ProjectWork con Google Drive

Software de planificación de proyectos en línea

Para implementar con éxito un proyecto, se encuentran disponibles varias metodologías de gestión de proyectos , como PMBOK y PRINCE2 . Basados en la experiencia, describen los aspectos involucrados en la planificación y ejecución de proyectos.

Planificar y ejecutar un proyecto suele ser un asunto complejo donde confluye mucha información, como alcance, trabajo, tiempo, recursos, costos, documentación y comunicación. El software de planificación de proyectos es imprescindible para un buen equipo de proyecto que funcione y clientes satisfechos.


Aplicación ProjectWork

El software de planificación ProjectWork es:

  • Poderoso
    • colaboración en línea y en tiempo real desde diferentes ubicaciones
    • Cálculo de ruta crítica y nivelación de recursos.
    • desglose de costos en función de los recursos asignados
    • descripción general de la línea de tiempo en diagrama de Gantt y diagrama de capacidad
  • Fácil de usar
    • Las tareas y los recursos se combinan en una descripción general.
    • las tareas se vinculan con clics del mouse
    • los recursos se asignan con clics del mouse
    • Los resultados de una edición de tarea/recurso se indican mediante color.
  • Asequible
    • Los archivos de programación se almacenan en su propio Google Drive.
    • integrado con aplicaciones propias de Calendario, Hojas de cálculo, Mapas y Chat
    • Los documentos del proyecto en Google Drive están vinculados a tareas.
    • Prueba gratuita de 14 días y licencias por períodos específicos.
  • Útil
    • recorrido rápido que muestra elementos de diseño gráfico
    • vídeos tutoriales y secciones manuales vinculadas en la aplicación
    • asistencia en la aplicación y soporte técnico gratuito
    • importar archivo de Microsoft Project

Insignia de Google Workspace Marketplace

❝ Como PMP, Certificado en MS Project Server, debo decir que estoy impresionado por el uso y la simplicidad que ofrece esta plataforma. La estructura de navegación y presentación de los datos es tal que permite centrarse tanto en los proyectos como en la carga de recursos de forma integral. ❞

Prueba ProjectWork gratis durante 14 días sin compromisos.

Características

Planificación

Integración

Diseño gráfico

Diapositivas



Facilidad de uso en línea

El software de proyectos ProjectWork se puede utilizar en línea en cualquier ubicación con conexión a Internet utilizando cada computadora (Windows, Mac, Chromebook, Linux) con un navegador web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge). No se requiere instalación ni mantenimiento para una aplicación web, esto se realiza de forma centralizada en la nube.

Necesita una cuenta de Google para iniciar sesión. El software ProjectWork está integrado con Google Drive, Sheets, Calendar, Maps y Chat. Los archivos de planificación están en Drive para que siempre puedas compartir la última versión con quien quieras. Incluso puedes trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo. Una cuenta de Google puede ser:

  • Cuenta de Gmail (@gmail.com),
  • Cuenta de dominio de Google Workspace o
  • Cuenta de Google sin Gmail.

Una cuenta de dominio Workspace forma parte del dominio de una empresa que cuenta con Google Workspace para su software de productividad (gmail, calendario, editor de texto, diapositivas, hojas de cálculo, videoconferencias, etc.). Una cuenta de Google sin Gmail significa que puedes tener una cuenta de Google en cualquier dirección de correo electrónico, como la de una empresa sin Workspace, pero también la de proveedores de correo electrónico como Yahoo y Hotmail. Aquí puede crear dicha cuenta de Google: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Después de instalar ProjectWork desde Google Workspace Marketplace , inicie sesión en ProjectWork, permita el acceso a su Google Drive y regístrese después de elegir entre

  • inicie una prueba gratuita ProjectWork de 14 días sin obligaciones,
  • compre en la aplicación una licencia ProjectWork por un período específico.

Lea los Términos de uso y la Política de privacidad .

Integración de aplicaciones

Proyecto Microsoft

Microsoft Project es un conocido producto de software para crear cronogramas de proyectos. ProjectWork puede importar archivos XML guardados por MS Project. También puede exportar un cronograma creado a un archivo XML. El tamaño máximo de archivo para importar es de 25 Mbytes.

Google Drive™

ProjectWork está completamente integrado con Google Drive para crear y abrir archivos ProjectWork desde su propio Google Drive. Todos los cambios se almacenan en Drive automáticamente.

Debido a que los cronogramas de los proyectos están en Google Drive, es posible compartir cronogramas con otras personas. También es posible trabajar simultáneamente en una planificación compartida, donde un cambio es inmediatamente visible para los demás.

Hoja de cálculo en Google Drive

Si desea realizar un informe o análisis de su agenda, puede publicarlo en una hoja de cálculo de Google para su posterior procesamiento. Puede publicar en una nueva hoja de cálculo o en una publicada anteriormente que esté actualizada, manteniendo los cálculos, gráficos, notas, etc. agregados.

Hitos en Google Calendar

Los hitos y los plazos son eventos importantes en el cronograma de un proyecto. En el cronograma son tareas con duración 0. ProjectWork puede ingresar estos eventos en su ProjectWork Google Calendar para realizar un seguimiento. Los eventos hitos también aparecen en los calendarios de los recursos asignados.

Los hitos de todos sus proyectos aparecen en el mismo calendario de ProjectWork . Puedes compartir este calendario con otras personas.

Ubicaciones del sitio en Google Maps

Los recursos que tienen una ubicación de sitio especificada se trazarán en Google Maps para mostrar el progreso geográfico.

Mensajes en el chat de Google

Google Chat se puede utilizar para la comunicación del proyecto. Los cronogramas creados con ProjectWork se pueden publicar en un espacio de chat con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del horario se puede conservar cuando se abre desde la publicación. La información del proyecto, como su descripción, también se puede incluir en la publicación.

Mensajes en Slack

Slack se puede utilizar para la comunicación de proyectos. Los cronogramas creados con ProjectWork se pueden publicar en un canal de Slack con un mensaje mediante una URL de webhook. La vista del horario se puede conservar cuando se abre desde la publicación. La información del proyecto, como su descripción, también se puede incluir en la publicación.

HTML en Google Drive

Se puede ver un cronograma publicado sin una licencia ProjectWork . Dependiendo de la confidencialidad requerida, el programa HTML puede mostrarse en un sitio o enviarse individualmente como un archivo.

Aplicación en la compra

ProjectWork se puede utilizar durante un período de licencia, sin suscripción, por lo que no hay débitos directos. Compras una cantidad de meses, el período mínimo es de 6 meses. Un mes antes de que finalice el plazo se te informará de la prórroga en la propia app y por correo electrónico. Se compra una extensión antes de que caduque una prueba o licencia, pero solo comienza en la fecha de vencimiento. Sin una extensión sólo puedes ver tus propios horarios y los demás ya no tienen acceso.

La compra se realiza en la propia aplicación, lo que garantiza que realiza el pedido para la cuenta o dominio correcto. Las opciones, períodos y precios de la licencia se mostrarán en ProjectWork después de registrarse en la aplicación. Las opciones son una licencia.

  • para una sola cuenta de Google,
  • para un grupo con varias cuentas de Google que se activan una vez con un código de licencia,
  • para todas las cuentas en un Dominio con Google Workspace , sin administración ni activación de cuentas.

Después de seleccionar la licencia deseada, paga con una cuenta PayPal en su propia moneda. También puedes copiar el enlace de PayPal en la aplicación y enviárselo a la persona que realiza el pago. Después del pago, su nueva fecha de vencimiento se mostrará inmediatamente en ProjectWork después de actualizar la página.

El comprador de una licencia grupal recibirá un correo electrónico con el código de licencia e instrucciones sobre cómo activar las cuentas de Google. Una cuenta de Google se activa automáticamente para un Grupo, no hay opción de desactivarla a favor de otra cuenta.

El (sub)dominio en una licencia de dominio es la parte después de @ en las cuentas de Google que puede usar la licencia.

Soporte incluido

En la sección de soporte del sitio encontrará el manual .

Puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica Forscale directamente en ProjectWork .

Crear un horario

Desglose de tareas

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) brinda una descripción general del proyecto total dividido en tareas resumidas y tareas. ProjectWork le ayuda a crear y editar fácilmente una WBS sangrando y renumerando tareas.

Dependencias y condiciones de tareas.

Un cronograma de proyecto estático tiene tareas ingresadas con fecha de inicio y fecha de finalización o mejor fecha de inicio y duración de la tarea. Cambiar una programación compleja que consta de tareas concurrentes y dependientes cuesta mucho tiempo y esfuerzo.

Un cronograma de proyecto dinámico tiene tareas ingresadas con duración y enlaces a predecesores para incluir dependencias. Con base en esta información, ProjectWork calcula el cronograma más corto utilizando el método de ruta crítica. Cambiar la duración de una tarea o la fecha de inicio da como resultado un cronograma recalculado. También se pueden vincular las tareas resumidas resultantes de la WBS.

Las tareas predeterminadas están programadas para completarse lo antes posible (lo antes posible) para obtener la máxima holgura y el cronograma de proyecto más corto. Una tarea puede tener una condición para programarse lo más tarde posible (ALAP) sin holguras o para comenzar o finalizar en una fecha específica. También se puede configurar todo el proyecto para que comience o finalice en una fecha específica.

Gráfico de gantt

En el diagrama de Gantt, ProjectWork hace que las tareas sean visibles en el tiempo, incluidas sus dependencias y la ruta crítica.

Seguimiento del progreso

El progreso se puede ingresar por tarea con un porcentaje. ProjectWork calcula el progreso resultante por tarea y recurso resumidos.

Un código de color indica retraso con respecto a la fecha actual.

Asignación de recursos y nivelación.

Se necesitan recursos para realizar una tarea. Un recurso puede ser una persona, pero también un equipo o una cantidad de material. Después de asignar recursos a las tareas, ProjectWork mantiene un gráfico de Capacidad sobre la carga de cada recurso.

Un recurso puede tener una ubicación de sitio. Un recurso de tipo sitio mostrará la ubicación del sitio en Google Maps.

Si un recurso se asigna a varias tareas superpuestas, puede suceder que a un recurso se le asigne más del 100%. ProjectWork puede adelantar tareas para resolver esta sobreasignación.

estimación de trabajo

La ventaja de la programación dinámica se vuelve aún más evidente cuando la duración de una tarea se basa en la estimación del trabajo y los recursos asignados. Cambiar los recursos asignados dará como resultado un calendario y un presupuesto recalculados.

Planificación de sprints

Los proyectos de desarrollo ágil utilizan con éxito Sprints iterativos según el marco Scrum . Un sprint es un período de tiempo de un mes o menos que da como resultado un producto incremental útil. Los elementos del Product Backlog con sus tareas detalladas se mantienen en la tabla Tareas. Durante el evento de planificación del Sprint, al inicio de un Sprint, los elementos del Product Backlog se seleccionan para el Sprint asignándoles un recurso de tipo de sprint de la tabla Recursos.

Un recurso de sprint se puede filtrar para mostrar solo las tareas que pertenecen a este Sprint Backlog. El trabajo, el progreso y los costos de todas las tareas de Sprint se resumen por recurso de sprint.

Cálculo del presupuesto

ProjectWork admite costos fijos y variables por tarea. Los costos variables surgen de los recursos asignados. Los costos de los recursos pueden ser por hora, por cantidad utilizada o fijos.

ProjectWork acumula costos por tarea, tarea resumida, tareas múltiples y recurso.

Establecer horas de trabajo

La jornada laboral estándar de 8 horas diarias y 40 horas semanales se puede ajustar para reflejar los tiempos y días laborables reales. El horario tendrá en cuenta las horas de trabajo disponibles.

Se pueden introducir días inhábiles por excepción, como festivos. El horario se saltará estos días.

Planificar con tareas guardadas

La reutilización de grupos de tareas comunes garantiza uniformidad y rapidez en la planificación. En ProjectWork , las tareas copiadas en el portapapeles se pueden guardar para esto y pegarlas en el cronograma más tarde. Las opciones de pegado determinan la información que se pegará desde el portapapeles y los factores aplicados para la repetición y la duración de la tarea. Las tareas guardadas también se pueden copiar a un nuevo cronograma donde se pueden usar nuevamente.

Informes

En ProjectWork puedes copiar el cronograma en una hoja de cálculo de Google. Puede utilizar los datos de la hoja de cálculo para generar informes. Se pueden combinar varios proyectos en una hoja de cálculo del panel. Posteriormente podrá actualizar las hojas de cálculo del cronograma para actualizar los informes.

Comparar con líneas de base

Los puntos de referencia son útiles para monitorear el progreso de un proyecto, por ejemplo, por hito. Estas llamadas líneas de base son una copia del cronograma de ese momento. Estas líneas de base y la variación con el cronograma actual son visibles por tarea y recurso.