ProjectWork con Google Drive

Para implementar con éxito un proyecto, existen diversas metodologías de gestión de proyectos , como PMBOK y PRINCE2 . Basadas en la experiencia, describen los aspectos involucrados en la planificación y ejecución de proyectos.

La planificación y ejecución de un proyecto suele ser una cuestión compleja en la que se combina mucha información, como el alcance, el trabajo, el tiempo, los recursos, los costos, la documentación y la comunicación. El software de planificación de proyectos es imprescindible para que el equipo de proyecto funcione correctamente y los clientes estén satisfechos.

El software de planificación ProjectWork es:

• Poderoso
• Colaboración en línea y en tiempo real desde diferentes ubicaciones
• Cálculo de la ruta crítica y nivelación de recursos
• Desglose de costes en función de los recursos asignados
• Descripción general de la línea de tiempo en el diagrama de Gantt y el diagrama de capacidad
• Fácil de usar
• Las tareas y los recursos se combinan en una descripción general
• Las tareas están vinculadas con clics del mouse.
• Los recursos se asignan con clics del mouse
• Los cambios realizados mediante una edición de tarea/recurso se indican mediante un color.
• Asequible
• Los archivos de programación se almacenan en su propio Google Drive
• Integrado con sus propias aplicaciones de Calendario, Hojas de cálculo, Mapas, Sitios y Chat
• Los documentos de proyecto en Google Drive se pueden vincular a tareas
• Prueba gratuita de 14 días y licencias por períodos específicos
• Útil
• Recorrido rápido que muestra elementos de diseño gráfico
• Vídeos tutoriales y secciones del manual vinculadas a la aplicación
• Asistencia en la aplicación y soporte técnico gratuito
• Importación de archivos de Microsoft Project

ProjectWork
planificación de proyectos en línea

Integrar con aplicaciones de Google

❝ Como PMP, certificado en MS Project Server, debo decir que estoy impresionado por el uso y la simplicidad que ofrece esta plataforma. La estructura de navegación y presentación de los datos es tal que se obtiene el enfoque tanto de los proyectos como de la carga de recursos de manera integral. ❞

Prueba ProjectWork gratis durante 14 días sin compromiso.

Presentación de diapositivas

El software de proyectos ProjectWork se puede utilizar en línea desde cualquier lugar con conexión a Internet y desde cualquier ordenador (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un navegador web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). No se requiere instalación ni mantenimiento para una aplicación web, ya que esto se realiza de forma centralizada en la nube.

Necesita una cuenta de Google para iniciar sesión. El software ProjectWork está integrado con Google Drive, Sheets, Calendar, Maps y Chat. Los archivos de planificación están en Drive, por lo que siempre puede compartir la última versión con quien quiera. Incluso puede trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo. Una cuenta de Google puede ser:

• Cuenta de Gmail (@gmail.com),
• Cuenta de dominio de Google Workspace o
• Cuenta de Google sin Gmail.

Una cuenta de dominio Workspace es parte de un dominio de empresa que tiene Google Workspace como software de productividad (Gmail, calendario, editor de texto, presentaciones, hojas de cálculo, videoconferencias, etc.). Una cuenta de Google sin Gmail significa que puedes tener una cuenta de Google en cualquier dirección de correo electrónico, como la de una empresa sin Workspace, pero también de proveedores de correo electrónico como Yahoo y Hotmail. Aquí puedes crear una cuenta de Google de este tipo: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Después de instalar ProjectWork desde Google Workspace Marketplace , inicie sesión en ProjectWork , permita el acceso a su Google Drive y regístrese después de elegir entre

• Comience una prueba gratuita ProjectWork de 14 días sin obligaciones,
• Compre en la aplicación una licencia ProjectWork por un período específico.

Lea los Términos de uso y la Política de privacidad .

ProjectWork tiene integraciones útiles con muchas otras aplicaciones.

Archivos de Microsoft Project

Microsoft Project es un conocido producto de software para crear cronogramas de proyectos. ProjectWork puede importar archivos XML guardados por MS Project. También puede exportar un cronograma creado a un archivo XML. El tamaño máximo de archivo para importar es de 25 Mbytes.

Archivos en Google Drive™

ProjectWork está totalmente integrado con Google Drive para crear y abrir archivos ProjectWork desde su propio Google Drive. Todos los cambios se almacenan en Drive automáticamente.

Como los cronogramas de proyectos se encuentran en Google Drive, es posible compartirlos con otros usuarios. También es posible trabajar simultáneamente en una planificación compartida, donde cualquier cambio es visible inmediatamente para los demás.

Se pueden adjuntar otros archivos de proyecto en Google Drive a tareas y recursos en ProjectWork.

Programar en Hojas de cálculo de Google

Si desea realizar un informe o análisis de su cronograma, puede publicarlo en una hoja de cálculo de Google para su posterior procesamiento. Puede publicarlo en una nueva hoja de cálculo o en una publicada anteriormente que luego se actualice, conservando los cálculos, gráficos, notas, etc. agregados.

Hitos en Google Calendar

Los hitos y las fechas límite son eventos importantes en el cronograma de un proyecto. En el cronograma, son tareas con una duración de 0. ProjectWork puede ingresar estos eventos en su Calendario de Google ProjectWork para realizar un seguimiento. Los eventos de hitos también aparecen en los calendarios de los recursos asignados.

Los hitos de todos tus proyectos aparecen en el mismo Calendario ProjectWork . Puedes compartir este calendario con otras personas.

Programar en Google Sites

Google Sites es ideal para un portal de proyectos donde se puede presentar documentación y comunicación del proyecto. El acceso a los portales se puede restringir a partes interesadas específicas. El cronograma del proyecto en ProjectWork se puede publicar como código HTML que se puede copiar e incrustar en Google Sites. Antes de incrustar el código HTML, se puede obtener una vista previa del cronograma publicado en el navegador.

Ubicaciones de sitios en Google Maps

Los recursos que tengan una ubicación de sitio especificada se trazarán en Google Maps para mostrar el progreso geográfico.

Mensajes en Google Chat

Google Chat se puede utilizar para la comunicación de proyectos. Los cronogramas creados con ProjectWork se pueden publicar en un espacio de chat con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del cronograma se puede conservar al abrirlo desde la publicación. La información del proyecto, como su descripción, también se puede incluir en la publicación.

Mensajes en Slack

Slack se puede utilizar para la comunicación de proyectos. Los cronogramas creados con ProjectWork se pueden publicar en un canal de Slack con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del cronograma se puede conservar al abrirlo desde la publicación. La información del proyecto, como su descripción, también se puede incluir en la publicación.

ProjectWork se puede utilizar durante el periodo de licencia, sin prórroga automática, por lo que no se repiten los débitos directos. Se compra una cantidad de meses, el periodo mínimo es de 6 meses. Un mes antes de que finalice el periodo se le informará sobre la renovación en la propia aplicación y por correo electrónico. Se compra una prórroga antes de que caduque una prueba o licencia, pero solo comienza en la fecha de vencimiento. Sin una prórroga, solo puede ver sus propios horarios y los demás ya no tienen acceso.

La compra se realiza en la propia aplicación, lo que garantiza que realice el pedido para la cuenta o el dominio correctos. Las opciones de licencia, los períodos y los precios se mostrarán en ProjectWork después de que se registre en la aplicación. Las opciones son una licencia

• para una sola cuenta de Google,
• para un grupo con varias cuentas de Google que se activan una vez con un código de licencia,
• para todas las cuentas en un dominio con Google Workspace , sin administración ni activación de cuentas.

Después de seleccionar la licencia deseada, paga con una cuenta de PayPal en tu propia moneda. También puedes copiar el enlace de PayPal en la aplicación y enviárselo a la persona que realiza el pago. Después del pago, la nueva fecha de vencimiento se mostrará inmediatamente en ProjectWork después de actualizar la página.

El comprador de una licencia de Grupo recibirá un correo electrónico con el código de licencia e instrucciones sobre cómo activar las cuentas de Google. Una cuenta de Google se activa de forma permanente para un Grupo, no existe la opción de desactivarla a favor de otra cuenta.

El (sub)dominio en una licencia de dominio es la parte después del @ en las cuentas de Google que pueden usar la licencia.

En la sección de Soporte del sitio encontrará entre otros el manual .

Puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica Forscale directamente en ProjectWork .

Colaboración en línea

El almacenamiento en línea del cronograma en Google Drive permite trabajar independientemente del dispositivo, ya que verá la última versión en cualquiera de sus dispositivos. ProjectWork incluso le permite trabajar en un cronograma compartido en equipo al mismo tiempo desde diferentes ubicaciones. Los cambios que realice uno serán visibles para los demás.

Desglose de tareas

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) ofrece una descripción general del alcance total del proyecto dividido en tareas resumidas y tareas por realizar. ProjectWork le ayuda a crear y editar fácilmente una EDT mediante la sangría y la renumeración de las tareas.

Dependencias y condiciones de las tareas

Un cronograma de proyecto estático tiene tareas ingresadas con fecha de inicio y fecha de finalización o, mejor aún, fecha de inicio y duración de la tarea. Cambiar un cronograma complejo que consta de tareas simultáneas y dependientes requiere mucho tiempo y esfuerzo.

Un cronograma de proyecto dinámico tiene tareas ingresadas con duración y vínculos a predecesoras para incluir dependencias. En función de esta información, ProjectWork calcula el cronograma más corto utilizando el método de ruta crítica. Si se cambia la duración o la fecha de inicio de una tarea, se vuelve a calcular el cronograma. Las tareas resumidas resultantes de la EDT también se pueden vincular.

Las tareas predeterminadas se programan para que se completen lo antes posible (ASAP) para obtener la máxima holgura y el cronograma de proyecto más corto. Una tarea puede tener una condición para programarse lo más tarde posible (ALAP) sin holgura o para comenzar o finalizar en una fecha específica. También se puede configurar todo el proyecto para que comience o finalice en una fecha específica.

Diagrama de Gantt

En el diagrama de Gantt, ProjectWork muestra las tareas en el tiempo con barras, incluyendo su desglose, dependencias y progreso. El estado de progreso se puede mostrar con barras de colores. La ruta crítica se puede mostrar con líneas rojas.

Seguimiento del progreso

Se puede ingresar el progreso por tarea con un porcentaje. ProjectWork calcula el progreso resultante por tarea resumida y recurso.

El porcentaje de avance también es visible en la barra de tareas del diagrama de Gantt. Un código de colores indica el retraso con respecto a la fecha actual.

Asignación de recursos

Para llevar a cabo una tarea se necesitan recursos. Un recurso puede ser una persona, pero también un equipo o una cantidad de material. Después de asignar recursos a las tareas, ProjectWork mantiene un gráfico de capacidad sobre la carga de cada recurso.

Un recurso puede tener una ubicación de sitio. Un recurso de tipo sitio puede publicar su ubicación y progreso en Google Maps.

Nivelación de recursos

Si se asigna un recurso a varias tareas superpuestas, puede suceder que se le asigne más del 100 % de las tareas asignadas. ProjectWork puede trasladar las tareas a otras tareas para resolver esta sobreasignación.

Estimación de trabajo

La ventaja de la programación dinámica se hace aún más evidente cuando se basa la duración de una tarea en la estimación del trabajo y los recursos asignados. Si se modifican los recursos asignados, se volverá a calcular el cronograma y el presupuesto.

Planificación de sprints

Los proyectos de desarrollo ágil utilizan con éxito sprints iterativos según el marco de trabajo Scrum . Un sprint es un período de tiempo de un mes o menos que da como resultado un producto incremental útil. Los elementos del Product Backlog con sus tareas detalladas se guardan en la tabla Tareas. Durante el evento de planificación del sprint, al comienzo de un sprint, se seleccionan los elementos del Product Backlog para el sprint asignándoles un recurso de tipo sprint de la tabla Recursos.

Se puede filtrar un recurso de sprint para mostrar solo las tareas que pertenecen a este Sprint Backlog. El trabajo, el progreso y los costos de todas las tareas de sprint se resumen por recurso de sprint.

Cálculo del presupuesto

ProjectWork admite costos fijos y variables por tarea. Los costos variables se derivan de los recursos asignados. Los costos de los recursos pueden ser por hora, por cantidad utilizada o fijos.

ProjectWork acumula costos por tarea, tarea de resumen, tareas múltiples y recursos.

Establecer horas de trabajo

El horario laboral estándar de 8 horas diarias y 40 horas semanales se puede ajustar para reflejar los horarios y días laborales reales. El cronograma tendrá en cuenta las horas de trabajo disponibles.

Se pueden introducir días que no sean laborables por excepción, como días festivos. El cronograma omitirá estos días.

Planificar con tareas guardadas

La reutilización de grupos de tareas comunes garantiza la uniformidad y la rapidez en la planificación. En ProjectWork las tareas copiadas en el portapapeles se pueden guardar para este fin y pegarlas en el cronograma más tarde. Las opciones de pegado determinan la información que se pegará desde el portapapeles y los factores aplicados para la repetición y la duración de la tarea. Las tareas guardadas también se pueden copiar a un nuevo cronograma donde se pueden volver a utilizar.

Publicación

Cuando se publica el cronograma, se crea una instantánea de la información del cronograma para que la vean las partes interesadas seleccionadas. Algunos ejemplos son imprimir el cronograma de tareas desde el navegador, enviar hitos a Google Calendar y ubicaciones a Google Maps e insertar HTML en Google Sites. El usuario ProjectWork puede actualizar estas instantáneas más tarde.

Comparar con las líneas base

Una línea base es una copia del cronograma en un momento determinado para su posterior consulta. Algunos ejemplos de líneas base son el cronograma inicial y los cronogramas al comienzo de las fases posteriores. Estas líneas base y la variación con la duración, el trabajo y los costos reales son visibles por tarea y recurso. En el informe de Gestión del valor ganado puede seguir el progreso y el rendimiento.

Informes

En ProjectWork puedes sincronizar el cronograma con una hoja de cálculo de Google. Luego, puedes usar los datos de la hoja de cálculo para generar informes. Se pueden combinar varios proyectos en una hoja de cálculo del panel. Luego, puedes actualizar las hojas de cálculo desde el cronograma para actualizar los informes.