ProjectWork con Google Drive

En un proyecto, es necesario gestionar todo de principio a fin. Hay que reclutar y dirigir personal, presupuesto y otros recursos para cumplir con el alcance requerido dentro del plazo, presupuesto y calidad acordados. Para lograrlo, es necesario crear planes y documentos que se adapten a las circunstancias cambiantes y se perfeccionen a medida que avanza el proyecto. Para llevar un control preciso, se necesita un software de gestión de proyectos que garantice el buen funcionamiento del equipo y la satisfacción del cliente.

El software de planificación ProjectWork es:

• Poderoso
• Colaboración en línea y en tiempo real sobre el cronograma del proyecto por parte de múltiples usuarios.
• Cálculo de la ruta crítica, nivelación de recursos y simulación de Monte Carlo.
• Resumen cronológico de las tareas en el diagrama de Gantt y de los recursos en el diagrama de capacidad.
• Colaboración con un asistente o agente de IA externo a través del servidor MCP integrado.
• Fácil de usar
• Las tareas y los recursos se combinan en una sola descripción general.
• Las tareas se pueden vincular con un clic del ratón.
• Los recursos se pueden asignar con un clic del ratón.
• Los cambios realizados por la edición de una tarea o recurso se indican mediante un color.
• Asequible
• Los archivos de programación se almacenan en tu propia cuenta de Google Drive.
• Integrado con sus propias aplicaciones de Calendario, Hojas de cálculo, Mapas, Sitios y Chat.
• Los documentos del proyecto de Google Drive se pueden vincular a tareas y recursos.
• Prueba gratuita de 14 días y licencias por períodos específicos, sin suscripción.
• Útil
• Recorrido rápido que muestra los elementos de diseño con una explicación en la información emergente.
• Vídeos tutoriales y enlaces dentro de la aplicación a los capítulos del manual.
• Asistencia integrada en la aplicación y soporte técnico gratuito.
• Importación de archivos XML de Microsoft Project

ProjectWork
gestión de proyectos en línea

Integración con aplicaciones de Google

«Como profesional certificado en PMP y MS Project Server, debo decir que estoy impresionado por la facilidad de uso y la sencillez que ofrece esta plataforma. La estructura de navegación y presentación de los datos permite comprender de forma integral tanto los proyectos como la carga de recursos.»

Presentación de diapositivas

El software de gestión de proyectos ProjectWork se puede usar en línea desde cualquier lugar con conexión a internet, utilizando cualquier ordenador (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un navegador web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). No requiere instalación ni mantenimiento, ya que se gestiona de forma centralizada en la nube.

Necesitas una cuenta de Google para iniciar sesión. El software ProjectWork está integrado con Google Drive, Hojas de cálculo, Calendario, Mapas y Chat. Los archivos de planificación se encuentran en Drive, por lo que siempre puedes compartir la última versión con quien quieras. Incluso puedes trabajar en el mismo archivo simultáneamente. Una cuenta de Google puede ser:

• Cuenta de Gmail (@gmail.com),
• cuenta de dominio de Google Workspace o
• Cuenta de Google sin Gmail.

Una cuenta de dominio de Workspace forma parte del dominio de una empresa que utiliza Google Workspace como software de productividad (Gmail, calendario, editor de texto, presentaciones, hojas de cálculo, videoconferencias, etc.). Una cuenta de Google sin Gmail significa que puedes tener una cuenta de Google con cualquier dirección de correo electrónico, como la de una empresa sin Workspace, o incluso con proveedores de correo electrónico como Yahoo y Hotmail. Aquí puedes crear una cuenta de Google de este tipo: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Después de instalar ProjectWork desde Google Workspace Marketplace , inicia sesión en ProjectWork , permite el acceso a tu Google Drive y elige una de las siguientes opciones:

• Comience una prueba gratuita de 14 días ProjectWork sin compromiso.
• comprar dentro de la aplicación una licencia ProjectWork por un período específico,
• Consulta los cronogramas (compartidos) de ProjectWork de forma gratuita, sin necesidad de prueba ni licencia.

Lea los Términos de uso y la Privacy policy .

ProjectWork cuenta con integraciones útiles con muchas otras aplicaciones.

Archivos de Microsoft Project

Microsoft Project es un software muy conocido para crear cronogramas de proyectos. ProjectWork puede importar archivos XML guardados por MS Project. También puede exportar un cronograma creado a un archivo XML. El tamaño máximo de archivo para importar es de 25 MB.

Archivos en Google Drive™

ProjectWork está totalmente integrado con Google Drive para crear y abrir archivos ProjectWork desde tu propia cuenta de Google Drive. Todos los cambios se guardan automáticamente en Drive.

Dado que los cronogramas de los proyectos se encuentran en Google Drive, es posible compartirlos con otros usuarios. También es posible trabajar simultáneamente en una planificación compartida, donde cualquier cambio es visible de inmediato para los demás.

Se pueden adjuntar otros archivos del proyecto que se encuentren en Google Drive a las tareas y los recursos de ProjectWork .

Horario en Google Sheets

Si deseas generar un informe o análisis a partir de tu cronograma, puedes publicarlo en una hoja de cálculo de Google para su posterior procesamiento. Puedes publicarlo en una hoja de cálculo nueva o en una ya publicada, la cual se actualizará conservando los cálculos, gráficos, notas, etc. que hayas añadido.

Hitos en Google Calendar

Los hitos y las fechas límite son eventos importantes en el cronograma de un proyecto. En el cronograma, se representan como tareas con duración cero. ProjectWork puede registrar estos eventos en su ProjectWork de Google para llevar un control preciso. Los hitos también aparecen en los calendarios de los recursos asignados.

Los hitos de todos tus proyectos aparecen en el mismo Calendario ProjectWork . Puedes compartir este calendario con otras personas.

Programación en Google Sites

Google Sites es ideal para un portal de proyectos donde puedes presentar la documentación y la comunicación del proyecto. El acceso al portal se puede restringir a las partes interesadas. El cronograma del proyecto en ProjectWork se puede publicar como código HTML, que puedes copiar e insertar en Google Sites. Antes de insertar el código HTML, puedes previsualizar el cronograma publicado en el navegador.

Ubicación de los sitios en Google Maps

Los recursos que tengan especificada una ubicación geográfica se mostrarán en Google Maps para ilustrar su progreso.

Mensajes en Google Chat

Google Chat se puede usar para la comunicación de proyectos. Los cronogramas creados con ProjectWork se pueden publicar en un espacio de chat con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del cronograma se conserva al abrirlo desde la publicación. También se puede incluir información del proyecto, como su descripción, en la publicación.

Mensajes en Slack

Slack se puede usar para la comunicación de proyectos. Los cronogramas creados con ProjectWork se pueden publicar en un canal de Slack mediante un mensaje con una URL de webhook. La vista del cronograma se conserva al abrirlo desde la publicación. También se puede incluir información del proyecto, como su descripción, en la publicación.

ProjectWork se puede usar durante el periodo de licencia, sin renovación automática, por lo que no se generan cargos recurrentes. Se compra por meses, con un mínimo de 6 meses. Un mes antes de que finalice el periodo, se le informará sobre la renovación en la propia aplicación y por correo electrónico. La renovación se compra antes de que caduque la prueba o la licencia, pero comienza en la fecha de vencimiento. Sin renovación, solo podrá ver sus propios horarios y los demás no tendrán acceso.

La compra se realiza en la propia aplicación, lo que garantiza que realice el pedido para la cuenta o dominio correctos. Las opciones de licencia, los períodos y los precios se mostrarán en ProjectWork después de registrarse en la aplicación. Las opciones son una licencia

• para una sola cuenta de Google,
• para un grupo con varias cuentas de Google que se activan una sola vez con un código de licencia,
• Para todas las cuentas de un dominio con Google Workspace , sin necesidad de administración ni activación de la cuenta.

Tras seleccionar la licencia deseada, paga con tu cuenta de PayPal en tu moneda local. También puedes copiar el enlace de PayPal en la aplicación y enviárselo a la persona que realizará el pago. Una vez realizado el pago, la nueva fecha de vencimiento aparecerá inmediatamente en ProjectWork al actualizar la página.

El comprador de una licencia de grupo recibirá un correo electrónico con el código de licencia e instrucciones para activar las cuentas de Google. Una cuenta de Google se activa de forma permanente para un grupo; no es posible desactivarla para usar otra cuenta.

El (sub)dominio en una licencia de dominio es la parte que aparece después del símbolo @ en las cuentas de Google que pueden usar la licencia.

En la sección de Soporte del sitio encontrará, entre otras cosas, el manual .

Puedes ponerte en contacto con el servicio de asistencia Forscale directamente en ProjectWork .

Colaboración en línea

El almacenamiento en línea del horario en Google Drive permite trabajar independientemente del dispositivo; verás la última versión en cualquiera de ellos. ProjectWork incluso te permite trabajar en un horario compartido en equipo simultáneamente desde diferentes ubicaciones. Los cambios que haga uno serán visibles para los demás.

Desglose de tareas

Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ofrece una visión general del alcance total del proyecto, dividido en tareas resumidas y tareas por hacer. ProjectWork facilita la creación y edición de una EDT mediante la sangría y renumeración de tareas.

Dependencias y condiciones de las tareas

Un cronograma de proyecto estático incluye tareas con fecha de inicio y fecha de finalización, o mejor aún, con fecha de inicio y duración. Modificar un cronograma complejo, compuesto por tareas simultáneas y dependientes, requiere mucho tiempo y esfuerzo.

Un cronograma de proyecto dinámico incluye tareas con duración y vínculos a predecesoras para incluir dependencias. Con base en esta información, ProjectWork calcula el cronograma más corto mediante el método de la ruta crítica. Al modificar la duración o la fecha de inicio de una tarea, se recalcula el cronograma. Las tareas de resumen resultantes de la EDT también se pueden vincular.

Las tareas predeterminadas se programan para completarse lo antes posible (ASAP) para maximizar la holgura y el cronograma de proyecto más corto. Una tarea puede tener la condición de programarse lo más tarde posible (ALAP) sin holgura o para comenzar o finalizar en una fecha específica. El proyecto completo también puede configurarse para comenzar o finalizar en una fecha específica.

Diagrama de Gantt

En el diagrama de Gantt, ProjectWork muestra las tareas en el tiempo mediante barras, incluyendo su desglose, dependencias y progreso. El estado de progreso se puede mostrar con barras de colores. La ruta crítica se puede mostrar con líneas rojas.

Seguimiento del progreso

Se puede introducir el progreso por tarea con un porcentaje. ProjectWork calcula el progreso resultante por tarea de resumen y recurso.

El porcentaje de progreso también se puede ver en la barra de tareas del diagrama de Gantt. Un código de color indica el retraso con respecto a la fecha actual.

Asignación de recursos

Se necesitan recursos para realizar una tarea. Un recurso puede ser una persona, pero también un equipo o una cantidad de material. Tras asignar recursos a las tareas, ProjectWork mantiene un gráfico de capacidad con la carga de cada recurso.

Un recurso puede tener una ubicación de sitio. Un recurso de tipo sitio puede publicar su ubicación y progreso en Google Maps.

Nivelación de recursos

Si un recurso se asigna a varias tareas superpuestas, puede suceder que se le asigne más del 100 %. ProjectWork puede adelantar las tareas para resolver esta sobreasignación.

Estimación de trabajo

La ventaja de la programación dinámica se hace aún más evidente al basar la duración de una tarea en la estimación del trabajo y los recursos asignados. Modificar los recursos asignados resultará en un cronograma y un presupuesto recalculados.

Planificación de sprints

Los proyectos de desarrollo ágil utilizan con éxito sprints iterativos según el marco de trabajo Scrum . Un sprint es un periodo de un mes o menos que da como resultado un producto incremental útil. Los elementos del Product Backlog, junto con sus tareas detalladas, se guardan en la tabla "Tareas". Durante la planificación del sprint, al inicio de un sprint, se seleccionan los elementos del Product Backlog asignándoles un recurso de tipo sprint de la tabla "Recursos".

Se puede filtrar un recurso de sprint para mostrar solo las tareas pertenecientes a este Sprint Backlog. El trabajo, el progreso y los costos de todas las tareas de sprint se resumen por recurso de sprint.

Cálculo del presupuesto

ProjectWork admite costos fijos y variables por tarea. Los costos variables se derivan de los recursos asignados. Los costos de los recursos pueden ser por hora, por cantidad utilizada o fijos.

ProjectWork acumula costos por tarea, tarea de resumen, tareas múltiples y recursos.

Establecer horas de trabajo

El horario laboral estándar de 8 horas diarias y 40 horas semanales puede ajustarse para reflejar la jornada laboral real. El horario tendrá en cuenta las horas de trabajo disponibles.

Se pueden registrar días no laborables por excepción, como festivos. El programa omitirá estos días.

Plan con tareas guardadas

Reutilizar grupos de tareas comunes garantiza uniformidad y agilidad en la planificación. En ProjectWork las tareas copiadas en el portapapeles se pueden guardar y pegar posteriormente en la programación. Las opciones de pegado determinan la información que se pegará desde el portapapeles y los factores aplicados para la repetición y la duración de la tarea. Las tareas guardadas también se pueden copiar a una nueva programación para poder reutilizarlas.

Publicación

Al publicar el cronograma, se crea una instantánea de la información del cronograma para que la vean las partes interesadas seleccionadas. Por ejemplo, se puede imprimir el cronograma de tareas desde el navegador, enviar hitos a Google Calendar y ubicaciones a Google Maps, e insertar HTML en Google Sites. El usuario ProjectWork puede actualizar estas instantáneas posteriormente.

Comparar con las líneas base

Una línea base es una copia del cronograma en un momento determinado para su posterior consulta. Ejemplos de líneas base son el cronograma inicial y los cronogramas al inicio de las fases posteriores. Estas líneas base, así como la variación con respecto a la duración, el trabajo y los costos reales, son visibles por tarea y recurso. En el informe de Gestión del Valor Ganado, puede seguir el progreso y el rendimiento.

Informes

En ProjectWork puedes sincronizar el cronograma con una hoja de cálculo de Google. Después, puedes usar los datos de la hoja de cálculo para generar informes. Se pueden combinar varios proyectos en una hoja de cálculo de panel. Después, puedes actualizar las hojas de cálculo desde el cronograma para actualizar los informes.

Simulación de Monte Carlo

En un cronograma de proyecto, la duración de las tareas es una estimación, lo que hace que la fecha de finalización sea incierta. Estimar una fecha de finalización fiable es difícil, ya que los cronogramas pueden formar redes complejas con tareas dependientes.

En ProjectWork se puede asignar a una tarea, además de su duración realista, una duración mínima optimista y una máxima pesimista. Estas duraciones forman una distribución de probabilidad triangular que la simulación de Monte Carlo utiliza en sus ejecuciones para calcular el cronograma. El resultado de las ejecuciones se recopila para crear una tabla de confianza con fechas de finalización.

La simulación de Monte Carlo en ProjectWork también puede tener en cuenta las limitaciones de recursos al aplicar la nivelación de recursos, similar a la gestión de proyectos de cadena crítica.