ProjectWork con Google Drive

In un progetto è necessario gestire tutto, dall'inizio alla fine. È necessario reclutare e gestire persone, fondi e altre risorse per raggiungere l'obiettivo richiesto entro i tempi, il budget e la qualità concordati. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario creare piani e documenti, che vengono adattati alle circostanze mutevoli e perfezionati con l'avanzamento del progetto. Per tenere traccia di tutto, è necessario un software di Project Management per un team di progetto ben funzionante e clienti soddisfatti.

Il software di pianificazione ProjectWork è:

• Potente
• Collaborazione online e in tempo reale sulla pianificazione del progetto da parte di più utenti
• Calcolo del percorso critico, livellamento delle risorse e simulazione Monte Carlo
• Ripartizione dei costi in base alle risorse assegnate
• Panoramica della cronologia delle attività nel diagramma di Gantt e delle risorse nel diagramma di capacità
• Facile da usare
• Attività e risorse sono combinate in un'unica panoramica
• Le attività possono essere collegate con un clic del mouse
• Le risorse possono essere assegnate con un clic del mouse
• Le modifiche apportate da una modifica a un'attività o a una risorsa sono indicate da un colore
• Conveniente
• I file di pianificazione vengono archiviati nel tuo Google Drive
• Integrato con le proprie app Calendario, Fogli, Mappe, Siti e Chat
• I documenti di progetto di Google Drive possono essere collegati ad attività e risorse
• Prova gratuita di 14 giorni e licenze per periodi specifici, nessun abbonamento
• Utile
• Breve tour che mostra gli elementi del layout con spiegazione tramite tooltip
• Video tutorial e link in-app ai capitoli del manuale
• Assistenza in-app e supporto helpdesk gratuito
• Importazione di file XML di Microsoft Project

ProjectWork
gestione di progetti online

Integrazione con le app Google

❝ Come PMP, certificato MS Project Server, devo dire che sono rimasto colpito dall'usabilità e dalla semplicità d'uso di questa piattaforma. La struttura di navigazione e presentazione dei dati è tale da consentire di focalizzare l'attenzione sia sui progetti che sul carico di risorse in modo olistico. ❞

Presentazione

Il software di progetto ProjectWork può essere utilizzato online ovunque ci sia una connessione internet, utilizzando qualsiasi computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) dotato di un browser web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). L'applicazione web non richiede installazione e manutenzione, poiché queste vengono eseguite centralmente nel cloud.

Per accedere è necessario un account Google . Il software ProjectWork è integrato con Google Drive, Fogli, Calendario, Mappe e Chat. I file di pianificazione sono su Drive, così puoi sempre condividere la versione più recente con chi vuoi. Puoi anche lavorare sullo stesso file contemporaneamente. Un account Google può essere:

• Account Gmail (@gmail.com),
• Account di dominio Google Workspace o
• Account Google senza Gmail.

Un account di dominio Workspace fa parte di un dominio aziendale che utilizza Google Workspace per i suoi software di produttività (Gmail, calendario, editor di testo, presentazioni, fogli di calcolo, videoconferenze, ecc.). Un account Google senza Gmail significa che puoi avere un account Google su qualsiasi indirizzo email, ad esempio da un'azienda senza Workspace, ma anche da provider di posta elettronica come Yahoo e Hotmail. Qui puoi creare un account Google di questo tipo: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Dopo aver installato ProjectWork da Google Workspace Marketplace , accedi a ProjectWork , consenti l'accesso al tuo Google Drive e scegli tra:

• inizia una prova gratuita ProjectWork di 14 giorni senza impegno,
• acquistare in-app una licenza ProjectWork per un periodo specifico,
• visualizza (condividi) le pianificazioni di ProjectWork gratuitamente, senza prova o licenza.

Leggi i Termini di utilizzo e l' Privacy policy .

ProjectWork offre utili integrazioni con molte altre app.

File da Microsoft Project

Microsoft Project è un noto software per la creazione di pianificazioni di progetto. ProjectWork può importare file XML salvati da MS Project. Può anche esportare una pianificazione creata in un file XML. La dimensione massima del file importabile è di 25 MB.

File in Google Drive™

ProjectWork è completamente integrato con Google Drive per creare e aprire file ProjectWork dal tuo Google Drive. Tutte le modifiche vengono salvate automaticamente su Drive.

Poiché le pianificazioni dei progetti sono archiviate su Google Drive, è possibile condividerle con altri utenti. È anche possibile lavorare contemporaneamente su una pianificazione condivisa, dove ogni modifica è immediatamente visibile agli altri.

Altri file di progetto in Google Drive possono essere allegati ad attività e risorse in ProjectWork .

Pianifica in Fogli Google

Se desideri creare un report o un'analisi del tuo programma, puoi pubblicarlo su un foglio di calcolo Google per un'ulteriore elaborazione. Puoi pubblicarlo su un nuovo foglio di calcolo o su uno già pubblicato e poi aggiornato, mantenendo calcoli, grafici, note, ecc. aggiunti.

Traguardi in Google Calendar

Milestone e scadenze sono eventi importanti nella pianificazione di un progetto. Nella pianificazione, sono attività con durata pari a 0. ProjectWork può inserire questi eventi nel suo Google ProjectWork per tenerne traccia. Gli eventi milestone compaiono anche nei calendari delle risorse assegnate.

Le milestone di tutti i tuoi progetti vengono visualizzate nello stesso calendario ProjectWork . Puoi condividere questo calendario con altri.

Pianifica in Google Sites

Google Sites è ideale per un portale di progetto in cui presentare la documentazione e le comunicazioni relative al progetto. L'accesso al/ai portale/i può essere limitato a specifici stakeholder. Il programma di progetto in ProjectWork può essere pubblicato come codice HTML, che è possibile copiare e incorporare in Google Sites. Prima di incorporare il codice HTML, è possibile visualizzare in anteprima il programma pubblicato nel browser.

Posizioni dei siti in Google Maps

Le risorse per le quali è specificata la posizione del sito verranno tracciate su Google Maps per mostrare l'avanzamento geografico.

Messaggi in Google Chat

Google Chat può essere utilizzato per la comunicazione di progetto. Le pianificazioni create con ProjectWork possono essere pubblicate in uno spazio Chat con un messaggio tramite un URL webhook. La visualizzazione della pianificazione può essere mantenuta quando si apre il post. Anche informazioni sul progetto, come la descrizione, possono essere incluse nel post.

Messaggi in Slack

Slack può essere utilizzato per la comunicazione di progetto. Le pianificazioni create con ProjectWork possono essere pubblicate in un canale Slack con un messaggio tramite un URL webhook. La visualizzazione della pianificazione può essere mantenuta quando si apre il post. Anche informazioni sul progetto, come la descrizione, possono essere incluse nel post.

ProjectWork può essere utilizzato durante un periodo di licenza, senza estensione automatica, quindi senza addebiti diretti ripetuti. Si acquistano diversi mesi, il periodo minimo è di 6 mesi. Un mese prima della fine del periodo, si verrà informati del rinnovo nell'app stessa e via e-mail. Un'estensione si acquista prima della scadenza di una prova o di una licenza, ma inizia solo alla data di scadenza. Senza un'estensione, è possibile visualizzare solo i propri programmi e gli altri utenti non avranno più accesso.

L'acquisto avviene direttamente dall'app, garantendoti di ordinare per l'account o il dominio corretto. Le opzioni di licenza, i periodi e i prezzi verranno visualizzati in ProjectWork dopo la registrazione nell'app. Le opzioni sono una licenza.

• per un singolo account Google,
• per un gruppo con più account Google che si attivano una volta con un codice di licenza,
• per tutti gli account in un dominio con Google Workspace , senza amministrazione e attivazione dell'account.

Dopo aver selezionato la licenza desiderata, paghi con un account PayPal nella tua valuta. Puoi anche copiare il link PayPal nell'app e inviarlo alla persona che effettua il pagamento. Dopo il pagamento, la nuova data di scadenza verrà visualizzata immediatamente in ProjectWork dopo l'aggiornamento della pagina.

L'acquirente di una licenza di gruppo riceverà un'e-mail con il codice di licenza e le istruzioni su come attivare gli account Google. Un account Google si attiva in modo permanente per un gruppo e non è possibile disattivarlo a favore di un altro account.

Il (sotto)dominio in una licenza di dominio è la parte dopo la @ negli account Google che possono utilizzare la licenza.

Nella sezione Supporto del sito trovate tra gli altri il manuale .

Puoi contattare l'helpdesk Forscale direttamente in ProjectWork .

Collaborazione online

L'archiviazione online della pianificazione in Google Drive consente di lavorare indipendentemente dal dispositivo, vedrai l'ultima versione su uno qualsiasi dei tuoi dispositivi. ProjectWork ti consente persino di lavorare su una pianificazione condivisa insieme come team allo stesso tempo da diverse posizioni. Le modifiche apportate da uno saranno visibili agli altri.

Ripartizione delle attività

Una Work Breakdown Structure (WBS) fornisce una panoramica dell'ambito totale del progetto suddiviso in task di riepilogo e task. ProjectWork ti aiuta a creare e modificare facilmente una WBS indentando e rinumerando i task.

Dipendenze e condizioni delle attività

Una pianificazione di progetto statica ha attività inserite con data di inizio e data di fine o una migliore data di inizio e durata dell'attività. Modificare una pianificazione complessa composta da attività simultanee e dipendenti costa molto tempo e fatica.

Una pianificazione di progetto dinamica ha attività inserite con durata e collegamenti ai predecessori per includere le dipendenze. Sulla base di queste informazioni, la pianificazione più breve viene calcolata da ProjectWork utilizzando il metodo del percorso critico. La modifica della durata o della data di inizio di un'attività determina una pianificazione ricalcolata. Anche le attività di riepilogo risultanti dalla WBS possono essere collegate.

Le attività predefinite sono programmate per essere completate il prima possibile (ASAP) per ottenere il massimo slack e la pianificazione del progetto più breve. Un'attività può ottenere una condizione per essere programmata il più tardi possibile (ALAP) senza slack o per iniziare o finire in una data specifica. L'intero progetto può anche essere impostato per iniziare o finire in una data specifica.

Diagramma di Gantt

Nel diagramma di Gantt, ProjectWork mostra le attività nel tempo con barre, inclusa la loro ripartizione, dipendenze e avanzamento. Lo stato di avanzamento può essere mostrato con barre colorate. Il percorso critico può essere mostrato con linee rosse.

Monitoraggio dei progressi

Il progresso può essere inserito per attività con una percentuale. ProjectWork calcola il progresso risultante per attività di riepilogo e risorsa.

La percentuale di avanzamento è visibile anche nella barra delle applicazioni del diagramma di Gantt. Un codice colore indica il ritardo rispetto alla data corrente.

Assegnazione delle risorse

Le risorse sono necessarie per portare a termine un'attività. Una risorsa può essere una persona, ma anche un pezzo di equipaggiamento o una quantità di materiale. Dopo aver assegnato le risorse alle attività, ProjectWork mantiene un grafico di capacità sul carico di ogni risorsa.

Una risorsa può avere una posizione del sito. Una risorsa di tipo sito può pubblicare la sua posizione e i suoi progressi in Google Maps.

Livellamento delle risorse

Se a una risorsa vengono assegnate più attività sovrapposte, può succedere che a una risorsa venga assegnata più del 100%. ProjectWork può spostare le attività in avanti per risolvere questa sovra-assegnazione.

Stima del lavoro

Il vantaggio della pianificazione dinamica diventa ancora più evidente quando si basa la durata di un'attività sulla stima del lavoro e sulle risorse assegnate. La modifica delle risorse assegnate comporterà un programma e un budget ricalcolati.

Pianificazione dello sprint

I progetti di sviluppo Agile utilizzano con successo gli Sprint iterativi secondo il framework Scrum . Uno sprint è un time-box di un mese o meno che si traduce in un utile prodotto incrementale. Gli elementi del Product Backlog con i loro task dettagliati sono conservati nella tabella Tasks. Durante l'evento Sprint Planning, all'inizio di uno Sprint, gli elementi del Product Backlog vengono selezionati per lo Sprint assegnando loro una risorsa di tipo sprint dalla tabella Resources.

Una risorsa sprint può essere filtrata per mostrare solo le attività appartenenti a questo Sprint Backlog. Lavoro, progressi e costi di tutte le attività Sprint sono riepilogati per risorsa sprint.

Calcolo del budget

ProjectWork supporta sia costi fissi che variabili per attività. I costi variabili derivano dalle risorse assegnate. I costi delle risorse possono essere orari, per quantità utilizzata o fissi.

ProjectWork accumula i costi per attività, attività di riepilogo, attività multiple e risorse.

Imposta l'orario di lavoro

L'orario di lavoro standard di 8 ore al giorno e 40 ore alla settimana può essere modificato per riflettere gli orari di lavoro e i giorni lavorativi effettivi. Il programma terrà conto delle ore di lavoro disponibili.

Possono essere inseriti giorni non lavorativi per eccezione, come le festività. La programmazione salterà questi giorni.

Pianifica con le attività salvate

Il riutilizzo di gruppi di task comuni garantisce uniformità e velocità nella pianificazione. In ProjectWork i task copiati negli appunti possono essere salvati per questo e incollati nella pianificazione in un secondo momento. Le opzioni di incolla determinano le informazioni da incollare dagli appunti e i fattori applicati per la ripetizione e la durata del task. I task salvati possono anche essere copiati in una nuova pianificazione in cui possono essere riutilizzati.

Pubblicazione

Quando pubblichi la pianificazione, crei uno snapshot delle informazioni sulla pianificazione che saranno visibili agli stakeholder selezionati. Esempi sono la stampa della pianificazione delle attività dal browser, l'invio di milestone a Google Calendar e di posizioni a Google Maps e l'inserimento di HTML in Google Sites. Questi snapshot possono essere aggiornati in seguito dall'utente ProjectWork .

Confrontare con le linee di base

Una baseline è una copia della pianificazione in un determinato momento per riferimento successivo. Esempi di baseline sono la pianificazione iniziale e le pianificazioni all'inizio delle fasi successive. Queste baseline e la varianza con la durata effettiva, il lavoro e i costi sono visibili per attività e risorsa. Nel report Earned Value Management puoi seguire i progressi e le prestazioni.

Segnalazione

In ProjectWork puoi sincronizzare la pianificazione con un foglio di calcolo di Google. Puoi quindi usare i dati nel foglio di calcolo per i report. Più progetti possono essere combinati in un foglio di calcolo della dashboard. In seguito puoi aggiornare i fogli di calcolo dalla pianificazione per aggiornare i report.

Simulazione di Monte Carlo

In una pianificazione di progetto, le durate delle attività sono stime, rendendo incerta la data di completamento del progetto. Stimare una data di completamento del progetto affidabile è difficile, perché le pianificazioni di progetto possono formare reti complesse con attività dipendenti.

In ProjectWork puoi assegnare a un'attività, oltre alla sua durata realistica, facoltativamente una durata minima ottimistica e una durata massima pessimistica. Queste durate formano una distribuzione di probabilità triangolare che la simulazione Monte Carlo utilizza nelle sue esecuzioni per calcolare la pianificazione. Il risultato delle esecuzioni viene raccolto per creare una tabella di confidenza con le date di fine.

La simulazione Monte Carlo in ProjectWork può anche tenere conto dei vincoli delle risorse applicando il livellamento delle risorse, in modo simile alla gestione dei progetti della catena critica.