ProjectWork avec Google Drive

Pour mener à bien un projet, différentes méthodologies de gestion de projet sont disponibles, telles que PMBOK et PRINCE2 . Basées sur l'expérience, elles décrivent les aspects impliqués dans la planification et l'exécution des projets.

La planification et l'exécution d'un projet sont souvent des tâches complexes qui impliquent de nombreuses informations, comme le périmètre, le travail, le temps, les ressources, les coûts, la documentation et la communication. Un logiciel de planification de projet est indispensable pour une équipe de projet efficace et des clients satisfaits.

Le logiciel de planification ProjectWork est :

• Puissant
• Collaboration en ligne et en temps réel depuis différents endroits
• Calcul du chemin critique et nivellement des ressources
• Répartition des coûts en fonction des ressources affectées
• Aperçu de la chronologie dans le diagramme de Gantt et le diagramme de capacité
• Convivial
• Les tâches et les ressources sont combinées dans un seul aperçu
• Les tâches sont liées par des clics de souris
• Les ressources sont attribuées par des clics de souris
• Les modifications apportées par une modification de tâche/ressource sont indiquées par une couleur
• Abordable
• Les fichiers de planification sont stockés dans votre propre Google Drive
• Intégré avec vos propres applications Calendrier, Feuilles, Cartes, Sites et Chat
• Les documents de projet dans Google Drive peuvent être liés à des tâches
• Essai gratuit de 14 jours et licences pour des périodes spécifiques
• Utile
• Visite rapide montrant les éléments de la présentation graphique
• Vidéos didacticielles et sections de manuel liées à l'application
• Assistance intégrée à l'application et assistance gratuite au service d'assistance
• Importation du fichier Microsoft Project

ProjectWork
planification de projet en ligne

Intégrer avec les applications Google

❝ En tant que PMP, certifié MS Project Server, je dois dire que je suis impressionné par l'utilisation et la simplicité offertes par cette plateforme. La structure de navigation et de présentation des données est telle que vous obtenez une vue d'ensemble des projets et de la charge de ressources. ❞

Essayez ProjectWork gratuitement pendant 14 jours sans engagement.

Diaporama

Le logiciel de gestion de projet ProjectWork peut être utilisé en ligne à partir de n'importe quel endroit doté d'une connexion Internet sur n'importe quel ordinateur (Windows, Mac, Chromebook, Linux) avec un navigateur Web moderne (Chrome, Firefox, Safari, Edge). L'installation et la maintenance d'une application Web ne sont pas nécessaires, elles sont effectuées de manière centralisée dans le cloud.

Vous avez besoin d'un compte Google pour vous connecter. Le logiciel ProjectWork est intégré à Google Drive, Sheets, Calendar, Maps et Chat. Les fichiers de planification sont dans Drive, vous pouvez donc toujours partager la dernière version avec qui vous voulez. Vous pouvez même travailler sur le même fichier en même temps. Un compte Google peut être un :

• Compte Gmail (@gmail.com),
• Compte de domaine Google Workspace ou
• Compte Google sans Gmail.

Un compte de domaine Workspace fait partie d'un domaine d'entreprise qui dispose de Google Workspace pour son logiciel de productivité (Gmail, agenda, éditeur de texte, diapositives, feuilles de calcul, visioconférence, etc.). Un compte Google sans Gmail signifie que vous pouvez avoir un compte Google sur n'importe quelle adresse e-mail, comme celle d'une entreprise sans Workspace, mais aussi auprès de fournisseurs de messagerie comme Yahoo et Hotmail. Vous pouvez créer un tel compte Google ici : https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Après avoir installé ProjectWork à partir de Google Workspace Marketplace , vous vous connectez à ProjectWork , autorisez l'accès à votre Google Drive et vous vous inscrivez après un choix parmi

• démarrez un essai gratuit ProjectWork de 14 jours sans engagement,
• achetez dans l'application une licence ProjectWork pour une période déterminée.

Lisez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité .

ProjectWork dispose d'intégrations utiles avec de nombreuses autres applications.

Fichiers de Microsoft Project

Microsoft Project est un logiciel bien connu pour créer des plannings de projets. ProjectWork peut importer des fichiers XML enregistrés par MS Project. Il peut également exporter un planning créé vers un fichier XML. La taille maximale du fichier à importer est de 25 Mo.

Fichiers dans Google Drive™

ProjectWork est entièrement intégré à Google Drive pour créer et ouvrir des fichiers ProjectWork à partir de votre propre Google Drive. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées dans Drive.

Les plannings des projets étant stockés dans Google Drive, il est possible de les partager avec d'autres utilisateurs. Il est également possible de travailler simultanément dans un planning partagé, où une modification est immédiatement visible pour les autres.

D’autres fichiers de projet dans Google Drive peuvent être joints à des tâches et des ressources dans ProjectWork.

Planifier un emploi du temps dans Google Sheets

Si vous souhaitez créer un rapport ou une analyse à partir de votre planning, vous pouvez le publier dans une feuille de calcul Google pour un traitement ultérieur. Vous pouvez publier dans une nouvelle feuille de calcul ou dans une feuille de calcul publiée précédemment qui est ensuite mise à jour, en conservant vos calculs, graphiques, notes, etc. ajoutés.

Étapes clés dans Google Agenda

Les jalons et les échéances sont des événements importants dans le planning d'un projet. Dans le planning, ce sont des tâches d'une durée de 0. ProjectWork peut saisir ces événements dans son calendrier Google ProjectWork pour en assurer le suivi. Les événements marquants apparaissent également dans les calendriers des ressources affectées.

Les étapes clés de tous vos projets apparaissent dans le même calendrier ProjectWork . Vous pouvez partager ce calendrier avec d'autres.

Calendrier dans Google Sites

Google Sites est idéal pour un portail de projet où vous pouvez présenter la documentation et la communication du projet. L'accès au(x) portail(s) peut être limité à des parties prenantes spécifiques. Le planning du projet dans ProjectWork peut être publié sous forme de code HTML que vous pouvez copier et intégrer dans Google Sites. Avant d'intégrer le code HTML, vous pouvez prévisualiser le planning publié dans le navigateur.

Localisation des sites sur Google Maps

Les ressources dont l'emplacement est spécifié seront tracées dans Google Maps pour montrer la progression géographique.

Messages dans Google Chat

Google Chat peut être utilisé pour la communication de projet. Les plannings créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un espace de discussion avec un message utilisant une URL de webhook. La vue du planning peut être conservée lorsqu'elle est ouverte à partir de la publication. Les informations du projet, comme sa description, peuvent également être incluses dans la publication.

Messages dans Slack

Slack peut être utilisé pour la communication de projet. Les plannings créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un canal Slack avec un message à l'aide d'une URL de webhook. La vue du planning peut être conservée lorsqu'elle est ouverte à partir de la publication. Les informations sur le projet, comme sa description, peuvent également être incluses dans la publication.

ProjectWork peut être utilisé pendant une période de licence, sans prolongation automatique, donc pas de prélèvements automatiques répétés. Vous achetez un certain nombre de mois, la période minimale est de 6 mois. Un mois avant la fin de la période, vous serez informé du renouvellement dans l'application elle-même et par e-mail. Une prolongation est achetée avant l'expiration d'un essai ou d'une licence, mais ne commence qu'à la date d'expiration. Sans prolongation, vous ne pouvez consulter que vos propres plannings et les autres n'y ont plus accès.

L'achat s'effectue dans l'application elle-même, ce qui garantit que vous commandez pour le bon compte ou le bon domaine. Les options de licence, les périodes et les prix s'afficheront dans ProjectWork après votre inscription dans l'application. Les options sont une licence

• pour un seul compte Google,
• pour un groupe avec plusieurs comptes Google qui s'activent une fois avec un code de licence,
• pour tous les comptes d'un domaine avec Google Workspace , sans administration ni activation de compte.

Après avoir sélectionné la licence souhaitée, vous payez avec un compte PayPal dans votre propre devise. Vous pouvez également copier le lien PayPal dans l'application et l'envoyer à la personne qui effectue le paiement. Après le paiement, votre nouvelle date d'expiration s'affichera immédiatement dans ProjectWork après l'actualisation de la page.

L'acheteur d'une licence de groupe recevra un e-mail contenant le code de licence et les instructions pour activer les comptes Google. Un compte Google s'active de manière permanente pour un groupe, il n'existe aucune option pour le désactiver en faveur d'un autre compte.

Le (sous-)domaine dans une licence de domaine est la partie après le @ dans les comptes Google qui peuvent utiliser la licence.

Dans la section Support du site vous trouverez entre autres le manuel .

Vous pouvez contacter le helpdesk Forscale directement dans ProjectWork .

Collaboration en ligne

Le stockage en ligne du planning dans Google Drive permet de travailler indépendamment de l'appareil, vous verrez la dernière version sur n'importe lequel de vos appareils. ProjectWork vous permet même de travailler sur un planning partagé en équipe en même temps à partir de différents emplacements. Les modifications apportées par l'un seront visibles par les autres.

Répartition des tâches

Une structure de répartition du travail (WBS) donne un aperçu de la portée totale du projet divisée en tâches récapitulatives et en tâches. ProjectWork vous aide à créer et à modifier facilement une WBS en mettant en retrait et en renumérotant les tâches.

Dépendances et conditions des tâches

Un planning de projet statique contient des tâches saisies avec une date de début et une date de fin ou, mieux encore, une date de début et une durée de tâche. La modification d'un planning complexe composé de tâches simultanées et dépendantes demande beaucoup de temps et d'efforts.

Un planning de projet dynamique contient des tâches saisies avec une durée et des liens vers des prédécesseurs pour inclure des dépendances. Sur la base de ces informations, le planning le plus court est calculé par ProjectWork à l'aide de la méthode du chemin critique. La modification de la durée ou de la date de début d'une tâche entraîne un nouveau calcul du planning. Les tâches récapitulatives résultant de la WBS peuvent également être liées.

Les tâches par défaut sont planifiées pour être terminées dès que possible (ASAP) afin d'obtenir une marge de manœuvre maximale et le calendrier de projet le plus court. Une tâche peut obtenir une condition pour être planifiée le plus tard possible (ALAP) sans marge de manœuvre ou pour commencer ou se terminer à une date spécifique. L'ensemble du projet peut également être configuré pour commencer ou se terminer à une date spécifique.

Diagramme de Gantt

Dans le diagramme de Gantt, ProjectWork affiche les tâches dans le temps à l'aide de barres, y compris leur répartition, leurs dépendances et leur progression. L'état d'avancement peut être affiché à l'aide de barres de couleur. Le chemin critique peut être indiqué à l'aide de lignes rouges.

Suivi des progrès

La progression peut être saisie par tâche avec un pourcentage. ProjectWork calcule la progression résultante par tâche récapitulative et par ressource.

Le pourcentage d'avancement est également visible dans la barre des tâches du diagramme de Gantt. Un code couleur indique le retard par rapport à la date du jour.

Affectation des ressources

Des ressources sont nécessaires pour accomplir une tâche. Une ressource peut être une personne, mais aussi un équipement ou une quantité de matériel. Après avoir affecté des ressources à des tâches, ProjectWork conserve un graphique de capacité sur la charge de chaque ressource.

Une ressource peut avoir un emplacement de site. Une ressource de type site peut publier son emplacement et sa progression dans Google Maps.

Nivellement des ressources

Si une ressource est affectée à plusieurs tâches qui se chevauchent, il peut arriver qu'une ressource soit affectée à plus de 100 %. ProjectWork peut décaler les tâches pour résoudre ce problème de suraffectation.

Estimation des travaux

L'avantage de la planification dynamique devient encore plus évident lorsque vous basez la durée d'une tâche sur une estimation du travail et des ressources affectées. La modification des ressources affectées entraînera un recalcul du calendrier et du budget.

Planification de sprint

Les projets de développement agile utilisent avec succès des sprints itératifs selon le cadre Scrum . Un sprint est une période d'un mois ou moins aboutissant à un produit incrémental utile. Les éléments du backlog produit avec leurs tâches détaillées sont conservés dans la table Tâches. Au cours de l'événement de planification de sprint, au début d'un sprint, les éléments du backlog produit sont sélectionnés pour le sprint en leur attribuant une ressource de type sprint à partir de la table Ressources.

Une ressource de sprint peut être filtrée pour afficher uniquement les tâches appartenant à ce backlog de sprint. Le travail, la progression et les coûts de toutes les tâches de sprint sont résumés par ressource de sprint.

Calcul du budget

ProjectWork prend en charge les coûts fixes et variables par tâche. Les coûts variables découlent des ressources affectées. Les coûts des ressources peuvent être horaires, par quantité utilisée ou fixes.

ProjectWork accumule les coûts par tâche, tâche récapitulative, tâches multiples et ressource.

Définir les heures de travail

Les horaires de travail standards de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine peuvent être adaptés en fonction des horaires et des jours de travail réels. L'horaire tiendra compte des heures de travail disponibles.

Les jours qui sont exceptionnellement non ouvrés, comme les jours fériés, peuvent être saisis. Le planning ignorera ces jours.

Planifier avec des tâches enregistrées

La réutilisation de groupes de tâches communes garantit une planification uniforme et rapide. Dans ProjectWork les tâches copiées dans le presse-papiers peuvent être enregistrées pour cela et collées ultérieurement dans le planning. Les options de collage déterminent les informations à coller depuis le presse-papiers et les facteurs appliqués pour la répétition et la durée des tâches. Les tâches enregistrées peuvent également être copiées dans un nouveau planning où elles peuvent être réutilisées.

Édition

Lorsque vous publiez le planning, vous créez un instantané des informations du planning qui seront visibles par les parties prenantes sélectionnées. Il peut s'agir par exemple d'imprimer le planning des tâches à partir du navigateur, d'envoyer des jalons à Google Agenda et des emplacements à Google Maps et d'insérer du code HTML dans Google Sites. Ces instantanés peuvent être mis à jour ultérieurement par l'utilisateur ProjectWork .

Comparer avec les valeurs de référence

Une ligne de base est une copie du planning à un moment donné pour référence ultérieure. Les exemples de lignes de base sont le planning initial et les plannings au début des phases suivantes. Ces lignes de base et les écarts par rapport à la durée, au travail et aux coûts réels sont visibles par tâche et par ressource. Dans le rapport de gestion de la valeur acquise, vous pouvez suivre les progrès et les performances.

Rapports

Dans ProjectWork vous pouvez synchroniser le planning avec une feuille de calcul Google. Vous pouvez ensuite utiliser les données de la feuille de calcul pour créer des rapports. Plusieurs projets peuvent être combinés dans une feuille de calcul de tableau de bord. Vous pouvez ensuite mettre à jour les feuilles de calcul à partir du planning pour mettre à jour les rapports.