ProjectWork con Google Drive

En un proyecto, es necesario gestionarlo todo de principio a fin. Es necesario contratar y asignar personal, fondos y otros recursos para cumplir con el alcance requerido dentro del plazo, el presupuesto y la calidad acordados. Para lograrlo, es necesario crear planes y documentos que se adaptan a las circunstancias cambiantes y se perfeccionan a medida que avanza el proyecto. Para realizar un seguimiento, se necesita un software de gestión de proyectos para un equipo de proyecto eficiente y clientes satisfechos.

El software de planificación ProjectWork es:

• Poderoso
• Colaboración en línea y en tiempo real en el cronograma del proyecto por parte de múltiples usuarios
• Cálculo de ruta crítica, nivelación de recursos y simulación de Monte Carlo
• Desglose de costos según los recursos asignados
• Descripción general de la línea de tiempo de las tareas en el diagrama de Gantt y de los recursos en el diagrama de capacidad
• Fácil de usar
• Las tareas y los recursos se combinan en una descripción general
• Las tareas se pueden vincular con un clic del ratón
• Los recursos se pueden asignar con un clic del ratón
• Los cambios realizados en una tarea o en una edición de recurso se indican mediante un color.
• Asequible
• Los archivos de programación se almacenan en su propio Google Drive
• Integrado con sus propias aplicaciones de Calendario, Hojas de cálculo, Mapas, Sitios y Chat
• Los documentos de proyecto de Google Drive se pueden vincular a tareas y recursos
• Prueba gratuita de 14 días y licencias por períodos específicos, sin suscripción
• Útil
• Recorrido rápido que muestra los elementos de diseño con una explicación en forma de información sobre herramientas
• Vídeos tutoriales y enlaces dentro de la aplicación a capítulos del manual
• Asistencia en la aplicación y soporte técnico gratuito
• Importación de archivos XML de Microsoft Project

ProjectWork
gestión de proyectos en línea

Integrar con aplicaciones de Google

Como PMP, certificado en MS Project Server, debo decir que estoy impresionado por la utilidad y la simplicidad que ofrece esta plataforma. La estructura de navegación y presentación de los datos permite visualizar de forma integral tanto los proyectos como la carga de recursos.

Prueba ProjectWork gratis durante 14 días sin compromiso.

Presentación de diapositivas

El software de proyectos ProjectWork se puede usar en línea desde cualquier lugar con conexión a internet, desde cualquier ordenador (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un navegador web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). La aplicación web no requiere instalación ni mantenimiento, ya que se realiza de forma centralizada en la nube.

Necesita una cuenta de Google para iniciar sesión. El software ProjectWork está integrado con Google Drive, Hojas de Cálculo, Calendario, Mapas y Chat. Los archivos de planificación están en Drive, así que siempre puede compartir la última versión con quien quiera. Incluso puede trabajar en el mismo archivo simultáneamente. Una cuenta de Google puede ser:

• Cuenta de Gmail (@gmail.com),
• Cuenta de dominio de Google Workspace o
• Cuenta de Google sin Gmail.

Una cuenta de dominio de Workspace forma parte de un dominio empresarial que utiliza Google Workspace para su software de productividad (Gmail, calendario, editor de texto, Presentaciones, hojas de cálculo, videoconferencias, etc.). Una cuenta de Google sin Gmail significa que puedes tener una cuenta de Google en cualquier dirección de correo electrónico, tanto de una empresa sin Workspace como de proveedores de correo electrónico como Yahoo y Hotmail. Puedes crear una cuenta de Google aquí: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Después de instalar ProjectWork desde Google Workspace Marketplace , inicie sesión en ProjectWork , permita el acceso a su Google Drive y regístrese después de elegir entre

• Comience una prueba gratuita ProjectWork de 14 días sin compromiso,
• Compre en la aplicación una licencia ProjectWork por un período específico.

Lea los Términos de Uso y la Privacy policy .

ProjectWork tiene integraciones útiles con muchas otras aplicaciones.

Archivos de Microsoft Project

Microsoft Project es un conocido software para crear cronogramas de proyectos. ProjectWork permite importar archivos XML guardados en MS Project. También permite exportar un cronograma creado a un archivo XML. El tamaño máximo de archivo para importar es de 25 MB.

Archivos en Google Drive™

ProjectWork está totalmente integrado con Google Drive para crear y abrir archivos de ProjectWork desde tu Google Drive. Todos los cambios se guardan automáticamente en Drive.

Dado que los cronogramas de proyectos se encuentran en Google Drive, es posible compartirlos con otros usuarios. También es posible trabajar simultáneamente en una planificación compartida, donde cualquier cambio es visible inmediatamente para los demás.

Se pueden adjuntar otros archivos de proyecto en Google Drive a tareas y recursos en ProjectWork .

Programar en Hojas de cálculo de Google

Si desea crear un informe o análisis de su agenda, puede publicarlo en una hoja de cálculo de Google para su posterior procesamiento. Puede publicarlo en una hoja de cálculo nueva o en una publicada previamente que se actualice posteriormente, conservando así los cálculos, gráficos, notas, etc. que haya añadido.

Hitos en Google Calendar

Los hitos y las fechas límite son eventos importantes en el cronograma de un proyecto. En el cronograma, son tareas con duración 0. ProjectWork puede registrar estos eventos en su ProjectWork de Google para realizar un seguimiento. Los hitos también aparecen en los calendarios de los recursos asignados.

Los hitos de todos tus proyectos aparecen en el mismo Calendario ProjectWork . Puedes compartirlo con otros.

Programar en Google Sites

Google Sites es ideal para un portal de proyectos donde se puede presentar la documentación y la comunicación del proyecto. El acceso a los portales se puede restringir a partes interesadas específicas. El cronograma del proyecto en ProjectWork se puede publicar como código HTML, que se puede copiar e incrustar en Google Sites. Antes de incrustar el código HTML, se puede obtener una vista previa del cronograma publicado en el navegador.

Ubicaciones de sitios en Google Maps

Los recursos que tengan una ubicación de sitio especificada se trazarán en Google Maps para mostrar el progreso geográfico.

Mensajes en Google Chat

Google Chat se puede usar para la comunicación de proyectos. Los horarios creados con ProjectWork se pueden publicar en un espacio de chat con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del horario se conserva al abrirse desde la publicación. También se puede incluir información del proyecto, como su descripción, en la publicación.

Mensajes en Slack

Slack se puede usar para la comunicación de proyectos. Los calendarios creados con ProjectWork se pueden publicar en un canal de Slack con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del calendario se conserva al abrirse desde la publicación. También se puede incluir información del proyecto, como su descripción, en la publicación.

ProjectWork se puede usar durante el periodo de licencia, sin prórroga automática, por lo que no se requieren domiciliaciones bancarias recurrentes. Se adquieren varios meses; el periodo mínimo es de 6 meses. Un mes antes del final del periodo, se le informará sobre la renovación en la propia aplicación y por correo electrónico. La prórroga se adquiere antes del vencimiento de la prueba o licencia, pero solo comienza en la fecha de vencimiento. Sin prórroga, solo podrá ver sus propios horarios y los demás ya no tendrán acceso.

La compra se realiza en la propia aplicación, lo que garantiza que realice el pedido para la cuenta o el dominio correctos. Las opciones de licencia, los períodos y los precios se mostrarán en ProjectWork después de registrarse en la aplicación. Las opciones son una licencia.

• para una sola cuenta de Google,
• para un grupo con varias cuentas de Google que se activan una vez con un código de licencia,
• para todas las cuentas en un dominio con Google Workspace , sin administración ni activación de cuentas.

Tras seleccionar la licencia deseada, paga con una cuenta de PayPal en tu moneda. También puedes copiar el enlace de PayPal en la app y enviárselo a quien realiza el pago. Tras el pago, la nueva fecha de vencimiento aparecerá inmediatamente en ProjectWork al actualizar la página.

El comprador de una licencia de grupo recibirá un correo electrónico con el código de licencia e instrucciones para activar las cuentas de Google. Una cuenta de Google se activa de forma permanente para un grupo; no es posible desactivarla para usar otra cuenta.

El (sub)dominio en una licencia de dominio es la parte después del @ en las cuentas de Google que pueden usar la licencia.

En la sección de Soporte del sitio encontrarás entre otros el manual .

Puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica Forscale directamente en ProjectWork .

Colaboración en línea

El almacenamiento en línea del horario en Google Drive permite trabajar independientemente del dispositivo; verás la última versión en cualquiera de ellos. ProjectWork incluso te permite trabajar en un horario compartido en equipo simultáneamente desde diferentes ubicaciones. Los cambios que haga uno serán visibles para los demás.

Desglose de tareas

Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ofrece una visión general del alcance total del proyecto, dividido en tareas resumidas y tareas por hacer. ProjectWork facilita la creación y edición de una EDT mediante la sangría y renumeración de tareas.

Dependencias y condiciones de las tareas

Un cronograma de proyecto estático incluye tareas con fecha de inicio y fecha de finalización, o mejor aún, con fecha de inicio y duración. Modificar un cronograma complejo, compuesto por tareas simultáneas y dependientes, requiere mucho tiempo y esfuerzo.

Un cronograma de proyecto dinámico incluye tareas con duración y vínculos a predecesoras para incluir dependencias. Con base en esta información, ProjectWork calcula el cronograma más corto mediante el método de la ruta crítica. Al modificar la duración o la fecha de inicio de una tarea, se recalcula el cronograma. Las tareas de resumen resultantes de la EDT también se pueden vincular.

Las tareas predeterminadas se programan para completarse lo antes posible (ASAP) para maximizar la holgura y el cronograma de proyecto más corto. Una tarea puede tener la condición de programarse lo más tarde posible (ALAP) sin holgura o para comenzar o finalizar en una fecha específica. El proyecto completo también puede configurarse para comenzar o finalizar en una fecha específica.

Diagrama de Gantt

En el diagrama de Gantt, ProjectWork muestra las tareas en el tiempo mediante barras, incluyendo su desglose, dependencias y progreso. El estado de progreso se puede mostrar con barras de colores. La ruta crítica se puede mostrar con líneas rojas.

Seguimiento del progreso

Se puede introducir el progreso por tarea con un porcentaje. ProjectWork calcula el progreso resultante por tarea de resumen y recurso.

El porcentaje de progreso también se puede ver en la barra de tareas del diagrama de Gantt. Un código de color indica el retraso con respecto a la fecha actual.

Asignación de recursos

Se necesitan recursos para realizar una tarea. Un recurso puede ser una persona, pero también un equipo o una cantidad de material. Tras asignar recursos a las tareas, ProjectWork mantiene un gráfico de capacidad con la carga de cada recurso.

Un recurso puede tener una ubicación de sitio. Un recurso de tipo sitio puede publicar su ubicación y progreso en Google Maps.

Nivelación de recursos

Si un recurso se asigna a varias tareas superpuestas, puede suceder que se le asigne más del 100 %. ProjectWork puede adelantar las tareas para resolver esta sobreasignación.

Estimación de trabajo

La ventaja de la programación dinámica se hace aún más evidente al basar la duración de una tarea en la estimación del trabajo y los recursos asignados. Modificar los recursos asignados resultará en un cronograma y un presupuesto recalculados.

Planificación de sprints

Los proyectos de desarrollo ágil utilizan con éxito sprints iterativos según el marco de trabajo Scrum . Un sprint es un periodo de un mes o menos que da como resultado un producto incremental útil. Los elementos del Product Backlog, junto con sus tareas detalladas, se guardan en la tabla "Tareas". Durante la planificación del sprint, al inicio de un sprint, se seleccionan los elementos del Product Backlog asignándoles un recurso de tipo sprint de la tabla "Recursos".

Se puede filtrar un recurso de sprint para mostrar solo las tareas pertenecientes a este Sprint Backlog. El trabajo, el progreso y los costos de todas las tareas de sprint se resumen por recurso de sprint.

Cálculo del presupuesto

ProjectWork admite costos fijos y variables por tarea. Los costos variables se derivan de los recursos asignados. Los costos de los recursos pueden ser por hora, por cantidad utilizada o fijos.

ProjectWork acumula costos por tarea, tarea de resumen, tareas múltiples y recursos.

Establecer horas de trabajo

El horario laboral estándar de 8 horas diarias y 40 horas semanales puede ajustarse para reflejar la jornada laboral real. El horario tendrá en cuenta las horas de trabajo disponibles.

Se pueden registrar días no laborables por excepción, como festivos. El programa omitirá estos días.

Plan con tareas guardadas

Reutilizar grupos de tareas comunes garantiza uniformidad y agilidad en la planificación. En ProjectWork las tareas copiadas en el portapapeles se pueden guardar y pegar posteriormente en la programación. Las opciones de pegado determinan la información que se pegará desde el portapapeles y los factores aplicados para la repetición y la duración de la tarea. Las tareas guardadas también se pueden copiar a una nueva programación para poder reutilizarlas.

Publicación

Al publicar el cronograma, se crea una instantánea de la información del cronograma para que la vean las partes interesadas seleccionadas. Por ejemplo, se puede imprimir el cronograma de tareas desde el navegador, enviar hitos a Google Calendar y ubicaciones a Google Maps, e insertar HTML en Google Sites. El usuario ProjectWork puede actualizar estas instantáneas posteriormente.

Comparar con las líneas base

Una línea base es una copia del cronograma en un momento determinado para su posterior consulta. Ejemplos de líneas base son el cronograma inicial y los cronogramas al inicio de las fases posteriores. Estas líneas base, así como la variación con respecto a la duración, el trabajo y los costos reales, son visibles por tarea y recurso. En el informe de Gestión del Valor Ganado, puede seguir el progreso y el rendimiento.

Informes

En ProjectWork puedes sincronizar el cronograma con una hoja de cálculo de Google. Después, puedes usar los datos de la hoja de cálculo para generar informes. Se pueden combinar varios proyectos en una hoja de cálculo de panel. Después, puedes actualizar las hojas de cálculo desde el cronograma para actualizar los informes.

Simulación de Monte Carlo

En un cronograma de proyecto, la duración de las tareas es una estimación, lo que hace que la fecha de finalización sea incierta. Estimar una fecha de finalización fiable es difícil, ya que los cronogramas pueden formar redes complejas con tareas dependientes.

En ProjectWork se puede asignar a una tarea, además de su duración realista, una duración mínima optimista y una máxima pesimista. Estas duraciones forman una distribución de probabilidad triangular que la simulación de Monte Carlo utiliza en sus ejecuciones para calcular el cronograma. El resultado de las ejecuciones se recopila para crear una tabla de confianza con fechas de finalización.

La simulación de Monte Carlo en ProjectWork también puede tener en cuenta las limitaciones de recursos al aplicar la nivelación de recursos, similar a la gestión de proyectos de cadena crítica.