Guide d'utilisation ProjectWork

Le logiciel de gestion de projet en ligne ProjectWork affiche toutes les informations du projet de gauche à droite dans des panneaux distincts. Chaque panneau possède son propre menu. Les panneaux peuvent être masqués pour donner plus d'espace aux autres panneaux.

panneaux : Capacité | Ressources | ProjectWork | Tâches | Gantt

• Le panneau Capacity contient un graphique à barres montrant l’allocation des ressources au fil du temps.
• Le panneau Resources contient un tableau avec les ressources du projet.
• Le panneau ProjectWork contient des informations sur le projet et le compte.
• Le panneau Tasks contient un tableau avec les tâches du projet.
• Le panneau Gantt contient un diagramme à barres montrant les tâches au fil du temps.

Le panneau ProjectWork est le panneau central qui contient en permanence le nom du fichier et les informations de stockage et alternativement une boîte de dialogue par défaut ou la boîte de dialogue d'une fonction sélectionnée ou des informations détaillées d'une tâche ou d'une ressource sélectionnée.

Informations permanentes :

• Lorsque vous cliquez sur le nom du fichier, la boîte de dialogue Propriétés du projet remplace la boîte de dialogue par défaut. Vous pouvez y afficher et modifier les propriétés du fichier et du projet. Après avoir fermé cette boîte de dialogue, la boîte de dialogue par défaut réapparaît.
• Sous le nom du fichier se trouve un espace pour un message d'état concernant le stockage automatique et manuel dans Google Drive.
• Lorsque vous apportez une modification à la vue, comme développer/réduire, un message vous invitant à enregistrer la vue s'affiche. Si vous cliquez sur le message, la vue est enregistrée dans le fichier de planification et la vue se synchronise avec tous les utilisateurs de partage actifs.

Contenu de la boîte de dialogue par défaut :

• Votre compte Google et la possibilité de vous déconnecter. Lorsque vous cliquez sur le compte, un nouvel onglet s'ouvre avec le consentement de ProjectWork conservé par Google.
• Votre statut d'essai ou de licence. Vous pouvez acheter une licence avec PayPal ou activer votre licence de groupe.
• Fonctions fréquemment utilisées.
• L'option permettant de marquer les cellules et les lignes qui changent lorsque vous ou quelqu'un d'autre apportez une modification au planning.
• Aide sous forme de manuel, de vidéos et de service d'assistance, d'infobulle intégrée, de visite rapide et de boîte de dialogue d'assistance.

Informations détaillées sur la tâche ou la ressource sélectionnée :

• Les affectations de tâches/ressources sont visibles dans les panneaux lorsque vous cliquez sur l'un d'eux. Les détails de la tâche ou de la ressource sélectionnée se trouvent dans le panneau ProjectWork , y compris les quantités affectées.
• Lorsqu'aucune tâche ou ressource n'est plus sélectionnée, la boîte de dialogue par défaut revient.

Les tableaux Tâches et Ressources peuvent être modifiés cellule par cellule en cliquant sur la cellule. Un contour apparaît autour de la cellule et la ligne est sélectionnée. Le texte peut maintenant être saisi.

La touche Entrée fait avancer la sélection vers la cellule inférieure, la touche Maj + Entrée vers la cellule supérieure.
La touche Tab fait avancer la sélection vers la cellule de droite, Maj + Tab vers la cellule de gauche.

Pour copier une cellule dans plusieurs cellules contenant le même texte à la fois, commencez par sélectionner une cellule avec le bouton gauche de la souris, puis sélectionnez cette cellule et les cellules adjacentes au-dessus ou en dessous avec la touche Maj enfoncée. Après avoir relâché la souris, les cellules reçoivent le même texte que la première cellule sélectionnée, voir l'exemple ci-dessous.

Avec les fonctions copier (Ctrl + C) et coller (Ctrl + V), vous pouvez copier rapidement du texte d'une feuille de calcul ou d'un document dans ProjectWork . Plusieurs cellules d'une colonne de la feuille de calcul ou plusieurs lignes de texte du document seront collées dans une colonne ProjectWork des lignes suivantes. Lorsque vous copiez pour de nouvelles tâches, commencez par la colonne Description de la tâche. Lorsque vous copiez des dates, assurez-vous que le paramètre de format de date dans ProjectWork correspond au format de date de ce que vous copiez.

Lorsqu'une seule ligne de tâche/ressource est sélectionnée, une boîte de dialogue de tâche/ressource apparaît pour afficher et modifier les détails. Les colonnes masquées sont également visibles ici. À côté de la boîte de dialogue, la colonne de quantité indique la quantité attribuée qui peut également être modifiée.

Certains éléments de menu fonctionnent en combinaison avec une ou plusieurs lignes sélectionnées dans le tableau Tâches ou Ressources. Si aucune ligne n'est sélectionnée, ces éléments sont grisés et ne peuvent pas être utilisés. Les lignes sélectionnées ont une couleur d'arrière-plan sombre.

Les lignes peuvent être sélectionnées en sélectionnant une ligne et en maintenant la touche gauche de la souris enfoncée pour sélectionner les lignes voisines.

Une autre façon de sélectionner des lignes consécutives est de sélectionner la première ligne et, avec la touche Maj enfoncée, la dernière ligne.

La désélection se fait avec la touche ESC .

La largeur d'une colonne peut être redimensionnée en faisant glisser la bordure de l'en-tête de colonne. En cliquant sur la bordure, la largeur de la colonne s'ajustera automatiquement à son contenu. La largeur des colonnes peut être enregistrée manuellement.

Les réglages ultérieurs s'effectuent à partir d'une boîte de dialogue. Cette boîte de dialogue s'ouvre à partir du menu ProjectWork Tasks ou du menu ProjectWork Resources . Elle peut également être ouverte en cliquant sur l'en-tête du tableau Tâches ou Ressources.

Une colonne cochée dans la boîte de dialogue est visible dans le tableau. L' ordre des colonnes peut être réorganisé en les faisant glisser et en les déposant à l'emplacement souhaité. La vue des colonnes peut être enregistrée manuellement.

Vous pouvez ajouter une colonne personnalisée à la fois en lui donnant un titre et un type et en cliquant sur Appliquer. La colonne apparaît en dernier dans le tableau et peut être repositionnée en la faisant glisser vers la position demandée. Une colonne personnalisée peut être supprimée en supprimant son titre et en cliquant sur Appliquer.

Le clavier et la souris peuvent exécuter certaines fonctions directement, voir la liste.
Mac : touche ⌘-commande au lieu de Ctrl.

Le menu contextuel apparaît en sélectionnant d'abord une ou plusieurs lignes puis en cliquant avec le bouton droit de la souris (Mac : Ctrl + clic de souris) sur les lignes. La fonction sélectionnée affecte la ou les lignes sélectionnées.

Nouveau projet

Démarre un nouveau projet avec un titre ajustable. Le fichier est placé dans Google Drive dans le(s) même(s) dossier(s) que l'original. Les autorisations de partage ne sont pas copiées à partir du fichier d'origine, mais à partir du(des) dossier(s) commun(s).

Projet ouvert...

Affiche une liste de Google Drive contenant les fichiers ProjectWork précédemment enregistrés. Ouvre le fichier sélectionné.

Faire une copie...

Ouvre une boîte de dialogue pour copier le planning dans un nouveau fichier qui s'ouvre dans un nouvel onglet de navigateur. Le nom peut être modifié ultérieurement dans la copie.

La copie dispose d'options, qui sont activées si les données sont présentes :
- copier également la feuille de calcul publiée et la lier à la copie, en conservant la mise en page de l'original,
- conserver la copie liée à la même feuille de calcul du tableau de bord que l'original,
- copier les tâches du presse-papiers enregistrées dans le planning,
- copier les lignes de base dans le planning.

Écraser le fichier...

Ouvre une liste depuis Google Drive avec les fichiers ProjectWork précédemment enregistrés. Remplace le fichier sélectionné par le projet actuel.

Google Drive

Ouvre un nouvel onglet avec Google Drive.

Partager le fichier...

Ouvre la boîte de dialogue Google Drive pour partager le fichier avec d'autres personnes pour le modifier ou l'afficher. Ils peuvent ouvrir le fichier dans leur Google Drive dans le dossier Partagé avec moi et modifier ou afficher le planning dans ProjectWork en fonction de la manière dont le fichier est partagé. Les modifications sont traitées en temps réel sur tous les plannings partagés qui sont ouverts, ce qui permet une collaboration simultanée.

Importer > Fichier XML Microsoft Project...

Charge un fichier XML MS Project depuis le PC et le convertit en planning ProjectWork . Après la conversion, un lien apparaît qui ouvre le planning dans un nouvel onglet.

Importer > Planning ProjectWork depuis un PC...

Charge un fichier JSON avec le planning ProjectWork depuis le PC. Après le chargement, un lien apparaît qui ouvre le planning dans un nouvel onglet.

Importer > carte mentale depuis un PC...

Charge un fichier JSON créé avec MindMup à partir du PC et le convertit en planification ProjectWork .
Pour plus de détails, consultez De l'idée au planning avec la carte mentale . Après la conversion, un lien apparaît qui ouvre la planification dans un nouvel onglet.

Simulation d'incertitude...

Ouvre une boîte de dialogue pour effectuer une simulation dans laquelle les tâches peuvent avoir une durée minimale et maximale. Le résultat est affiché sous forme de niveaux de confiance pour les données de fin de projet.
Voir Simulation d'incertitude pour plus de détails.

Propriétés du projet...

Ouvre une boîte de dialogue avec les propriétés du projet actuel.

Publier un message de discussion...

Ouvre une boîte de dialogue contextuelle pour publier un message dans un espace Google Chat ou un canal Slack.
Voir Publier un message de discussion pour plus de détails.

Publier > planifier en HTML

Ouvre une boîte de dialogue pour publier le planning affiché au format HTML dans le navigateur, sous forme d'aperçu ou de code. Vous pouvez copier le code ou l'enregistrer dans un nouveau fichier Google Drive ou écraser un fichier existant.
Voir Publier le calendrier au format HTML pour plus de détails.

Publier > planifier dans Google Sheets

Ouvre une boîte de dialogue pour publier les tâches et les ressources planifiées dans une feuille de calcul Google nouvelle ou existante.
Consultez le calendrier de publication dans Google Sheets pour plus de détails.

Publier > jalons dans Google Agenda

Ouvre une boîte de dialogue pour créer, mettre à jour et supprimer des jalons dans Google Agenda.
Consultez Publier des étapes importantes dans Google Agenda pour plus de détails.

Publier > sites dans Google Maps

Ouvre une boîte de dialogue pour publier toutes les ressources avec le site renseigné dans un fichier .html dans Google Drive. Ce fichier peut être consulté à partir de Google Drive dans Google Maps.
Consultez Publier des sites dans Google Maps pour plus de détails.

Exporter > Planning ProjectWork vers PC

Enregistre un planning ProjectWork dans un fichier JSON sur le PC.

Exporter > Fichier XML Microsoft Project

Exporte ProjectWork sous forme de fichier XML MS Project vers le PC.

Lignes de base...

Ouvre une boîte de dialogue pour définir, afficher et comparer les lignes de base .

Rapport > état du projet...

Ouvre un document HTML avec des informations sur la progression des heures de travail. Inclut la dernière ligne de base si elle est définie comme référence.

Rapport > inspection du projet...

Ouvre un document HTML contenant des informations sur la manière dont les tâches et les ressources sont attribuées.

Rapport > tableau de bord...

Ouvre une boîte de dialogue pour ajouter le projet à un nouveau tableau de bord ou à un tableau de bord sélectionné ou pour mettre à jour le projet dans le tableau de bord sélectionné. Voir Rapport dans le tableau de bord pour plus de détails.

Imprimer

Imprime le tableau des tâches et le diagramme de Gantt via le navigateur tels que vous les voyez. Ajustez la largeur mutuelle des panneaux et d'autres préférences d'affichage, comme le masquage des colonnes et la réduction des tâches, avant de les imprimer. Dans l'aperçu avant impression de Chrome, vous pouvez ajuster l'échelle de sorte que l'intégralité de la planification soit imprimée, éventuellement sur plusieurs pages. Dans certains navigateurs, vous pouvez imprimer dans un fichier PDF.

Nouveau gestionnaire de ressources

Ouvre un nouvel onglet de navigateur appelé ProjectWork-Resources . Dans cette version de ProjectWork , un gestionnaire de ressources peut partager ses ressources avec plusieurs projets. Par projet, il peut voir à quelles tâches ses ressources sont affectées. Utilisez Recharger pour voir le dernier statut depuis l'ouverture du planning.
Voir également Gestion des ressources à l'aide de ProjectWork .

Ressources partagées...

Affiche les gestionnaires de ressources qui partagent des ressources avec ce projet. Les ressources partagées sont regroupées dans la feuille Ressources.

Recharger

Recharge le planning pour afficher les modifications apportées aux ressources partagées depuis l'ouverture du planning.

Paramètres...

Ouvre une boîte de dialogue avec les paramètres .

Horaires de travail...

Ouvre une boîte de dialogue pour ajuster les heures de travail du projet.

Périodes non travaillées...

Ouvre une boîte de dialogue pour ajouter ou supprimer des périodes non travaillées au projet. Une période non travaillée a une date de début et une date de fin. Pendant cette période, le projet n'est pas exécuté pour toutes les ressources et le planning est retardé.

Achat intégré

Après l'enregistrement et la sélection du type de licence et de la période, vous pouvez acheter la licence avec PayPal.

Manuel

Ouvre ce manuel dans un nouvel onglet.

Service d'assistance...

Ouvre le formulaire de contact.

Cette boîte de dialogue de fonction s'ouvre à partir du menu ProjectWork .

Une journée peut comporter 5 périodes de travail non superposées. Horaires de travail par défaut : du lundi au vendredi (5 jours) de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 (2 périodes). Cela représente 8 heures par jour et 40 heures par semaine. D'autres exemples de périodes sont présentés dans le tableau ci-dessous pour l'affichage de l'heure AM/PM et l'affichage 24 heures correspondant.

Modifiez les périodes de travail en saisissant les nouveaux horaires, en cochant la ou les périodes que vous souhaitez modifier et en cliquant sur Appliquer.

Ajoutez des périodes de travail en définissant l'heure de début et de fin d'une période, en cochant « nouvelle période » le(s) jour(s) où vous souhaitez ajouter la période et en cliquant sur Appliquer.

Supprimez les périodes de travail en laissant les heures de période vides, en cochant la ou les périodes que vous souhaitez supprimer et en cliquant sur Appliquer.

Cette boîte de dialogue de fonction s'ouvre à partir du menu ProjectWork .

Lorsque vous définissez une ligne de base, vous faites une copie du planning. La ligne de base est répertoriée avec le nom que vous lui avez donné ainsi que la date et l'heure de sa création. Les lignes de base suivantes suivent dans la liste. Vous pouvez supprimer définitivement une ligne de base en supprimant son nom dans la liste et en appuyant sur le bouton Appliquer.

Vous pouvez ensuite sélectionner la ou les lignes de base que vous souhaitez afficher. Si cette option est sélectionnée, une ligne de base s'affiche sous une tâche et une ressource dans leurs tableaux, lorsque la ligne de base correspond.

Vous pouvez comparer une ligne de base avec le calendrier, en utilisant sa valeur ou l'écart entre la ligne de base et le calendrier, également sous forme de pourcentage.

Cette boîte de dialogue de fonction s'ouvre à partir du menu ProjectWork .

La simulation de l'incertitude dans un planning de projet implique des estimations de la durée des tâches pour calculer la date d'achèvement du projet. Il ne s'agit pas simplement d'utiliser les estimations minimales et maximales, car les tâches se contredisent en fonction du déroulement du projet. La probabilité et la répétition sont utilisées pour obtenir une distribution de la date de fin du projet. Comme elle ressemble à un casino, elle est également appelée simulation de Monte Carlo.

La distribution de probabilité de la durée de la tâche suit un triangle, où la durée par défaut forme le sommet et les durées minimale et maximale les points finaux de probabilité nulle. Chaque tâche non récapitulative a la possibilité d'une durée minimale et maximale. La simulation se compose d'exécutions dans lesquelles une durée est sélectionnée de manière aléatoire pour chaque tâche. Après chaque exécution de simulation, la date de fin calculée et la présence sur le chemin critique sont collectées par tâche.

Après la simulation, chaque tâche possède sa distribution de date de fin dans sa boîte de dialogue de détails et la tâche récapitulative du projet également dans cette boîte de dialogue de fonction. Les niveaux de confiance de la date de fin sont présentés dans un tableau de 10 à 100 %. La confiance peut être rendue visible dans le diagramme de Gantt avec les niveaux de confiance P20-P50-P80. La colonne de sensibilité se trouve dans le tableau des tâches et indique le pourcentage d'exécutions d'une tâche sur le chemin critique.

Le démarrage d'une nouvelle simulation supprimera la précédente. Vous pouvez choisir d'inclure le nivellement des ressources dans la simulation. La simulation n'ajuste pas le planning en fonction de la durée de tâche par défaut. Les durées minimale et maximale de la tâche ne sont prises en compte que pour les niveaux de confiance de la date de fin. Cela vous permet de communiquer une date de fin réaliste tout en conservant le planning d'origine.

Les tâches constituent la base du planning du projet. Elles correspondent aux lignes d'un tableau dont les colonnes contiennent leurs propriétés. Elles peuvent être organisées selon une structure hiérarchique, avec des tâches récapitulatives.

Le tableau peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement située en bas ou en « saisissant » l'en-tête avec la souris.

L'établissement d'un planning complet des tâches s'effectue au mieux en suivant les étapes suivantes :

• Structure de répartition du travail (SRT) - la subdivision d'un projet entier en produits et activités
• Ordre des tâches - l'ordre dans lequel les tâches dépendent les unes des autres en les reliant.
• Phases - groupes de tâches ayant une fonction spécifique comme la conception, la construction, la livraison
• Étapes clés - moments de décision importants concluant les phases (dans ProjectWork , une tâche de durée 0)
• Ressources – personnes et moyens nécessaires pour accomplir la tâche
• Travail - le nombre d'heures nécessaires pour accomplir une tâche
• Date de début - résultats avec travail, ressources et heures de travail disponibles, et date de fin par tâche
• Chemin critique - les tâches liées qui permettent d'obtenir la date de fin de projet la plus proche
• Documentation - informations sur la conception et l'avancement

Chaque tâche comporte les champs suivants contenant des informations ; voir aussi Organiser les colonnes .

ID

séquence de rangées

WBS

Code indiquant comment la tâche s'intègre dans la structure de découpage du travail (WBS). La structure de découpage du travail (WBS) d'un projet montre comment celui-ci est construit à partir de produits et d'activités.

Description de la tâche

Description de la tâche basée sur le produit et/ou l'activité à réaliser. Dans le panneau de détails, vous pouvez mettre en évidence la description de la tâche à l'aide d'une couleur de fond.

Durée minimale

Cette colonne est masquée par défaut et fait partie de la simulation d'incertitude . Elle représente une estimation optimiste de la durée de la tâche. Cette durée doit être inférieure à la durée réelle. L'absence d'estimation signifie que la durée est égale à la durée réelle.

Durée

La durée d'une tâche est exprimée en jours (j) et en heures (h), par exemple « 2j 4h » correspond à 20 heures. Une durée sans unité est exprimée en jours. Une durée de 0 transforme une tâche en étape.

Durée maximale

Cette colonne est masquée par défaut et fait partie de la simulation d'incertitude . Elle représente une estimation pessimiste de la durée de la tâche. La durée doit être supérieure à la durée affichée. L'absence d'estimation signifie que la durée est égale à la durée affichée.

Sensibilité

Le pourcentage des simulations pendant lesquelles cette tâche se trouve sur le chemin critique.
Cette colonne est masquée par défaut et fait partie de la simulation d'incertitude .

Date de début

Date et heure de début de la tâche, selon le format défini dans les paramètres. Cliquez pour utiliser le calendrier contextuel et choisir une date, ou saisissez directement la date et/ou l'heure. La saisie rapide est possible en omettant le mois et l'année et en indiquant la première date à partir d'aujourd'hui.

Date de fin

Date et heure de fin de la tâche, selon le format défini dans les paramètres. Cliquez pour utiliser le calendrier contextuel et choisir une date, ou saisissez directement la date et/ou l'heure. Vous pouvez saisir rapidement la date en omettant le mois et l'année et en indiquant la première date à partir d'aujourd'hui ou la date de début.

Progrès

Le pourcentage d'avancement de la tâche est indiqué. Combiné à l'indicateur de progression dans les paramètres , il affiche une couleur.

Prédécesseurs

Les identifiants des tâches précédentes sont disponibles dans la section Dépendances des liens .

Condition

Outre les prédécesseurs et la durée, l'algorithme d'ordonnancement prend également en compte une condition. Sans condition, l'option « dès que possible » est sélectionnée.

Les options « Début le » et « Fin le » sont automatiquement sélectionnées lorsque vous saisissez une date de début ou de fin. Cette date reste visible sous l'option « Condition » dans le panneau de détails. Si la date de début ou de fin diffère de cette date, un avertissement sur fond rouge s'affiche.

Mou

Délai de démarrage d'une tâche avant son intégration au chemin critique. Ce délai est exprimé en jours (j) et en heures (h) ; par exemple, « 2j 4h » correspond à 20 heures.

Ressources

L’abréviation ou le nom des ressources affectées, voir Affecter des ressources à une tâche .

Travail

Le nombre total d'heures travaillées par les ressources affectées à cette tâche.

Coût

Coût par tâche ou coût total des ressources affectées.

Constante

Les colonnes Ressources, Travail et Durée sont liées comme suit : Travail = Ressources x Durée
Les ressources sont la somme des ressources de type Travail : 3 pour R1;R2[2]
Lorsqu'une colonne est modifiée, l'une des deux autres colonnes verra sa valeur modifiée, en fonction du paramètre Constante défini dans le tableau ci-dessous.

Vous pouvez sélectionner le paramètre par défaut pour les nouvelles tâches dans Paramètres > Constante par défaut.

Colonnes personnalisées

Colonnes supplémentaires.

Le menu des tâches se trouve en haut du panneau des tâches et s'ouvre lorsqu'on clique dessus, avec les fonctions ci-dessous.

Effondrement

Réduit les tâches récapitulatives sélectionnées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Développer

Développe les tâches récapitulatives sélectionnées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Niveau d'effondrement

Réduit toutes les tâches récapitulatives dont le niveau WBS est égal à celui de la tâche sélectionnée. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Réduire tout

Réduit toutes les tâches récapitulatives. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Afficher toutes les tâches

Affiche toutes les tâches récapitulatives et toutes les tâches masquées. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

WBS et tâches associées

Affiche la tâche sélectionnée ainsi que toutes ses tâches précédentes et suivantes, y compris leurs tâches récapitulatives, le cas échéant. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer > chemin critique

Affiche les tâches du chemin critique. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer > tâches inachevées

Affiche les tâches non terminées à 100 %. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer > tâches colorées

Affiche les tâches dont le fond est mis en évidence. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtre > visible dans le diagramme de Gantt

Affiche uniquement les tâches (partiellement) visibles pendant la période définie dans le diagramme de Gantt. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Trier par colonne sélectionnée

Trie les tâches sélectionnées vers le bas en fonction de la colonne sélectionnée.

Trier > sur la colonne sélectionnée

Trie les tâches sélectionnées vers le haut en fonction de la colonne sélectionnée.

Augmenter l'indentation

Augmente le niveau WBS des tâches sélectionnées si possible, par exemple 1.2 devient 1.1.4.

Diminuer le retrait

Diminue le niveau WBS des tâches sélectionnées si possible, par exemple 1.3.1 devient 1.4.

Insérer des lignes au-dessus

Insère au-dessus des lignes sélectionnées autant de lignes vides que de lignes sélectionnées.

Insérez des lignes ci-dessous

Insère sous les lignes sélectionnées autant de lignes vides que de lignes sélectionnées.

Effacer les lignes

Efface les lignes sélectionnées.

Supprimer des lignes

Supprime les lignes sélectionnées.

Copier les lignes

Copie la ou les lignes sélectionnées dans le presse-papiers pour un collage ultérieur.

Couper les rangées

Copie les lignes sélectionnées dans le presse-papiers puis les supprime.

Coller les lignes

Insère le contenu du presse-papiers à la ligne sélectionnée.

Options de collage...

Ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner les informations à coller depuis le presse-papiers :
- pour chaque tâche, toute couleur ajoutée, note, document dans Google Drive, ressource et lien,
- colonnes personnalisées provenant d'autres calendriers,
- le nombre de fois où le contenu du presse-papiers doit être répété (par défaut : 1).
- le facteur multiplicateur de la durée de la tâche (par défaut : 1,0).

Enregistrer le contenu du presse-papiers...

Ouvre une boîte de dialogue contextuelle, voir Enregistrer les tâches dans le presse-papiers .

Défaire

Annule la dernière modification.

Refaire

Rétablit la dernière modification.

Sélection de nivellement claire

Supprime tous les créneaux horaires de la ou des tâches sélectionnées en raison du nivellement des affectations.

Chaîne

Enchaîne les tâches sélectionnées de manière séquentielle.

Supprimer les liens

Supprime tous les liens des tâches sélectionnées.

Colonnes...

Ouvre une boîte de dialogue, voir Organiser les colonnes .

L'ordre d'exécution des tâches peut dépendre les unes des autres. Cette dépendance est indiquée par l'identifiant de la tâche précédente, dans la colonne « Prédécesseurs » . Différents types de dépendances sont définis après l'identifiant ; voir le tableau ci-dessous.

Les tâches peuvent être liées à l'aide de la touche Ctrl (Mac : touche Meta) et d'un clic de souris. Sélectionnez les lignes d'une ou plusieurs tâches précédentes, puis, en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur la tâche suivante. Les tâches précédentes sont liées par leur identifiant dans la colonne « Tâches précédentes » de la tâche suivante. Le type de lien est absent et « FS » par défaut, mais vous pouvez en ajouter un autre. La dissociation s'effectue de la même manière que la création d'un lien : un lien existant sera supprimé.

Chaque dépendance peut être ajustée en ajoutant un délai d'attente ou d'avance . Le délai d'attente introduit un décalage entre les tâches liées, tandis que l'avance introduit un chevauchement. Ce délai est indiqué après la dépendance ; une valeur positive correspond à un délai d'attente et une valeur négative à une avance.

Exemples de dépendances :

Le presse-papiers permet de copier et coller temporairement des tâches depuis et vers tous vos agendas. Les tâches présentes dans le presse-papiers peuvent être enregistrées et copiées à nouveau ultérieurement pour être collées dans l'agenda. Les options de collage déterminent les informations à coller depuis le presse-papiers, ainsi que la fréquence et la durée de la tâche.

Le contenu des tâches enregistrées ne peut plus être modifié. Pour supprimer une tâche enregistrée, il est nécessaire de la développer. L'ordre de plusieurs tâches enregistrées peut être modifié par glisser-déposer. Ces modifications peuvent être annulées avec Ctrl + Z.

Les tâches enregistrées peuvent être copiées dans un nouveau planning : menu déroulant ProjectWork > Créer une copie… sélectionnez l’option « Inclure les tâches enregistrées dans le presse-papiers ». Cela permet de créer un planning modèle contenant des groupes de tâches qui serviront de base aux plannings copiés.

Le diagramme de Gantt montre le planning par tâche sous forme de barre. La position de la barre dépend de l'échelle de temps en haut. L'échelle de temps peut être agrandie (+) et réduite (-) et la date de début peut être ajustée dans un calendrier.

En zoomant, le diagramme de Gantt peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement située en bas. L'échelle de temps peut également être déplacée en la saisissant avec la souris. Lorsque la souris est dans l'échelle de temps, le bouton gauche de la souris permet d'effectuer un zoom avant et le bouton droit de la souris permet d'effectuer un zoom arrière.

Le menu Gantt se trouve en haut du panneau Gantt et s'ouvre lorsque vous cliquez dessus avec les fonctions ci-dessous.

Tâches sélectionnées

Définit l'échelle de temps du diagramme de Gantt pour qu'elle corresponde à la date de début la plus ancienne et à la date de fin la plus récente des tâches sélectionnées.
Astuce : sélectionnez une tâche récapitulative pour voir toutes ses sous-tâches.

Aujourd'hui

Définit la date de début du diagramme de Gantt égale à aujourd'hui.

Début du projet

Définit la date de début du diagramme de Gantt égale au début du projet.

Projet complet

Affiche le projet du début à la fin.

Ajustement automatique

Définit l'échelle de temps pour s'adapter à toutes les tâches développées visibles.

Tableau de l'échelle en tant que capacité

Rend l'échelle de Gantt égale à l'échelle de capacité.

Tableau des capacités

Modifie la vue du panneau pour afficher le graphique de capacité.

Vers la capacité avec l'échelle comme Gantt

Modifie la vue du panneau pour afficher le graphique de capacité avec une échelle égale au diagramme de Gantt.

Les ressources sont les personnes et les moyens nécessaires pour réaliser une tâche. Ce sont les lignes d'un tableau dont les colonnes contiennent les propriétés des ressources. Elles peuvent être regroupées en équipes ou en clusters qui résument leurs propriétés.

Le tableau peut être déplacé avec la barre de défilement en bas ou en « saisissant » l'en-tête avec la souris.

Chaque ressource possède les champs suivants avec des informations, voir également Organiser les colonnes .

ID

Séquence de lignes

RBS

Code indiquant comment la ressource s'intègre dans la répartition des équipes et des clusters.

Abrév.

Abréviation de cette ressource. Si elle est présente, cette abréviation est utilisée dans la colonne Ressources du tableau Tâches.

Nom de la ressource

Nom de la personne ou description de la ressource.

Taper

Liste des types de ressources possibles.

Unité

À l'heure, à la pièce, au mètre, etc.

Progrès

Pourcentage indiquant l'achèvement de la ressource.

Capacité

Quantité maximale d'une ressource au-dessus de laquelle le diagramme de ressources apparaît en rouge.
Également la quantité qui est attribuée à une tâche avec Ctrl + clic de souris.

Taux

Coût par unité de ressource.

Quantité

Le nombre total d'unités attribuées à cette ressource.

Coût

Coût total de la ressource.

Compte

Adresse email, compte Google ou code d'une ressource.

Site

Localisation de la ressource. Une icône Google Maps apparaît pour afficher l'adresse.

Colonnes personnalisées

Colonnes supplémentaires.

Le menu des ressources se trouve en haut du panneau des ressources et s'ouvre lorsqu'on clique dessus avec les fonctions ci-dessous.

Effondrement

Réduit la ressource récapitulative sélectionnée. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Développer

Développe les ressources récapitulatives sélectionnées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Niveau d'effondrement

Réduit toutes les ressources récapitulatives dont le niveau WBS est égal à la ressource sélectionnée. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Réduire tout

Réduit toutes les ressources récapitulatives. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Afficher toutes les ressources

Développe toutes les ressources récapitulatives et affiche toutes les ressources masquées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer les tâches assignées

Affiche dans le tableau Tâches uniquement les tâches attribuées à la ressource sélectionnée, y compris les tâches sous-jacentes. Les autres tâches sont réduites.

Trier vers le bas > sur la colonne

Trie les ressources sélectionnées vers le bas en fonction de la colonne.

Trier par > sur colonne

Trie les ressources sélectionnées par ordre croissant en fonction de la colonne.

Augmenter le retrait

Augmente le niveau WBS des ressources sélectionnées si possible, par exemple 1.2 devient 1.1.4.

Réduire le retrait

Diminue le niveau WBS des ressources sélectionnées si possible, par exemple 1.3.1 devient 1.4.

Insérer des lignes ci-dessus

Insère au-dessus des lignes sélectionnées autant de lignes vides que sélectionnées.

Insérer des lignes ci-dessous

Insère sous les lignes sélectionnées autant de lignes vides que sélectionnées.

Effacer les lignes

Efface les lignes sélectionnées.

Supprimer des lignes

Supprime les lignes sélectionnées.

Copier les lignes

Copie les lignes sélectionnées dans le presse-papiers pour un collage ultérieur.

Couper les lignes

Copie les lignes sélectionnées dans le presse-papiers, puis les supprime.

Coller des lignes

Insère le presse-papiers sur la ligne sélectionnée.

Options de collage...

Ouvre une boîte de dialogue pour sélectionner les informations à coller depuis le presse-papiers :
- par ressource toute couleur ajoutée, note, documents dans Google Drive, ressources et liens,
- colonnes personnalisées d'un autre calendrier.

Niveler toutes les ressources...

Garantit que toutes les ressources affectées restent en dessous de leur capacité en décalant les tâches vers l'avant. Dans le menu ProjectWork , élément Paramètres sous Nivellement des ressources, vous pouvez sélectionner ce qui doit être inclus dans le nivellement et où le résultat doit être visible.

Effacer tous les niveaux

Décale toutes les tâches décalées en raison du nivellement des ressources. En conséquence, les ressources peuvent dépasser leur capacité, ce qui peut être vu en rouge dans le graphique de capacité.

Sélection de niveau...

Veille à ce que les ressources sélectionnées restent en dessous de leur capacité en décalant les tâches.

Sélection de mise à niveau claire

Efface les décalages de tâches assignés aux ressources sélectionnées en raison du nivellement des affectations.

Défaire

Annule la dernière modification

Refaire

Refait le dernier changement

Colonnes...

Ouvre une boîte de dialogue, voir Organiser les colonnes .

La colonne Ressources du tableau Tâches affiche par tâche les ressources du tableau Ressources affectées à cette tâche. Les noms des ressources sont séparés par un point-virgule (;). La quantité affectée par ressource est mentionnée entre crochets ([ ]).

Par exemple : R1;R2[2] signifie
1x R1
2x R2

Si une ressource possède une abréviation, elle sera utilisée. Si une ressource n'est pas encore présente dans la table Ressources, elle sera ajoutée.

L'affectation des ressources se fait plus facilement en sélectionnant une ou plusieurs ressources dans le tableau Ressources et en appuyant sur Ctrl + clic de souris sur une tâche dans le tableau Tâches. L'affectation d'une ressource de Type de travail se fait avec une quantité égale à la Capacité, sinon avec une quantité égale à un. La quantité peut être modifiée ultérieurement dans la colonne Ressources du tableau Tâches.

Dans le tableau Ressources, chaque ressource possède une indication de type dans la colonne Type. Cela affecte la manière dont les coûts par ressource sont calculés par tâche en fonction de son affectation et de son taux.

Le graphique Capacité indique dans le temps quand une ressource est active. Pour les ressources de travail, l'indication est une couleur relative à la capacité définie :

• bleu si moins de 50%,
• rouge si plus de 100%,
• vert entre les deux.

Les autres types de ressources seront affichés en gris. La position de l'indication dépend de l'échelle de temps en haut. L'échelle de temps peut être agrandie (+) et réduite (-) et la date de début peut être ajustée dans un calendrier.

En zoomant, le graphique de capacité peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement en bas. Alternativement, l'échelle de temps peut être décalée en la "saisissant" avec la souris. Lorsque la souris est dans l'échelle de temps, le bouton gauche de la souris permet d'effectuer un zoom avant et le bouton droit de la souris permet d'effectuer un zoom arrière.

Le menu de capacité se trouve en haut du panneau de capacité et s'ouvre lorsque vous cliquez dessus avec les fonctions ci-dessous.

Aujourd'hui

Définit la date de début du graphique de capacité égale à aujourd'hui.

Début du projet

Définit la date de début du graphique de capacité égale au début du projet.

Projet complet

Affiche le projet du début à la fin.

Échelle comme diagramme de Gantt

Rend l'échelle de capacité égale à l'échelle de Gantt.

Vers le diagramme de Gantt

Modifie la vue du panneau pour afficher le diagramme de Gantt.

Vers Gantt avec l'échelle comme capacité

Modifie la vue du panneau pour afficher le diagramme de Gantt avec une échelle égale au diagramme de capacité.

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Langue

| Anglais | Néerlandais |

Si la langue souhaitée n'est pas disponible, vous pouvez traduire ProjectWork dans le navigateur Google Chrome à l'aide de Google Traduction. Pour ce faire, cliquez sur l' icône Google Traduction dans la barre d'adresse. Les boîtes de dialogue relatives aux achats et les tableaux de données de projet ne seront pas traduits.

Format numérique

| 1 000,00 | 1 000,00 | 1 000,00 |

Séparateur de milliers et de décimales dans les nombres.

Devise

Le symbole de la devise sélectionnée est affiché le cas échéant.

position de la devise

Position par rapport à la quantité.

Format de date

| jj-mm-aaaa | jj.mm.aaaa | jj/mm/aaaa | mm/jj/aaaa | aaaa-mm-jj | aaaa.mm.jj | aaaa/mm/jj |

Ordre et séparateur (./-) pour le jour (jj), le mois (mm), l'année (aaaa).

Format de l'heure

| hh:mm | am/pm |

24 heures ou 12 heures.

Afficher l'heure

Afficher uniquement la date ou également l'heure dans le tableau.

Premier jour de la semaine

La sélection est visible dans le diagramme de Gantt et le diagramme de capacité.

Résumé du projet (ID=0)

• Afficher le résumé du projet dans le tableau des tâches et le diagramme de Gantt.
• Afficher le résumé du projet dans le tableau des ressources et le graphique des capacités.

Indication du chemin critique

• Indiquez en rouge les tâches du chemin critique dans les colonnes Date de début et Date de fin.
• Indiquez en rouge les tâches et les liens du chemin critique dans le diagramme de Gantt.
• Indiquez la valeur de la colonne Slack dans le diagramme de Gantt à l'aide d'une barre en pointillés.

Indication de progrès

• Indiquer la couleur de progression dans la colonne « Progression dans les tâches » du tableau.
• Indiquer la couleur de progression dans la barre du diagramme de Gantt.

Nivellement des ressources

• Inclure/exclure les tâches passées dans la progression.
• Inclure/exclure les tâches terminées dans le nivellement.
• Indiquez la tâche décalée dans le tableau des tâches.
• Indiquez la tâche déplacée dans le diagramme de Gantt.

Condition par défaut

| Dès que possible | Au plus tard | Débuter à la date indiquée | Finir à la date indiquée |

Condition par défaut pour une nouvelle tâche.

constante par défaut

| Ressource | Travail | Durée |

Constante par défaut pour la nouvelle tâche.

Google Drive est un service de stockage en ligne. ProjectWork enregistre automatiquement les modifications apportées aux fichiers de planification dans le Google Drive de l'utilisateur après chaque modification. Tout utilisateur accédant simultanément au même fichier verra également la modification. Afin d'éviter les interférences entre les utilisateurs d'un même fichier de planification, les modifications d'affichage ne sont pas enregistrées automatiquement. Ces modifications peuvent être enregistrées manuellement si nécessaire, et tout utilisateur accédant simultanément au même fichier verra alors l'affichage modifié. Pour accéder à Google Drive, l'utilisateur doit accorder une autorisation unique à ProjectWork si cela lui est demandé. Les fichiers ProjectWork enregistrés peuvent être ouverts depuis l'application ProjectWork ou depuis le site web Google Drive .

Il est possible de créer et d'ouvrir un nouveau fichier ProjectWork en cliquant sur le bouton Créer dans Google Drive et en sélectionnant ProjectWork comme application.

Un fichier existant peut être ouvert dans ProjectWork en double-cliquant sur un fichier ProjectWork ou en cliquant avec le bouton droit sur un fichier et en sélectionnant Ouvrir avec... > ProjectWork .

Il est possible de définir ProjectWork comme application standard pour les fichiers .json dans le menu des paramètres (icône d'engrenage) sous Gérer les applications.

L'icône ProjectWork apparaît devant le nom du fichier et ProjectWork s'ouvre avec ce fichier.

Avec ProjectWork une équipe peut collaborer sur un planning de projet partagé. Lorsqu'ils travaillent simultanément, les modifications des uns et des autres sont visibles en temps réel. Le nombre de participants est indiqué avant le nom du fichier dans le panneau ProjectWork . Une option permet de repérer l'emplacement de chaque modification. Cette option est activée par défaut.

La collaboration planifiée peut commencer après avoir suivi les étapes suivantes dans Google Drive :

1. Créez un nouveau planning ProjectWork ou utilisez-en un existant.
2. Sélectionnez le fichier dans Google Drive et faites un clic droit pour accéder à Partager dans le menu contextuel.
3. Ajoutez les participants et leurs droits d'accès (affichage/modification) dans la fenêtre contextuelle de partage.
4. Les comptes participants ouvrent le fichier dans leur dossier « Partagé avec moi » sur Google Drive.

Un utilisateur sans période d'essai ni licence, ou dont la période d'essai ou la licence a expiré, peut consulter un planning personnel ou partagé. Les modifications apportées à un planning partagé ne sont pas visibles immédiatement ; elles ne le sont qu'après un rechargement.

ProjectWork possède des fonctionnalités qui permettent de transmettre des informations à d'autres applications. Pour accéder à ces applications, l'utilisateur doit accorder une autorisation unique à ProjectWork si celui-ci le demande.

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Vous créez une URL de webhook une seule fois pour un espace Google Chat ou un canal Slack et vous l'enregistrez via cette boîte de dialogue. Un lien vers la planification ouverte est ajouté à chaque message. Vous pouvez spécifier l'affichage de cette planification afin que celui-ci s'affiche lorsque vous ouvrez le lien dans le message publié. Vous pouvez également ajouter des informations, telles que la description du projet, au message. Enfin, vous rédigez un texte et vous publiez le message dans l'espace Google Chat ou le canal Slack.

Le texte peut être formaté : *gras*, _italique_ et <lien> ou <lien|texte>.

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Le code HTML publié correspond exactement au tableau des tâches et au diagramme de Gantt : les tâches réduites et les colonnes masquées ne sont pas publiées. Le diagramme de Gantt est publié tel qu’il est visible, y compris les zooms et les défilements.

Le code HTML est visible en aperçu dans le navigateur et peut être intégré à un site web, par exemple dans Google Sites. Il peut également être stocké dans Google Drive.

Voir l'exemple .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Le planning peut être publié sous forme de nouvelle feuille de calcul ou de mise à jour d'une feuille de calcul existante. Il se compose de deux feuilles : Tâches et Ressources. La feuille Tâches inclut un diagramme de Gantt à droite. Au-dessus de l'en-tête, il est possible d'ajouter du texte personnalisé ou des calculs.

L'ordre des colonnes est modifiable et il est possible de masquer ou de supprimer des colonnes. Les colonnes supprimées ne sont pas réintégrées lors d'une mise à jour. Il est possible d'insérer des colonnes personnalisées contenant des informations ou des formules de cellules utilisant les données de planification. Vous pouvez également ajouter des feuilles de calcul personnalisées avec des diagrammes utilisant ces mêmes données.

Une mise à jour synchronise les données de la feuille de calcul avec les tâches du planning. La mise en forme ajoutée à la feuille de calcul, comme les couleurs, et les commentaires sont conservés. Le diagramme de Gantt, les colonnes dépendantes, les calculs et les graphiques sont mis à jour. Par exemple, la mise à jour permet de générer des rapports sur le planning actuel, comme une comparaison avec le planning de référence (voir la FAQ) .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork , sous Publier.

Une étape clé est une tâche planifiée dont la durée est nulle. Les étapes clés publiées apparaissent dans le calendrier privé « ProjectWork » du compte Google connecté. Ce calendrier peut contenir des étapes clés d'autres planifications ProjectWork publiées du même compte.

Les ressources affectées à une étape clé et dont le compte est renseigné dans le tableau Ressources verront cette étape clé ajoutée à leur(s) calendrier(s) Google.

Les modifications apportées aux étapes clés du planning sont mises à jour dans le calendrier « ProjectWork » et dans les calendriers des ressources disposant d'un compte Google lors de la republication.

Voir l'exemple .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork sous Publier. La publication génère un lien vers une carte dynamique affichant l'emplacement des ressources. En cliquant sur un emplacement, des informations sur la ressource associée s'affichent ; les coûts et les notes sont facultatifs après publication.

Le lien peut être publié sur un site ou envoyé par courriel. La republication donne le même lien, mais avec les informations les plus récentes. Le lien peut également être supprimé.

Voir l'exemple .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Le tableau de bord est un tableur permettant de suivre tous les projets. Les projets sont listés ligne par ligne, chaque colonne indiquant leur statut et leurs informations. Pour chaque projet, une barre d'avancement, située à droite de sa ligne, affiche sa progression, de sa date de début à sa date de fin. Vous pouvez ajouter des colonnes communes pour des informations et des statistiques supplémentaires. Chaque projet met à jour ses informations automatiquement. Ce tableur peut être intégré à un site Google.

Pour commencer la création d'un rapport, sélectionnez une feuille de calcul déjà créée comme tableau de bord à l'aide du bouton « Sélectionner » , ou créez un nouveau tableau de bord avec le bouton « Nouveau » . Dans les deux cas, le tableau de bord est enregistré et affiché sous forme de lien. Ce lien vous permet d'ouvrir la feuille de calcul contenant le tableau de bord. Le bouton « Mettre à jour » permet d'actualiser le tableau de bord avec les dernières informations. Le compte ayant mis à jour le projet et la date et l'heure de la mise à jour sont indiqués pour chaque projet.

La sélection d'un tableau de bord n'est possible que si celui-ci est partagé avec votre compte. Un projet ajouté à un tableau de bord sélectionné apparaît sous les projets déjà présents. Vous pouvez modifier l'ordre en faisant glisser une ligne contenant un projet. Un projet qui n'a plus sa place dans un tableau de bord peut être supprimé de la feuille de calcul.

Le tableau de bord est entièrement personnalisable. Vous pouvez supprimer des colonnes définitivement après la mise à jour. Les en-têtes de colonnes et l'ordre des colonnes sont modifiables. La mise en forme est conservée après la modification des données.