ProjectWork

Pour réussir la mise en œuvre d'un projet, différentes méthodologies de gestion de projet sont disponibles, telles que PMBOK et PRINCE2 . Sur la base de l'expérience, ils décrivent les aspects impliqués dans la planification et l'exécution des projets, tels que s'entendre sur la portée, enregistrer le travail requis, évaluer les risques, déterminer l'expertise et les matériaux requis, calculer le temps et les coûts prévus, structurer la documentation et la communication. , etc.

La planification et l'exécution d'un projet est souvent une affaire complexe où beaucoup d'informations sont réunies. Afin d'avoir des conseils et de garder une vue d'ensemble, une planification de projet est nécessaire. Créer et ajuster cela prend beaucoup de temps et d'efforts, mais cela se traduit par une équipe qui fonctionne mieux et un client satisfait.

Le logiciel de planification ProjectWork accélère et simplifie la planification en affichant un projet dans un calendrier avec sa portée, son travail, son temps, ses ressources, ses coûts, sa documentation et sa communication. Les informations sont disponibles sous forme de tableau, graphiquement et via des informations liées. Il vous permet de créer et de suivre des calendriers de projet en ligne, même simultanément par plusieurs utilisateurs à partir de différents emplacements. ProjectWork est intégré à Google Workspace, de sorte que la planification se trouve dans votre propre Google Drive et que les applications Google y sont intégrées. Deux versions sont disponibles :

• Free : Le propriétaire peut modifier un planning avec des tâches dans Google Drive, mais pas le partager avec d'autres. Le résultat est une décomposition WBS avec diagramme de Gantt.
• Business : les utilisateurs partagent et modifient les horaires avec des tâches et des ressources et les intègrent à Google Drive, Google Chat, Google Sheets, Google Calendar et Google Maps.
  Essayez Business gratuitement pendant 14 jours sans engagement.

Diaporama

Le logiciel ProjectWork PM peut être utilisé en ligne à n'importe quel endroit avec une connexion Internet en utilisant n'importe quel ordinateur (Windows, Mac, Chromebook, Linux) avec un navigateur Web moderne (Chrome, Firefox, Safari, Edge). L'installation et la maintenance ne sont pas nécessaires pour une application Web, cela se fait de manière centralisée dans le cloud.

Vous avez besoin d'un compte Google pour vous connecter. ProjectWork est intégré à Google Drive, Sheets, Calendar et Maps. Les fichiers de planification sont dans Drive afin que vous puissiez toujours partager la dernière version avec qui vous voulez. Vous pouvez même travailler sur le même fichier en même temps.

Un compte Google peut être 1) un compte Gmail (@gmail.com), 2) un compte Workspace ou 3) un compte Google sans Gmail. Un compte Workspace fait partie d'un domaine d'entreprise qui dispose de Google Workspace pour son logiciel de productivité (e-mail, calendrier, éditeur de texte, diapositives, feuilles de calcul, vidéoconférence et bien plus encore). Un compte Google sans Gmail signifie que vous pouvez avoir un compte Google sur n'importe quelle adresse e-mail, comme celle d'une entreprise sans Workspace, mais aussi de fournisseurs de messagerie comme Yahoo et Hotmail. Ici, vous pouvez créer un tel compte Google : https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Après avoir installé ProjectWork à partir de Google Workspace Marketplace , connectez-vous à ProjectWork, autorisez l'accès à votre Google Drive et enregistrez-vous après avoir choisi

• utiliser ProjectWork for Free avec des fonctionnalités limitées,
• commencer un essai gratuit de 14 jours Business sans engagement,
• acheter in-app une licence Business pour une certaine période.

Vous pouvez utiliser ces options successivement, les plannings sur lesquels vous travaillez resteront compatibles.

Lisez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité .

ProjectWork for Business peut être utilisé pendant une période de licence, sans abonnement ni prélèvement. Vous achetez un nombre de mois, la durée minimale est de 6 mois. Un mois avant la fin de la période, vous serez informé de la prolongation dans l'application elle-même et par e-mail. Une extension est achetée avant l'expiration d'un essai ou d'une licence, mais ne commence qu'à la date d'expiration. Sans extension, vous pouvez toujours modifier gratuitement vos horaires avec des fonctionnalités limitées et acheter Business plus tard.

L'achat se fait dans l'application elle-même, garantissant que vous commandez pour le bon compte ou domaine. Les options de licence, les périodes et les prix s'afficheront dans ProjectWork après votre inscription dans l'application. Les options sont une licence

• pour un seul compte Google,
• pour un groupe avec plusieurs comptes Google qui s'activent une seule fois avec un code de licence,
• pour tous les comptes d'un domaine avec Google Workspace , sans administration ni activation de compte.

L'acheteur d'une licence Groupe recevra le code de licence et se charge de le transmettre aux comptes à activer. Un compte Google s'active en permanence, il n'y a pas de possibilité de le désactiver au profit d'un autre compte.

Le (sous-)domaine dans une licence de domaine est la partie après le @ dans les comptes Google qui peuvent utiliser la licence.

Après avoir sélectionné la licence souhaitée, vous payez avec un compte PayPal. Vous pouvez également copier et envoyer le lien PayPal à la personne qui exécute le paiement. Après le paiement, votre nouvelle date d'expiration s'affichera immédiatement dans ProjectWork après l'actualisation de la page. Avec une licence de groupe, un e-mail sera envoyé à l'acheteur avec le code de licence et des instructions sur la façon d'activer les comptes Google, y compris de la part de l'acheteur si vous le souhaitez.

Dans la section support du site vous trouverez le manuel .

Le service d'assistance est disponible pour une utilisation Limited et Business .
Vous pouvez contacter le service d'assistance Forscale directement dans ProjectWork .

Répartition des tâches

Une structure de répartition du travail (WBS) donne un aperçu de l'ensemble du projet divisé en tâches récapitulatives et tâches. ProjectWork vous aide à créer et à modifier facilement un WBS en mettant en retrait et en renumérotant les tâches.

Dépendances et conditions des tâches

Un calendrier de projet statique contient des tâches entrées avec une date de début et une date de fin ou mieux une date de début et une durée de tâche. Modifier un planning complexe composé de tâches simultanées et dépendantes demande beaucoup de temps et d'efforts.

Un calendrier de projet dynamique contient des tâches entrées avec une durée et des liens vers les prédécesseurs pour inclure les dépendances. Sur la base de ces informations, le calendrier le plus court est calculé par ProjectWork en utilisant la méthode du chemin critique. La modification de la durée ou de la date de début d'une tâche entraîne un calendrier recalculé. Les tâches récapitulatives résultant de la WBS peuvent également être liées.

Les tâches par défaut sont planifiées pour être terminées dès que possible (ASAP) pour obtenir un maximum de marge et le calendrier de projet le plus court. Une tâche peut obtenir une condition pour être planifiée le plus tard possible (ALAP) sans marge ou pour commencer ou se terminer à une date précise. L'ensemble du projet peut également être défini pour commencer ou se terminer à une date spécifique.

diagramme de Gantt

Dans le diagramme de Gantt, ProjectWork rend les tâches visibles dans le temps, y compris leurs dépendances et le chemin critique.

Suivi des progrès

La progression peut être saisie par tâche avec un pourcentage. ProjectWork calcule la progression résultante par tâche récapitulative et ressource.

Un code couleur indique le retard par rapport à la date courante.

Affectation et nivellement des ressources - en Business

Des ressources sont nécessaires pour accomplir une tâche. Une ressource peut être une personne, mais aussi un équipement ou une quantité de matériel. Après avoir affecté des ressources aux tâches, ProjectWork conserve un graphique de capacité sur la charge de chaque ressource.

Une ressource peut avoir un emplacement de site. Une ressource de type de site affichera l'emplacement du site dans Google Maps.

Si une ressource est affectée à plusieurs tâches qui se chevauchent, il peut arriver qu'une ressource soit affectée à plus de 100 %. ProjectWork peut déplacer des tâches vers l'avant pour résoudre cette surallocation.

Estimation des travaux – en Business

L'avantage de la planification dynamique devient encore plus évident lorsque vous basez la durée d'une tâche sur l'estimation du travail et les ressources affectées. La modification des ressources affectées entraînera un calendrier et un budget recalculés.

Planification de sprint – en Business

Les projets de développement Agile utilisent avec succès des Sprints itératifs selon le framework Scrum . Un sprint est une boîte de temps d'un mois ou moins résultant en un produit incrémentiel utile. Les éléments du Product Backlog avec leurs tâches détaillées sont conservés dans le tableau Tâches. Lors de l'événement Sprint Planning, au début d'un Sprint, les éléments du Product Backlog sont sélectionnés pour le Sprint en leur attribuant une ressource de type Sprint à partir du tableau Ressources.

Une ressource de sprint peut être filtrée pour n'afficher que les tâches appartenant à ce backlog de sprint. Le travail, la progression et les coûts de toutes les tâches de sprint sont résumés par ressource de sprint.

Calcul du budget – en Business

ProjectWork prend en charge les coûts fixes et variables par tâche. Les coûts variables découlent des ressources affectées. Les coûts des ressources peuvent être par heure, par quantité utilisée ou fixes.

ProjectWork accumule les coûts par tâche, tâche récapitulative, tâches multiples et ressource.

Définir les heures de travail – en Business

Les heures de travail standard de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine peuvent être ajustées pour refléter les heures et les jours de travail réels. L'horaire tiendra compte des heures de travail disponibles.

Les jours chômés par exception, comme les jours fériés, peuvent être saisis. L'horaire sautera ces jours-ci.

Planifier avec des tâches enregistrées – en Business

La réutilisation de groupes de tâches communes garantit l'uniformité et la rapidité de la planification. Dans ProjectWork , les tâches copiées dans le presse-papiers peuvent être enregistrées pour cela et collées ultérieurement dans le calendrier. Les options de collage déterminent les informations à coller à partir du presse-papiers et les facteurs appliqués pour la répétition et la durée de la tâche. Les tâches enregistrées peuvent également être copiées dans un nouveau calendrier où elles peuvent être réutilisées.

Comparer avec les lignes de base – en Business

Les points de référence sont utiles pour suivre l'avancement d'un projet, par exemple par jalon. Ces soi-disant lignes de base sont une copie du calendrier à ce moment-là. Ces lignes de base et l'écart avec le planning actuel sont visibles par tâche et ressource.

Projet Microsoft

Microsoft Project est un progiciel bien connu pour créer des calendriers de projet. ProjectWork peut importer des fichiers XML enregistrés par MS Project. Il peut également exporter un programme créé vers un fichier XML. La taille maximale du fichier à importer est de 25 Mo.

Slack – en affaires

Slack peut être utilisé pour la communication du projet. Les horaires créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un canal Slack avec un message à l'aide d'une URL de webhook. La vue du planning peut être conservée lorsqu'elle est ouverte depuis la publication. Des informations sur le projet, telles que sa description, peuvent également être incluses dans le message.

Google Chat – en entreprise

Google Chat peut être utilisé pour la communication du projet. Les horaires créés avec ProjectWork peuvent être publiés dans un espace de chat avec un message à l'aide d'une URL de webhook. La vue du planning peut être conservée lorsqu'elle est ouverte depuis la publication. Des informations sur le projet, telles que sa description, peuvent également être incluses dans le message.

Google Drive™

ProjectWork est entièrement intégré à Google Drive pour créer et ouvrir des fichiers ProjectWork à partir de votre propre Google Drive. Toutes les modifications sont automatiquement stockées dans Drive.

Étant donné que les calendriers de projet sont conservés dans Google Drive, il est possible de travailler sur plusieurs calendriers en même temps. Il est également possible de partager des horaires avec d'autres.

HTML dans Google Drive – en Business

Un planning publié peut être visualisé sans licence ProjectWork . Selon la confidentialité requise, l'horaire HTML peut être affiché sur un site ou envoyé individuellement sous forme de fichier.

Feuille de calcul dans Google Drive – en Business

Si vous souhaitez créer un rapport ou une analyse à partir de votre emploi du temps, vous pouvez le publier dans une feuille de calcul Google pour un traitement ultérieur. Vous pouvez publier dans une nouvelle feuille de calcul ou dans une feuille publiée antérieurement qui est ensuite mise à jour, en conservant vos calculs, graphiques, notes, etc. ajoutés.

Jalons dans Google Agenda – en Business

Les jalons et les échéances sont des événements importants dans le calendrier d'un projet. Dans le calendrier, ce sont des tâches de durée 0. ProjectWork peut entrer ces événements dans son calendrier Google ProjectWork pour en garder une trace. Les événements jalons apparaissent également dans les calendriers des ressources affectées.

Les jalons de tous vos projets apparaissent dans le même calendrier ProjectWork . Vous pouvez partager ce calendrier avec d'autres.

Emplacements des sites dans Google Maps – dans Business

Les ressources qui ont un emplacement de site spécifié seront tracées dans Google Maps pour montrer la progression géographique.