazione sono task con durata 0. ProjectWork può inserire questi eventi nel suo ProjectWork Google Calendar per tenerne traccia. Gli eventi milestone appaiono anche nei calendari delle risorse assegnate.

Le milestone di tutti i tuoi progetti appaiono nello stesso ProjectWork Calendar. Puoi condividere questo calendario con altri.

Pianifica in Google Sites

Google Sites è ideale per un portale di progetto in cui puoi presentare la documentazione e la comunicazione del progetto. L'accesso al/ai portale/i può essere limitato a specifici stakeholder. La pianificazione del progetto in ProjectWork può essere pubblicata come codice HTML che puoi copiare e incorporare in Google Sites. Prima di incorporare il codice HTML, puoi visualizzare in anteprima la pianificazione pubblicata nel browser.

Posizioni dei siti in Google Maps

Le risorse per le quali è specificata la posizione del sito verranno tracciate su Google Maps per mostrare l'avanzamento geografico.

Messaggi in Google Chat

Google Chat può essere utilizzato per la comunicazione di progetto. Le pianificazioni create con ProjectWork possono essere pubblicate in uno spazio Chat con un messaggio tramite un URL webhook. La visualizzazione della pianificazione può essere conservata quando aperta dal post. Informazioni sul progetto come la sua descrizione possono anche essere incluse nel post.

Messaggi in Slack

Slack può essere utilizzato per la comunicazione di progetto. Le pianificazioni create con ProjectWork possono essere pubblicate in un canale Slack con un messaggio tramite un URL webhook. La visualizzazione della pianificazione può essere conservata quando aperta dal post. Informazioni sul progetto come la sua descrizione possono anche essere incluse nel post.

ProjectWork può essere utilizzato durante un periodo di licenza, senza estensione automatica, quindi senza addebiti diretti ripetuti. Acquisti un certo numero di mesi, il periodo minimo è di 6 mesi. Un mese prima della fine del periodo sarai informato del rinnovo nell'app stessa e tramite e-mail. Un'estensione viene acquistata prima della scadenza di una prova o di una licenza, ma inizia solo alla data di scadenza. Senza un'estensione puoi solo visualizzare i tuoi programmi e gli altri non hanno più accesso.

L'acquisto avviene nell'app stessa, assicurandoti di ordinare per l'account o il dominio corretto. Le opzioni di licenza, i periodi e i prezzi verranno mostrati in ProjectWork dopo la registrazione nell'app. Le opzioni sono una licenza

• per un singolo account Google,
• per un gruppo con più account Google che si attivano una volta con un codice di licenza,
• per tutti gli account in un dominio con Google Workspace , senza amministrazione e attivazione dell'account.

Dopo aver selezionato la licenza desiderata, paghi con un account PayPal nella tua valuta. Puoi anche copiare il link PayPal nell'app e inviarlo alla persona che esegue il pagamento. Dopo il pagamento, la tua nuova data di scadenza verrà visualizzata immediatamente in ProjectWork dopo l'aggiornamento della pagina.

L'acquirente di una licenza di Gruppo riceverà un'e-mail con il codice di licenza e le istruzioni su come attivare gli account Google. Un account Google si attiva in modo permanente per un Gruppo, non c'è alcuna opzione per disattivarlo a favore di un altro account.

Il (sotto)dominio in una licenza di dominio è la parte dopo la @ negli account Google che possono utilizzare la licenza.

Nella sezione Supporto del sito trovate tra gli altri il manuale .

Puoi contattare l'helpdesk Forscale direttamente in ProjectWork .

Collaborazione online

L'archiviazione online della pianificazione in Google Drive consente di lavorare indipendentemente dal dispositivo, vedrai l'ultima versione su uno qualsiasi dei tuoi dispositivi. ProjectWork ti consente persino di lavorare su una pianificazione condivisa insieme come team allo stesso tempo da diverse posizioni. Le modifiche apportate da uno saranno visibili agli altri.

Ripartizione delle attività

Una Work Breakdown Structure (WBS) fornisce una panoramica dell'ambito totale del progetto suddiviso in task di riepilogo e task. ProjectWork ti aiuta a creare e modificare facilmente una WBS indentando e rinumerando i task.

Dipendenze e condizioni delle attività

Una pianificazione di progetto statica ha attività inserite con data di inizio e data di fine o una migliore data di inizio e durata dell'attività. Modificare una pianificazione complessa composta da attività simultanee e dipendenti costa molto tempo e fatica.

Una pianificazione di progetto dinamica ha attività inserite con durata e collegamenti ai predecessori per includere le dipendenze. Sulla base di queste informazioni, la pianificazione più breve viene calcolata da ProjectWork utilizzando il metodo del percorso critico. La modifica della durata o della data di inizio di un'attività determina una pianificazione ricalcolata. Anche le attività di riepilogo risultanti dalla WBS possono essere collegate.

Le attività predefinite sono programmate per essere completate il prima possibile (ASAP) per ottenere il massimo slack e la pianificazione del progetto più breve. Un'attività può ottenere una condizione per essere programmata il più tardi possibile (ALAP) senza slack o per iniziare o finire in una data specifica. L'intero progetto può anche essere impostato per iniziare o finire in una data specifica.

Diagramma di Gantt

Nel diagramma di Gantt, ProjectWork mostra le attività nel tempo con barre, inclusa la loro ripartizione, dipendenze e avanzamento. Lo stato di avanzamento può essere mostrato con barre colorate. Il percorso critico può essere mostrato con linee rosse.

Monitoraggio dei progressi

Il progresso può essere inserito per attività con una percentuale. ProjectWork calcola il progresso risultante per attività di riepilogo e risorsa.

La percentuale di avanzamento è visibile anche nella barra delle applicazioni del diagramma di Gantt. Un codice colore indica il ritardo rispetto alla data corrente.

Assegnazione delle risorse

Le risorse sono necessarie per portare a termine un'attività. Una risorsa può essere una persona, ma anche un pezzo di equipaggiamento o una quantità di materiale. Dopo aver assegnato le risorse alle attività, ProjectWork mantiene un grafico di capacità sul carico di ogni risorsa.

Una risorsa può avere una posizione del sito. Una risorsa di tipo sito può pubblicare la sua posizione e i suoi progressi in Google Maps.

Livellamento delle risorse

Se a una risorsa vengono assegnate più attività sovrapposte, può succedere che a una risorsa venga assegnato più del 100%. ProjectWork può spostare le attività in avanti per risolvere questa sovra-assegnazione.

Stima del lavoro

Il vantaggio della pianificazione dinamica diventa ancora più evidente quando si basa la durata di un'attività sulla stima del lavoro e sulle risorse assegnate. La modifica delle risorse assegnate comporterà un programma e un budget ricalcolati.

Pianificazione dello sprint

I progetti di sviluppo Agile utilizzano con successo gli Sprint iterativi secondo il framework Scrum . Uno sprint è un time-box di un mese o meno che si traduce in un utile prodotto incrementale. Gli elementi del Product Backlog con i loro task dettagliati sono conservati nella tabella Tasks. Durante l'evento Sprint Planning, all'inizio di uno Sprint, gli elementi del Product Backlog vengono selezionati per lo Sprint assegnando loro una risorsa di tipo sprint dalla tabella Resources.

Una risorsa sprint può essere filtrata per mostrare solo le attività appartenenti a questo Sprint Backlog. Lavoro, progressi e costi di tutte le attività Sprint sono riepilogati per risorsa sprint.

Calcolo del budget

ProjectWork supporta sia costi fissi che variabili per attività. I costi variabili derivano dalle risorse assegnate. I costi delle risorse possono essere orari, per quantità utilizzata o fissi.

ProjectWork accumula i costi per attività, attività di riepilogo, attività multiple e risorse.

Imposta l'orario di lavoro

L'orario di lavoro standard di 8 ore al giorno e 40 ore alla settimana può essere modificato per riflettere gli orari di lavoro e i giorni lavorativi effettivi. Il programma terrà conto delle ore di lavoro disponibili.

Possono essere inseriti giorni che non sono lavorativi per eccezione, come le festività. La programmazione salterà questi giorni.

Pianifica con le attività salvate

Il riutilizzo di gruppi di task comuni garantisce uniformità e velocità nella pianificazione. In ProjectWork i task copiati negli appunti possono essere salvati per questo e incollati nella pianificazione in un secondo momento. Le opzioni di incolla determinano le informazioni da incollare dagli appunti e i fattori applicati per la ripetizione e la durata del task. I task salvati possono anche essere copiati in una nuova pianificazione in cui possono essere riutilizzati.

Pubblicazione

Quando pubblichi la pianificazione, crei uno snapshot delle informazioni sulla pianificazione che saranno visibili agli stakeholder selezionati. Esempi sono la stampa della pianificazione delle attività dal browser, l'invio di milestone a Google Calendar e di posizioni a Google Maps e l'inserimento di HTML in Google Sites. Questi snapshot possono essere aggiornati in seguito dall'utente ProjectWork .

Confrontare con le linee di base

Una baseline è una copia della pianificazione in un determinato momento per riferimento successivo. Esempi di baseline sono la pianificazione iniziale e le pianificazioni all'inizio delle fasi successive. Queste baseline e la varianza con la durata effettiva, il lavoro e i costi sono visibili per attività e risorsa. Nel report Earned Value Management puoi seguire i progressi e le prestazioni.

Segnalazione

In ProjectWork puoi sincronizzare la pianificazione con un foglio di calcolo di Google. Puoi quindi usare i dati nel foglio di calcolo per i report. Più progetti possono essere combinati in un foglio di calcolo della dashboard. In seguito puoi aggiornare i fogli di calcolo dalla pianificazione per aggiornare i report.