ProjectWork avec Google Drive

Pour réussir la mise en œuvre d'un projet, diverses méthodologies de gestion de projet sont disponibles, telles que PMBOK et PRINCE2 . Sur la base de leur expérience, ils décrivent les aspects impliqués dans la planification et l'exécution des projets.

La planification et l'exécution d'un projet sont souvent une question complexe où de nombreuses informations sont rassemblées, comme la portée, le travail, le temps, les ressources, les coûts, la documentation et la communication. Un logiciel de planification de projet est indispensable pour une équipe de projet qui fonctionne bien et des clients satisfaits.

Le logiciel de planification ProjectWork est :

• Puissant
• collaboration en ligne et en temps réel depuis différents endroits
• calcul du chemin critique et nivellement des ressources
• répartition des coûts en fonction des ressources affectées
• aperçu de la chronologie dans le diagramme de Gantt et le diagramme de capacité
• Convivial
• les tâches et les ressources sont regroupées dans un seul aperçu
• les tâches sont liées avec des clics de souris
• les ressources sont attribuées avec des clics de souris
• les résultats d'une modification de tâche/ressource sont indiqués par une couleur
• Abordable
• les fichiers de planification sont stockés dans votre propre Google Drive
• intégré à ses propres applications Calendrier, Feuilles, Cartes, Sites et Chat
• les documents de projet dans Google Drive sont liés aux tâches
• essai gratuit de 14 jours et licences pour des périodes spécifiques
• Utile
• visite rapide montrant les éléments de présentation graphique
• vidéos didactiques et sections manuelles liées à l'application
• assistance dans l'application et assistance gratuite
• importation d'un fichier Microsoft Project

ProjectWork
planification de projet en ligne

intégré aux applications Google

❝ En tant que PMP, MS Project Server Certified, je dois dire que je suis impressionné par l'utilisation et la simplicité qu'offre cette plateforme. La structure de navigation et de présentation des données est telle que vous vous concentrez à la fois sur les projets et sur la charge des ressources de manière globale. ❞

Essayez ProjectWork gratuitement pendant 14 jours sans engagement.

Diaporama

Le logiciel de projet ProjectWork peut être utilisé en ligne à n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet sur n'importe quel ordinateur (Windows, Mac, Chromebook, Linux) équipé d'un navigateur Web moderne (Chrome, Firefox, Safari, Edge). L'installation et la maintenance ne sont pas requises pour une application Web, elles sont effectuées de manière centralisée dans le cloud.

Vous avez besoin d'un compte Google pour vous connecter. Le logiciel ProjectWork est intégré à Google Drive, Sheets, Calendar, Maps et Chat. Les fichiers de planification sont dans Drive afin que vous puissiez toujours partager la dernière version avec qui vous voulez. Vous pouvez même travailler sur le même fichier en même temps. Un compte Google peut être :

• Compte Gmail (@gmail.com),
• Compte de domaine Google Workspace ou
• Compte Google sans Gmail.

Un compte de domaine Workspace fait partie d'un domaine d'entreprise qui dispose de Google Workspace pour ses logiciels de productivité (gmail, calendrier, éditeur de texte, slides, feuilles de calcul, visioconférence, etc.). Un compte Google sans Gmail signifie que vous pouvez avoir un compte Google sur n'importe quelle adresse e-mail, par exemple auprès d'une entreprise sans Workspace, mais également auprès de fournisseurs de messagerie comme Yahoo et Hotmail. Ici, vous pouvez créer un tel compte Google : https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Après avoir installé ProjectWork à partir de Google Workspace Marketplace , vous vous connectez à ProjectWork , autorisez l'accès à votre Google Drive et vous inscrivez après un choix parmi

• démarrez un essai ProjectWork gratuit de 14 jours sans engagement,
• achetez dans l'application une licence ProjectWork pour une période spécifique.

Lisez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité .

ProjectWork possède des intégrations utiles avec de nombreuses autres applications.

Projet Microsoft

Microsoft Project est un logiciel bien connu pour créer des calendriers de projets. ProjectWork peut importer des fichiers XML enregistrés par MS Project. Il peut également exporter un planning créé vers un fichier XML. La taille maximale du fichier à importer est de 25 Mo.

Google Drive™

ProjectWork est entièrement intégré à Google Drive pour créer et ouvrir des fichiers ProjectWork à partir de votre propre Google Drive. Toutes les modifications sont automatiquement stockées dans Drive.

Les plannings de projet étant dans Google Drive, il est possible de partager des plannings avec d'autres utilisateurs. Il est également possible de travailler simultanément dans une planification partagée, où un changement est immédiatement visible pour les autres.

Feuille de calcul dans Google Drive

Si vous souhaitez créer un rapport ou une analyse à partir de votre emploi du temps, vous pouvez le publier sur une feuille de calcul Google pour un traitement ultérieur. Vous pouvez publier sur une nouvelle feuille de calcul ou sur une feuille de calcul publiée antérieurement qui est ensuite mise à jour, en conservant vos calculs, graphiques, notes, etc. ajoutés.

Jalons dans Google Agenda

Les jalons et les délais sont des événements importants dans le calendrier d’un projet. Dans le calendrier, ce sont des tâches d'une durée de 0. ProjectWork peut saisir ces événements dans son calendrier Google ProjectWork pour en garder une trace. Les événements marquants apparaissent également dans les calendriers des ressources affectées.

Les jalons de tous vos projets apparaissent dans le même calendrier ProjectWork . Vous pouvez partager ce calendrier avec d'autres.

Planifier dans Google Sites

Google Sites est idéal pour un portail de projet où vous pouvez présenter la documentation et la communication du projet. L’accès au(x) portail(s) peut être restreint à des parties prenantes spécifiques. Le calendrier du projet dans ProjectWork peut être publié sous forme de code HTML que vous pouvez copier et intégrer dans Google Sites. Avant d'intégrer le code HTML, vous pouvez prévisualiser le planning publié dans le navigateur.

Emplacements des sites dans Google Maps

Les ressources dont l'emplacement du site est spécifié seront tracées dans Google Maps pour montrer la progression géographique.

Messages dans Google Chat

Google Chat peut être utilisé pour la communication du projet. Les plannings créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un espace de discussion avec un message utilisant une URL de webhook. La vue du planning peut être conservée lorsqu'elle est ouverte depuis la publication. Des informations sur le projet telles que sa description peuvent également être incluses dans la publication.

Messages dans Slack

Slack peut être utilisé pour la communication de projet. Les plannings créés avec ProjectWork peuvent être publiés sur un canal Slack avec un message utilisant une URL de webhook. La vue du planning peut être conservée lorsqu'elle est ouverte depuis la publication. Des informations sur le projet telles que sa description peuvent également être incluses dans la publication.

ProjectWork peut être utilisé pendant une période de licence, sans abonnement, donc pas de prélèvements automatiques. Vous achetez un certain nombre de mois, la durée minimale est de 6 mois. Un mois avant la fin de la période, vous serez informé de la prolongation dans l'application elle-même et par e-mail. Une extension est achetée avant l'expiration d'un essai ou d'une licence, mais ne démarre qu'à la date d'expiration. Sans extension, vous ne pouvez consulter que vos propres horaires et les autres n'y ont plus accès.

L'achat s'effectue dans l'application elle-même, garantissant que vous commandez le bon compte ou le bon domaine. Les options de licence, les périodes et les prix s'afficheront dans ProjectWork après votre inscription dans l'application. Les options sont une licence

• pour un seul compte Google,
• pour un Groupe avec plusieurs comptes Google qui s'activent une seule fois avec un code de licence,
• pour tous les comptes d'un domaine avec Google Workspace , sans administration ni activation de compte.

Après avoir sélectionné la licence souhaitée, vous payez avec un compte PayPal dans votre propre devise. Vous pouvez également copier le lien PayPal dans l'application et l'envoyer à la personne qui effectue le paiement. Après le paiement, votre nouvelle date d'expiration s'affichera immédiatement dans ProjectWork après l'actualisation de la page.

L'acheteur d'une licence de groupe recevra un e-mail avec le code de licence et des instructions sur la façon d'activer les comptes Google. Un compte Google s'active en permanence pour un Groupe, il n'y a pas de possibilité de le désactiver au profit d'un autre compte.

Le (sous-)domaine dans une licence de domaine est la partie après le @ dans les comptes Google qui peuvent utiliser la licence.

Dans la section support du site, vous trouvez le manuel .

Vous pouvez contacter le service d'assistance Forscale directement dans ProjectWork .

Collaboration en ligne

Le stockage en ligne du planning dans Google Drive permet de fonctionner indépendamment des appareils, vous verrez la dernière version sur n'importe lequel de vos appareils. ProjectWork vous permet même de travailler en équipe selon un horaire partagé en même temps depuis différents endroits. Les modifications apportées par l'un seront visibles par les autres.

Répartition des tâches

Une structure de répartition du travail (WBS) donne un aperçu de la portée totale du projet divisée en tâches récapitulatives et en tâches. ProjectWork vous aide à créer et modifier facilement un WBS en indentant et en renumérotant les tâches.

Dépendances et conditions des tâches

Un calendrier de projet statique comporte des tâches saisies avec une date de début et une date de fin ou, mieux encore, une date de début et une durée de tâche. Modifier un calendrier complexe composé de tâches simultanées et dépendantes coûte beaucoup de temps et d'efforts.

Un calendrier de projet dynamique comporte des tâches saisies avec une durée et des liens vers les prédécesseurs pour inclure les dépendances. Sur la base de ces informations, le calendrier le plus court est calculé par ProjectWork en utilisant la méthode du chemin critique. La modification de la durée d'une tâche ou de la date de début entraîne un calendrier recalculé. Les tâches récapitulatives issues du WBS peuvent également être liées.

Les tâches par défaut doivent être terminées dès que possible (Dès que possible) pour obtenir un maximum de marge et le calendrier de projet le plus court. Une tâche peut obtenir une condition pour être planifiée le plus tard possible (ALAP) sans relâche ou pour commencer ou se terminer à une date précise. L’ensemble du projet peut également être configuré pour commencer ou se terminer à une date spécifique.

diagramme de Gantt

Dans le diagramme de Gantt, ProjectWork rend les tâches visibles dans le temps, y compris leurs dépendances et le chemin critique.

Suivi des progrès

La progression peut être saisie par tâche avec un pourcentage. ProjectWork calcule la progression résultante par tâche récapitulative et ressource.

Le pourcentage de progression est également visible dans la barre des tâches du diagramme de Gantt. Un code couleur indique un retard par rapport à la date du jour.

Affectation des ressources

Des ressources sont nécessaires pour accomplir une tâche. Une ressource peut être une personne, mais aussi un équipement ou une quantité de matière. Après avoir attribué des ressources aux tâches, ProjectWork conserve un graphique de capacité sur la charge de chaque ressource.

Une ressource peut avoir un emplacement de site. Une ressource de type site peut publier sa localisation et sa progression dans Google Maps.

Nivellement des ressources

Si une ressource est affectée à plusieurs tâches qui se chevauchent, il peut arriver qu'une ressource soit affectée à plus de 100 %. ProjectWork peut déplacer les tâches vers l'avant pour résoudre cette surallocation.

Estimation des travaux

L'avantage de la planification dynamique devient encore plus évident lorsque vous basez la durée d'une tâche sur une estimation du travail et des ressources affectées. La modification des ressources affectées entraînera un calendrier et un budget recalculés.

Planification des sprints

Les projets de développement agile utilisent avec succès des Sprints itératifs selon le framework Scrum . Un sprint est une période d'un mois ou moins aboutissant à un produit incrémentiel utile. Les éléments du Product Backlog avec leurs tâches détaillées sont conservés dans le tableau Tâches. Lors de l'événement Sprint Planning, au début d'un Sprint, les éléments du Product Backlog sont sélectionnés pour le Sprint en leur attribuant une ressource de type sprint à partir du tableau Ressources.

Une ressource de sprint peut être filtrée pour afficher uniquement les tâches appartenant à ce Sprint Backlog. Le travail, la progression et les coûts de toutes les tâches de sprint sont résumés par ressource de sprint.

Calcul budgétaire

ProjectWork prend en charge les coûts fixes et variables par tâche. Les coûts variables proviennent des ressources affectées. Les coûts des ressources peuvent être par heure, par quantité utilisée ou fixes.

ProjectWork accumule les coûts par tâche, tâche récapitulative, tâches multiples et ressource.

Définir les heures de travail

Les horaires de travail standard de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine peuvent être ajustés pour refléter les temps de travail et les jours de travail réels. L'horaire tiendra compte des heures de travail disponibles.

Les jours chômés par exception, comme les jours fériés, peuvent être saisis. L'horaire sautera ces jours-ci.

Planifier avec des tâches enregistrées

La réutilisation de groupes de tâches communes garantit l’uniformité et la rapidité de la planification. Dans ProjectWork les tâches copiées dans le presse-papiers peuvent être enregistrées à cet effet et collées ultérieurement dans le planning. Les options de collage déterminent les informations à coller à partir du presse-papiers et les facteurs appliqués pour la répétition et la durée de la tâche. Les tâches enregistrées peuvent également être copiées vers un nouveau planning où elles pourront être réutilisées.

Édition

En plus d'imprimer le planning, vous pouvez le publier sous forme d'instantané sur Google Sites ou Google Calendar. Cela fait partie des nombreuses intégrations de ProjectWork avec d'autres applications.

Rapports

Dans ProjectWork vous pouvez copier le calendrier dans une feuille de calcul Google. Vous pouvez utiliser les données de la feuille de calcul pour créer des rapports. Plusieurs projets peuvent être combinés dans une feuille de calcul de tableau de bord. Ensuite, vous pouvez mettre à jour les feuilles de calcul à partir du calendrier pour mettre à jour les rapports.

Comparer avec les lignes de base

Les points de référence sont utiles pour suivre l'avancement d'un projet, par exemple par jalon. Ces soi-disant lignes de base sont une copie du calendrier en vigueur à ce moment-là. Ces références et l'écart avec le calendrier actuel sont visibles par tâche et par ressource.