Guide d'utilisation ProjectWork

Le logiciel de gestion de projet en ligne ProjectWork affiche toutes les informations du projet de gauche à droite dans des panneaux distincts. Chaque panneau possède son propre menu. Les panneaux peuvent être masqués pour donner plus d'espace aux autres panneaux.

panneaux : Capacité | Ressources | ProjectWork | Tâches | Gantt

• Le panneau Capacity contient un graphique à barres montrant l’allocation des ressources au fil du temps.
• Le panneau Resources contient un tableau avec les ressources du projet.
• Le panneau ProjectWork contient des informations sur le projet et le compte.
• Le panneau Tasks contient un tableau avec les tâches du projet.
• Le panneau Gantt contient un diagramme à barres montrant les tâches au fil du temps.

Le panneau ProjectWork est le panneau central qui contient en permanence le nom du fichier et les informations de stockage et alternativement une boîte de dialogue par défaut ou la boîte de dialogue d'une fonction sélectionnée ou des informations détaillées d'une tâche ou d'une ressource sélectionnée.

Informations permanentes :

• Lorsque vous cliquez sur le nom du fichier, la boîte de dialogue Propriétés du projet remplace la boîte de dialogue par défaut. Vous pouvez y afficher et modifier les propriétés du fichier et du projet. Après avoir fermé cette boîte de dialogue, la boîte de dialogue par défaut réapparaît.
• Sous le nom du fichier se trouve un espace pour un message d'état concernant le stockage automatique et manuel dans Google Drive.
• Lorsque vous apportez une modification à la vue, comme développer/réduire, un message vous invitant à enregistrer la vue s'affiche. Si vous cliquez sur le message, la vue est enregistrée dans le fichier de planification et la vue se synchronise avec tous les utilisateurs de partage actifs.

Contenu de la boîte de dialogue par défaut :

• Votre compte Google et la possibilité de vous déconnecter. Lorsque vous cliquez sur le compte, un nouvel onglet s'ouvre avec le consentement de ProjectWork conservé par Google.
• Votre statut d'essai ou de licence. Vous pouvez acheter une licence avec PayPal ou activer votre licence de groupe.
• Fonctions fréquemment utilisées.
• L'option permettant de marquer les cellules et les lignes qui changent lorsque vous ou quelqu'un d'autre apportez une modification au planning.
• Aide sous forme de manuel, de vidéos et de service d'assistance, d'infobulle intégrée, de visite rapide et de boîte de dialogue d'assistance.

Informations détaillées sur la tâche ou la ressource sélectionnée :

• Les affectations de tâches/ressources sont visibles dans les panneaux lorsque vous cliquez sur l'un d'eux. Les détails de la tâche ou de la ressource sélectionnée se trouvent dans le panneau ProjectWork , y compris les quantités affectées.
• Lorsqu'aucune tâche ou ressource n'est plus sélectionnée, la boîte de dialogue par défaut revient.

Les tableaux Tâches et Ressources peuvent être modifiés cellule par cellule en cliquant sur la cellule. Un contour apparaît autour de la cellule et la ligne est sélectionnée. Le texte peut maintenant être saisi.

La touche Entrée fait avancer la sélection vers la cellule inférieure, la touche Maj + Entrée vers la cellule supérieure.
La touche Tab fait avancer la sélection vers la cellule de droite, Maj + Tab vers la cellule de gauche.

Pour copier une cellule dans plusieurs cellules contenant le même texte à la fois, commencez par sélectionner une cellule avec le bouton gauche de la souris, puis sélectionnez cette cellule et les cellules adjacentes au-dessus ou en dessous avec la touche Maj enfoncée. Après avoir relâché la souris, les cellules reçoivent le même texte que la première cellule sélectionnée, voir l'exemple ci-dessous.

Avec les fonctions copier (Ctrl + C) et coller (Ctrl + V), vous pouvez copier rapidement du texte d'une feuille de calcul ou d'un document dans ProjectWork . Plusieurs cellules d'une colonne de la feuille de calcul ou plusieurs lignes de texte du document seront collées dans une colonne ProjectWork des lignes suivantes. Lorsque vous copiez pour de nouvelles tâches, commencez par la colonne Description de la tâche. Lorsque vous copiez des dates, assurez-vous que le paramètre de format de date dans ProjectWork correspond au format de date de ce que vous copiez.

Lorsqu'une seule ligne de tâche/ressource est sélectionnée, une boîte de dialogue de tâche/ressource apparaît pour afficher et modifier les détails. Les colonnes masquées sont également visibles ici. À côté de la boîte de dialogue, la colonne de quantité indique la quantité attribuée qui peut également être modifiée.

Certains éléments de menu fonctionnent en combinaison avec une ou plusieurs lignes sélectionnées dans le tableau Tâches ou Ressources. Si aucune ligne n'est sélectionnée, ces éléments sont grisés et ne peuvent pas être utilisés. Les lignes sélectionnées ont une couleur d'arrière-plan sombre.

Les lignes peuvent être sélectionnées en sélectionnant une ligne et en maintenant la touche gauche de la souris enfoncée pour sélectionner les lignes voisines.

Une autre façon de sélectionner des lignes consécutives est de sélectionner la première ligne et, avec la touche Maj enfoncée, la dernière ligne.

La désélection se fait avec la touche ESC .

La largeur d'une colonne peut être redimensionnée en faisant glisser la bordure de l'en-tête de colonne. En cliquant sur la bordure, la largeur de la colonne s'ajustera automatiquement à son contenu. La largeur des colonnes peut être enregistrée manuellement.

Les réglages ultérieurs s'effectuent à partir d'une boîte de dialogue. Cette boîte de dialogue s'ouvre à partir du menu ProjectWork Tasks ou du menu ProjectWork Resources . Elle peut également être ouverte en cliquant sur l'en-tête du tableau Tâches ou Ressources.

Une colonne cochée dans la boîte de dialogue est visible dans le tableau. L' ordre des colonnes peut être réorganisé en les faisant glisser et en les déposant à l'emplacement souhaité. La vue des colonnes peut être enregistrée manuellement.

Vous pouvez ajouter une colonne personnalisée à la fois en lui donnant un titre et un type et en cliquant sur Appliquer. La colonne apparaît en dernier dans le tableau et peut être repositionnée en la faisant glisser vers la position demandée. Une colonne personnalisée peut être supprimée en supprimant son titre et en cliquant sur Appliquer.

Le clavier et la souris peuvent exécuter certaines fonctions directement, voir la liste.
Mac : touche ⌘-commande au lieu de Ctrl.

Le menu contextuel apparaît en sélectionnant d'abord une ou plusieurs lignes puis en cliquant avec le bouton droit de la souris (Mac : Ctrl + clic de souris) sur les lignes. La fonction sélectionnée affecte la ou les lignes sélectionnées.

Nouveau projet

Un nouveau projet est créé avec un titre personnalisable. Le fichier est enregistré dans Google Drive, dans le(s) même(s) dossier(s) que le fichier d'origine. Les autorisations de partage ne sont pas copiées du fichier d'origine, mais de celui(s) du/des dossier(s) commun(s).

Projet ouvert...

Affiche la liste des fichiers ProjectWork précédemment enregistrés sur Google Drive. Ouvre le fichier sélectionné.

Faites une copie...

Ouvre une boîte de dialogue permettant de copier le planning dans un nouveau fichier qui s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Le nom peut être modifié ultérieurement dans la copie.

La copie comporte des options qui sont activées si les données sont présentes :
- Copiez également la feuille de calcul publiée et liez-la à la copie, en conservant la mise en page de l'original.
- Conservez la copie liée à la même feuille de calcul du tableau de bord que l'originale,
- Copier les tâches enregistrées dans le presse-papiers dans le calendrier,
- Copiez les lignes de base du calendrier.

Écraser le fichier...

Ouvre une liste depuis Google Drive contenant les fichiers ProjectWork précédemment enregistrés. Remplace le fichier sélectionné par le fichier du projet actuel.

Google Drive

Ouvre un nouvel onglet avec Google Drive.

Partager le fichier...

Ouvre une boîte de dialogue Google Drive pour partager un fichier avec d'autres personnes afin qu'elles puissent le modifier ou le consulter. Ces dernières peuvent ouvrir le fichier dans leur Google Drive, dans le dossier « Partagé avec moi », et modifier ou consulter le planning dans ProjectWork selon le mode de partage. Les modifications sont appliquées en temps réel à tous les plannings partagés et ouverts, permettant ainsi une collaboration simultanée.

Importer > Fichier XML Microsoft Project...

Ce programme charge un fichier XML MS Project depuis l'ordinateur et le convertit en un planning ProjectWork . Une fois la conversion terminée, un lien permet d'ouvrir le planning dans un nouvel onglet.

Importer > Planification ProjectWork depuis le PC...

Charge un fichier JSON contenant le planning ProjectWork depuis l'ordinateur. Une fois le chargement terminé, un lien apparaît permettant d'ouvrir le planning dans un nouvel onglet.

Importer > carte mentale depuis le PC...

Charge un fichier JSON créé avec MindMup depuis le PC et le convertit en un planning ProjectWork .
Consultez la section « De l’idée au planning avec la carte mentale » pour plus de détails. Après la conversion, un lien apparaît, permettant d’ouvrir la planification dans un nouvel onglet.

Simulation de l'incertitude...

Ouvre une boîte de dialogue permettant d'effectuer une simulation où les tâches peuvent avoir une durée minimale et maximale. Le résultat est affiché sous forme de niveaux de confiance pour les données de fin de projet.
Voir la simulation d'incertitude pour plus de détails.

Propriétés du projet...

Ouvre une boîte de dialogue affichant les propriétés du projet actuel.

Envoyer un message de chat...

Ouvre une fenêtre contextuelle pour publier un message dans un espace Google Chat ou un canal Slack.
Consultez le message de discussion pour plus de détails.

Publier > programmer au format HTML

Ouvre une boîte de dialogue permettant de publier le planning affiché au format HTML dans le navigateur, en aperçu ou sous forme de code. Vous pouvez copier le code, l'enregistrer dans un nouveau fichier Google Drive ou écraser un fichier existant.
Consultez la section « Publier le calendrier au format HTML » pour plus de détails.

Publier > Programmer dans Google Sheets

Ouvre une boîte de dialogue permettant de publier les tâches et les ressources planifiées dans une feuille de calcul Google nouvelle ou existante.
Consultez la section « Planification de publication dans Google Sheets » pour plus de détails.

Publier > étapes importantes dans Google Agenda

Ouvre une boîte de dialogue permettant de créer, de mettre à jour et de supprimer des étapes importantes dans Google Agenda.
Consultez la section « Publier les étapes importantes dans Google Agenda » pour plus de détails.

Publier > sites dans Google Maps

Ouvre une boîte de dialogue permettant de publier toutes les ressources dont le champ « Site » est renseigné dans un fichier .html sur Google Drive. Ce fichier peut être consulté depuis Google Drive dans Google Maps.
Consultez la section « Publier des sites dans Google Maps » pour plus de détails.

Exporter > Planification ProjectWork vers PC

Enregistre un planning ProjectWork dans un fichier JSON sur le PC.

Exporter > Fichier XML Microsoft Project

Exporte le ProjectWork au format XML MS Project vers le PC.

Lignes de base...

Ouvre une boîte de dialogue pour définir, afficher et comparer les lignes de base .

Rapport > État du projet...

Ouvre un document HTML contenant des informations sur l'avancement des heures de travail. Inclut la dernière valeur de référence si elle a été définie.

Rapport > inspection du projet...

Ouvre un document HTML contenant des informations sur la manière dont les tâches et les ressources sont attribuées.

Rapport > tableau de bord...

Ouvre une boîte de dialogue permettant d'ajouter le projet à un tableau de bord (nouveau ou sélectionné) ou de mettre à jour le projet dans le tableau de bord sélectionné. Consultez la section « Rapport dans le tableau de bord » pour plus d'informations.

Imprimer

Imprime le tableau des tâches et le diagramme de Gantt directement depuis votre navigateur, tels qu'ils s'affichent. Ajustez la largeur des panneaux et les autres préférences d'affichage, comme masquer des colonnes ou réduire les tâches, avant l'impression. Dans l'aperçu avant impression de Chrome, vous pouvez ajuster l'échelle pour imprimer l'intégralité du planning, éventuellement sur plusieurs pages. Certains navigateurs permettent également l'impression au format PDF.

Nouveau gestionnaire de ressources

Ouvre un nouvel onglet intitulé ProjectWork-Resources . Dans cette version de ProjectWork un gestionnaire de ressources peut partager ses ressources avec plusieurs projets. Pour chaque projet, il peut voir les tâches auxquelles ses ressources sont affectées. Utilisez la fonction Actualiser pour afficher le dernier état depuis l'ouverture du planning.
Voir aussi Gestion des ressources avec ProjectWork .

Ressources partagées...

Indique quels gestionnaires de ressources partagent des ressources avec ce projet. Les ressources partagées sont regroupées dans l'onglet Ressources.

Recharger

Recharge le planning pour afficher les modifications apportées aux ressources partagées depuis son ouverture.

Paramètres...

Ouvre une boîte de dialogue contenant les paramètres .

Horaires de travail...

Ouvre une boîte de dialogue permettant de modifier les heures de travail du projet.

Périodes non travaillées...

Ouvre une boîte de dialogue permettant d'ajouter ou de supprimer des périodes d'inactivité du projet. Une période d'inactivité possède une date de début et une date de fin. Durant cette période, le projet n'est pas exécuté pour toutes les ressources et le planning est retardé.

Achat intégré

Après votre inscription et la sélection du type et de la durée de votre licence, vous pouvez l'acheter via PayPal.

Manuel

Ouvre ce manuel dans un nouvel onglet.

Service d'assistance...

Ouvre le formulaire de contact.

Cette boîte de dialogue de fonction s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Une journée peut comporter 5 périodes de travail non chevauchantes. Horaires de travail par défaut : du lundi au vendredi (5 jours), de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00 (2 périodes). Cela représente 8 heures par jour et 40 heures par semaine. D’autres exemples de périodes sont présentés dans le tableau ci-dessous, avec l’affichage AM/PM et l’affichage sur 24 heures.

Modifiez les périodes de travail en saisissant les nouvelles dates et heures , en cochant la ou les périodes que vous souhaitez modifier et en cliquant sur Appliquer.

Ajoutez des périodes de travail en définissant l'heure de début et de fin d'une période, en cochant « nouvelle période » le ou les jours où vous souhaitez ajouter la période et en cliquant sur Appliquer.

Pour supprimer des périodes de travail, laissez les champs correspondants vides, cochez la ou les périodes à supprimer et cliquez sur Appliquer.

Cette boîte de dialogue de fonction s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Lorsque vous définissez une planification de référence, vous en créez une copie . Cette planification apparaît dans la liste avec le nom que vous lui avez attribué, ainsi que la date et l'heure de sa création. Les planifications de référence suivantes suivent dans la liste. Vous pouvez supprimer définitivement une planification de référence en effaçant son nom dans la liste et en cliquant sur le bouton Appliquer.

Vous pouvez ensuite sélectionner la ou les lignes de base à afficher. Le cas échéant, la ligne de base correspondante s'affiche sous la tâche et la ressource dans leurs tableaux respectifs.

Vous pouvez comparer une valeur de référence avec le calendrier, en utilisant sa valeur ou la variance entre la valeur de référence et le calendrier, également en pourcentage.

Cette boîte de dialogue de fonction s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

La simulation de l'incertitude dans le planning d'un projet implique l'estimation de la durée des tâches afin de calculer la date d'achèvement du projet. Il ne s'agit pas simplement d'utiliser les estimations minimales et maximales, car la durée des tâches s'annule en fonction du déroulement du projet. On utilise les probabilités et la répétition pour obtenir une distribution des dates de fin du projet et des tâches. Cette méthode, qui rappelle le jeu du casino, est également appelée simulation de Monte-Carlo.

La distribution de probabilité de la durée des tâches suit un triangle, dont le sommet correspond à la durée par défaut et les extrémités (probabilité nulle) aux durées minimale et maximale. Chaque tâche non récapitulative peut avoir une durée minimale et une durée maximale. La simulation consiste en des itérations au cours desquelles une durée est sélectionnée aléatoirement pour chaque tâche. Après chaque itération , la date de fin calculée et la position de la tâche sur le chemin critique sont enregistrées.

Après la simulation, la distribution des dates de fin de chaque tâche est affichée dans sa boîte de dialogue de détails, ainsi que dans la boîte de dialogue récapitulative du projet. Les niveaux de confiance des dates de fin sont présentés dans un tableau, de 10 % à 100 %. Ces niveaux de confiance peuvent être affichés sur le diagramme de Gantt pour des valeurs de 20 %, 50 % et 80 % . La colonne de sensibilité, présente dans le tableau des tâches, indique le pourcentage d'exécutions d'une tâche sur le chemin critique.

Le lancement d'une nouvelle simulation efface la précédente. Vous pouvez inclure le lissage des ressources dans la simulation. Celle-ci n'ajuste pas le planning en fonction de la durée par défaut des tâches. Les durées minimale et maximale des tâches sont uniquement prises en compte pour le calcul des niveaux de confiance de la date de fin. Cela vous permet de communiquer une date de fin réaliste tout en conservant le planning initial.

Les tâches constituent la base du planning du projet. Elles correspondent aux lignes d'un tableau dont les colonnes contiennent leurs propriétés. Elles peuvent être organisées selon une structure hiérarchique, avec des tâches récapitulatives.

Le tableau peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement située en bas ou en « saisissant » l'en-tête avec la souris.

L'établissement d'un planning complet des tâches s'effectue au mieux en suivant les étapes suivantes :

• Structure de répartition du travail (SRT) - la subdivision d'un projet entier en produits et activités
• Ordre des tâches - l'ordre dans lequel les tâches dépendent les unes des autres en les reliant.
• Phases - groupes de tâches ayant une fonction spécifique comme la conception, la construction, la livraison
• Étapes clés - moments de décision importants concluant les phases (dans ProjectWork , une tâche de durée 0)
• Ressources – personnes et moyens nécessaires pour accomplir la tâche
• Travail - le nombre d'heures nécessaires pour accomplir une tâche
• Date de début - résultats avec travail, ressources et heures de travail disponibles, et date de fin par tâche
• Chemin critique - les tâches liées qui permettent d'obtenir la date de fin de projet la plus proche
• Documentation - informations sur la conception et l'avancement

Chaque tâche comporte les champs suivants contenant des informations ; voir aussi Organiser les colonnes .

ID

Numéro de séquence utilisé comme référence lors de la liaison des tâches.

WBS

Code pointé indiquant, pour chaque niveau, la place de la tâche dans la structure de découpage du travail (WBS) des produits et activités. Par exemple, 4.1.2 comporte 3 niveaux.

Description de la tâche

Description de la tâche basée sur le produit et/ou l'activité à réaliser. Dans le panneau de détails, vous pouvez mettre en évidence la description de la tâche à l'aide d'une couleur de fond.

Durée minimale

Cette colonne est masquée par défaut et fait partie de la simulation d'incertitude . Elle représente une estimation optimiste de la durée de la tâche. Cette durée doit être inférieure à la durée réelle. L'absence d'estimation signifie que la durée est égale à la durée réelle.

Durée

La durée d'une tâche est exprimée en jours (j) et en heures (h), par exemple « 2j 4h » correspond à 20 heures. Une durée sans unité est exprimée en jours. Une durée de 0 transforme une tâche en étape.

Durée maximale

Cette colonne est masquée par défaut et fait partie de la simulation d'incertitude . Elle représente une estimation pessimiste de la durée de la tâche. La durée doit être supérieure à la durée affichée. L'absence d'estimation signifie que la durée est égale à la durée affichée.

Sensibilité

Le pourcentage des simulations pendant lesquelles cette tâche se trouve sur le chemin critique.
Cette colonne est masquée par défaut et fait partie de la simulation d'incertitude .

Date de début

Date et heure de début de la tâche, selon le format défini dans les paramètres. Cliquez pour utiliser le calendrier contextuel et choisir une date, ou saisissez directement la date et/ou l'heure. La saisie rapide est possible en omettant le mois et l'année et en indiquant la première date à partir d'aujourd'hui.

Date de fin

Date et heure de fin de la tâche, selon le format défini dans les paramètres. Cliquez pour utiliser le calendrier contextuel et choisir une date, ou saisissez directement la date et/ou l'heure. Vous pouvez saisir rapidement la date en omettant le mois et l'année et en indiquant la première date à partir d'aujourd'hui ou la date de début.

Progrès

Le pourcentage d'avancement de la tâche est indiqué. Combiné à l'indicateur de progression dans les paramètres , il affiche une couleur.

Prédécesseurs

Les identifiants des tâches précédentes sont disponibles dans la section Dépendances des liens .

Condition

Outre les prédécesseurs et la durée, l'algorithme d'ordonnancement prend également en compte une condition. Sans condition, l'option « dès que possible » est sélectionnée.

Les options « Début le » et « Fin le » sont automatiquement sélectionnées lorsque vous saisissez une date de début ou de fin. Cette date reste visible sous l'option « Condition » dans le panneau de détails. Si la date de début ou de fin diffère de cette date, un avertissement sur fond rouge s'affiche.

Mou

Délai de démarrage d'une tâche avant son intégration au chemin critique. Ce délai est exprimé en jours (j) et en heures (h) ; par exemple, « 2j 4h » correspond à 20 heures.

Ressources

L’abréviation ou le nom des ressources affectées, voir Affecter des ressources à une tâche .

Travail

Le nombre total d'heures travaillées par les ressources affectées à cette tâche.

Coût

Coût par tâche ou coût total des ressources affectées.

Constante

Les colonnes Ressources, Travail et Durée sont liées comme suit : Travail = Ressources x Durée
Les ressources sont la somme des ressources de type Travail : 3 pour R1;R2[2]
Lorsqu'une colonne est modifiée, l'une des deux autres colonnes verra sa valeur modifiée, en fonction du paramètre Constante défini dans le tableau ci-dessous.

Vous pouvez sélectionner le paramètre par défaut pour les nouvelles tâches dans Paramètres > Constante par défaut.

Colonnes personnalisées

Colonnes supplémentaires.

Le menu des tâches se trouve en haut du panneau des tâches et s'ouvre lorsqu'on clique dessus, avec les fonctions ci-dessous.

Effondrement

Réduit les tâches récapitulatives sélectionnées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Développer

Développe les tâches récapitulatives sélectionnées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Niveau d'effondrement

Réduit toutes les tâches récapitulatives dont le niveau WBS est égal à celui de la tâche sélectionnée. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Réduire tout

Réduit toutes les tâches récapitulatives. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Afficher toutes les tâches

Affiche toutes les tâches récapitulatives et les tâches masquées. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

WBS et tâches associées

Affiche la tâche sélectionnée ainsi que toutes ses tâches précédentes et suivantes, y compris leurs tâches récapitulatives, le cas échéant. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer > chemin critique

Affiche les tâches du chemin critique. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer > tâches inachevées

Affiche les tâches non terminées à 100 %. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer > tâches colorées

Affiche les tâches dont le fond est mis en évidence. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtre > visible dans le diagramme de Gantt

Affiche uniquement les tâches (partiellement) visibles pendant la période définie dans le diagramme de Gantt. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Trier par colonne sélectionnée

Trie les tâches sélectionnées vers le bas en fonction de la colonne sélectionnée.

Trier > sur la colonne sélectionnée

Trie les tâches sélectionnées vers le haut en fonction de la colonne sélectionnée.

Augmenter l'indentation

Augmente le niveau WBS des tâches sélectionnées si possible, par exemple 1.2 devient 1.1.4.

Diminuer le retrait

Diminue le niveau WBS des tâches sélectionnées si possible, par exemple 1.3.1 devient 1.4.

Insérer le résumé ci-dessus

Insère une tâche récapitulative au-dessus des tâches sélectionnées et augmente le niveau WBS de ces dernières. Modifiez le nom de la tâche récapitulative insérée selon vos besoins.

Insérer des lignes au-dessus

Insère au-dessus des lignes sélectionnées autant de lignes vides que de lignes sélectionnées.

Insérez des lignes ci-dessous

Insère sous les lignes sélectionnées autant de lignes vides que de lignes sélectionnées.

Effacer les lignes

Efface les lignes sélectionnées.

Supprimer des lignes

Supprime les lignes sélectionnées.

Copier les lignes

Copie la ou les lignes sélectionnées dans le presse-papiers pour un collage ultérieur.

Couper les rangées

Copie les lignes sélectionnées dans le presse-papiers puis les supprime.

Coller les lignes

Insère le contenu du presse-papiers à la ligne sélectionnée.

Options de collage...

Ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner les informations à coller depuis le presse-papiers :
- pour chaque tâche, toute couleur ajoutée, note, document dans Google Drive, ressource et lien,
- colonnes personnalisées provenant d'autres calendriers,
- le nombre de fois où répéter le contenu du presse-papiers (par défaut : 1),
- le facteur multiplicateur de la durée de la tâche (par défaut : 1,0).

Enregistrer le contenu du presse-papiers...

Ouvre une boîte de dialogue contextuelle, voir Enregistrer les tâches dans le presse-papiers .

Défaire

Annule la dernière modification.

Refaire

Rétablit la dernière modification.

Sélection de nivellement claire

Supprime tous les créneaux horaires de la ou des tâches sélectionnées en raison du nivellement des affectations.

Chaîne

Enchaîne les tâches sélectionnées de manière séquentielle.

Supprimer les liens

Supprime tous les liens des tâches sélectionnées.

Colonnes...

Ouvre une boîte de dialogue, voir Organiser les colonnes .

L'ordre d'exécution des tâches peut dépendre les unes des autres. Cette dépendance est indiquée par l'identifiant de la tâche précédente, dans la colonne « Prédécesseurs » . Différents types de dépendances sont définis après l'identifiant ; voir le tableau ci-dessous.

Les tâches peuvent être liées à l'aide de la touche Ctrl (Mac : touche Meta) et d'un clic de souris. Sélectionnez les lignes d'une ou plusieurs tâches précédentes, puis, en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur la tâche suivante. Les tâches précédentes sont liées par leur identifiant dans la colonne « Tâches précédentes » de la tâche suivante. Le type de lien est absent et « FS » par défaut, mais vous pouvez en ajouter un autre. La dissociation s'effectue de la même manière que la création d'un lien : un lien existant sera supprimé.

Chaque dépendance peut être ajustée en ajoutant un délai d'attente ou d'avance . Le délai d'attente introduit un décalage entre les tâches liées, tandis que l'avance introduit un chevauchement. Ce délai est indiqué après la dépendance ; une valeur positive correspond à un délai d'attente et une valeur négative à une avance.

Exemples de dépendances :

Le presse-papiers permet de copier et coller temporairement des tâches depuis et vers tous vos agendas. Les tâches présentes dans le presse-papiers peuvent être enregistrées et copiées à nouveau ultérieurement pour être collées dans l'agenda. Les options de collage déterminent les informations à coller depuis le presse-papiers, ainsi que la fréquence et la durée de la tâche.

Le contenu des tâches enregistrées ne peut plus être modifié. Pour supprimer une tâche enregistrée, il est nécessaire de la développer. L'ordre de plusieurs tâches enregistrées peut être modifié par glisser-déposer. Ces modifications peuvent être annulées avec Ctrl + Z.

Les tâches enregistrées peuvent être copiées dans un nouveau planning : menu déroulant ProjectWork > Créer une copie… sélectionnez l’option « Inclure les tâches enregistrées dans le presse-papiers ». Cela permet de créer un planning modèle contenant des groupes de tâches qui serviront de base aux plannings copiés.

Le diagramme de Gantt montre le planning par tâche sous forme de barre. La position de la barre dépend de l'échelle de temps en haut. L'échelle de temps peut être agrandie (+) et réduite (-) et la date de début peut être ajustée dans un calendrier.

En zoomant, le diagramme de Gantt peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement située en bas. L'échelle de temps peut également être déplacée en la saisissant avec la souris. Lorsque la souris est dans l'échelle de temps, le bouton gauche de la souris permet d'effectuer un zoom avant et le bouton droit de la souris permet d'effectuer un zoom arrière.

Le menu Gantt se trouve en haut du panneau Gantt et s'ouvre lorsque vous cliquez dessus avec les fonctions ci-dessous.

Tâches sélectionnées

Définit l'échelle de temps du diagramme de Gantt pour qu'elle corresponde à la date de début la plus ancienne et à la date de fin la plus récente des tâches sélectionnées.
Astuce : sélectionnez une tâche récapitulative pour voir toutes ses sous-tâches.

Aujourd'hui

Définit la date de début du diagramme de Gantt égale à aujourd'hui.

Début du projet

Définit la date de début du diagramme de Gantt égale au début du projet.

Projet complet

Affiche le projet du début à la fin.

Ajustement automatique

Définit l'échelle de temps pour s'adapter à toutes les tâches développées visibles.

Tableau de l'échelle en tant que capacité

Rend l'échelle de Gantt égale à l'échelle de capacité.

Tableau des capacités

Modifie la vue du panneau pour afficher le graphique de capacité.

Vers la capacité avec l'échelle comme Gantt

Modifie la vue du panneau pour afficher le graphique de capacité avec une échelle égale au diagramme de Gantt.

Les ressources désignent le personnel et les moyens nécessaires à l'exécution d'une tâche. Elles correspondent aux lignes d'un tableau dont les colonnes répertorient les propriétés des ressources. Elles peuvent être regroupées en équipes ou en clusters qui synthétisent leurs propriétés.

Le tableau peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement située en bas ou en « saisissant » l'en-tête avec la souris.

Chaque ressource comporte les champs suivants contenant des informations ; voir aussi Organiser les colonnes .

ID

Numéro de séquence

RBS

Code séparé par des points indiquant, pour chaque niveau, la place de la ressource dans la structure de répartition des ressources des équipes et des clusters. Par exemple, 4.1.2 comprend 3 niveaux.

Abréviation

Abréviation de cette ressource. Le cas échéant, cette abréviation est utilisée dans la colonne Ressources du tableau Tâches.

Nom de la ressource

Nom de la personne ou description de la ressource.

Taper

Liste des types de ressources possibles.

Unité

À l'heure, à la pièce, au mètre, etc.

Progrès

Pourcentage indiquant l'achèvement par la ressource.

Capacité

Quantité maximale d'une ressource au-delà de laquelle le diagramme des ressources apparaît en rouge.
La quantité affectée à une tâche par Ctrl + clic de souris est également prise en compte.

Taux

Coût par unité de ressource.

Quantité

Quantité totale d'unités affectées à cette ressource.

Coût

Coût total de la ressource.

Compte

Adresse e-mail, compte Google ou code d'une ressource.

Site

Localisation de la ressource. Une icône Google Maps apparaît pour indiquer l'adresse.

Colonnes personnalisées

Colonnes supplémentaires.

Le menu des ressources se trouve en haut du panneau des ressources et s'ouvre lorsqu'on clique dessus, avec les fonctions ci-dessous.

Effondrement

Réduit la ressource récapitulative sélectionnée. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Développer

Développe les ressources récapitulatives sélectionnées. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Niveau d'effondrement

Réduit toutes les ressources de synthèse dont le niveau RBS est égal à celui de la ressource sélectionnée. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Réduire tout

Réduit toutes les ressources récapitulatives. Si vous souhaitez conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Afficher toutes les ressources

Affiche toutes les ressources récapitulatives et toutes les ressources masquées. Pour conserver et partager cette vue, enregistrez-la manuellement.

Filtrer les tâches assignées

Le tableau Tâches affiche uniquement les tâches assignées à la ressource sélectionnée, y compris les tâches sous-jacentes. Les autres tâches sont masquées.

Trier par colonne

Trie les ressources sélectionnées vers le bas en fonction de la colonne.

Trier par colonne

Trie les ressources sélectionnées vers le haut en fonction de la colonne.

Augmenter l'indentation

Augmente le niveau RBS des ressources sélectionnées si possible, par exemple 1.2 devient 1.1.4.

Diminuer le retrait

Diminue le niveau RBS des ressources sélectionnées si possible, par exemple 1.3.1 devient 1.4.

Insérer le résumé ci-dessus

Insère une ressource récapitulative au-dessus des ressources sélectionnées et augmente le niveau WBS de ces dernières. Modifiez le nom de la ressource récapitulative insérée selon vos besoins.

Insérer des lignes au-dessus

Insère au-dessus des lignes sélectionnées autant de lignes vides que de lignes sélectionnées.

Insérez des lignes ci-dessous

Insère sous les lignes sélectionnées autant de lignes vides que de lignes sélectionnées.

Effacer les lignes

Efface les lignes sélectionnées.

Supprimer des lignes

Supprime les lignes sélectionnées.

Copier les lignes

Copie les lignes sélectionnées dans le presse-papiers pour un collage ultérieur.

Couper les rangées

Copie les lignes sélectionnées dans le presse-papiers puis les supprime.

Coller les lignes

Insère le contenu du presse-papiers à la ligne sélectionnée.

Options de collage...

Ouvre une boîte de dialogue permettant de sélectionner les informations à coller depuis le presse-papiers :
- par ressource toute couleur ajoutée, note, document dans Google Drive, ressources et liens,
- Colonnes personnalisées provenant d'autres calendriers.

Niveau de toutes les ressources...

Ce système garantit que toutes les ressources affectées restent en deçà de leur capacité en reportant les tâches. Dans le menu ProjectWork , sous Paramètres et dans la section Lissage des ressources, vous pouvez sélectionner les éléments à inclure dans le lissage et l'emplacement où le résultat doit être affiché.

Effacer tous les niveaux

Toutes les tâches décalées suite à l'équilibrage des ressources sont rétablies. Par conséquent, les ressources peuvent dépasser leur capacité, ce qui apparaît en rouge sur le graphique de capacité.

Sélection du niveau...

Garantit que les ressources sélectionnées restent en deçà de leur capacité en externalisant certaines tâches.

Sélection de nivellement claire

Efface les créneaux horaires des tâches attribuées aux ressources sélectionnées en raison du nivellement des affectations.

Défaire

Annule la dernière modification

Refaire

Rétablit la dernière modification

Colonnes...

Ouvre une boîte de dialogue, voir Organiser les colonnes .

La colonne Ressources du tableau Tâches affiche, pour chaque tâche, les ressources du tableau Ressources qui lui sont affectées. Les noms des ressources sont séparés par un point-virgule (;). La quantité affectée à chaque ressource est indiquée entre crochets ([ ]).

Par exemple : R1;R2[2] signifie
1x R1
2x R2

Si une ressource possède une abréviation, celle-ci sera utilisée. Si une ressource n'est pas encore présente dans le tableau des ressources, elle y sera ajoutée.

L'affectation des ressources est simplifiée : sélectionnez une ou plusieurs ressources dans le tableau Ressources, puis cliquez sur une tâche dans le tableau Tâches en maintenant la touche Ctrl enfoncée . L'affectation d'une ressource de type Travail se fait avec une quantité égale à sa capacité, sinon avec une quantité de un. Cette quantité peut être modifiée ultérieurement dans la colonne Ressources du tableau Tâches.

Dans le tableau Ressources, chaque ressource possède une indication de type dans la colonne Type. Cette indication influe sur le calcul des coûts par ressource et par tâche, en fonction de son affectation et de son taux.

Le graphique Capacité indique dans le temps quand une ressource est active. Pour les ressources de travail, l'indication est une couleur relative à la capacité définie :

• bleu si moins de 50%,
• rouge si plus de 100%,
• vert entre les deux.

Les autres types de ressources seront affichés en gris. La position de l'indication dépend de l'échelle de temps en haut. L'échelle de temps peut être agrandie (+) et réduite (-) et la date de début peut être ajustée dans un calendrier.

En zoomant, le graphique de capacité peut être déplacé à l'aide de la barre de défilement en bas. Alternativement, l'échelle de temps peut être décalée en la "saisissant" avec la souris. Lorsque la souris est dans l'échelle de temps, le bouton gauche de la souris permet d'effectuer un zoom avant et le bouton droit de la souris permet d'effectuer un zoom arrière.

Le menu de capacité se trouve en haut du panneau de capacité et s'ouvre lorsque vous cliquez dessus avec les fonctions ci-dessous.

Aujourd'hui

Définit la date de début du graphique de capacité égale à aujourd'hui.

Début du projet

Définit la date de début du graphique de capacité égale au début du projet.

Projet complet

Affiche le projet du début à la fin.

Échelle comme diagramme de Gantt

Rend l'échelle de capacité égale à l'échelle de Gantt.

Vers le diagramme de Gantt

Modifie la vue du panneau pour afficher le diagramme de Gantt.

Vers Gantt avec l'échelle comme capacité

Modifie la vue du panneau pour afficher le diagramme de Gantt avec une échelle égale au diagramme de capacité.

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Langue

| Anglais | Néerlandais |

Si la langue souhaitée n'est pas disponible, vous pouvez traduire ProjectWork dans le navigateur Google Chrome à l'aide de Google Traduction. Pour ce faire, cliquez sur l' icône Google Traduction dans la barre d'adresse. Les boîtes de dialogue relatives aux achats et les tableaux de données de projet ne seront pas traduits.

Format numérique

| 1 000,00 | 1 000,00 | 1 000,00 |

Séparateur de milliers et de décimales dans les nombres.

Devise

Le symbole de la devise sélectionnée est affiché le cas échéant.

position de la devise

Position par rapport à la quantité.

Format de date

| jj-mm-aaaa | jj.mm.aaaa | jj/mm/aaaa | mm/jj/aaaa | aaaa-mm-jj | aaaa.mm.jj | aaaa/mm/jj |

Ordre et séparateur (./-) pour le jour (jj), le mois (mm), l'année (aaaa).

Format de l'heure

| hh:mm | am/pm |

24 heures ou 12 heures.

Afficher l'heure

Afficher uniquement la date ou également l'heure dans le tableau.

Premier jour de la semaine

La sélection est visible dans le diagramme de Gantt et le diagramme de capacité.

Résumé du projet (ID=0)

• Afficher le résumé du projet dans le tableau des tâches et le diagramme de Gantt.
• Afficher le résumé du projet dans le tableau des ressources et le graphique des capacités.

Indication du chemin critique

• Indiquez en rouge les tâches du chemin critique dans les colonnes Date de début et Date de fin.
• Indiquez en rouge les tâches et les liens du chemin critique dans le diagramme de Gantt.
• Indiquez la valeur de la colonne Slack dans le diagramme de Gantt à l'aide d'une barre en pointillés.

Indication de progrès

• Indiquer la couleur de progression dans la colonne « Progression dans les tâches » du tableau.
• Indiquer la couleur de progression dans la barre du diagramme de Gantt.

Nivellement des ressources

• Inclure/exclure les tâches passées dans la progression.
• Inclure/exclure les tâches terminées dans le nivellement.
• Indiquez la tâche décalée dans le tableau des tâches.
• Indiquez la tâche déplacée dans le diagramme de Gantt.

Simulation de l'incertitude

• Indiquez un niveau de confiance de 20 %, 50 % et 80 % pour les dates de fin des tâches dans le diagramme de Gantt.

Condition par défaut

| Dès que possible | Au plus tard | Débuter à la date indiquée | Finir à la date indiquée |

Condition par défaut pour une nouvelle tâche.

constante par défaut

| Ressource | Travail | Durée |

Constante par défaut pour la nouvelle tâche.

Google Drive est un service de stockage en ligne. ProjectWork enregistre automatiquement les modifications apportées aux fichiers de planification dans le Google Drive de l'utilisateur après chaque modification. Tout utilisateur accédant simultanément au même fichier verra également la modification. Afin d'éviter les interférences entre les utilisateurs d'un même fichier de planification, les modifications d'affichage ne sont pas enregistrées automatiquement. Ces modifications peuvent être enregistrées manuellement si nécessaire, et tout utilisateur accédant simultanément au même fichier verra alors l'affichage modifié. Pour accéder à Google Drive, l'utilisateur doit accorder une autorisation unique à ProjectWork si cela lui est demandé. Les fichiers ProjectWork enregistrés peuvent être ouverts depuis l'application ProjectWork ou depuis le site web Google Drive .

Il est possible de créer et d'ouvrir un nouveau fichier ProjectWork en cliquant sur le bouton Créer dans Google Drive et en sélectionnant ProjectWork comme application.

Un fichier existant peut être ouvert dans ProjectWork en double-cliquant sur un fichier ProjectWork ou en cliquant avec le bouton droit sur un fichier et en sélectionnant Ouvrir avec... > ProjectWork .

Il est possible de définir ProjectWork comme application standard pour les fichiers .json dans le menu des paramètres (icône d'engrenage) sous Gérer les applications.

L'icône ProjectWork apparaît devant le nom du fichier et ProjectWork s'ouvre avec ce fichier.

Avec ProjectWork une équipe peut collaborer sur un planning de projet partagé. Lorsqu'ils travaillent simultanément, les modifications des uns et des autres sont visibles en temps réel. Le nombre de participants est indiqué avant le nom du fichier dans le panneau ProjectWork . Une option permet de repérer l'emplacement de chaque modification. Cette option est activée par défaut.

La collaboration planifiée peut commencer après avoir suivi les étapes suivantes dans Google Drive :

1. Créez un nouveau planning ProjectWork ou utilisez-en un existant.
2. Sélectionnez le fichier dans Google Drive et faites un clic droit pour accéder à Partager dans le menu contextuel.
3. Ajoutez les participants et leurs droits d'accès (affichage/modification) dans la fenêtre contextuelle de partage.
4. Les comptes participants ouvrent le fichier dans leur dossier « Partagé avec moi » sur Google Drive.

Un utilisateur sans période d'essai ni licence, ou dont la période d'essai ou la licence a expiré, peut consulter un planning personnel ou partagé. Les modifications apportées à un planning partagé ne sont pas visibles immédiatement ; elles ne le sont qu'après un rechargement.

ProjectWork possède des fonctionnalités qui permettent de transmettre des informations à d'autres applications. Pour accéder à ces applications, l'utilisateur doit accorder une autorisation unique à ProjectWork si celui-ci le demande.

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Vous créez une URL de webhook une seule fois pour un espace Google Chat ou un canal Slack et vous l'enregistrez via cette boîte de dialogue. Un lien vers la planification ouverte est ajouté à chaque message. Vous pouvez spécifier l'affichage de cette planification afin que celui-ci s'affiche lorsque vous ouvrez le lien dans le message publié. Vous pouvez également ajouter des informations, telles que la description du projet, au message. Enfin, vous rédigez un texte et vous publiez le message dans l'espace Google Chat ou le canal Slack.

Le texte peut être formaté : *gras*, _italique_ et <lien> ou <lien|texte>.

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Le code HTML publié correspond exactement au tableau des tâches et au diagramme de Gantt : les tâches réduites et les colonnes masquées ne sont pas publiées. Le diagramme de Gantt est publié tel qu’il est visible, y compris les zooms et les défilements.

Le code HTML est visible en aperçu dans le navigateur et peut être intégré à un site web, par exemple dans Google Sites. Il peut également être stocké dans Google Drive.

Voir l'exemple .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Le planning peut être publié sous forme de nouvelle feuille de calcul ou de mise à jour d'une feuille de calcul existante. Il se compose de deux feuilles : Tâches et Ressources. La feuille Tâches inclut un diagramme de Gantt à droite. Au-dessus de l'en-tête, il est possible d'ajouter du texte personnalisé ou des calculs.

L'ordre des colonnes est modifiable et il est possible de masquer ou de supprimer des colonnes. Les colonnes supprimées ne sont pas réintégrées lors d'une mise à jour. Il est possible d'insérer des colonnes personnalisées contenant des informations ou des formules de cellules utilisant les données de planification. Vous pouvez également ajouter des feuilles de calcul personnalisées avec des diagrammes utilisant ces mêmes données.

Une mise à jour synchronise les données de la feuille de calcul avec les tâches du planning. La mise en forme ajoutée à la feuille de calcul, comme les couleurs, et les commentaires sont conservés. Le diagramme de Gantt, les colonnes dépendantes, les calculs et les graphiques sont mis à jour. Par exemple, la mise à jour permet de générer des rapports sur le planning actuel, comme une comparaison avec le planning de référence (voir la FAQ) .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork , sous Publier.

Une étape clé est une tâche planifiée dont la durée est nulle. Les étapes clés publiées apparaissent dans le calendrier privé « ProjectWork » du compte Google connecté. Ce calendrier peut contenir des étapes clés d'autres planifications ProjectWork publiées du même compte.

Les ressources affectées à une étape clé et dont le compte est renseigné dans le tableau Ressources verront cette étape clé ajoutée à leur(s) calendrier(s) Google.

Les modifications apportées aux étapes clés du planning sont mises à jour dans le calendrier « ProjectWork » et dans les calendriers des ressources disposant d'un compte Google lors de la republication.

Voir l'exemple .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork sous Publier. La publication génère un lien vers une carte dynamique affichant l'emplacement des ressources. En cliquant sur un emplacement, des informations sur la ressource associée s'affichent ; les coûts et les notes sont facultatifs après publication.

Le lien peut être publié sur un site ou envoyé par courriel. La republication donne le même lien, mais avec les informations les plus récentes. Le lien peut également être supprimé.

Voir l'exemple .

Cette boîte de dialogue s'ouvre depuis le menu ProjectWork .

Le tableau de bord est un tableur permettant de suivre tous les projets. Les projets sont listés ligne par ligne, chaque colonne indiquant leur statut et leurs informations. Pour chaque projet, une barre d'avancement, située à droite de sa ligne, affiche sa progression, de sa date de début à sa date de fin. Vous pouvez ajouter des colonnes communes pour des informations et des statistiques supplémentaires. Chaque projet met à jour ses informations automatiquement. Ce tableur peut être intégré à un site Google.

Pour commencer la création d'un rapport, sélectionnez une feuille de calcul déjà créée comme tableau de bord à l'aide du bouton « Sélectionner » , ou créez un nouveau tableau de bord avec le bouton « Nouveau » . Dans les deux cas, le tableau de bord est enregistré et affiché sous forme de lien. Ce lien vous permet d'ouvrir la feuille de calcul contenant le tableau de bord. Le bouton « Mettre à jour » permet d'actualiser le tableau de bord avec les dernières informations. Le compte ayant mis à jour le projet et la date et l'heure de la mise à jour sont indiqués pour chaque projet.

La sélection d'un tableau de bord n'est possible que si celui-ci est partagé avec votre compte. Un projet ajouté à un tableau de bord sélectionné apparaît sous les projets déjà présents. Vous pouvez modifier l'ordre en faisant glisser une ligne contenant un projet. Un projet qui n'a plus sa place dans un tableau de bord peut être supprimé de la feuille de calcul.

Le tableau de bord est entièrement personnalisable. Vous pouvez supprimer des colonnes définitivement après la mise à jour. Les en-têtes de colonnes et l'ordre des colonnes sont modifiables. La mise en forme est conservée après la modification des données.