ProjectWork s Diskem Google

Když máte na starosti projekt, musíte vše řídit od začátku do konce. Musíte najmout a nasměrovat lidi, peníze a další zdroje, abyste splnili požadovaný rozsah v dohodnutém časovém rámci, rozpočtu a kvalitě. Chcete-li toho dosáhnout, musíte vytvořit plány a dokumenty, které přizpůsobíte měnícím se okolnostem a zdokonalíte v průběhu projektu. Abyste měli přehled, potřebujete software Project Planning pro dobře fungující projektový tým a spokojené zákazníky.

Software pro plánování ProjectWork je:

• Silný
• Spolupráce online a v reálném čase podle harmonogramu projektu s více uživateli
• Výpočet kritické cesty, vyrovnávání zdrojů a simulace Monte Carlo
• Rozdělení nákladů na základě přidělených zdrojů
• Přehled časové osy úkolů v Ganttově diagramu a zdrojů v grafu kapacity
• Uživatelsky přívětivý
• Úkoly a zdroje jsou sloučeny do jednoho přehledu
• Úkoly jsou propojeny kliknutím myši
• Zdroje jsou přiřazeny kliknutím myši
• Změny provedené úpravou úkolu/zdroje jsou označeny barvou
• Cenově dostupné
• Soubory plánu jsou uloženy na vašem vlastním Disku Google
• Integrováno s vlastními aplikacemi Kalendář, Tabulky, Mapy, Weby a Chat
• Projektové dokumenty na Disku Google lze propojit s úkoly
• Bezplatná 14denní zkušební verze a licence na konkrétní období
• Užitečný
• Rychlá prohlídka zobrazující prvky grafického rozvržení
• Výuková videa a odkazy v aplikaci na kapitoly v příručce
• Pomoc v aplikaci a bezplatná podpora helpdesku
• Import souboru Microsoft Project

ProjectWork
online plánování projektů

Integrace s aplikacemi Google

❝ Jako PMP s certifikací MS Project Server musím říci, že jsem ohromen používáním a jednoduchostí této platformy. Navigační a prezentační struktura dat je taková, že získáte zaměření projektů i zatížení zdrojů holisticky. ❞

Vyzkoušejte ProjectWork na 14 dní zdarma bez závazků.

Prezentace

Projektový software ProjectWork lze používat online na každém místě s připojením k internetu pomocí každého počítače (Windows, Mac, Chromebook, Linux) s moderním webovým prohlížečem (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Instalace a údržba webové aplikace nejsou vyžadovány, to se provádí centrálně v cloudu.

K přihlášení potřebujete účet Google . Software ProjectWork je integrován s Diskem Google, Tabulkami, Kalendářem, Mapami a Chatem. Soubory Planning jsou na Disku, takže vždy můžete sdílet nejnovější verzi s kýmkoli chcete. Můžete dokonce pracovat na stejném souboru ve stejnou dobu. Účet Google může být:

• účet Gmail (@gmail.com),
• Účet domény Google Workspace nebo
• Účet Google bez Gmailu.

Účet domény Workspace je součástí firemní domény, která má Google Workspace pro svůj produktivní software (gmail, kalendář, textový editor, snímky, tabulky, videokonference atd.). Účet Google bez Gmailu znamená, že můžete mít účet Google na jakékoli e-mailové adrese, například od společnosti bez Workspace, ale také od poskytovatelů e-mailu, jako jsou Yahoo a Hotmail. Zde si můžete vytvořit takový Google účet: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail .

Po instalaci ProjectWork z Google Workspace Marketplace se přihlásíte do ProjectWork , povolíte přístup ke svému Disku Google a zaregistrujete se po výběru z

• spusťte bezplatnou 14denní zkušební verzi ProjectWork bez závazků,
• koupit v aplikaci licenci ProjectWork na určité období.

Přečtěte si Podmínky použití a Privacy policy .

ProjectWork má užitečnou integraci s mnoha dalšími aplikacemi.

Soubory z Microsoft Project

Microsoft Project je známý softwarový produkt pro vytváření plánů projektů. ProjectWork umí importovat soubory XML uložené v MS Project. Může také exportovat vytvořený rozvrh do souboru XML. Maximální velikost souboru pro import je 25 MB.

Soubory na Google Drive™

ProjectWork je plně integrován s Diskem Google a umožňuje vytvářet a otevírat soubory ProjectWork z vašeho vlastního Disku Google. Všechny změny se automaticky ukládají na Disk.

Protože jsou plány projektů na Disku Google, je možné je sdílet s ostatními uživateli. Je možná i současná práce ve sdíleném plánování, kde je změna okamžitě viditelná pro ostatní.

Další soubory projektu na Disku Google lze připojit k úkolům a zdrojům v ProjectWork .

Plán v Tabulkách Google

Chcete-li ze svého plánu vytvořit zprávu nebo analýzu, můžete ji publikovat v tabulce Google k dalšímu zpracování. Můžete publikovat do nové tabulky nebo do dříve publikované tabulky, která je poté aktualizována, přičemž si ponecháte přidané výpočty, grafy, poznámky atd.

Milníky v Kalendáři Google

Milníky a termíny jsou důležité události v harmonogramu projektu. V rozvrhu jsou to úkoly s trváním 0. ProjectWork může tyto události zadávat do svého ProjectWork Google kalendáře, aby je mohl sledovat. Události milníku se také objeví v kalendářích přiřazených zdrojů.

Milníky všech vašich projektů se objeví ve stejném kalendáři ProjectWork . Tento kalendář můžete sdílet s ostatními.

Plán na Webech Google

Weby Google jsou ideální pro projektový portál, kde můžete prezentovat projektovou dokumentaci a komunikaci. Přístup k portálu (portálům) může být omezen na konkrétní zúčastněné strany. Plán projektu v ProjectWork lze publikovat jako HTML kód, který můžete zkopírovat a vložit do Google Sites. Před vložením kódu HTML si můžete prohlédnout publikovaný plán v prohlížeči.

Umístění stránek v Mapách Google

Zdroje, které mají zadané umístění webu, budou zakresleny do Map Google, aby se ukázal geografický pokrok.

Zprávy ve službě Google Chat

Pro komunikaci v rámci projektu lze použít Google Chat. Rozvrhy vytvořené pomocí ProjectWork lze odeslat do prostoru chatu se zprávou pomocí adresy URL webhooku. Zobrazení rozvrhu lze při otevření z příspěvku zachovat. V příspěvku mohou být také uvedeny informace o projektu, jako je jeho popis.

Zprávy ve Slacku

Slack lze použít pro projektovou komunikaci. Rozvrhy vytvořené pomocí ProjectWork lze odeslat do kanálu Slack se zprávou pomocí adresy URL webhooku. Zobrazení rozvrhu lze při otevření z příspěvku zachovat. V příspěvku mohou být také uvedeny informace o projektu, jako je jeho popis.

ProjectWork lze používat během licenčního období, bez automatického prodloužení, takže žádné opakované inkaso. Kupujete na počet měsíců, minimální doba je 6 měsíců. Měsíc před koncem období budete informováni o obnovení v samotné aplikaci a e-mailem. Rozšíření je zakoupeno před vypršením zkušební verze nebo licence, ale začíná až k datu vypršení platnosti. Bez rozšíření můžete prohlížet pouze své vlastní plány a ostatní již nemají přístup.

Nákup se provádí v samotné aplikaci, což zajišťuje, že objednáváte správný účet nebo doménu. Možnosti licence, období a ceny se zobrazí v ProjectWork po registraci v aplikaci. Možnosti jsou licence

• pro jeden účet Google,
• pro skupinu s více účty Google, které se jednou aktivují pomocí licenčního kódu,
• pro všechny účty v doméně s Google Workspace , bez správy a aktivace účtu.

Po výběru požadované licence zaplatíte PayPal účtem ve vlastní měně. Můžete také zkopírovat odkaz PayPal v aplikaci a odeslat jej osobě, která provádí platbu. Po zaplacení se vaše nové datum vypršení platnosti zobrazí okamžitě v ProjectWork po obnovení stránky.

Kupující skupinové licence obdrží e-mail s licenčním kódem a pokyny, jak aktivovat účty Google. Účet Google se pro Skupinu trvale aktivuje, neexistuje možnost deaktivace ve prospěch jiného účtu.

(Sub-)doména v licenci domény je část za znakem @ v účtech Google, která může licenci používat.

V sekci Podpora na webu najdete mimo jiné manuál .

Forscale helpdesk můžete kontaktovat přímo v ProjectWork .

Online spolupráce

Online úložiště rozvrhu na Google Drive umožňuje pracovat nezávisle na zařízení, nejnovější verzi uvidíte na každém ze svých zařízení. ProjectWork vám dokonce umožňuje pracovat na sdíleném plánu společně jako tým ve stejnou dobu z různých míst. Změny provedené jedním budou viditelné pro ostatní.

Rozdělení úkolů

Work Breakdown Structure (WBS) poskytuje přehled o celkovém rozsahu projektu rozděleném na souhrnné úkoly a úkoly. ProjectWork vám pomůže snadno vytvořit a upravit WBS odsazením a přečíslováním úkolů.

Závislosti a podmínky úkolů

Statický plán projektu obsahuje úkoly s datem zahájení a ukončením nebo lepším datem zahájení a trváním úkolu. Změna složitého plánu sestávajícího ze souběžných a závislých úkolů stojí spoustu času a úsilí.

Dynamický plán projektu obsahuje úkoly zadané s trváním a odkazy na předchůdce, aby zahrnovaly závislosti. Na základě těchto informací vypočítá ProjectWork nejkratší plán pomocí metody kritické cesty. Změna trvání úkolu nebo data zahájení má za následek přepočtený plán. Souhrnné úkoly vyplývající z WBS lze také propojit.

Výchozí úkoly jsou naplánovány tak, aby byly dokončeny co nejdříve (ASAP), aby se dosáhlo maximální rezervy a co nejkratšího plánu projektu. Úkol může získat podmínku, aby byl naplánován co nejpozději (ALAP) bez prodlevy nebo aby začal nebo skončil v určité datum. Celý projekt lze také nastavit tak, aby začal nebo skončil k určitému datu.

Ganttův diagram

V Ganttově diagramu ProjectWork zobrazuje úkoly v čase s pruhy, včetně jejich rozdělení, závislostí a průběhu. Stav průběhu lze zobrazit pomocí barevných pruhů. Kritická cesta může být znázorněna červenými čarami.

Sledování pokroku

Pro každý úkol lze zadat pokrok v procentech. ProjectWork vypočítá výsledný postup podle souhrnného úkolu a zdroje.

Procento průběhu je také viditelné na hlavním panelu Ganttova diagramu. Barevný kód označuje zpoždění vzhledem k aktuálnímu datu.

Přiřazení zdrojů

Ke splnění úkolu jsou potřeba zdroje. Zdrojem může být člověk, ale také zařízení nebo množství materiálu. Po přiřazení zdrojů k úkolům ProjectWork uchovává graf kapacity o zatížení každého zdroje.

Zdroj může mít umístění webu. Zdroj typu webu může publikovat svou polohu a průběh v Mapách Google.

Vyrovnávání zdrojů

Pokud je zdroj přiřazen k více překrývajícím se úkolům, může se stát, že je zdroj přiřazen více než 100 %. ProjectWork může přesunout úkoly dopředu, aby se vyřešilo toto nadměrné přidělování.

Odhad práce

Výhoda dynamického plánování se ještě více projeví, když dobu trvání úkolu založíte na odhadu práce a přidělených zdrojích. Změna přiřazených zdrojů bude mít za následek přepočtený harmonogram a rozpočet.

Plánování sprintu

Agilní vývojové projekty úspěšně využívají iterativní sprinty podle rámce Scrum . Sprint je časový úsek jednoho měsíce nebo méně, jehož výsledkem je užitečný přírůstkový produkt. Položky Product Backlog s jejich podrobnými úkoly jsou uloženy v tabulce Tasks. Během události Plánování sprintu se na začátku sprintu vyberou položky produktového backlogu pro sprint tak, že se jim přiřadí zdroj typu sprintu z tabulky Zdroje.

Prostředek sprintu lze filtrovat tak, aby zobrazoval pouze úlohy patřící do tohoto Backlogu sprintu. Práce, průběh a náklady všech úloh Sprintu jsou shrnuty podle zdroje sprintu.

Kalkulace rozpočtu

ProjectWork podporuje fixní i variabilní náklady na úkol. Variabilní náklady vyplývají z přidělených zdrojů. Náklady na zdroje mohou být za hodinu, na použité množství nebo pevné.

ProjectWork akumuluje náklady na úkol, souhrnný úkol, více úkolů a zdroj.

Nastavte pracovní dobu

Standardní pracovní dobu 8 hodin denně a 40 hodin týdně lze upravit tak, aby odrážela skutečnou pracovní dobu a pracovní dny. Rozvrh bude zohledňovat dostupnou pracovní dobu.

Lze zadat dny, které jsou výjimečně nepracovní, např. svátky. Rozpis v těchto dnech vynechá.

Plánujte s uloženými úkoly

Opakované použití skupin běžných úkolů zajišťuje jednotnost a rychlost plánování. V ProjectWork lze zkopírované úkoly do schránky uložit a později vložit do plánu. Možnosti vložení určují informace, které se mají vložit ze schránky, a použité faktory pro opakování a trvání úkolu. Uložené úkoly lze také zkopírovat do nového plánu, kde je lze znovu použít.

Publikování

Když publikujete rozvrh, vytvoříte snímek informací o rozvrhu, který uvidí vybraní zúčastnění. Příkladem je tisk plánu úkolů z prohlížeče, odesílání milníků do Kalendáře Google a umístění do Map Google a vkládání HTML do Webů Google. Tyto snímky může uživatel ProjectWork později aktualizovat.

Porovnejte se základními liniemi

Základní linie je kopie plánu v určitý čas pro pozdější použití. Příklady výchozích hodnot jsou počáteční harmonogram a harmonogramy na začátku následujících fází. Tyto základní linie a odchylky od skutečné doby trvání, práce a nákladů jsou viditelné pro každý úkol a zdroj. Ve zprávě Earned Value Management můžete sledovat pokrok a výkon.

Hlášení

V ProjectWork můžete synchronizovat plán s tabulkou Google. Data v tabulce pak můžete použít pro vytváření sestav. Do tabulky řídicího panelu lze sloučit více projektů. Poté můžete aktualizovat tabulky z plánu a aktualizovat tak přehledy.

Simulace Monte Carlo

V harmonogramu projektu jsou trvání úkolů odhady, takže datum dokončení projektu je nejisté. Odhadnout spolehlivé datum dokončení projektu je obtížné, protože harmonogramy projektů mohou tvořit složité sítě se závislými úkoly.

V ProjectWork můžete úkolu zadat kromě jeho realistického trvání, volitelně optimistické minimum a pesimistické maximální trvání. Tyto doby trvání tvoří trojúhelníkové rozdělení pravděpodobnosti, které simulace Monte Carlo používá ve svých běhech k výpočtu plánu. Výsledky běhů se shromažďují za účelem vytvoření tabulky spolehlivosti s daty ukončení.

Simulace Monte Carlo v ProjectWork může také vzít v úvahu omezení zdrojů použitím vyrovnávání zdrojů, podobně jako řízení projektů kritického řetězce.