ProjectWork

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, stehen verschiedene Projektmanagement- Methoden zur Verfügung, beispielsweise PMBOK und PRINCE2 . Basierend auf Erfahrungswerten beschreiben sie die Aspekte bei der Planung und Durchführung von Projekten.

Die Planung und Durchführung eines Projekts ist oft eine komplexe Angelegenheit, bei der viele Informationen zusammenkommen, wie Umfang, Arbeit, Zeit, Ressourcen, Kosten, Dokumentation und Kommunikation. Projektplanungssoftware ist ein Muss für ein gut funktionierendes Projektteam und zufriedene Kunden.

ProjectWork -App

Die ProjectWork- Planungssoftware ist:

• mächtig
• Online- und Echtzeit-Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten aus
• Berechnung des kritischen Pfads und Ressourcennivellierung
• Aufschlüsselung der Kosten nach Ressourcen
• Zeitleistenübersicht im Gantt-Diagramm und Kapazitätsdiagramm
• benutzerfreundlich
• Aufgaben und Ressourcen werden in einer Übersicht zusammengefasst
• Aufgaben werden per Mausklick verknüpft
• Ressourcen werden per Mausklick zugewiesen
• Ergebnisse einer Aufgaben-/Ressourcenbearbeitung werden durch Farbe angezeigt
• erschwinglich
• Zeitplandateien werden in Ihrem eigenen Google Drive gespeichert
• integriert mit eigenen Kalender-, Tabellen-, Karten- und Chat-Apps
• Projektdokumente in Google Drive sind mit Aufgaben verknüpft
• kostenlose 14-tägige Testversion und Lizenzen für einen festen Zeitraum
• hilfreich
• Quicktour mit grafischen Layoutelementen
• Tutorial-Videos und in der App verlinkte Handbuchabschnitte
• In-App-Unterstützung und kostenloser Helpdesk-Support
• Import einer Microsoft Project-Datei

❝ Als PMP und zertifizierter MS Project Server muss ich sagen, dass ich von der Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit dieser Plattform beeindruckt bin. Die Navigations- und Präsentationsstruktur der Daten ist so gestaltet, dass Sie den Fokus sowohl auf Projekte als auch auf die Ressourcenauslastung ganzheitlich erhalten. ❞

Testen Sie ProjectWork 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Diashow

ProjectWork Projektsoftware ist online an jedem Ort mit Internetverbindung auf jedem Computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) mit einem modernen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) nutzbar. Installation und Wartung sind für eine Webanwendung nicht erforderlich, diese erfolgt zentral in der Cloud.

Zur Anmeldung benötigen Sie ein Google-Konto . ProjectWork Software ist in Google Drive, Tabellen, Kalender, Karten und Chat integriert. Planungsdateien befinden sich in Drive, sodass Sie immer die neueste Version mit jedem teilen können, den Sie möchten. Sie können sogar gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Ein Google-Konto kann sein:

• Gmail-Konto (@gmail.com),
• Google Workspace-Domänenkonto oder
• Google-Konto ohne Gmail.

Ein Workspace-Domänenkonto ist Teil einer Unternehmensdomäne, die Google Workspace für ihre Produktivitätssoftware (Gmail, Kalender, Texteditor, Folien, Tabellenkalkulationen, Videokonferenzen usw.) nutzt. Ein Google-Konto ohne Gmail bedeutet, dass Sie ein Google-Konto für jede E-Mail-Adresse haben können, beispielsweise von einem Unternehmen ohne Workspace, aber auch von E-Mail-Anbietern wie Yahoo und Hotmail. Hier können Sie ein solches Google-Konto erstellen: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Melden Sie sich nach der Installation von ProjectWork vom Google Workspace Marketplace bei ProjectWork an, erlauben Sie den Zugriff auf Ihr Google Drive und registrieren Sie sich nach einer Auswahl aus

• Starten Sie eine kostenlose 14-tägige ProjectWork Testversion ohne Verpflichtungen,
• Kaufen Sie in der App eine ProjectWork Lizenz für einen bestimmten Zeitraum.

Lesen Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie .

ProjectWork kann während einer Lizenzlaufzeit ohne Abonnement genutzt werden, also ohne Lastschrift. Sie kaufen mehrere Monate, die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate. Einen Monat vor Ablauf des Zeitraums werden Sie in der App selbst und per E-Mail über die Verlängerung informiert. Eine Erweiterung wird vor Ablauf einer Testversion oder Lizenz erworben, beginnt jedoch erst mit dem Ablaufdatum. Ohne Erweiterung können Sie nur noch Ihre eigenen Zeitpläne einsehen und andere haben keinen Zugriff mehr.

Der Kauf erfolgt in der App selbst und stellt sicher, dass Sie für das richtige Konto oder die richtige Domain bestellen. Die Lizenzoptionen, Zeiträume und Preise werden in ProjectWork angezeigt, nachdem Sie sich in der App registriert haben. Die Optionen sind eine Lizenz

• für ein einzelnes Google-Konto,
• für eine Gruppe mit mehreren Google-Konten, die sich einmalig mit einem Lizenzcode aktivieren,
• für alle Konten in einer Domain mit Google Workspace , ohne Kontoverwaltung und -aktivierung.

Nach Auswahl der gewünschten Lizenz bezahlen Sie mit einem PayPal-Konto in Ihrer eigenen Währung. Sie können den PayPal-Link auch in der App kopieren und an die Person senden, die die Zahlung durchführt. Nach der Zahlung wird Ihr neues Ablaufdatum nach der Seitenaktualisierung sofort in ProjectWork angezeigt.

Der Käufer einer Gruppenlizenz erhält eine E-Mail mit dem Lizenzcode und Anweisungen zur Aktivierung der Google-Konten. Ein Google-Konto aktiviert sich dauerhaft für eine Gruppe, es gibt keine Möglichkeit, es zugunsten eines anderen Kontos zu deaktivieren.

Die (Sub-)Domain in einer Domain-Lizenz ist der Teil nach dem @ in den Google-Konten, die die Lizenz nutzen können.

Im Support-Bereich der Website finden Sie das Handbuch .

Sie können den Forscale Helpdesk direkt in ProjectWork kontaktieren.

Aufgabenaufschlüsselung

Ein Projektstrukturplan (WBS) gibt einen Überblick über das gesamte Projekt, unterteilt in Sammelaufgaben und Aufgaben. ProjectWork können Sie ganz einfach einen PSP erstellen und bearbeiten, indem Sie Aufgaben einrücken und neu nummerieren.

Aufgabenabhängigkeiten und -bedingungen

In einem statischen Projektzeitplan werden Aufgaben mit Startdatum und Enddatum oder besser mit Startdatum und Aufgabendauer eingegeben. Das Ändern eines komplexen Zeitplans, der aus gleichzeitigen und abhängigen Aufgaben besteht, kostet viel Zeit und Mühe.

In einem dynamischen Projektplan werden Aufgaben mit Dauer und Verknüpfungen zu Vorgängern eingegeben, um Abhängigkeiten einzubeziehen. Basierend auf diesen Informationen berechnet ProjectWork mithilfe der Methode des kritischen Pfads den kürzesten Zeitplan. Das Ändern einer Aufgabendauer oder eines Startdatums führt zu einem neu berechneten Zeitplan. Auch aus dem WBS resultierende Sammelaufgaben können verknüpft werden.

Standardaufgaben sind so geplant, dass sie so schnell wie möglich (so schnell wie möglich) abgeschlossen werden, um eine maximale Pufferzeit und den kürzesten Projektzeitplan zu gewährleisten. Für eine Aufgabe kann die Bedingung festgelegt werden, dass sie so spät wie möglich (ALAP) ohne Verzögerung geplant wird oder an einem bestimmten Datum beginnt oder endet. Das gesamte Projekt kann auch so eingestellt werden, dass es an einem bestimmten Datum beginnt oder endet.

Gantt-Diagramm

Im Gantt-Diagramm macht ProjectWork Aufgaben zeitlich sichtbar, einschließlich ihrer Abhängigkeiten und des kritischen Pfads.

Fortschrittsverfolgung

Der Fortschritt kann pro Aufgabe mit einem Prozentsatz eingegeben werden. ProjectWork berechnet den resultierenden Fortschritt pro Sammelaufgabe und Ressource.

Ein Farbcode zeigt die Verzögerung gegenüber dem aktuellen Datum an.

Ressourcenzuweisung und Nivellierung

Um eine Aufgabe zu erfüllen, werden Ressourcen benötigt. Eine Ressource kann eine Person, aber auch ein Gerät oder eine Materialmenge sein. Nach der Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben führt ProjectWork ein Kapazitätsdiagramm über die Auslastung jeder Ressource.

Eine Ressource kann einen Standort haben. Eine Site-Typ-Ressource zeigt den Site-Standort in Google Maps an.

Wenn eine Ressource mehreren sich überschneidenden Aufgaben zugeordnet ist, kann es vorkommen, dass eine Ressource zu mehr als 100 % zugeordnet ist. ProjectWork kann Aufgaben nach vorne verschieben, um diese Überzuweisung zu beheben.

Arbeitsschätzung

Der Vorteil der dynamischen Planung wird noch deutlicher, wenn Sie die Aufgabendauer auf der Arbeitsschätzung und den zugewiesenen Ressourcen basieren. Eine Änderung der zugewiesenen Ressourcen führt zu einem neu berechneten Zeitplan und Budget.

Sprintplanung

Agile Entwicklungsprojekte nutzen erfolgreich iterative Sprints nach dem Scrum-Framework . Ein Sprint ist ein Zeitraum von einem Monat oder weniger, der zu einem nützlichen inkrementellen Produkt führt. Die Product Backlog-Elemente mit ihren Detailaufgaben werden in der Aufgabentabelle gespeichert. Während des Sprint-Planungsereignisses werden zu Beginn eines Sprints Product Backlog-Elemente für den Sprint ausgewählt, indem ihnen aus der Tabelle „Ressourcen“ eine Sprint-Ressource zugewiesen wird.

Eine Sprint-Ressource kann gefiltert werden, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die zu diesem Sprint-Backlog gehören. Arbeit, Fortschritt und Kosten aller Sprint-Aufgaben werden pro Sprint-Ressource zusammengefasst.

Budgetberechnung

ProjectWork unterstützt sowohl feste als auch variable Kosten pro Aufgabe. Die variablen Kosten ergeben sich aus den zugewiesenen Ressourcen. Die Ressourcenkosten können pro Stunde, pro verbrauchter Menge oder fest angegeben werden.

ProjectWork sammelt Kosten pro Aufgabe, Sammelaufgabe, mehreren Aufgaben und Ressource.

Arbeitszeiten festlegen

Die Regelarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche kann an die tatsächlichen Arbeitszeiten und Arbeitstage angepasst werden. Der Stundenplan berücksichtigt die verfügbaren Arbeitszeiten.

Es können ausnahmsweise arbeitsfreie Tage, wie zum Beispiel Feiertage, eingetragen werden. Der Zeitplan wird diese Tage überspringen.

Planen Sie mit gespeicherten Aufgaben

Die Wiederverwendung von Gruppen gemeinsamer Aufgaben sorgt für Einheitlichkeit und Geschwindigkeit bei der Planung. In ProjectWork können hierfür die in die Zwischenablage kopierten Aufgaben gespeichert und später in den Zeitplan eingefügt werden. Die Einfügeoptionen bestimmen die aus der Zwischenablage einzufügenden Informationen und die angewendeten Faktoren für Wiederholung und Aufgabendauer. Die gespeicherten Aufgaben können auch in einen neuen Zeitplan kopiert werden, wo sie erneut verwendet werden können.

Berichterstattung

In ProjectWork können Sie den Zeitplan in eine Google-Tabelle kopieren. Sie können die Daten in der Tabelle für die Berichterstellung verwenden. Mehrere Projekte können in einer Dashboard-Tabelle zusammengefasst werden. Anschließend können Sie die Tabellenkalkulationen aus dem Zeitplan heraus aktualisieren, um die Berichte zu aktualisieren.

Vergleichen Sie mit den Basislinien

Referenzpunkte sind nützlich, um den Fortschritt eines Projekts zu überwachen, beispielsweise pro Meilenstein. Diese sogenannten Baselines sind eine Kopie des damaligen Fahrplans. Diese Grundlinien und die Abweichung vom aktuellen Zeitplan sind pro Aufgabe und Ressource sichtbar.

Microsoft Projekt

Microsoft Project ist ein bekanntes Softwarepaket zum Erstellen von Projektplänen. ProjectWork kann von MS Project gespeicherte XML-Dateien importieren. Es kann auch einen erstellten Zeitplan in eine XML-Datei exportieren. Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 25 MB.

Locker

Slack kann für die Projektkommunikation genutzt werden. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne können mit einer Nachricht über eine Webhook-URL in einem Slack-Kanal gepostet werden. Die Ansicht des Zeitplans kann beim Öffnen aus dem Beitrag beibehalten werden. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Beitrag aufgenommen werden.

Google Chat

Für die Projektkommunikation kann Google Chat genutzt werden. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne können mit einer Nachricht über eine Webhook-URL in einem Chat-Bereich gepostet werden. Die Ansicht des Zeitplans kann beim Öffnen aus dem Beitrag beibehalten werden. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Beitrag aufgenommen werden.

Google Drive™

ProjectWork ist vollständig in Google Drive integriert, um ProjectWork Dateien von Ihrem eigenen Google Drive aus zu erstellen und zu öffnen. Alle Änderungen werden automatisch in Drive gespeichert.

Da Projektpläne in Google Drive gespeichert werden, ist es möglich, an mehreren Zeitplänen gleichzeitig zu arbeiten. Auch das Teilen von Zeitplänen mit anderen ist möglich.

HTML in Google Drive

Ein veröffentlichter Zeitplan kann ohne ProjectWork Lizenz angezeigt werden. Je nach erforderlicher Vertraulichkeit kann der HTML-Plan auf einer Website angezeigt oder einzeln als Datei versendet werden.

Tabelle in Google Drive

Wenn Sie aus Ihrem Zeitplan einen Bericht oder eine Analyse erstellen möchten, können Sie diesen zur weiteren Verarbeitung in einer Google-Tabelle veröffentlichen. Sie können in einer neuen Tabelle oder in einer zuvor veröffentlichten Tabelle veröffentlichen, die dann aktualisiert wird, und dabei Ihre hinzugefügten Berechnungen, Diagramme, Notizen usw. behalten.

Meilensteine in Google Kalender

Meilensteine und Fristen sind wichtige Ereignisse in einem Projektplan. Im Zeitplan sind es Aufgaben mit der Dauer 0. ProjectWork kann diese Ereignisse in seinen ProjectWork Google Kalender eintragen, um den Überblick zu behalten. Die Meilensteinereignisse erscheinen auch in den Kalendern der zugeordneten Ressourcen.

Meilensteine aller Ihrer Projekte erscheinen im selben ProjectWork Kalender. Sie können diesen Kalender mit anderen teilen.

Standorte in Google Maps

Ressourcen, für die ein Standort angegeben ist, werden in Google Maps dargestellt, um den geografischen Fortschritt anzuzeigen.