ProjectWork mit Google Drive

Für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts stehen verschiedene Projektmanagementmethoden wie PMBOK und PRINCE2 zur Verfügung. Sie beschreiben erfahrungsgemäß die Aspekte, die bei der Planung und Durchführung von Projekten eine Rolle spielen.

Die Planung und Durchführung eines Projekts ist oft eine komplexe Angelegenheit, bei der viele Informationen zusammenkommen, wie Umfang, Arbeit, Zeit, Ressourcen, Kosten, Dokumentation und Kommunikation. Projektplanungssoftware ist ein Muss für ein gut funktionierendes Projektteam und zufriedene Kunden.

Die Planungssoftware ProjectWork ist:

• Leistungsstark
• Online- und Echtzeit-Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten aus
• Berechnung des kritischen Pfads und Ressourcennivellierung
• Aufschlüsselung der Kosten auf Basis der zugewiesenen Ressourcen
• Zeitleistenübersicht im Gantt-Diagramm und Kapazitätsdiagramm
• Benutzerfreundlich
• Aufgaben und Ressourcen sind in einer Übersicht zusammengefasst
• Aufgaben werden per Mausklick verknüpft
• Ressourcen werden per Mausklick zugewiesen
• Ergebnisse einer Aufgaben-/Ressourcenbearbeitung werden farblich gekennzeichnet
• Erschwinglich
• Zeitplandateien werden in Ihrem eigenen Google Drive gespeichert
• integriert mit eigenen Kalender-, Tabellen-, Karten-, Sites- und Chat-Apps
• Projektdokumente in Google Drive werden mit Aufgaben verknüpft
• kostenlose 14-tägige Testversion und Lizenzen für bestimmte Zeiträume
• Hilfreich
• Quicktour mit grafischen Layoutelementen
• Tutorial-Videos und in der App verlinkte Handbuchabschnitte
• In-App-Hilfe und kostenloser Helpdesk-Support
• Importieren einer Microsoft Project-Datei

ProjectWork
Online-Projektplanung

in Google-Apps integriert

❝ Als PMP und MS Project Server-zertifizierter Mitarbeiter muss ich sagen, dass ich von der Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit dieser Plattform beeindruckt bin. Die Navigations- und Präsentationsstruktur der Daten ist so gestaltet, dass Sie sowohl den Fokus auf Projekte als auch auf die Ressourcenauslastung ganzheitlich erhalten. ❞

Testen Sie ProjectWork 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Diashow

Die Projektsoftware ProjectWork kann online an jedem Standort mit Internetanschluss über jeden Computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) mit einem modernen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) genutzt werden. Installation und Wartung einer Webanwendung sind nicht erforderlich, diese erfolgen zentral in der Cloud.

Sie benötigen ein Google-Konto, um sich anzumelden. ProjectWork Software ist in Google Drive, Tabellen, Kalender, Maps und Chat integriert. Planungsdateien befinden sich in Drive, sodass Sie immer die neueste Version mit jedem teilen können, den Sie möchten. Sie können sogar gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Ein Google-Konto kann Folgendes sein:

• Gmail-Konto (@gmail.com),
• Google Workspace-Domänenkonto oder
• Google-Konto ohne Gmail.

Ein Workspace-Domänenkonto ist Teil einer Unternehmensdomäne, die Google Workspace für ihre Produktivitätssoftware (Gmail, Kalender, Texteditor, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Videokonferenzen usw.) verwendet. Ein Google-Konto ohne Gmail bedeutet, dass Sie ein Google-Konto mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse haben können, beispielsweise von einem Unternehmen ohne Workspace, aber auch von E-Mail-Anbietern wie Yahoo und Hotmail. Hier können Sie ein solches Google-Konto erstellen: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Nach der Installation von ProjectWork aus dem Google Workspace Marketplace melden Sie sich bei ProjectWork an, erlauben den Zugriff auf Ihr Google Drive und registrieren sich nach einer Auswahl aus

• Starten Sie eine kostenlose 14-tägige unverbindliche Testversion ProjectWork ,
• Kaufen Sie in der App eine ProjectWork Lizenz für einen bestimmten Zeitraum.

Lesen Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie .

ProjectWork verfügt über nützliche Integrationen mit vielen anderen Apps.

Microsoft Projekt

Microsoft Project ist ein bekanntes Softwareprodukt zum Erstellen von Projektplänen. ProjectWork kann XML-Dateien importieren, die von MS Project gespeichert wurden. Es kann einen erstellten Plan auch in eine XML-Datei exportieren. Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 25 MByte.

Google Drive™

ProjectWork ist vollständig in Google Drive integriert, sodass Sie ProjectWork Dateien von Ihrem eigenen Google Drive aus erstellen und öffnen können. Alle Änderungen werden automatisch in Drive gespeichert.

Da Projektpläne in Google Drive liegen, ist es möglich, Pläne mit anderen Nutzern zu teilen. Auch das gleichzeitige Arbeiten in einer gemeinsamen Planung ist möglich, wobei eine Änderung sofort für die anderen sichtbar ist.

Tabellenkalkulation in Google Drive

Wenn Sie aus Ihrem Zeitplan einen Bericht oder eine Analyse erstellen möchten, können Sie ihn zur weiteren Verarbeitung in einer Google-Tabelle veröffentlichen. Sie können ihn in einer neuen Tabelle veröffentlichen oder in einer zuvor veröffentlichten, die dann aktualisiert wird, wobei Ihre hinzugefügten Berechnungen, Diagramme, Notizen usw. erhalten bleiben.

Meilensteine im Google Kalender

Meilensteine und Termine sind wichtige Ereignisse in einem Projektplan. Im Plan sind sie Aufgaben mit Dauer 0. ProjectWork kann diese Ereignisse in seinen ProjectWork Google Kalender eintragen, um den Überblick zu behalten. Die Meilensteinereignisse erscheinen auch in den Kalendern der zugewiesenen Ressourcen.

Meilensteine aller Ihrer Projekte werden im selben ProjectWork Kalender angezeigt. Sie können diesen Kalender mit anderen teilen.

In Google Sites planen

Google Sites eignet sich ideal für ein Projektportal, in dem Sie Projektdokumentation und -kommunikation präsentieren können. Der Zugriff auf das/die Portal(e) kann auf bestimmte Stakeholder beschränkt werden. Der Projektplan in ProjectWork kann als HTML-Code veröffentlicht werden, den Sie kopieren und in Google Sites einbetten können. Bevor Sie den HTML-Code einbetten, können Sie eine Vorschau des veröffentlichten Plans im Browser anzeigen.

Standorte in Google Maps

Ressourcen, für die ein Standort angegeben ist, werden in Google Maps dargestellt, um den geografischen Verlauf anzuzeigen.

Nachrichten im Google Chat

Google Chat kann für die Projektkommunikation verwendet werden. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne können mit einer Nachricht über eine Webhook-URL in einem Chat-Bereich gepostet werden. Die Ansicht des Zeitplans kann beim Öffnen aus dem Post beibehalten werden. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Post aufgenommen werden.

Nachrichten in Slack

Slack kann für die Projektkommunikation verwendet werden. Mit ProjectWork erstellte Zeitpläne können mit einer Nachricht über eine Webhook-URL in einen Slack-Kanal gepostet werden. Die Ansicht des Zeitplans kann beim Öffnen aus dem Post beibehalten werden. Projektinformationen wie die Beschreibung können ebenfalls in den Post aufgenommen werden.

ProjectWork kann während der Lizenzlaufzeit ohne Abonnement genutzt werden, also ohne Lastschriften. Sie kaufen eine bestimmte Anzahl von Monaten, die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate. Einen Monat vor Ablauf der Laufzeit werden Sie in der App selbst und per E-Mail über die Verlängerung informiert. Eine Verlängerung wird vor Ablauf einer Testversion oder Lizenz erworben, beginnt aber erst mit dem Ablaufdatum. Ohne Verlängerung können Sie nur Ihre eigenen Zeitpläne anzeigen und andere haben keinen Zugriff mehr.

Der Kauf erfolgt in der App selbst, sodass Sie sicher sein können, dass Sie für das richtige Konto oder die richtige Domäne bestellen. Die Lizenzoptionen, Zeiträume und Preise werden in ProjectWork angezeigt, nachdem Sie sich in der App registriert haben. Die Optionen sind eine Lizenz

• für ein einzelnes Google-Konto,
• für eine Gruppe mit mehreren Google-Konten, die sich einmalig mit einem Lizenzcode aktivieren,
• für alle Konten in einer Domäne mit Google Workspace , ohne Kontoverwaltung und Aktivierung.

Nach Auswahl der gewünschten Lizenz bezahlen Sie mit einem PayPal-Konto in Ihrer eigenen Währung. Sie können den PayPal-Link auch in der App kopieren und an die Person senden, die die Zahlung vornimmt. Nach der Zahlung wird Ihr neues Ablaufdatum nach dem Seiten-Update sofort in ProjectWork angezeigt.

Der Käufer einer Gruppenlizenz erhält eine E-Mail mit dem Lizenzcode und Anweisungen zur Aktivierung des Google-Kontos. Ein Google-Konto aktiviert sich dauerhaft für eine Gruppe, eine Deaktivierung zugunsten eines anderen Kontos ist nicht möglich.

Die (Sub-)Domain in einer Domain-Lizenz ist der Teil nach dem @ in den Google-Konten, die die Lizenz verwenden können.

Im Support-Bereich der Site finden Sie das Handbuch .

Sie können den Forscale Helpdesk direkt in ProjectWork kontaktieren.

Online-Zusammenarbeit

Die Online-Speicherung des Zeitplans in Google Drive ermöglicht geräteunabhängiges Arbeiten, Sie sehen auf jedem Ihrer Geräte die aktuellste Version. ProjectWork ermöglicht es Ihnen sogar, im Team gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus an einem gemeinsamen Zeitplan zu arbeiten. Änderungen, die einer vornimmt, sind für alle anderen sichtbar.

Aufgabenaufteilung

Ein Projektstrukturplan (WBS) bietet einen Überblick über den gesamten Projektumfang, aufgeteilt in Sammelaufgaben und Aufgaben. ProjectWork unterstützt Sie bei der einfachen Erstellung und Bearbeitung eines WBS durch Einrücken und Neunummerieren von Aufgaben.

Aufgabenabhängigkeiten und -bedingungen

In einem statischen Projektplan sind Aufgaben mit Start- und Enddatum oder besser Startdatum und Aufgabendauer eingetragen. Das Ändern eines komplexen Plans, der aus gleichzeitigen und abhängigen Aufgaben besteht, kostet viel Zeit und Mühe.

In einem dynamischen Projektplan werden Aufgaben mit Dauer und Verknüpfungen zu Vorgängern eingegeben, um Abhängigkeiten einzuschließen. Basierend auf diesen Informationen berechnet ProjectWork mithilfe der Methode des kritischen Pfads den kürzesten Zeitplan. Das Ändern einer Aufgabendauer oder eines Startdatums führt zu einem neu berechneten Zeitplan. Aus dem WBS resultierende Zusammenfassungsaufgaben können ebenfalls verknüpft werden.

Standardaufgaben werden so geplant, dass sie so schnell wie möglich (ASAP) abgeschlossen werden, um maximale Pufferzeit und den kürzesten Projektzeitplan zu erhalten. Eine Aufgabe kann die Bedingung erhalten, so spät wie möglich (ALAP) ohne Pufferzeit geplant zu werden oder an einem bestimmten Datum zu beginnen oder zu enden. Das gesamte Projekt kann auch so eingestellt werden, dass es an einem bestimmten Datum beginnt oder endet.

Gantt-Diagramm

Im Gantt-Diagramm macht ProjectWork Aufgaben zeitlich sichtbar, inklusive ihrer Abhängigkeiten und des kritischen Pfades.

Fortschrittsverfolgung

Der Fortschritt kann pro Aufgabe mit einem Prozentsatz eingegeben werden. ProjectWork berechnet den daraus resultierenden Fortschritt pro Sammelaufgabe und Ressource.

Der prozentuale Fortschritt ist auch in der Aufgabenleiste des Gantt-Diagramms sichtbar. Ein Farbcode zeigt die Verzögerung im Vergleich zum aktuellen Datum an.

Ressourcenzuweisung

Um eine Aufgabe zu erfüllen, werden Ressourcen benötigt. Eine Ressource kann eine Person, aber auch ein Ausrüstungsgegenstand oder eine Materialmenge sein. Nachdem Ressourcen Aufgaben zugewiesen wurden, führt ProjectWork ein Kapazitätsdiagramm über die Auslastung jeder Ressource.

Eine Ressource kann einen Site-Standort haben. Eine Site-Ressource kann ihren Standort und Fortschritt in Google Maps veröffentlichen.

Ressourcennivellierung

Wenn einer Ressource mehrere sich überschneidende Aufgaben zugewiesen werden, kann es passieren, dass einer Ressource mehr als 100 % zugewiesen werden. ProjectWork kann Aufgaben nach vorne verschieben, um diese Überzuweisung zu beheben.

Arbeitsschätzung

Der Vorteil der dynamischen Planung wird noch deutlicher, wenn Sie die Dauer einer Aufgabe auf der Grundlage der geschätzten Arbeit und der zugewiesenen Ressourcen festlegen. Wenn Sie die zugewiesenen Ressourcen ändern, werden Zeitplan und Budget neu berechnet.

Sprintplanung

Agile Entwicklungsprojekte verwenden erfolgreich iterative Sprints gemäß dem Scrum-Framework . Ein Sprint ist ein Zeitrahmen von einem Monat oder weniger, der zu einem nützlichen inkrementellen Produkt führt. Die Product Backlog-Elemente mit ihren Detailaufgaben werden in der Aufgabentabelle gespeichert. Während des Sprint-Planungsereignisses zu Beginn eines Sprints werden Product Backlog-Elemente für den Sprint ausgewählt, indem ihnen eine Sprint-Ressource aus der Ressourcentabelle zugewiesen wird.

Eine Sprintressource kann gefiltert werden, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die zu diesem Sprint-Backlog gehören. Arbeit, Fortschritt und Kosten aller Sprintaufgaben werden pro Sprintressource zusammengefasst.

Budgetberechnung

ProjectWork unterstützt sowohl fixe als auch variable Kosten pro Aufgabe. Die variablen Kosten ergeben sich aus den zugewiesenen Ressourcen. Die Ressourcenkosten können pro Stunde, pro genutzter Menge oder fix sein.

ProjectWork sammelt Kosten pro Aufgabe, Sammelaufgabe, mehreren Aufgaben und Ressource.

Arbeitszeiten festlegen

Die Regelarbeitszeit von 8 Stunden täglich bzw. 40 Stunden wöchentlich kann an die tatsächliche Arbeitszeit und die Arbeitstage angepasst werden. Die Arbeitszeiteinteilung erfolgt unter Berücksichtigung der verfügbaren Arbeitszeit.

Es können Tage eingetragen werden, an denen ausnahmsweise nicht gearbeitet wird, wie z. B. Feiertage. Diese Tage werden dann vom Plan übersprungen.

Planen mit gespeicherten Aufgaben

Die Wiederverwendung von Gruppen gemeinsamer Aufgaben sorgt für Einheitlichkeit und Geschwindigkeit bei der Planung. In ProjectWork können die in die Zwischenablage kopierten Aufgaben hierfür gespeichert und später in den Zeitplan eingefügt werden. Die Einfügeoptionen bestimmen, welche Informationen aus der Zwischenablage eingefügt werden sollen und welche Faktoren für Wiederholung und Aufgabendauer angewendet werden. Die gespeicherten Aufgaben können auch in einen neuen Zeitplan kopiert und dort erneut verwendet werden.

Veröffentlichen

Sie können den Zeitplan nicht nur ausdrucken, sondern ihn auch als Snapshot in Google Sites oder Google Kalender veröffentlichen. Dies ist eine der vielen Integrationen, die ProjectWork mit anderen Apps bietet.

Berichterstattung

In ProjectWork können Sie den Zeitplan in eine Google-Tabelle kopieren. Sie können die Daten in der Tabelle für die Berichterstattung verwenden. Mehrere Projekte können in einer Dashboard-Tabelle zusammengefasst werden. Anschließend können Sie die Tabellen aus dem Zeitplan aktualisieren, um die Berichte zu aktualisieren.

Vergleichen mit Baselines

Referenzpunkte sind nützlich, um den Fortschritt eines Projekts zu überwachen, beispielsweise pro Meilenstein. Diese sogenannten Baselines sind eine Kopie des Zeitplans zu diesem Zeitpunkt. Diese Baselines und die Abweichung zum aktuellen Zeitplan sind pro Aufgabe und Ressource sichtbar.