ProjectWork mit Google Drive

In einem Projekt müssen Sie alles von Anfang bis Ende managen. Sie müssen Personal, Geld und andere Ressourcen rekrutieren und steuern, um den erforderlichen Umfang innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens, Budgets und der vereinbarten Qualität zu erreichen. Dazu müssen Sie Pläne und Dokumente erstellen, die Sie an veränderte Umstände anpassen und im Laufe des Projekts verfeinern. Um den Überblick zu behalten, benötigen Sie Projektmanagement-Software für ein gut funktionierendes Projektteam und zufriedene Kunden.

Die Planungssoftware ProjectWork ist:

• Leistungsstark
• Online- und Echtzeit-Zusammenarbeit mehrerer Benutzer am Projektplan
• Kritische Pfadberechnung, Ressourcennivellierung und Monte-Carlo-Simulation
• Aufschlüsselung der Kosten basierend auf zugewiesenen Ressourcen
• Zeitleistenübersicht der Aufgaben im Gantt-Diagramm und der Ressourcen im Kapazitätsdiagramm
• Benutzerfreundlich
• Aufgaben und Ressourcen werden in einer Übersicht zusammengefasst
• Aufgaben können per Mausklick verknüpft werden
• Ressourcen können per Mausklick zugewiesen werden
• Änderungen durch eine Aufgaben- oder Ressourcenbearbeitung werden durch eine Farbe gekennzeichnet
• Erschwinglich
• Zeitplandateien werden in Ihrem eigenen Google Drive gespeichert
• Integriert mit eigenen Kalender-, Tabellen-, Karten-, Site- und Chat-Apps
• Projektdokumente aus Google Drive können mit Aufgaben und Ressourcen verknüpft werden
• Kostenlose 14-tägige Testversion und Lizenzen für bestimmte Zeiträume, kein Abonnement
• Hilfreich
• Schnelle Tour durch die Layoutelemente mit Tooltip-Erklärung
• Tutorial-Videos und In-App-Links zu Kapiteln im Handbuch
• In-App-Hilfe und kostenloser Helpdesk-Support
• Import von Microsoft Project XML-Dateien

ProjectWork
Online-Projektmanagement

Integration mit Google-Apps

❝ Als PMP und MS Project Server-zertifiziert bin ich von der Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit dieser Plattform beeindruckt. Die Navigations- und Präsentationsstruktur der Daten ermöglicht es Ihnen, Projekte und Ressourcenauslastung ganzheitlich im Blick zu behalten. ❞

Testen Sie ProjectWork 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Diashow

Die Projektmanagement-Software ProjectWork kann online von jedem Ort mit Internetanschluss auf jedem Computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) mit einem modernen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) genutzt werden. Installation und Wartung entfallen bei einer Webanwendung; dies erfolgt zentral in der Cloud.

Sie benötigen ein Google-Konto , um sich anzumelden. ProjectWork -Software ist in Google Drive, Tabellen, Kalender, Karten und Chat integriert. Ihre Planungsdateien befinden sich in Drive, sodass Sie jederzeit die aktuellste Version mit den gewünschten Personen teilen können. Sie können sogar gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Ein Google-Konto kann Folgendes sein:

• Gmail-Konto (@gmail.com),
• Google Workspace-Domänenkonto oder
• Google-Konto ohne Gmail.

Ein Workspace-Domain-Konto ist Teil einer Unternehmensdomain, die Google Workspace für ihre Produktivitätssoftware (Gmail, Kalender, Texteditor, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Videokonferenzen usw.) nutzt. Ein Google-Konto ohne Gmail bedeutet, dass Sie ein Google-Konto mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse haben können, beispielsweise von einem Unternehmen ohne Workspace, aber auch von E-Mail-Anbietern wie Yahoo und Hotmail. Hier können Sie ein solches Google-Konto erstellen: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail

Nach der Installation ProjectWork aus dem Google Workspace Marketplace melden Sie sich bei ProjectWork an, erlauben den Zugriff auf Ihr Google Drive und treffen eine Auswahl aus folgenden Optionen:

• Starten Sie eine kostenlose 14-tägige Testversion ProjectWork ohne jegliche Verpflichtungen.
• Erwerben Sie über die App eine ProjectWork Lizenz für einen bestimmten Zeitraum.
• ProjectWork-Zeitpläne (gemeinsam genutzt) kostenlos und ohne Testversion oder Lizenz einsehen.

Lesen Sie die Nutzungsbedingungen und die Privacy policy .

ProjectWork bietet nützliche Integrationen mit vielen anderen Apps.

Dateien aus Microsoft Project

Microsoft Project ist eine bekannte Software zur Erstellung von Projektplänen. ProjectWork kann von MS Project gespeicherte XML-Dateien importieren und erstellte Pläne auch als XML-Datei exportieren. Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 25 MB.

Dateien in Google Drive™

ProjectWork ist vollständig in Google Drive integriert, sodass Sie ProjectWork Dateien direkt aus Ihrem Google Drive erstellen und öffnen können. Alle Änderungen werden automatisch in Drive gespeichert.

Da die Projektpläne in Google Drive gespeichert sind, können sie mit anderen Nutzern geteilt werden. Auch die gleichzeitige Bearbeitung in einer gemeinsamen Planung ist möglich, wobei Änderungen für alle Beteiligten sofort sichtbar sind.

Andere Projektdateien in Google Drive können Aufgaben und Ressourcen in ProjectWork angehängt werden.

Terminplan in Google Tabellen

Wenn Sie aus Ihrem Zeitplan einen Bericht oder eine Analyse erstellen möchten, können Sie diese zur weiteren Verarbeitung in einer Google-Tabelle veröffentlichen. Sie können eine neue Tabelle erstellen oder eine bereits veröffentlichte Tabelle aktualisieren, wobei Ihre hinzugefügten Berechnungen, Diagramme, Notizen usw. erhalten bleiben.

Meilensteine im Google Kalender

Meilensteine und Deadlines sind wichtige Ereignisse im Projektplan. Im Plan sind sie Aufgaben mit der Dauer 0. ProjectWork kann diese Ereignisse in seinen ProjectWork Google Kalender eintragen, um den Überblick zu behalten. Die Meilensteine erscheinen auch in den Kalendern der zugewiesenen Ressourcen.

Die Meilensteine all Ihrer Projekte werden im selben ProjectWork angezeigt. Sie können diesen Kalender mit anderen teilen.

Terminplanung in Google Sites

Google Sites eignet sich ideal als Projektportal, auf dem Sie Projektdokumentation und -kommunikation präsentieren können. Der Zugriff auf das/die Portal(e) kann auf bestimmte Stakeholder beschränkt werden. Der Projektplan in ProjectWork kann als HTML-Code veröffentlicht werden, den Sie kopieren und in Google Sites einbetten können. Vor dem Einbetten des HTML-Codes können Sie den veröffentlichten Plan in der Browservorschau ansehen.

Standorte in Google Maps

Ressourcen, für die ein Standort angegeben ist, werden in Google Maps eingezeichnet, um den geografischen Fortschritt anzuzeigen.

Nachrichten in Google Chat

Google Chat eignet sich für die Projektkommunikation. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne lassen sich per Webhook-URL und einer Nachricht in einen Chatbereich einfügen. Die Ansicht des Zeitplans bleibt beim Öffnen aus dem Beitrag erhalten. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Beitrag aufgenommen werden.

Nachrichten in Slack

Slack eignet sich für die Projektkommunikation. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne lassen sich per Webhook-URL und Nachricht in einen Slack-Kanal posten. Die Ansicht des Zeitplans bleibt beim Öffnen über den Post erhalten. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Post eingefügt werden.

ProjectWork kann während der Laufzeit einer Lizenz genutzt werden, ohne automatische Verlängerung und ohne wiederkehrende Abbuchungen. Sie erwerben eine bestimmte Anzahl von Monaten, die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate. Einen Monat vor Ablauf der Laufzeit werden Sie in der App und per E-Mail über die Verlängerung informiert. Eine Verlängerung wird vor Ablauf der Test- oder Lizenzlaufzeit erworben, tritt aber erst mit dem Ablaufdatum in Kraft. Ohne Verlängerung können Sie nur noch Ihre eigenen Termine einsehen, andere Nutzer haben keinen Zugriff mehr.

Der Kauf erfolgt direkt in der App, sodass Sie für das richtige Konto oder die richtige Domain bestellen. Lizenzoptionen, Laufzeiten und Preise werden Ihnen nach der Registrierung in ProjectWork angezeigt. Die Optionen umfassen eine Lizenz.

• für ein einzelnes Google-Konto,
• für eine Gruppe mit mehreren Google-Konten, die sich einmalig mit einem Lizenzcode aktivieren,
• für alle Konten in einer Domain mit Google Workspace , ohne Kontoverwaltung und -aktivierung.

Nachdem Sie die gewünschte Lizenz ausgewählt haben, bezahlen Sie mit Ihrem PayPal-Konto in Ihrer Landeswährung. Alternativ können Sie den PayPal-Link in der App kopieren und an die Person senden, die die Zahlung vornimmt. Nach der Zahlung wird Ihr neues Ablaufdatum nach dem Aktualisieren der Seite sofort in ProjectWork angezeigt.

Der Käufer einer Gruppenlizenz erhält eine E-Mail mit dem Lizenzcode und Anweisungen zur Aktivierung der Google-Konten. Ein Google-Konto wird für eine Gruppe dauerhaft aktiviert; eine Deaktivierung zugunsten eines anderen Kontos ist nicht möglich.

Die (Sub-)Domain in einer Domainlizenz ist der Teil nach dem @ in den Google-Konten, die die Lizenz verwenden können.

Im Supportbereich der Website finden Sie unter anderem das Handbuch .

Sie können den Forscale Helpdesk direkt in ProjectWork kontaktieren.

Online-Zusammenarbeit

Die Online-Speicherung des Zeitplans in Google Drive ermöglicht geräteunabhängiges Arbeiten. Sie sehen die aktuellste Version auf jedem Ihrer Geräte. ProjectWork ermöglicht es Ihnen sogar, im Team gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus an einem gemeinsamen Zeitplan zu arbeiten. Änderungen, die von einem vorgenommen werden, sind für alle anderen sichtbar.

Aufgabenaufschlüsselung

Ein Projektstrukturplan (PSP) bietet einen Überblick über den gesamten Projektumfang, unterteilt in Sammelaufgaben und Aufgaben. ProjectWork unterstützt Sie beim einfachen Erstellen und Bearbeiten eines PSP durch Einrücken und Neunummerieren von Aufgaben.

Aufgabenabhängigkeiten und -bedingungen

In einem statischen Projektplan werden Aufgaben mit Start- und Enddatum oder besser noch mit Startdatum und Aufgabendauer eingetragen. Die Änderung eines komplexen Plans, der aus gleichzeitigen und abhängigen Aufgaben besteht, kostet viel Zeit und Aufwand.

In einem dynamischen Projektplan werden Aufgaben mit Dauer und Verknüpfungen zu Vorgängern erfasst, um Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Basierend auf diesen Informationen berechnet ProjectWork mithilfe der Methode des kritischen Pfads den kürzesten Zeitplan. Änderungen der Aufgabendauer oder des Startdatums führen zu einem neu berechneten Zeitplan. Auch aus dem PSP resultierende Sammelaufgaben können verknüpft werden.

Standardaufgaben werden so geplant, dass sie so schnell wie möglich (ASAP) abgeschlossen werden, um maximalen Puffer und einen möglichst kurzen Projektzeitplan zu gewährleisten. Eine Aufgabe kann die Bedingung erfüllen, so spät wie möglich (ALAP) ohne Puffer geplant zu werden oder an einem bestimmten Datum zu beginnen oder zu enden. Das gesamte Projekt kann auch so festgelegt werden, dass es an einem bestimmten Datum beginnt oder endet.

Gantt-Diagramm

Im Gantt-Diagramm zeigt ProjectWork Aufgaben im Zeitverlauf mit Balken an, einschließlich ihrer Aufschlüsselung, Abhängigkeiten und ihres Fortschritts. Der Fortschrittsstatus kann durch farbige Balken dargestellt werden. Der kritische Pfad kann durch rote Linien dargestellt werden.

Fortschrittsverfolgung

Der Fortschritt kann pro Aufgabe mit einem Prozentsatz eingegeben werden. ProjectWork berechnet den resultierenden Fortschritt pro Sammelaufgabe und Ressource.

Der Fortschritt in Prozent wird auch in der Taskleiste des Gantt-Diagramms angezeigt. Ein Farbcode zeigt die Verzögerung im Vergleich zum aktuellen Datum an.

Ressourcenzuweisung

Ressourcen werden benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen. Eine Ressource kann eine Person, aber auch ein Gerät oder eine Materialmenge sein. Nach der Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben führt ProjectWork ein Kapazitätsdiagramm zur Auslastung jeder Ressource.

Eine Ressource kann einen Standort haben. Eine Ressource vom Typ „Site“ kann ihren Standort und Fortschritt in Google Maps veröffentlichen.

Ressourcennivellierung

Wenn eine Ressource mehreren sich überschneidenden Aufgaben zugewiesen ist, kann es vorkommen, dass eine Ressource zu mehr als 100 % ausgelastet ist. ProjectWork kann Aufgaben nach vorne verschieben, um diese Überlastung zu beheben.

Arbeitsvoranschlag

Der Vorteil der dynamischen Planung wird noch deutlicher, wenn Sie die Aufgabendauer auf der Grundlage der Arbeitsschätzung und der zugewiesenen Ressourcen festlegen. Änderungen der zugewiesenen Ressourcen führen zu einer Neuberechnung von Zeitplan und Budget.

Sprintplanung

Agile Entwicklungsprojekte nutzen erfolgreich iterative Sprints gemäß dem Scrum-Framework . Ein Sprint ist ein Zeitraum von maximal einem Monat, der zu einem nützlichen inkrementellen Produkt führt. Die Product-Backlog-Elemente mit ihren Detailaufgaben werden in der Aufgabentabelle gespeichert. Während der Sprintplanung zu Beginn eines Sprints werden Product-Backlog-Elemente für den Sprint ausgewählt, indem ihnen eine Sprint-Ressource aus der Ressourcentabelle zugewiesen wird.

Eine Sprintressource kann gefiltert werden, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die zu diesem Sprint-Backlog gehören. Arbeit, Fortschritt und Kosten aller Sprint-Aufgaben werden pro Sprintressource zusammengefasst.

Budgetberechnung

ProjectWork unterstützt sowohl fixe als auch variable Kosten pro Aufgabe. Die variablen Kosten ergeben sich aus den zugewiesenen Ressourcen. Die Ressourcenkosten können pro Stunde, pro genutzter Menge oder fix angegeben werden.

ProjectWork kumuliert die Kosten pro Aufgabe, Sammelaufgabe, Mehrfachaufgabe und Ressource.

Arbeitszeiten festlegen

Die Regelarbeitszeit von 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich kann an die tatsächliche Arbeitszeit und die Arbeitstage angepasst werden. Die Arbeitszeiteinteilung berücksichtigt die verfügbaren Arbeitszeiten.

Es können ausnahmsweise arbeitsfreie Tage (z. B. Feiertage) eingetragen werden. Diese Tage werden dann vom Plan übersprungen.

Planen mit gespeicherten Aufgaben

Die Wiederverwendung von Gruppen gemeinsamer Aufgaben sorgt für Einheitlichkeit und Geschwindigkeit in der Planung. In ProjectWork können die in die Zwischenablage kopierten Aufgaben hierfür gespeichert und später in den Zeitplan eingefügt werden. Die Einfügeoptionen bestimmen, welche Informationen aus der Zwischenablage eingefügt werden und welche Faktoren für Wiederholung und Aufgabendauer angewendet werden. Die gespeicherten Aufgaben können auch in einen neuen Zeitplan kopiert und dort wiederverwendet werden.

Veröffentlichen

Wenn Sie den Zeitplan veröffentlichen, erstellen Sie eine Momentaufnahme der Zeitplaninformationen, die ausgewählten Stakeholdern zur Verfügung steht. Beispiele hierfür sind das Drucken des Aufgabenplans im Browser, das Senden von Meilensteinen an Google Kalender und Standorten an Google Maps sowie das Einfügen von HTML in Google Sites. Diese Momentaufnahmen können später vom ProjectWork Benutzer aktualisiert werden.

Vergleichen mit Baselines

Eine Baseline ist eine Kopie des Zeitplans zu einem bestimmten Zeitpunkt zur späteren Bezugnahme. Beispiele für Baselines sind der ursprüngliche Zeitplan und die Zeitpläne zu Beginn nachfolgender Phasen. Diese Baselines und die Abweichungen von der tatsächlichen Dauer, dem tatsächlichen Aufwand und den tatsächlichen Kosten sind pro Aufgabe und Ressource sichtbar. Im Earned Value Management-Bericht können Sie Fortschritt und Leistung verfolgen.

Berichterstattung

In ProjectWork können Sie den Zeitplan mit einer Google-Tabelle synchronisieren. Die Daten in der Tabelle können Sie dann für die Berichterstellung verwenden. Mehrere Projekte können in einer Dashboard-Tabelle zusammengefasst werden. Anschließend können Sie die Tabellen aus dem Zeitplan aktualisieren, um die Berichte zu aktualisieren.

Monte-Carlo-Simulation

In einem Projektplan handelt es sich bei der Aufgabendauer um Schätzungen, wodurch der Projektabschlusstermin unsicher ist. Die Schätzung eines zuverlässigen Projektabschlusstermins ist schwierig, da Projektpläne komplexe Netzwerke mit abhängigen Aufgaben bilden können.

In ProjectWork können Sie einer Aufgabe zusätzlich zu ihrer realistischen Dauer optional eine optimistische Mindest- und eine pessimistische Maximaldauer zuweisen. Diese Dauern bilden eine dreieckige Wahrscheinlichkeitsverteilung, die die Monte-Carlo-Simulation in ihren Läufen zur Berechnung des Zeitplans verwendet. Die Ergebnisse der Läufe werden gesammelt, um eine Konfidenztabelle mit Endterminen zu erstellen.

Die Monte-Carlo-Simulation in ProjectWork kann auch Ressourcenbeschränkungen berücksichtigen, indem sie eine Ressourcennivellierung anwendet, ähnlich wie beim Critical Chain Project Management.