ProjectWork con Google Drive

Per implementare con successo un progetto, sono disponibili varie metodologie di gestione del progetto , come PMBOK e PRINCE2 . Sulla base dell'esperienza, descrivono gli aspetti coinvolti nella pianificazione e nell'esecuzione dei progetti.

Pianificare ed eseguire un progetto è spesso una questione complessa in cui confluiscono molte informazioni, come ambito, lavoro, tempo, risorse, costi, documentazione e comunicazione. Il software di pianificazione del progetto è un must per un team di progetto ben funzionante e clienti soddisfatti.

Il software di pianificazione ProjectWork è:

• Potente
• collaborazione online e in tempo reale da diverse località
• calcolo del percorso critico e livellamento delle risorse
• ripartizione dei costi in base alle risorse assegnate
• panoramica della sequenza temporale nel diagramma di Gantt e nel diagramma della capacità
• Facile da usare
• compiti e risorse sono combinati in un'unica panoramica
• le attività sono collegate con clic del mouse
• le risorse vengono assegnate con clic del mouse
• i risultati di una modifica di attività/risorsa sono indicati dal colore
• Conveniente
• i file di pianificazione vengono archiviati nel tuo Google Drive
• integrato con le proprie app Calendario, Fogli, Mappe, Siti e Chat
• i documenti di progetto in Google Drive sono collegati alle attività
• prova gratuita di 14 giorni e licenze per periodi specifici
• Utile
• Quicktour che mostra gli elementi del layout grafico
• video tutorial e sezioni manuali collegate in-app
• assistenza in-app e supporto helpdesk gratuito
• importazione di file Microsoft Project

ProjectWork
pianificazione del progetto on-line

integrato con le app Google

❝ Come PMP, certificato MS Project Server, devo dire che sono rimasto colpito dall'utilizzo e dalla semplicità offerti da questa piattaforma. La struttura di navigazione e presentazione dei dati è tale da focalizzare l'attenzione sia sui progetti che sul carico delle risorse in modo olistico. ❞

Prova ProjectWork gratuitamente per 14 giorni senza impegno.

Presentazione

Il software di progetto ProjectWork può essere utilizzato online in qualsiasi luogo con una connessione Internet utilizzando qualsiasi computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un browser Web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Per un'applicazione web non sono necessarie installazione e manutenzione, queste vengono eseguite centralmente nel cloud.

Per accedere è necessario un account Google . Il software ProjectWork è integrato con Google Drive, Fogli, Calendario, Mappe e Chat. I file di pianificazione sono in Drive, così puoi sempre condividere la versione più recente con chi vuoi. Puoi anche lavorare sullo stesso file contemporaneamente. Un account Google può essere:

• Account Gmail (@gmail.com),
• Account di dominio Google Workspace o
• Account Google senza Gmail.

Un account di dominio Workspace fa parte di un dominio aziendale che dispone di Google Workspace per il proprio software di produttività (gmail, calendario, editor di testo, diapositive, fogli di calcolo, videoconferenze e così via). Un account Google senza Gmail significa che puoi avere un account Google su qualsiasi indirizzo e-mail, ad esempio da un'azienda senza Workspace, ma anche da provider di posta elettronica come Yahoo e Hotmail. Qui puoi creare un account Google di questo tipo: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Dopo aver installato ProjectWork da Google Workspace Marketplace , accedi a ProjectWork , consenti l'accesso a Google Drive e ti registri dopo una scelta da

• iniziare una prova gratuita ProjectWork di 14 giorni senza impegno,
• acquista in-app una licenza ProjectWork per un periodo specifico.

Leggi le Condizioni d'Uso e l' Informativa sulla Privacy .

ProjectWork dispone di utili integrazioni con molte altre app.

Progetto Microsoft

Microsoft Project è un noto prodotto software per creare pianificazioni di progetti. ProjectWork può importare file XML salvati da MS Project. Può anche esportare una pianificazione creata in un file XML. La dimensione massima del file da importare è 25 Mbyte.

Google Drive™

ProjectWork è completamente integrato con Google Drive per creare e aprire file ProjectWork dal tuo Google Drive. Tutte le modifiche vengono archiviate automaticamente in Drive.

Poiché le pianificazioni dei progetti si trovano su Google Drive, è possibile condividere le pianificazioni con altri utenti. È anche possibile lavorare contemporaneamente in una pianificazione condivisa, dove un cambiamento è immediatamente visibile agli altri.

Foglio di calcolo in Google Drive

Se desideri creare un rapporto o un'analisi dalla tua pianificazione, puoi pubblicarlo su un foglio di calcolo Google per un'ulteriore elaborazione. Puoi pubblicare su un nuovo foglio di calcolo o su uno pubblicato in precedenza che viene poi aggiornato, mantenendo i calcoli, i grafici, le note, ecc. aggiunti.

Traguardi in Google Calendar

Le tappe fondamentali e le scadenze sono eventi importanti nella pianificazione di un progetto. Nella pianificazione sono attività con durata 0. ProjectWork può inserire questi eventi nel suo ProjectWork Google Calendar per tenerne traccia. Gli eventi cardine compaiono anche nei calendari delle risorse assegnate.

Le tappe fondamentali di tutti i tuoi progetti vengono visualizzate nello stesso calendario ProjectWork . Puoi condividere questo calendario con altri.

Pianificazione in Google Sites

Google Sites è l'ideale per un portale di progetto in cui è possibile presentare la documentazione e la comunicazione del progetto. L'accesso ai portali può essere limitato a soggetti interessati specifici. La pianificazione del progetto in ProjectWork può essere pubblicata come codice HTML che puoi copiare e incorporare in Google Sites. Prima di incorporare il codice HTML, puoi visualizzare in anteprima la pianificazione pubblicata nel browser.

Posizioni dei siti in Google Maps

Le risorse per le quali è specificata la posizione del sito verranno tracciate in Google Maps per mostrare l'avanzamento geografico.

Messaggi in Google Chat

Google Chat può essere utilizzato per la comunicazione del progetto. Le pianificazioni create con ProjectWork possono essere pubblicate in uno spazio Chat con un messaggio utilizzando un URL webhook. La vista della pianificazione può essere conservata quando viene aperta dal post. Nel post possono essere incluse anche informazioni sul progetto come la sua descrizione.

Messaggi in Slack

Slack può essere utilizzato per la comunicazione del progetto. Le pianificazioni create con ProjectWork possono essere pubblicate in un canale Slack con un messaggio utilizzando un URL webhook. La vista della pianificazione può essere conservata quando viene aperta dal post. Nel post possono essere incluse anche informazioni sul progetto come la sua descrizione.

ProjectWork può essere utilizzato durante un periodo di licenza, senza abbonamento, quindi senza addebiti diretti. Acquisti un numero di mesi, il periodo minimo è di 6 mesi. Un mese prima della fine del periodo sarai informato dell'estensione nell'app stessa e via e-mail. Un'estensione viene acquistata prima della scadenza del periodo di prova o della licenza, ma inizia solo alla data di scadenza. Senza un'estensione puoi visualizzare solo i tuoi orari e gli altri non hanno più accesso.

L'acquisto viene effettuato nell'app stessa, assicurandoti di ordinare l'account o il dominio corretto. Le opzioni di licenza, i periodi e i prezzi verranno visualizzati in ProjectWork dopo la registrazione nell'app. Le opzioni sono una licenza

• per un singolo account Google,
• per un Gruppo con più Account Google che si attivano una volta con un codice di licenza,
• per tutti gli account in un dominio con Google Workspace , senza amministrazione e attivazione dell'account.

Dopo aver selezionato la licenza desiderata, paghi con un conto PayPal nella tua valuta. Puoi anche copiare il link PayPal nell'app e inviarlo alla persona che effettua il pagamento. Dopo il pagamento, la nuova data di scadenza verrà visualizzata immediatamente in ProjectWork dopo l'aggiornamento della pagina.

L'acquirente di una licenza di Gruppo riceverà un'e-mail con il codice di licenza e le istruzioni su come attivare gli account Google. Un account Google si attiva in modo permanente per un gruppo, non è possibile disattivarlo a favore di un altro account.

Il (sotto)dominio in una licenza di dominio è la parte dopo la @ negli account Google che possono utilizzare la licenza.

Nella sezione supporto del sito trovi il manuale .

È possibile contattare l'helpdesk Forscale direttamente in ProjectWork .

Collaborazione in linea

L'archiviazione online del programma in Google Drive consente il funzionamento indipendente dal dispositivo, vedrai la versione più recente su qualsiasi dispositivo. ProjectWork ti consente anche di lavorare insieme come una squadra su un programma condiviso contemporaneamente da luoghi diversi. Le modifiche apportate da uno saranno visibili dagli altri.

Suddivisione dei compiti

Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) offre una panoramica dell'ambito totale del progetto suddiviso in attività di riepilogo e attività. ProjectWork ti aiuta a creare e modificare facilmente una WBS rientrando e rinumerando le attività.

Dipendenze e condizioni delle attività

Una pianificazione di progetto statico contiene attività immesse con data di inizio e data di fine o, meglio, data di inizio e durata dell'attività. La modifica di una pianificazione complessa composta da attività simultanee e dipendenti costa molto tempo e fatica.

Una pianificazione di progetto dinamica contiene attività immesse con durata e collegamenti ai predecessori per includere le dipendenze. Sulla base di queste informazioni ProjectWork calcola la pianificazione più breve utilizzando il metodo del percorso critico. La modifica della durata di un'attività o della data di inizio comporta una pianificazione ricalcolata. È inoltre possibile collegare le attività di riepilogo risultanti dalla WBS.

Le attività predefinite sono programmate per essere completate il prima possibile (il più presto possibile) per ottenere il massimo margine di flessibilità e la pianificazione del progetto più breve. Un'attività può ottenere una condizione per essere pianificata il più tardi possibile (ALAP) senza rallentamenti o per iniziare o terminare in una data specifica. È inoltre possibile impostare l'inizio o la fine dell'intero progetto in una data specifica.

diagramma di Gantt

Nel diagramma di Gantt, ProjectWork rende le attività visibili nel tempo, comprese le loro dipendenze e il percorso critico.

Monitoraggio dei progressi

Il progresso può essere inserito per attività con una percentuale. ProjectWork calcola l'avanzamento risultante per attività di riepilogo e risorsa.

La percentuale di avanzamento è visibile anche nella barra delle attività del diagramma di Gantt. Un codice colore indica il ritardo rispetto alla data corrente.

Assegnazione delle risorse

Le risorse sono necessarie per portare a termine un compito. Una risorsa può essere una persona, ma anche un'attrezzatura o una quantità di materiale. Dopo aver assegnato le risorse alle attività, ProjectWork mantiene un grafico della capacità sul carico di ciascuna risorsa.

Una risorsa può avere un percorso del sito. Una risorsa di tipo sito può pubblicare la propria posizione e i propri progressi in Google Maps.

Livellamento delle risorse

Se una risorsa viene assegnata a più attività sovrapposte, può accadere che a una risorsa venga assegnato più del 100%. ProjectWork può spostare le attività in avanti per risolvere questa sovraallocazione.

Stima del lavoro

Il vantaggio della pianificazione dinamica diventa ancora più evidente quando si basa la durata di un'attività sulla stima del lavoro e sulle risorse assegnate. La modifica delle risorse assegnate comporterà il ricalcolo della pianificazione e del budget.

Pianificazione dello sprint

I progetti di sviluppo Agile utilizzano con successo Sprint iterativi secondo il framework Scrum . Uno sprint è un periodo di tempo di un mese o meno che risulta in un utile prodotto incrementale. Gli elementi del Product Backlog con le relative attività dettagliate vengono conservati nella tabella Attività. Durante l'evento di Sprint Planning, all'inizio di uno Sprint, gli elementi del Product Backlog vengono selezionati per lo Sprint assegnando loro una risorsa di tipo sprint dalla tabella Risorse.

Una risorsa sprint può essere filtrata per mostrare solo le attività appartenenti a questo Sprint Backlog. Il lavoro, l'avanzamento e i costi di tutte le attività dello Sprint sono riepilogati per risorsa dello Sprint.

Calcolo del bilancio

ProjectWork supporta costi fissi e variabili per attività. I costi variabili derivano dalle risorse assegnate. I costi delle risorse possono essere orari, per importo utilizzato o fissi.

ProjectWork accumula costi per attività, attività di riepilogo, attività multiple e risorsa.

Imposta l'orario di lavoro

L'orario di lavoro standard di 8 ore al giorno e 40 ore alla settimana può essere modificato per riflettere l'orario di lavoro e i giorni lavorativi effettivi. L'orario terrà conto dell'orario di lavoro disponibile.

È possibile inserire i giorni che eccezionalmente non lavorativi, come i giorni festivi. Il programma salterà in questi giorni.

Pianifica con attività salvate

Il riutilizzo di gruppi di attività comuni garantisce uniformità e velocità nella pianificazione. In ProjectWork le attività copiate negli appunti possono essere salvate e incollate nella pianificazione in un secondo momento. Le opzioni Incolla determinano le informazioni da incollare dagli appunti e i fattori applicati per la ripetizione e la durata dell'attività. Le attività salvate possono anche essere copiate in una nuova pianificazione dove possono essere riutilizzate.

Editoria

Oltre a stampare la pianificazione, puoi pubblicarla come istantanea su Google Sites o Google Calendar. Questo fa parte delle numerose integrazioni che ProjectWork ha con altre app.

Segnalazione

In ProjectWork puoi copiare la pianificazione in un foglio di calcolo Google. Puoi utilizzare i dati nel foglio di calcolo per i report. È possibile combinare più progetti in un foglio di calcolo della dashboard. Successivamente è possibile aggiornare i fogli di calcolo dalla pianificazione per aggiornare i report.

Confrontare con le linee di base

I punti di riferimento sono utili per monitorare lo stato di avanzamento di un progetto, ad esempio per tappa. Queste cosiddette linee di base sono una copia del programma in quel momento. Queste previsioni e la variazione rispetto alla pianificazione corrente sono visibili per attività e risorsa.