ProjectWork nieuws

Het gebruik van samenvattingstaken heeft als voordeel dat de structuur van je projectplanning makkelijker te begrijpen is. Ook kun je samenvattingstaken inklappen om een overzichtelijker planning te krijgen. Als je je achteraf realiseert dat je taken onder een gemeenschappelijke samenvattingstaak wilt hebben, dan gaat toevoegen in meerdere stappen.

Met deze nieuwe functie gaat het achteraf toevoegen van een samenvattingstaak en het verder inspringen van de onderliggende taken in één logische stap: selecteer de taken die je wil samenvatten en gebruik dan de functie Samenvatting boven invoegen in het Taken menu of context menu (rechter muisknop). Pas de naam van de ingevoegde samenvatting naar wens aan.

Het voorspellen van een betrouwbare projectvoltooiingsdatum is niet altijd eenvoudig. Het geven van een kansverdeling aan onzekere taakduren is een eerste stap. In de video zie je hoe de Monte Carlo-simulatie vervolgens de verdeling van de projectvoltooiingsdatum berekent. Het is ook mogelijk om tegelijkertijd resource-vereffening uit te voeren.

Bekijk de video over deze nieuwe functie. Er zijn meer video's beschikbaar in de lijst.

Er zijn nieuwe demo video's opgenomen die de functionaliteit van ProjectWork laten zien. Het zijn schermopnamen met een natuurlijk klinkende kunstmatige stem die uitleg geeft. Er zijn nu vier video's beschikbaar voor jou en je team: installeren in Google Drive, plannen met taken, project volgen en plannen met resources.

De video's staan vermeld op een ondersteuningspagina, waar elke video een link heeft naar de totale video op YouTube of naar het onderwerp in de video dat je zoekt.

In ProjectWork is een functie toegevoegd om vanuit een geopende projectplanning een bericht te plaatsen in een Google Chat ruimte of Slack kanaal. Een link naar deze planning wordt bijgevoegd met indien gewenst de weergave erbij, zoals een geselecteerd taak en de tijdschaal van de Gantt. Ook informatie behorende bij het project, zoals de beschrijving, kan aan het bericht toegevoegd worden. Deze functie is bedoeld om communicatie over één of meer projecten te centraliseren.

De functie staat in het ProjectWork menu en opent een dialoog. De verbinding met een Google Chat ruimte of Slack kanaal gaat met behulp van een webhook URL die in betreffende ruimte of kanaal eenmalig wordt aangemaakt en in de dialoog wordt opgeslagen. Een Google Chat ruimte is alleen beschikbaar voor Google werk of school accounts. In de dialoog staat een omcirkelde i die naar de handleiding doorklikt.

In ProjectWork is de actie om bewerkingen en weergaven op te slaan gesplitst. Het opslaan van bewerkingen blijft automatisch om de planning voor alle gebruikers hetzelfde te houden. Het opslaan van de weergave is nu een handmatige actie zodat elke gebruiker zijn eigen weergave heeft, zoals bij uitvouwen/samenvouwen of filteren, zonder anderen te storen die in hetzelfde bestand werken.

De knop om de weergave op te slaan verschijnt onder de bestandsnaam zodra je de weergave verandert. Als je de knop gebruikt, wordt de weergave opgeslagen in het planningsbestand in Google Drive en wordt de weergave voor alle actieve gebruikers gesynchroniseerd. Zonder de weergave op te slaan, behoudt je de gemeenschappelijk weergave wanneer je het bestand opent.

In ProjectWork kun je gebruik maken van een klembord om delen van een planning te kopiëren en daarna in dezelfde planning of één van je andere planningen te plakken. Het klembord wordt elke keer overschreven bij een nieuwe kopieeractie en het klembord wordt na verloop van tijd gewist. In het Taken menu is daarom een nieuwe functie Klembord opslaan... toegevoegd die een popup dialoog opent om de op het klembord aanwezige taken op te slaan en later weer terug te plaatsen op het klembord.

De opgeslagen taken kunnen dienen als bouwblokken om snel en uniform een planning te maken. De klembordtaken worden in de planning opgeslagen en kunnen mee gekopieerd worden, waardoor een planning als sjabloon kan dienen met bouwblokken erbij. Met de Plakken opties... functie kun je een bouwblok schalen naar de taakduur die je wilt.

In ProjectWork kun je nu een Kopiëren/Plakken opties dialoog openen in het Taken en Resources menu om te selecteren welke informatie je wilt plakken van gekopieerde taken of resources op het klembord. Taken en resources kunnen hun kleur, gele notitie en bijgevoegde Drive-documenten optioneel mee plakken of niet. Wanneer je taken of resources uit een andere planning kopieert, dan kunnen eigen kolommen optioneel in de planning worden geplakt. De plakopties zijn handig wanneer je kopieert vanuit een sjabloonbestand.

Taken hebben opties om toegewezen resources en voorgaande koppelingen van een gekopieerd klembord te plakken of niet. Taken hebben ook de mogelijkheid om het plakken te herhalen en de duur te vermenigvuldigen om bijvoorbeeld een uitrol te plannen.

Wanneer je taken of resources naar het klembord knipt in plaats van kopieert, dan worden de plakopties genegeerd en wordt alle informatie geplakt.

ProjectWork gebruikt de Kritieke Pad Methode om de kortste planning te berekenen, rekening houdend met koppelingen tussen taken. Elke taak heeft een vroegste startdatum en een laatste startdatum, de duur tussen deze datums is de speling. Taken op het zogenaamde kritieke pad hebben een speling van nul, hun vertraging zal het project vertragen.

ProjectWork heeft een nieuwe optie in dialoog Instellingen om de speling van elke taak in het Gantt-diagram aan te geven met een gestippelde balk. Dit komt bovenop de aanduiding van het kritieke pad in het Gantt-diagram met rode taakbalkranden en rode koppelingen ertussen. De speling is ook zichtbaar in kolom Speling in tabel Taken.

De Kolommen dialoog wordt geopend wanneer je op de tabelkop klikt in het deelvenster Taken of Resources of vanuit hun menu's. Eigen kolommen krijgen bij toevoegen een naam en een bepaald type, zoals tekst, datum, bedrag. Hun positie en zichtbaarheid kan worden gewijzigd, net als die van de standaard kolommen.

Er is een nieuw type opties geïntroduceerd om een kolom met keuzelijst en opties toe te voegen. Het voordeel ten opzichte van een tekstkolom is dat de invoer sneller gaat door met de muis op een optie te klikken. De invoer is zonder typefouten, wat problemen voorkomt wanneer je een rapport genereert door het schema als een spreadsheet te publiceren en een aangepaste kolomwaarde gebruikt om bijvoorbeeld taken te filteren.

Je kunt nu een geselecteerde taakomschrijving markeren uit een reeks kleuren in het detailpaneel. De betekenis van de kleur hangt af van de gebruiker, zoals het markeren van mijlpalen of kritieke taken die kunnen vertragen. Het zou dus nuttig zijn, vooral bij presentaties aan anderen, om taken te kunnen markeren. Alle gemarkeerde taken kunnen worden gefilterd vanuit het Taken menu.

In ProjectWork kun je nu de planning als basislijn instellen (ProjectWork menu > Basislijnen...). Dit betekent dat er een kopie wordt gemaakt van de actuele planning (taken en resources) die je als referentie kunt gebruikt na bijvoorbeeld een mijlpaal. Je kunt verschillende basislijnen bewaren en weergeven en het verschil met de actuele planning bewaken. Het projectstatusrapport (ProjectWork menu > Rapporteren > Project status...) bevat de laatste basislijn en de actuele planning ter vergelijking. Wanneer je een kopie van het planningsbestand maakt, dan heb je de mogelijkheid om de basislijn(en) mee te kopiëren of niet.