ProjectWork

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, stehen verschiedene Projektmanagement-Methoden zur Verfügung, beispielsweise PMBOK und PRINCE2 . Basierend auf Erfahrungswerten beschreiben sie die Aspekte bei der Planung und Durchführung von Projekten, wie z. B. die Vereinbarung des Umfangs, die Erfassung der erforderlichen Arbeiten, die Bewertung der Risiken, die Ermittlung der erforderlichen Fachkenntnisse und Materialien, die Berechnung der voraussichtlichen Zeit und Kosten sowie die Strukturierung der Dokumentation und Kommunikation , usw.

Die Planung und Durchführung eines Projekts ist oft eine komplexe Angelegenheit, bei der viele Informationen zusammenkommen. Um Orientierung zu haben und den Überblick zu behalten, ist eine Projektplanung notwendig. Dies zu erstellen und anzupassen kostet viel Zeit und Mühe, zahlt sich aber in einem besser funktionierenden Team und einem zufriedenen Kunden aus.

Die Planungssoftware ProjectWork beschleunigt und vereinfacht die Planung, indem sie ein Projekt mit Umfang, Arbeit, Zeit, Ressourcen, Kosten, Dokumentation und Kommunikation in einem Zeitplan anzeigt. Die Informationen sind tabellarisch, grafisch und über verlinkte Informationen verfügbar. Damit können Sie Projektpläne online erstellen und verfolgen, sogar gleichzeitig von mehreren Benutzern an verschiedenen Standorten. ProjectWork ist in Google Workspace integriert, sodass die Planung in Ihrem eigenen Google Drive erfolgt und Google-Apps darin integriert sind. Es stehen zwei Versionen zur Verfügung:

• Free : Der Eigentümer kann einen Zeitplan mit Aufgaben in Google Drive bearbeiten, ihn jedoch nicht mit anderen teilen. Das Ergebnis ist eine PSP-Zerlegung mit Gantt-Diagramm.
• Business : Benutzer teilen und bearbeiten Zeitpläne mit Aufgaben und Ressourcen und integrieren sie in Google Drive, Google Chat, Google Sheets, Google Kalender und Google Maps.
  Testen Sie Business 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Diashow

ProjectWork PM-Software kann online an jedem Standort mit Internetverbindung auf jedem Computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) mit einem modernen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) genutzt werden. Installation und Wartung sind für eine Webanwendung nicht erforderlich, diese erfolgt zentral in der Cloud.

Zur Anmeldung benötigen Sie ein Google-Konto . ProjectWork ist in Google Drive, Sheets, Calendar und Maps integriert. Planungsdateien befinden sich in Drive, sodass Sie immer die neueste Version mit jedem teilen können, den Sie möchten. Sie können sogar gleichzeitig an derselben Datei arbeiten.

Ein Google-Konto kann 1) ein Gmail-Konto (@gmail.com), 2) ein Workspace-Konto oder 3) ein Google-Konto ohne Gmail sein. Ein Workspace-Konto ist Teil einer Unternehmensdomäne, deren Produktivitätssoftware (E-Mail, Kalender, Texteditor, Folien, Tabellenkalkulationen, Videokonferenzen und vieles mehr) über Google Workspace verfügt. Ein Google-Konto ohne Gmail bedeutet, dass Sie ein Google-Konto für jede E-Mail-Adresse haben können, beispielsweise von einem Unternehmen ohne Workspace, aber auch von E-Mail-Anbietern wie Yahoo und Hotmail. Hier können Sie ein solches Google-Konto erstellen: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Melden Sie sich nach der Installation von ProjectWork vom Google Workspace Marketplace bei ProjectWork an, erlauben Sie den Zugriff auf Ihr Google Drive und registrieren Sie sich nach einer Auswahl aus

• ProjectWork for Free mit eingeschränkter Funktionalität nutzen,
• Starten Sie eine kostenlose 14-tägige Business Testversion ohne Verpflichtungen,
• Kaufen Sie in der App eine Business Lizenz für einen bestimmten Zeitraum.

Sie können diese Optionen nacheinander nutzen, die Zeitpläne, an denen Sie arbeiten, bleiben kompatibel.

Lesen Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie .

ProjectWork for Business kann während eines Lizenzzeitraums ohne Abonnement oder Lastschrift genutzt werden. Sie kaufen mehrere Monate, die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate. Einen Monat vor Ablauf des Zeitraums werden Sie in der App selbst und per E-Mail über die Verlängerung informiert. Eine Erweiterung wird vor Ablauf einer Testversion oder Lizenz erworben, beginnt jedoch erst mit dem Ablaufdatum. Ohne eine Erweiterung können Sie Ihre Zeitpläne weiterhin mit eingeschränkten Funktionen kostenlos bearbeiten und Business später erwerben.

Der Kauf erfolgt in der App selbst und stellt sicher, dass Sie für das richtige Konto oder die richtige Domain bestellen. Die Lizenzoptionen, Zeiträume und Preise werden in ProjectWork angezeigt, nachdem Sie sich in der App registriert haben. Die Optionen sind eine Lizenz

• für ein einzelnes Google-Konto,
• für eine Gruppe mit mehreren Google-Konten, die sich einmalig mit einem Lizenzcode aktivieren,
• für alle Konten in einer Domain mit Google Workspace , ohne Kontoverwaltung und -aktivierung.

Der Käufer einer Gruppenlizenz erhält den Lizenzcode und ist für die Weiterleitung an die zu aktivierenden Konten verantwortlich. Ein Google-Konto aktiviert sich dauerhaft, eine Deaktivierung zugunsten eines anderen Kontos ist nicht möglich.

Die (Sub-)Domain in einer Domain-Lizenz ist der Teil nach dem @ in den Google-Konten, die die Lizenz nutzen können.

Nach Auswahl der gewünschten Lizenz bezahlen Sie mit einem PayPal-Konto. Sie können den PayPal-Link auch kopieren und an die Person senden, die die Zahlung ausführt. Nach der Zahlung wird Ihr neues Ablaufdatum nach der Seitenaktualisierung sofort in ProjectWork angezeigt. Bei einer Gruppenlizenz wird dem Käufer eine E-Mail mit dem Lizenzcode und Anweisungen zur Aktivierung von Google-Konten gesendet, auf Wunsch auch vom Käufer.

Im Support-Bereich der Website finden Sie das Handbuch .

Der Helpdesk-Support ist für die Limited und Business Nutzung verfügbar.
Sie können den Forscale Helpdesk direkt in ProjectWork kontaktieren.

Aufgabenaufschlüsselung

Ein Projektstrukturplan (WBS) gibt einen Überblick über das gesamte Projekt, unterteilt in Sammelaufgaben und Aufgaben. ProjectWork können Sie ganz einfach einen PSP erstellen und bearbeiten, indem Sie Aufgaben einrücken und neu nummerieren.

Aufgabenabhängigkeiten und -bedingungen

In einem statischen Projektzeitplan werden Aufgaben mit Startdatum und Enddatum oder besser mit Startdatum und Aufgabendauer eingegeben. Das Ändern eines komplexen Zeitplans, der aus gleichzeitigen und abhängigen Aufgaben besteht, kostet viel Zeit und Mühe.

In einem dynamischen Projektplan werden Aufgaben mit Dauer und Verknüpfungen zu Vorgängern eingegeben, um Abhängigkeiten einzubeziehen. Basierend auf diesen Informationen berechnet ProjectWork mithilfe der Methode des kritischen Pfads den kürzesten Zeitplan. Das Ändern einer Aufgabendauer oder eines Startdatums führt zu einem neu berechneten Zeitplan. Auch aus dem WBS resultierende Sammelaufgaben können verknüpft werden.

Standardaufgaben sind so geplant, dass sie so schnell wie möglich (so schnell wie möglich) abgeschlossen werden, um eine maximale Pufferzeit und den kürzesten Projektzeitplan zu gewährleisten. Für eine Aufgabe kann die Bedingung festgelegt werden, dass sie so spät wie möglich (ALAP) ohne Verzögerung geplant wird oder an einem bestimmten Datum beginnt oder endet. Das gesamte Projekt kann auch so eingestellt werden, dass es an einem bestimmten Datum beginnt oder endet.

Gantt-Diagramm

Im Gantt-Diagramm macht ProjectWork Aufgaben zeitlich sichtbar, einschließlich ihrer Abhängigkeiten und des kritischen Pfads.

Fortschrittsverfolgung

Der Fortschritt kann pro Aufgabe mit einem Prozentsatz eingegeben werden. ProjectWork berechnet den resultierenden Fortschritt pro Sammelaufgabe und Ressource.

Ein Farbcode zeigt die Verzögerung gegenüber dem aktuellen Datum an.

Ressourcenzuweisung und Nivellierung – in der Business

Um eine Aufgabe zu erfüllen, werden Ressourcen benötigt. Eine Ressource kann eine Person, aber auch ein Gerät oder eine Materialmenge sein. Nach der Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben führt ProjectWork ein Kapazitätsdiagramm über die Auslastung jeder Ressource.

Eine Ressource kann einen Standort haben. Eine Site-Typ-Ressource zeigt den Site-Standort in Google Maps an.

Wenn eine Ressource mehreren sich überschneidenden Aufgaben zugeordnet ist, kann es vorkommen, dass eine Ressource zu mehr als 100 % zugeordnet ist. ProjectWork kann Aufgaben nach vorne verschieben, um diese Überzuweisung zu beheben.

Arbeitsschätzung – in der Business

Der Vorteil der dynamischen Planung wird noch deutlicher, wenn Sie die Aufgabendauer auf der Arbeitsschätzung und den zugewiesenen Ressourcen basieren. Eine Änderung der zugewiesenen Ressourcen führt zu einem neu berechneten Zeitplan und Budget.

Sprintplanung – in der Business

Agile Entwicklungsprojekte nutzen erfolgreich iterative Sprints nach dem Scrum-Framework . Ein Sprint ist ein Zeitraum von einem Monat oder weniger, der zu einem nützlichen inkrementellen Produkt führt. Die Product Backlog-Elemente mit ihren Detailaufgaben werden in der Aufgabentabelle gespeichert. Während des Sprint-Planungsereignisses werden zu Beginn eines Sprints Product Backlog-Elemente für den Sprint ausgewählt, indem ihnen aus der Tabelle „Ressourcen“ eine Sprint-Ressource zugewiesen wird.

Eine Sprint-Ressource kann gefiltert werden, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die zu diesem Sprint-Backlog gehören. Arbeit, Fortschritt und Kosten aller Sprint-Aufgaben werden pro Sprint-Ressource zusammengefasst.

Budgetberechnung – in der Business

ProjectWork unterstützt sowohl feste als auch variable Kosten pro Aufgabe. Die variablen Kosten ergeben sich aus den zugewiesenen Ressourcen. Die Ressourcenkosten können pro Stunde, pro verbrauchter Menge oder fest angegeben werden.

ProjectWork sammelt Kosten pro Aufgabe, Sammelaufgabe, mehreren Aufgaben und Ressource.

Arbeitszeiten festlegen – im Business

Die Regelarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche kann an die tatsächlichen Arbeitszeiten und Arbeitstage angepasst werden. Der Stundenplan berücksichtigt die verfügbaren Arbeitszeiten.

Es können ausnahmsweise arbeitsfreie Tage, wie zum Beispiel Feiertage, eingetragen werden. Der Zeitplan wird diese Tage überspringen.

Planen Sie mit gespeicherten Aufgaben – in Business

Die Wiederverwendung von Gruppen gemeinsamer Aufgaben sorgt für Einheitlichkeit und Geschwindigkeit bei der Planung. In ProjectWork können hierfür die in die Zwischenablage kopierten Aufgaben gespeichert und später in den Zeitplan eingefügt werden. Die Einfügeoptionen bestimmen die aus der Zwischenablage einzufügenden Informationen und die angewendeten Faktoren für Wiederholung und Aufgabendauer. Die gespeicherten Aufgaben können auch in einen neuen Zeitplan kopiert werden, wo sie erneut verwendet werden können.

Vergleichen Sie mit Baselines – in Business

Referenzpunkte sind nützlich, um den Fortschritt eines Projekts zu überwachen, beispielsweise pro Meilenstein. Diese sogenannten Baselines sind eine Kopie des damaligen Fahrplans. Diese Grundlinien und die Abweichung vom aktuellen Zeitplan sind pro Aufgabe und Ressource sichtbar.

Microsoft Projekt

Microsoft Project ist ein bekanntes Softwarepaket zum Erstellen von Projektplänen. ProjectWork kann von MS Project gespeicherte XML-Dateien importieren. Es kann auch einen erstellten Zeitplan in eine XML-Datei exportieren. Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 25 MB.

Slack – im Geschäft

Slack kann für die Projektkommunikation genutzt werden. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne können mit einer Nachricht über eine Webhook-URL in einem Slack-Kanal gepostet werden. Die Ansicht des Zeitplans kann beim Öffnen aus dem Beitrag beibehalten werden. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Beitrag aufgenommen werden.

Google Chat – im Business

Für die Projektkommunikation kann Google Chat genutzt werden. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne können mit einer Nachricht über eine Webhook-URL in einem Chat-Bereich gepostet werden. Die Ansicht des Zeitplans kann beim Öffnen aus dem Beitrag beibehalten werden. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Beitrag aufgenommen werden.

Google Drive™

ProjectWork ist vollständig in Google Drive integriert, um ProjectWork Dateien von Ihrem eigenen Google Drive aus zu erstellen und zu öffnen. Alle Änderungen werden automatisch in Drive gespeichert.

Da Projektpläne in Google Drive gespeichert werden, ist es möglich, an mehreren Zeitplänen gleichzeitig zu arbeiten. Auch das Teilen von Zeitplänen mit anderen ist möglich.

HTML in Google Drive – im Business

Ein veröffentlichter Zeitplan kann ohne ProjectWork Lizenz angezeigt werden. Je nach erforderlicher Vertraulichkeit kann der HTML-Plan auf einer Website angezeigt oder einzeln als Datei versendet werden.

Tabellenkalkulation in Google Drive – in Business

Wenn Sie aus Ihrem Zeitplan einen Bericht oder eine Analyse erstellen möchten, können Sie diesen zur weiteren Verarbeitung in einer Google-Tabelle veröffentlichen. Sie können in einer neuen Tabelle oder in einer zuvor veröffentlichten Tabelle veröffentlichen, die dann aktualisiert wird, und dabei Ihre hinzugefügten Berechnungen, Diagramme, Notizen usw. behalten.

Meilensteine in Google Kalender – im Business

Meilensteine und Fristen sind wichtige Ereignisse in einem Projektplan. Im Zeitplan sind es Aufgaben mit der Dauer 0. ProjectWork kann diese Ereignisse in seinen ProjectWork Google Kalender eintragen, um den Überblick zu behalten. Die Meilensteinereignisse erscheinen auch in den Kalendern der zugeordneten Ressourcen.

Meilensteine aller Ihrer Projekte erscheinen im selben ProjectWork Kalender. Sie können diesen Kalender mit anderen teilen.

Standorte in Google Maps – in Business

Ressourcen, für die ein Standort angegeben ist, werden in Google Maps dargestellt, um den geografischen Fortschritt anzuzeigen.