ProjectWork

Para implementar con éxito un proyecto, hay varias metodologías de gestión de proyectos disponibles, como PMBOK y PRINCE2 . Con base en la experiencia, describen los aspectos involucrados en la planificación y ejecución de proyectos, como acordar el alcance, registrar el trabajo requerido, evaluar los riesgos, determinar la experiencia y los materiales requeridos, calcular el tiempo y los costos esperados, estructurar la documentación y la comunicación. , etc.

La planificación y ejecución de un proyecto suele ser un asunto complejo en el que se junta mucha información. Para tener orientación y mantener una visión general, es necesaria una planificación del proyecto . Crear y ajustar esto requiere mucho tiempo y esfuerzo, pero vale la pena en un equipo que funciona mejor y un cliente satisfecho.

El software de planificación ProjectWork acelera y simplifica la planificación al mostrar un proyecto en un cronograma con su alcance, trabajo, tiempo, recursos, costos, documentación y comunicación. La información está disponible en forma tabular, gráficamente y mediante información enlazada. Le permite crear y realizar un seguimiento de los cronogramas de proyectos en línea, incluso simultáneamente por varios usuarios desde diferentes ubicaciones. ProjectWork está integrado con Google Workspace, por lo que la planificación está en su propio Google Drive y las aplicaciones de Google están integradas con él. Hay dos versiones disponibles:

• Free : el propietario puede editar un horario con tareas en Google Drive, pero no compartirlo con otros. El resultado es una descomposición WBS con diagrama de Gantt.
• Business : los usuarios comparten y editan horarios con tareas y recursos y los integran con Google Drive, Google Chat, Hojas de cálculo de Google, Google Calendar y Google Maps.
  Pruebe Business gratis durante 14 días sin compromiso.

Diapositivas

El software ProjectWork PM se puede usar en línea en cualquier ubicación con una conexión a Internet usando cada computadora (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un navegador web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). No se requiere instalación ni mantenimiento para una aplicación web, esto se realiza de forma centralizada en la nube.

Necesitas una cuenta de Google para iniciar sesión. ProjectWork está integrado con Google Drive, Sheets, Calendar y Maps. Los archivos de planificación están en Drive para que siempre puedas compartir la última versión con quien quieras. Incluso puede trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo.

Una cuenta de Google puede ser 1) una cuenta de Gmail (@gmail.com), 2) una cuenta de Workspace o 3) una cuenta de Google sin Gmail. Una cuenta de Workspace es parte del dominio de una empresa que tiene Google Workspace para su software de productividad (correo electrónico, calendario, editor de texto, diapositivas, hojas de cálculo, videoconferencias y mucho más). Una cuenta de Google sin Gmail significa que puede tener una cuenta de Google en cualquier dirección de correo electrónico, como de una empresa sin Workspace, pero también de proveedores de correo electrónico como Yahoo y Hotmail. Aquí puede crear una cuenta de Google de este tipo: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Después de instalar ProjectWork desde Google Workspace Marketplace , inicie sesión en ProjectWork, permita el acceso a su Google Drive y regístrese después de elegir entre

• use ProjectWork for Free con funcionalidad limitada,
• iniciar una prueba Business gratuita de 14 días sin compromiso,
• compre en la aplicación una licencia Business por un período determinado.

Puede usar estas opciones en sucesión, los horarios en los que trabaja seguirán siendo compatibles.

Lea los Términos de uso y la Política de privacidad .

ProjectWork for Business se puede utilizar durante un período de licencia, sin suscripción ni débitos directos. Se compra un número de meses, el plazo mínimo es de 6 meses. Un mes antes de que finalice el plazo se te informará de la prórroga en la propia app y por correo electrónico. Se compra una extensión antes de que caduque una prueba o licencia, pero solo comienza en la fecha de vencimiento. Sin una extensión, aún puede editar sus horarios con funciones limitadas de forma gratuita y comprar Business más tarde.

La compra se realiza en la propia aplicación, lo que garantiza que realiza el pedido para la cuenta o el dominio correctos. Las opciones de licencia, los períodos y los precios se mostrarán en ProjectWork después de registrarse en la aplicación. Las opciones son una licencia

• para una sola cuenta de Google,
• para un grupo con varias cuentas de Google que se activan solas una vez con un código de licencia,
• para todas las cuentas en un Dominio con Google Workspace , sin administración ni activación de cuentas.

El comprador de una licencia de grupo recibirá el código de licencia y es responsable de reenviarlo a las cuentas para activarlo. Una cuenta de Google se activa de forma permanente, no hay opción para desactivar a favor de otra cuenta.

El (sub)dominio en una licencia de Dominio es la parte después de la @ en las cuentas de Google que pueden usar la licencia.

Después de seleccionar la licencia deseada, paga con una cuenta de PayPal. También puede copiar y enviar el enlace de PayPal a la persona que ejecuta el pago. Después del pago, su nueva fecha de vencimiento se mostrará inmediatamente en ProjectWork después de actualizar la página. Con una licencia de grupo, se enviará un correo electrónico al comprador con el código de licencia e instrucciones sobre cómo activar las cuentas de Google, incluso del comprador si lo desea.

En la sección de soporte del sitio encontrará el manual .

El soporte de la mesa de ayuda está disponible para uso Limited y Business .
Puede ponerse en contacto con la mesa de ayuda Forscale directamente en ProjectWork .

Desglose de tareas

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) brinda una descripción general del proyecto total dividido en tareas de resumen y tareas. ProjectWork lo ayuda a crear y editar fácilmente una EDT al sangrar y volver a numerar las tareas.

Dependencias y condiciones de tareas

Un cronograma de proyecto estático tiene tareas ingresadas con fecha de inicio y fecha de finalización o mejor fecha de inicio y duración de la tarea. Cambiar un cronograma complejo que consta de tareas concurrentes y dependientes cuesta mucho tiempo y esfuerzo.

Un cronograma de proyecto dinámico tiene tareas ingresadas con duración y enlaces a predecesores para incluir dependencias. En base a esta información, ProjectWork calcula el cronograma más corto utilizando el método de la ruta crítica. Cambiar la duración de una tarea o la fecha de inicio da como resultado una programación recalculada. Las tareas de resumen resultantes de la WBS también se pueden vincular.

Las tareas predeterminadas están programadas para completarse lo antes posible (lo antes posible) para obtener la máxima holgura y el cronograma de proyecto más breve. Una tarea puede obtener una condición para programarse lo más tarde posible (ALAP) sin demora o para comenzar o terminar en una fecha específica. Todo el proyecto también se puede configurar para que comience o finalice en una fecha específica.

Gráfico de gantt

En el diagrama de Gantt, ProjectWork hace visibles las tareas en el tiempo, incluidas sus dependencias y la ruta crítica.

Seguimiento del progreso

El progreso se puede ingresar por tarea con un porcentaje. ProjectWork calcula el progreso resultante por tarea y recurso de resumen.

Un código de color indica retraso con respecto a la fecha actual.

Asignación y nivelación de recursos – en Business

Los recursos son necesarios para realizar una tarea. Un recurso puede ser una persona, pero también un equipo o una cantidad de material. Después de asignar recursos a las tareas, ProjectWork mantiene un gráfico de capacidad sobre la carga de cada recurso.

Un recurso puede tener una ubicación de sitio. Un recurso de tipo de sitio mostrará la ubicación del sitio en Google Maps.

Si un recurso se asigna a varias tareas superpuestas, puede ocurrir que un recurso se asigne más del 100 %. ProjectWork puede adelantar tareas para resolver esta sobreasignación.

Estimación de trabajo – en Business

La ventaja de la programación dinámica se vuelve aún más evidente cuando basa la duración de una tarea en la estimación del trabajo y los recursos asignados. Cambiar los recursos asignados resultará en un calendario y presupuesto recalculados.

Planificación de Sprint – en Business

Los proyectos de desarrollo ágil utilizan con éxito Sprints iterativos de acuerdo con el marco Scrum . Un sprint es una caja de tiempo de un mes o menos que resulta en un producto incremental útil. Los elementos de la cartera de productos con sus tareas detalladas se mantienen en la tabla Tareas. Durante el evento de planificación de sprint, al comienzo de un sprint, los elementos de la cartera de productos se seleccionan para el sprint asignándoles un recurso de tipo de sprint de la tabla de recursos.

Un recurso de sprint se puede filtrar para mostrar solo las tareas que pertenecen a este Sprint Backlog. El trabajo, el progreso y los costos de todas las tareas de Sprint se resumen por recurso de Sprint.

Cálculo de presupuesto – en Business

ProjectWork admite costos fijos y variables por tarea. Los costes variables se derivan de los recursos asignados. Los costes de los recursos pueden ser por hora, por cantidad utilizada o fijos.

ProjectWork acumula costos por tarea, resumen de tareas, múltiples tareas y recursos.

Establecer horas de trabajo - en Business

El horario de trabajo estándar de 8 horas por día y 40 horas por semana se puede ajustar para reflejar los días y horarios de trabajo reales. El horario tendrá en cuenta las horas de trabajo disponibles.

Se pueden ingresar días no laborables por excepción, como festivos. El horario se saltará estos días.

Planifica con tareas guardadas – en Business

La reutilización de grupos de tareas comunes asegura uniformidad y rapidez en la planificación. En ProjectWork las tareas copiadas en el portapapeles se pueden guardar para esto y pegarlas en el cronograma más tarde. Las opciones de pegado determinan la información que se pegará desde el portapapeles y los factores aplicados para la repetición y la duración de la tarea. Las tareas guardadas también se pueden copiar a un nuevo horario donde se pueden usar nuevamente.

Comparar con líneas de base - en Business

Los puntos de referencia son útiles para monitorear el progreso de un proyecto, por ejemplo, por hito. Estas llamadas líneas de base son una copia del cronograma en ese momento. Estas líneas base y la variación con el cronograma actual son visibles por tarea y recurso.

Proyecto Microsoft

Microsoft Project es un paquete de software muy conocido para crear cronogramas de proyectos. ProjectWork puede importar archivos XML guardados por MS Project. También puede exportar un horario creado a un archivo XML. El tamaño máximo de archivo para importar es de 25 Mbyte.

Slack: en los negocios

Slack se puede utilizar para la comunicación del proyecto. Los horarios creados con ProjectWork se pueden publicar en un canal de Slack con un mensaje utilizando una URL de webhook. La vista del cronograma se puede conservar cuando se abre desde la publicación. La información del proyecto, como su descripción, también se puede incluir en la publicación.

Chat de Google: en los negocios

Google Chat se puede utilizar para la comunicación del proyecto. Los horarios creados con ProjectWork se pueden publicar en un espacio de chat con un mensaje utilizando una URL de webhook. La vista del cronograma se puede conservar cuando se abre desde la publicación. La información del proyecto, como su descripción, también se puede incluir en la publicación.

Google Drive™

ProjectWork está totalmente integrado con Google Drive para crear y abrir archivos ProjectWork desde su propio Google Drive. Todos los cambios se almacenan en Drive automáticamente.

Debido a que los cronogramas de los proyectos se guardan en Google Drive, es posible trabajar en varios cronogramas al mismo tiempo. También es posible compartir horarios con otros.

HTML en Google Drive – en Business

Un cronograma publicado se puede ver sin una licencia ProjectWork . Dependiendo de la confidencialidad requerida, el cronograma HTML puede mostrarse en un sitio o enviarse individualmente como un archivo.

Hoja de cálculo en Google Drive – en Business

Si desea realizar un informe o análisis a partir de su programación, puede publicarlo en una hoja de cálculo de Google para su posterior procesamiento. Puede publicar en una nueva hoja de cálculo o en una publicada anteriormente que esté actualizada, manteniendo sus cálculos, gráficos, notas, etc. agregados.

Hitos en Google Calendar – en Business

Los hitos y los plazos son eventos importantes en el cronograma de un proyecto. En el cronograma son tareas con duración 0. ProjectWork puede ingresar estos eventos en su ProjectWork Google Calendar para realizar un seguimiento. Los eventos clave también aparecen en los calendarios de los recursos asignados.

Los hitos de todos sus proyectos aparecen en el mismo calendario ProjectWork . Puede compartir este calendario con otros.

Ubicaciones de sitios en Google Maps – en Business

Los recursos que tienen una ubicación de sitio especificada se trazarán en Google Maps para mostrar el progreso geográfico.