ProjectWork avec Google Drive

Dans un projet, vous devez tout gérer du début à la fin. Vous devez recruter et gérer les personnes, les fonds et les autres ressources pour atteindre le périmètre requis dans les délais, le budget et la qualité convenus. Pour ce faire, vous devez créer des plans et des documents, que vous adaptez aux circonstances et peaufinez au fur et à mesure de l'avancement du projet. Pour assurer le suivi, un logiciel de gestion de projet est nécessaire pour une équipe projet performante et des clients satisfaits.

Le logiciel de planification ProjectWork est :

• Puissant
• Collaboration en ligne et en temps réel sur le calendrier du projet par plusieurs utilisateurs
• Calcul du chemin critique, nivellement des ressources et simulation de Monte Carlo
• Répartition des coûts en fonction des ressources affectées
• Aperçu chronologique des tâches dans le diagramme de Gantt et des ressources dans le diagramme de capacité
• Convivial
• Les tâches et les ressources sont combinées dans un seul aperçu
• Les tâches peuvent être liées par un clic de souris
• Les ressources peuvent être attribuées en un clic de souris
• Les modifications apportées par une tâche ou une ressource sont indiquées par une couleur
• Abordable
• Les fichiers de planification sont stockés dans votre propre Google Drive
• Intégré à vos propres applications Calendrier, Feuilles, Cartes, Sites et Chat
• Les documents de projet de Google Drive peuvent être liés à des tâches et des ressources
• Essai gratuit de 14 jours et licences pour des périodes spécifiques, sans abonnement
• Utile
• Visite rapide montrant les éléments de mise en page avec une explication sous forme d'info-bulle
• Vidéos de tutoriel et liens intégrés à l'application vers les chapitres du manuel
• Assistance intégrée à l'application et assistance gratuite au service d'assistance
• Importation de fichiers XML Microsoft Project

ProjectWork
gestion de projet en ligne

Intégrer aux applications Google

❝ En tant que PMP et certifié MS Project Server, je suis impressionné par l'utilisation et la simplicité de cette plateforme. La structure de navigation et de présentation des données permet d'avoir une vue d'ensemble des projets et de la charge de travail. ❞

Essayez ProjectWork gratuitement pendant 14 jours sans engagement.

Diaporama

Répartition des tâches (WBS)

Le logiciel de gestion de projet ProjectWork est utilisable en ligne où que vous soyez, avec une connexion internet, sur tout ordinateur (Windows, Mac, Chromebook, Linux) équipé d'un navigateur web moderne (Chrome, Firefox, Safari, Edge). L'installation et la maintenance d'une application web sont centralisées dans le cloud.

Vous avez besoin d'un compte Google pour vous connecter. Le logiciel ProjectWork est intégré à Google Drive, Sheets, Agenda, Maps et Chat. Les fichiers de planification sont stockés dans Drive, ce qui vous permet de toujours partager la dernière version avec qui vous voulez. Vous pouvez même travailler simultanément sur le même fichier. Un compte Google peut être :

• Compte Gmail (@gmail.com),
• Compte de domaine Google Workspace ou
• Compte Google sans Gmail.

Un compte de domaine Workspace fait partie d'un domaine d'entreprise utilisant Google Workspace pour ses logiciels de productivité (Gmail, agenda, éditeur de texte, diapositives, tableurs, visioconférence, etc.). Un compte Google sans Gmail vous permet d'avoir un compte Google sur n'importe quelle adresse e-mail, comme celle d'une entreprise sans Workspace, mais aussi auprès de fournisseurs de messagerie comme Yahoo et Hotmail. Vous pouvez créer un tel compte Google ici : https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Après avoir installé ProjectWork à partir de Google Workspace Marketplace , vous vous connectez à ProjectWork , autorisez l'accès à votre Google Drive et vous inscrivez après un choix parmi

• démarrez un essai gratuit ProjectWork de 14 jours sans engagement,
• achetez dans l'application une licence ProjectWork pour une période spécifique.

Lisez les conditions d'utilisation et la Privacy policy .

ProjectWork dispose d'intégrations utiles avec de nombreuses autres applications.

Fichiers de Microsoft Project

Microsoft Project est un logiciel reconnu pour la création de plannings de projets. ProjectWork permet d'importer des fichiers XML enregistrés par MS Project. Il permet également d'exporter un planning créé vers un fichier XML. La taille maximale du fichier à importer est de 25 Mo.

Fichiers dans Google Drive™

ProjectWork est entièrement intégré à Google Drive pour créer et ouvrir des fichiers ProjectWork depuis votre propre Google Drive. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées dans Drive.

Les plannings des projets étant hébergés sur Google Drive, il est possible de les partager avec d'autres utilisateurs. Il est également possible de travailler simultanément sur un planning partagé, où toute modification est immédiatement visible par les autres.

D'autres fichiers de projet dans Google Drive peuvent être joints à des tâches et des ressources dans ProjectWork .

Planification dans Google Sheets

Si vous souhaitez créer un rapport ou une analyse à partir de votre planning, vous pouvez le publier dans une feuille de calcul Google pour un traitement ultérieur. Vous pouvez publier dans une nouvelle feuille de calcul ou dans une feuille de calcul déjà publiée, puis la mettre à jour, en conservant vos calculs, graphiques, notes, etc.

Jalons dans Google Agenda

Les jalons et les échéances sont des événements importants du planning d'un projet. Dans le planning, il s'agit de tâches de durée nulle. ProjectWork peut les saisir dans son agenda Google ProjectWork pour en assurer le suivi. Les jalons apparaissent également dans les calendriers des ressources affectées.

Les jalons de tous vos projets apparaissent dans le même calendrier ProjectWork . Vous pouvez partager ce calendrier avec d'autres personnes.

Planifier dans Google Sites

Google Sites est idéal pour un portail de projet où vous pouvez présenter la documentation et les communications relatives au projet. L'accès au(x) portail(s) peut être restreint à certaines parties prenantes. Le planning du projet dans ProjectWork peut être publié sous forme de code HTML, que vous pouvez copier et intégrer dans Google Sites. Avant d'intégrer le code HTML, vous pouvez prévisualiser le planning publié dans votre navigateur.

Emplacements des sites dans Google Maps

Les ressources dont l'emplacement est spécifié seront tracées dans Google Maps pour montrer la progression géographique.

Messages dans Google Chat

Google Chat peut être utilisé pour la communication autour d'un projet. Les plannings créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un espace de discussion avec un message via une URL webhook. La vue du planning peut être conservée lors de l'ouverture depuis la publication. Des informations sur le projet, comme sa description, peuvent également être incluses dans la publication.

Messages dans Slack

Slack peut être utilisé pour la communication de projet. Les plannings créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un canal Slack avec un message via une URL webhook. La vue du planning peut être conservée lors de l'ouverture depuis la publication. Des informations sur le projet, comme sa description, peuvent également être incluses dans la publication.

ProjectWork peut être utilisé pendant la durée de la licence, sans prolongation automatique, évitant ainsi les prélèvements automatiques répétés. Vous achetez un nombre de mois, la durée minimale étant de 6 mois. Un mois avant la fin de la période, vous serez informé du renouvellement directement dans l'application et par e-mail. Une prolongation est achetée avant l'expiration d'une période d'essai ou d'une licence, mais ne prend effet qu'à la date d'expiration. Sans prolongation, vous ne pouvez consulter que vos propres plannings ; les autres utilisateurs n'y ont plus accès.

L'achat s'effectue directement dans l'application, ce qui garantit que vous commandez le bon compte ou domaine. Les options de licence, les périodes et les prix s'afficheront dans ProjectWork après votre inscription à l'application. Ces options constituent une licence.

• pour un seul compte Google,
• pour un groupe avec plusieurs comptes Google qui s'activent une fois avec un code de licence,
• pour tous les comptes d'un domaine avec Google Workspace , sans administration ni activation de compte.

Après avoir sélectionné la licence souhaitée, payez avec un compte PayPal dans votre devise. Vous pouvez également copier le lien PayPal dans l'application et l'envoyer à la personne effectuant le paiement. Après le paiement, votre nouvelle date d'expiration s'affichera immédiatement dans ProjectWork après actualisation de la page.

L'acheteur d'une licence de groupe recevra un e-mail contenant le code de licence et les instructions d'activation des comptes Google. Un compte Google s'active automatiquement pour un groupe ; il n'est pas possible de le désactiver pour un autre compte.

Le (sous-)domaine dans une licence de domaine est la partie après le @ dans les comptes Google qui peuvent utiliser la licence.

Dans la section Support du site vous trouverez entre autres le manuel .

Vous pouvez contacter le helpdesk Forscale directement dans ProjectWork .

Collaboration en ligne

Le stockage en ligne du planning sur Google Drive permet de travailler indépendamment de l'appareil utilisé. Vous pourrez consulter la dernière version sur tous vos appareils. ProjectWork vous permet même de travailler sur un planning partagé en équipe, depuis différents endroits. Les modifications apportées par l'un seront visibles par les autres.

Répartition des tâches

Une structure de découpage du travail (WBS) offre une vue d'ensemble du périmètre du projet, divisée en tâches récapitulatives et en tâches. ProjectWork vous permet de créer et de modifier facilement une WBS en indentant et en renumérotant les tâches.

Dépendances et conditions des tâches

Un planning de projet statique comporte des tâches saisies avec une date de début et une date de fin, ou mieux encore une date de début et une durée. Modifier un planning complexe composé de tâches simultanées et dépendantes demande beaucoup de temps et d'efforts.

Un planning de projet dynamique contient des tâches saisies avec une durée et des liens vers leurs prédécesseurs pour inclure les dépendances. À partir de ces informations, ProjectWork calcule le planning le plus court selon la méthode du chemin critique. La modification de la durée ou de la date de début d'une tâche entraîne un recalcul du planning. Les tâches récapitulatives issues du WBS peuvent également être liées.

Les tâches par défaut sont planifiées pour être terminées dès que possible (ASAP) afin de bénéficier d'une marge de manœuvre maximale et d'un calendrier de projet le plus court possible. Une tâche peut être planifiée au plus tard possible (ALAP) sans marge de manœuvre, ou pour commencer ou se terminer à une date précise. Le projet entier peut également être programmé pour commencer ou se terminer à une date précise.

diagramme de Gantt

Dans le diagramme de Gantt, ProjectWork affiche les tâches dans le temps à l'aide de barres, incluant leur répartition, leurs dépendances et leur progression. L'état d'avancement peut être indiqué par des barres colorées. Le chemin critique peut être indiqué par des lignes rouges.

Suivi des progrès

La progression peut être saisie par tâche avec un pourcentage. ProjectWork calcule la progression obtenue par tâche récapitulative et par ressource.

Le pourcentage d'avancement est également visible dans la barre des tâches du diagramme de Gantt. Un code couleur indique le retard par rapport à la date du jour.

Affectation des ressources

Des ressources sont nécessaires pour accomplir une tâche. Une ressource peut être une personne, mais aussi un équipement ou une quantité de matériel. Après avoir affecté des ressources à des tâches, ProjectWork conserve un graphique de capacité indiquant la charge de chaque ressource.

Une ressource peut avoir un emplacement de site. Une ressource de type site peut publier son emplacement et sa progression sur Google Maps.

Nivellement des ressources

Si une ressource est affectée à plusieurs tâches qui se chevauchent, il peut arriver qu'elle soit affectée à plus de 100 %. ProjectWork peut avancer les tâches pour résoudre ce problème de suraffectation.

Estimation des travaux

L'avantage de la planification dynamique est encore plus évident lorsque la durée d'une tâche est basée sur une estimation du travail et des ressources affectées. Toute modification des ressources affectées entraînera un recalcul du calendrier et du budget.

Planification de sprint

Les projets de développement agiles utilisent avec succès les sprints itératifs selon le cadre Scrum . Un sprint est une période d'un mois maximum aboutissant à un produit incrémental utile. Les éléments du backlog produit et leurs tâches détaillées sont conservés dans la table « Tâches ». Lors de la planification du sprint, au début d'un sprint, les éléments du backlog produit sont sélectionnés pour le sprint en leur attribuant une ressource de type sprint depuis la table « Ressources ».

Une ressource de sprint peut être filtrée pour n'afficher que les tâches appartenant à ce backlog de sprint. Le travail, l'avancement et les coûts de toutes les tâches de sprint sont résumés par ressource de sprint.

Calcul du budget

ProjectWork prend en charge les coûts fixes et variables par tâche. Les coûts variables découlent des ressources affectées. Les coûts des ressources peuvent être horaires, par quantité utilisée ou fixes.

ProjectWork accumule les coûts par tâche, tâche récapitulative, tâches multiples et ressource.

Définir les heures de travail

Les horaires de travail standards de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine peuvent être ajustés en fonction des horaires et des jours de travail réels. L'horaire tiendra compte des heures de travail disponibles.

Les jours exceptionnellement chômés, comme les jours fériés, peuvent être saisis. Le planning ignorera ces jours.

Planifier avec des tâches enregistrées

La réutilisation de groupes de tâches courantes garantit uniformité et rapidité de planification. Dans ProjectWork les tâches copiées dans le presse-papiers peuvent être enregistrées et collées ultérieurement dans le planning. Les options de collage déterminent les informations à coller depuis le presse-papiers, ainsi que les facteurs de répétition et de durée des tâches. Les tâches enregistrées peuvent également être copiées dans un nouveau planning pour être réutilisées.

Édition

Lorsque vous publiez le planning, vous créez un aperçu des informations du planning, visible par les parties prenantes sélectionnées. Par exemple, vous pouvez imprimer le planning des tâches depuis un navigateur, envoyer des jalons à Google Agenda et des emplacements à Google Maps, et insérer du code HTML dans Google Sites. Ces aperçus peuvent être mis à jour ultérieurement par l'utilisateur ProjectWork .

Comparer avec les valeurs de référence

Une référence est une copie du planning à un moment donné, utilisable ultérieurement. Le planning initial et les plannings de début des phases suivantes sont des exemples de références. Ces références et les écarts par rapport à la durée, au travail et aux coûts réels sont visibles par tâche et par ressource. Le rapport de gestion de la valeur acquise permet de suivre l'avancement et la performance.

Rapports

Dans ProjectWork vous pouvez synchroniser le planning avec une feuille de calcul Google. Vous pouvez ensuite utiliser les données de la feuille de calcul pour générer des rapports. Plusieurs projets peuvent être combinés dans un tableau de bord. Vous pouvez ensuite mettre à jour les feuilles de calcul depuis le planning pour actualiser les rapports.

Simulation de Monte Carlo

Dans un calendrier de projet, la durée des tâches est une estimation, ce qui rend la date d'achèvement du projet incertaine. Il est difficile d'estimer une date d'achèvement fiable, car les calendriers de projet peuvent former des réseaux complexes de tâches interdépendantes.

Dans ProjectWork vous pouvez attribuer à une tâche, outre sa durée réaliste, une durée minimale optimiste et une durée maximale pessimiste. Ces durées forment une distribution de probabilité triangulaire que la simulation de Monte-Carlo utilise lors de ses exécutions pour calculer le planning. Le résultat des exécutions est collecté pour créer un tableau de confiance avec dates de fin.

La simulation de Monte Carlo dans ProjectWork peut également prendre en compte les contraintes de ressources en appliquant un nivellement des ressources, similaire à la gestion de projet par chaîne critique.