ProjectWork s Diskem Google

V projektu musíte řídit vše od začátku do konce. Musíte najímat a řídit lidi, peníze a další zdroje tak, abyste splnili požadovaný rozsah v dohodnutém časovém rámci, rozpočtu a kvalitě. Abyste toho dosáhli, musíte vytvářet plány a dokumenty, které přizpůsobujete měnícím se okolnostem a v průběhu projektu zdokonalujete. Abyste si udrželi přehled, potřebujete software pro projektový management, který vám pomůže s dobře fungujícím projektovým týmem a spokojenými zákazníky.

Plánovací software ProjectWork je:

• Silný
• Online a reálná spolupráce na harmonogramu projektu s více uživateli
• Výpočet kritické cesty, vyrovnávání zdrojů a simulace Monte Carlo
• Rozpis nákladů na základě přidělených zdrojů
• Přehled časové osy úkolů v Ganttově diagramu a zdrojů v grafu kapacity
• Uživatelsky přívětivý
• Úkoly a zdroje jsou sloučeny v jednom přehledu
• Úkoly lze propojit kliknutím myši
• Zdroje lze přiřadit kliknutím myši
• Změny provedené úpravou úkolu nebo zdroje jsou označeny barvou.
• Cenově dostupné
• Soubory plánu jsou uloženy na vašem vlastním Disku Google
• Integrováno s vlastními aplikacemi Kalendář, Tabulky, Mapy, Weby a Chat
• Projektové dokumenty z Disku Google lze propojit s úkoly a zdroji
• Bezplatná 14denní zkušební verze a licence na určitá období, bez předplatného
• Užitečný
• Rychlá prohlídka prvků rozvržení s vysvětlením v popisku
• Výuková videa a odkazy na kapitoly v manuálu v aplikaci
• Pomoc v aplikaci a bezplatná podpora na helpdesku
• Import souborů XML z Microsoft Projectu

ProjectWork
online řízení projektů

Integrace s aplikacemi Google

❝ Jako PMP s certifikací MS Project Server musím říct, že jsem ohromen použitelností a jednoduchostí, kterou tato platforma nabízí. Navigační a prezentační struktura dat je taková, že se komplexně zaměříte na projekty i zatížení zdrojů. ❞

Vyzkoušejte ProjectWork zdarma po dobu 14 dnů bez závazků.

Prezentace

Projektový software ProjectWork lze používat online kdekoli s připojením k internetu, na jakémkoli počítači (Windows, Mac, Chromebook, Linux) s moderním webovým prohlížečem (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Instalace a údržba webové aplikace nejsou prováděny centrálně v cloudu.

K přihlášení potřebujete účet Google . Software ProjectWork je integrován s Diskem Google, Tabulkami, Kalendářem, Mapami a Chatem. Soubory plánování jsou na Disku, takže můžete vždy sdílet nejnovější verzi s kýmkoli chcete. Můžete dokonce pracovat na stejném souboru současně. Účet Google může být:

• Účet Gmail (@gmail.com),
• Účet domény Google Workspace nebo
• Účet Google bez Gmailu.

Účet domény Workspace je součástí firemní domény, která používá Google Workspace pro svůj produktivní software (Gmail, kalendář, textový editor, slidy, tabulky, videokonference atd.). Účet Google bez Gmailu znamená, že můžete mít účet Google na jakékoli e-mailové adrese, například od firmy bez Workspace, ale také od poskytovatelů e-mailu, jako jsou Yahoo a Hotmail. Zde si můžete takový účet Google vytvořit: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Po instalaci ProjectWork z Google Workspace Marketplace se přihlásíte do ProjectWork , povolíte přístup k Disku Google a vyberete si z následujících možností:

• začněte s bezplatnou 14denní zkušební verzí ProjectWork bez závazků,
• koupit licenci ProjectWork v aplikaci na určité období,
• zobrazit (sdílené) rozvrhy ProjectWork zdarma bez zkušební verze nebo licence.

Přečtěte si Podmínky použití a Privacy policy .

ProjectWork má užitečné integrace s mnoha dalšími aplikacemi.

Soubory z Microsoft Project

Microsoft Project je známý softwarový produkt pro vytváření projektových plánů. ProjectWork umožňuje importovat soubory XML uložené programem MS Project. Vytvořený plán lze také exportovat do souboru XML. Maximální velikost importovaného souboru je 25 MB.

Soubory na Disku Google™

ProjectWork je plně integrován s Diskem Google, takže můžete vytvářet a otevírat soubory ProjectWork přímo z vašeho Disku Google. Všechny změny se na Disk ukládají automaticky.

Protože jsou harmonogramy projektů na Disku Google, je možné je sdílet s ostatními uživateli. Současná práce ve sdíleném plánování je také možná, kde je změna okamžitě viditelná pro ostatní.

Další soubory projektu na Disku Google lze připojit k úkolům a zdrojům v ProjectWork .

Plánování v Tabulkách Google

Pokud chcete z rozvrhu vytvořit zprávu nebo analýzu, můžete ji publikovat do tabulky Google pro další zpracování. Můžete publikovat do nové tabulky nebo do dříve publikované, která je následně aktualizována, a zachovat tak přidané výpočty, grafy, poznámky atd.

Milníky v Kalendáři Google

Milníky a termíny jsou důležité události v harmonogramu projektu. V harmonogramu se jedná o úkoly s dobou trvání 0. ProjectWork může tyto události zadávat do svého Kalendáře Google ProjectWork pro sledování. Milníky se také zobrazují v kalendářích přiřazených zdrojů.

Milníky všech vašich projektů se zobrazují ve stejném kalendáři ProjectWork . Tento kalendář můžete sdílet s ostatními.

Naplánovat na Google Sites

Google Sites je ideální pro projektový portál, kde můžete prezentovat projektovou dokumentaci a komunikaci. Přístup k portálu (portálům) lze omezit na konkrétní zúčastněné strany. Harmonogram projektu v ProjectWork lze publikovat jako HTML kód, který můžete zkopírovat a vložit do Google Sites. Před vložením HTML kódu si můžete publikovaný harmonogram prohlédnout v prohlížeči.

Umístění lokalit v Mapách Google

Zdroje, u kterých je zadáno umístění webu, budou zobrazeny v Mapách Google, aby se zobrazil geografický průběh.

Zprávy v Google Chatu

Pro komunikaci v rámci projektu lze použít Google Chat. Plány vytvořené pomocí ProjectWork lze zveřejnit v chatovacím prostoru se zprávou pomocí URL adresy webhooku. Zobrazení plánu lze zachovat i při otevření z příspěvku. Do příspěvku lze také zahrnout informace o projektu, jako je jeho popis.

Zprávy ve Slacku

Slack lze použít pro komunikaci o projektech. Plány vytvořené pomocí ProjectWork lze zveřejnit do kanálu Slack se zprávou pomocí URL adresy webhooku. Zobrazení plánu lze zachovat i při otevření z příspěvku. Do příspěvku lze také zahrnout informace o projektu, jako je jeho popis.

ProjectWork lze používat během licenčního období, bez automatického prodlužování, takže žádné opakované inkasa. Kupujete si určitý počet měsíců, minimální doba je 6 měsíců. Měsíc před koncem období budete o prodloužení informováni v samotné aplikaci a e-mailem. Prodloužení se zakoupí před vypršením zkušební doby nebo licence, ale začíná až v den vypršení platnosti. Bez prodloužení si můžete prohlížet pouze své vlastní rozvrhy a ostatní k nim již nemají přístup.

Nákup se provádí přímo v aplikaci, což zajišťuje, že objednáváte pro správný účet nebo doménu. Možnosti licencí, doby trvání a ceny se zobrazí v ProjectWork po registraci v aplikaci. Možnosti jsou licence.

• pro jeden účet Google,
• pro skupinu s více účty Google, které se aktivují jednou pomocí licenčního kódu,
• pro všechny účty v doméně s Google Workspace , bez administrace a aktivace účtu.

Po výběru požadované licence zaplatíte prostřednictvím účtu PayPal ve vaší vlastní měně. Můžete si také zkopírovat odkaz PayPal v aplikaci a odeslat jej osobě, která platbu provede. Po zaplacení se nové datum platnosti ihned zobrazí v ProjectWork po aktualizaci stránky.

Kupující skupinové licence obdrží e-mail s licenčním kódem a pokyny k aktivaci účtů Google. Účet Google se pro skupinu aktivuje trvale, neexistuje možnost jeho deaktivace ve prospěch jiného účtu.

(Sub)doména v doménové licenci je část za znakem @ v účtech Google, které mohou licenci používat.

V sekci Podpora na webu najdete mimo jiné manuál .

Helpdesk Forscale můžete kontaktovat přímo v ProjectWork .

Online spolupráce

Online úložiště rozvrhu na Google Drive umožňuje pracovat nezávisle na zařízení, nejnovější verzi uvidíte na každém ze svých zařízení. ProjectWork vám dokonce umožňuje pracovat na sdíleném plánu společně jako tým ve stejnou dobu z různých míst. Změny provedené jedním budou viditelné pro ostatní.

Rozdělení úkolů

Work Breakdown Structure (WBS) poskytuje přehled o celkovém rozsahu projektu rozděleném na souhrnné úkoly a úkoly. ProjectWork vám pomůže snadno vytvořit a upravit WBS odsazením a přečíslováním úkolů.

Závislosti a podmínky úkolů

Statický plán projektu obsahuje úkoly s datem zahájení a ukončením nebo lepším datem zahájení a trváním úkolu. Změna složitého plánu sestávajícího ze souběžných a závislých úkolů stojí spoustu času a úsilí.

Dynamický plán projektu obsahuje úkoly zadané s trváním a odkazy na předchůdce, aby zahrnovaly závislosti. Na základě těchto informací vypočítá ProjectWork nejkratší plán pomocí metody kritické cesty. Změna trvání úkolu nebo data zahájení má za následek přepočtený plán. Souhrnné úkoly vyplývající z WBS lze také propojit.

Výchozí úkoly jsou naplánovány tak, aby byly dokončeny co nejdříve (ASAP), aby se dosáhlo maximální rezervy a co nejkratšího plánu projektu. Úkol může získat podmínku, aby byl naplánován co nejpozději (ALAP) bez prodlevy nebo aby začal nebo skončil v určité datum. Celý projekt lze také nastavit tak, aby začal nebo skončil k určitému datu.

Ganttův diagram

V Ganttově diagramu ProjectWork zobrazuje úkoly v čase s pruhy, včetně jejich rozdělení, závislostí a průběhu. Stav průběhu lze zobrazit pomocí barevných pruhů. Kritická cesta může být znázorněna červenými čarami.

Sledování pokroku

Pro každý úkol lze zadat pokrok v procentech. ProjectWork vypočítá výsledný postup podle souhrnného úkolu a zdroje.

Procento průběhu je také viditelné na hlavním panelu Ganttova diagramu. Barevný kód označuje zpoždění vzhledem k aktuálnímu datu.

Přiřazení zdrojů

Ke splnění úkolu jsou potřeba zdroje. Zdrojem může být člověk, ale také zařízení nebo množství materiálu. Po přiřazení zdrojů k úkolům ProjectWork uchovává graf kapacity o zatížení každého zdroje.

Zdroj může mít umístění webu. Zdroj typu webu může publikovat svou polohu a průběh v Mapách Google.

Vyrovnávání zdrojů

Pokud je zdroj přiřazen k více překrývajícím se úkolům, může se stát, že je zdroj přiřazen více než 100 %. ProjectWork může přesunout úkoly dopředu, aby se vyřešilo toto nadměrné přidělování.

Odhad práce

Výhoda dynamického plánování se ještě více projeví, když dobu trvání úkolu založíte na odhadu práce a přidělených zdrojích. Změna přiřazených zdrojů bude mít za následek přepočtený harmonogram a rozpočet.

Plánování sprintu

Agilní vývojové projekty úspěšně využívají iterativní sprinty podle rámce Scrum . Sprint je časový úsek jednoho měsíce nebo méně, jehož výsledkem je užitečný přírůstkový produkt. Položky Product Backlog s jejich podrobnými úkoly jsou uloženy v tabulce Tasks. Během události Plánování sprintu se na začátku sprintu vyberou položky produktového backlogu pro sprint tak, že se jim přiřadí zdroj typu sprintu z tabulky Zdroje.

Prostředek sprintu lze filtrovat tak, aby zobrazoval pouze úlohy patřící do tohoto Backlogu sprintu. Práce, průběh a náklady všech úloh Sprintu jsou shrnuty podle zdroje sprintu.

Kalkulace rozpočtu

ProjectWork podporuje fixní i variabilní náklady na úkol. Variabilní náklady vyplývají z přidělených zdrojů. Náklady na zdroje mohou být za hodinu, na použité množství nebo pevné.

ProjectWork akumuluje náklady na úkol, souhrnný úkol, více úkolů a zdroj.

Nastavte pracovní dobu

Standardní pracovní dobu 8 hodin denně a 40 hodin týdně lze upravit tak, aby odrážela skutečnou pracovní dobu a pracovní dny. Rozvrh bude zohledňovat dostupnou pracovní dobu.

Lze zadat dny, které jsou výjimečně nepracovní, např. svátky. Rozpis v těchto dnech vynechá.

Plánujte s uloženými úkoly

Opakované použití skupin běžných úkolů zajišťuje jednotnost a rychlost plánování. V ProjectWork lze zkopírované úkoly do schránky uložit a později vložit do plánu. Možnosti vložení určují informace, které se mají vložit ze schránky, a použité faktory pro opakování a trvání úkolu. Uložené úkoly lze také zkopírovat do nového plánu, kde je lze znovu použít.

Publikování

Když publikujete rozvrh, vytvoříte snímek informací o rozvrhu, který uvidí vybraní zúčastnění. Příkladem je tisk plánu úkolů z prohlížeče, odesílání milníků do Kalendáře Google a umístění do Map Google a vkládání HTML do Webů Google. Tyto snímky může uživatel ProjectWork později aktualizovat.

Porovnejte se základními liniemi

Základní linie je kopie plánu v určitý čas pro pozdější použití. Příklady výchozích hodnot jsou počáteční harmonogram a harmonogramy na začátku následujících fází. Tyto základní linie a odchylky od skutečné doby trvání, práce a nákladů jsou viditelné pro každý úkol a zdroj. Ve zprávě Earned Value Management můžete sledovat pokrok a výkon.

Hlášení

V ProjectWork můžete synchronizovat plán s tabulkou Google. Data v tabulce pak můžete použít pro vytváření sestav. Do tabulky řídicího panelu lze sloučit více projektů. Poté můžete aktualizovat tabulky z plánu a aktualizovat tak přehledy.

Simulace Monte Carlo

V harmonogramu projektu jsou trvání úkolů odhady, takže datum dokončení projektu je nejisté. Odhadnout spolehlivé datum dokončení projektu je obtížné, protože harmonogramy projektů mohou tvořit složité sítě se závislými úkoly.

V ProjectWork můžete úkolu zadat kromě jeho realistického trvání, volitelně optimistické minimum a pesimistické maximální trvání. Tyto doby trvání tvoří trojúhelníkové rozdělení pravděpodobnosti, které simulace Monte Carlo používá ve svých běhech k výpočtu plánu. Výsledky běhů se shromažďují za účelem vytvoření tabulky spolehlivosti s daty ukončení.

Simulace Monte Carlo v ProjectWork může také vzít v úvahu omezení zdrojů použitím vyrovnávání zdrojů, podobně jako řízení projektů kritického řetězce.