ProjectWork nieuws

Er zijn nieuwe demo video's opgenomen die de functionaliteit van ProjectWork laten zien. Het zijn schermopnamen met een natuurlijk klinkende kunstmatige stem die uitleg geeft. Er zijn nu vier video's beschikbaar voor jou en je team: installeren in Google Drive, plannen met taken, project volgen en plannen met resources.

De video's staan vermeld op een ondersteuningspagina, waar elke video een link heeft naar de totale video op YouTube of naar het onderwerp in de video dat je zoekt. Er komen meer video's met functies die specifiek zijn voor de Business-versie.

In ProjectWork for Business is een functie toegevoegd om vanuit een geopende projectplanning een bericht te plaatsen in een Google Chat ruimte of Slack kanaal. Een link naar deze planning wordt bijgevoegd met indien gewenst de weergave erbij, zoals een geselecteerd taak en de tijdschaal van de Gantt. Ook informatie behorende bij het project, zoals de beschrijving, kan aan het bericht toegevoegd worden. Deze functie is bedoeld om communicatie over één of meer projecten te centraliseren.

De functie staat in het ProjectWork for Business menu en opent een dialoog. De verbinding met een Google Chat ruimte of Slack kanaal gaat met behulp van een webhook URL die in betreffende ruimte of kanaal eenmalig wordt aangemaakt en in de dialoog wordt opgeslagen. Een Google Chat ruimte is alleen beschikbaar voor Google werk of school accounts. In de dialoog staat een omcirkelde i die naar de handleiding doorklikt.

In ProjectWork for Business is de actie om bewerkingen en weergaven op te slaan gesplitst. Het opslaan van bewerkingen blijft automatisch om de planning voor alle gebruikers hetzelfde te houden. Het opslaan van de weergave is nu een handmatige actie zodat elke gebruiker zijn eigen weergave heeft, zoals bij uitvouwen/samenvouwen of filteren, zonder anderen te storen die in hetzelfde bestand werken.

De knop om de weergave op te slaan verschijnt onder de bestandsnaam zodra je de weergave verandert. Als je de knop gebruikt, wordt de weergave opgeslagen in het planningsbestand in Google Drive en wordt de weergave voor alle actieve gebruikers gesynchroniseerd. Zonder de weergave op te slaan, behoudt je de gemeenschappelijk weergave wanneer je het bestand opent.

In ProjectWork for Business kun je gebruik maken van een klembord om delen van een planning te kopiëren en daarna in dezelfde planning of één van je andere planningen te plakken. Het klembord wordt elke keer overschreven bij een nieuwe kopieeractie en het klembord wordt na verloop van tijd gewist. In het Taken menu is daarom een nieuwe functie Klembord opslaan... toegevoegd die een popup dialoog opent om de op het klembord aanwezige taken op te slaan en later weer terug te plaatsen op het klembord.

De opgeslagen taken kunnen dienen als bouwblokken om snel en uniform een planning te maken. De klembordtaken worden in de planning opgeslagen en kunnen mee gekopieerd worden, waardoor een planning als sjabloon kan dienen met bouwblokken erbij. Met de Plakken opties... functie kun je een bouwblok schalen naar de taakduur die je wilt.

In ProjectWork for Business kun je nu een Kopiëren/Plakken opties dialoog openen in het Taken en Resources menu om te selecteren welke informatie je wilt plakken van gekopieerde taken of resources op het klembord. Taken en resources kunnen hun kleur, gele notitie en bijgevoegde Drive-documenten optioneel mee plakken of niet. Wanneer je taken of resources uit een andere planning kopieert, dan kunnen eigen kolommen optioneel in de planning worden geplakt. De plakopties zijn handig wanneer je kopieert vanuit een sjabloonbestand.

Taken hebben opties om toegewezen resources en voorgaande koppelingen van een gekopieerd klembord te plakken of niet. Taken hebben ook de mogelijkheid om het plakken te herhalen en de duur te vermenigvuldigen om bijvoorbeeld een uitrol te plannen.

Wanneer je taken of resources naar het klembord knipt in plaats van kopieert, dan worden de plakopties genegeerd en wordt alle informatie geplakt.

ProjectWork gebruikt de Kritieke Pad Methode om de kortste planning te berekenen, rekening houdend met koppelingen tussen taken. Elke taak heeft een vroegste startdatum en een laatste startdatum, de duur tussen deze datums is de speling. Taken op het zogenaamde kritieke pad hebben een speling van nul, hun vertraging zal het project vertragen.

ProjectWork heeft een nieuwe optie in dialoog Instellingen om de speling van elke taak in het Gantt-diagram aan te geven met een gestippelde balk. Dit komt bovenop de aanduiding van het kritieke pad in het Gantt-diagram met rode taakbalkranden en rode koppelingen ertussen. De speling is ook zichtbaar in kolom Speling in tabel Taken.

De Kolommen dialoog wordt geopend wanneer je op de tabelkop klikt in het deelvenster Taken of Resources of vanuit hun menu's. Eigen kolommen krijgen bij toevoegen een naam en een bepaald type, zoals tekst, datum, bedrag. Hun positie en zichtbaarheid kan worden gewijzigd, net als die van de standaard kolommen.

Er is een nieuw type opties geïntroduceerd om een kolom met keuzelijst en opties toe te voegen. Het voordeel ten opzichte van een tekstkolom is dat de invoer sneller gaat door met de muis op een optie te klikken. De invoer is zonder typefouten, wat problemen voorkomt wanneer je een rapport genereert door het schema als een spreadsheet te publiceren en een aangepaste kolomwaarde gebruikt om bijvoorbeeld taken te filteren.

Je kunt nu een geselecteerde taakomschrijving markeren uit een reeks kleuren in het detailpaneel. De betekenis van de kleur hangt af van de gebruiker, zoals het markeren van mijlpalen of kritieke taken die kunnen vertragen. Het zou dus nuttig zijn, vooral bij presentaties aan anderen, om taken te kunnen markeren. Alle gemarkeerde taken kunnen worden gefilterd vanuit het Taken menu.

In ProjectWork for Business kun je nu de planning als basislijn instellen (ProjectWork for Business menu > Basislijnen...). Dit betekent dat er een kopie wordt gemaakt van de actuele planning (taken en resources) die je als referentie kunt gebruikt na bijvoorbeeld een mijlpaal. Je kunt verschillende basislijnen bewaren en weergeven en het verschil met de actuele planning bewaken. Het projectstatusrapport (ProjectWork menu > Rapporteren > Project status...) bevat de laatste basislijn en de actuele planning ter vergelijking. Wanneer je een kopie van het planningsbestand maakt, dan heb je de mogelijkheid om de basislijn(en) mee te kopiëren of niet.

ProjectWork bestaat uit 5 panelen, van links naar rechts: Capaciteit, Resources, Project, Taken en Gantt. De panelen Capaciteit en Gantt bevatten grafieken, de panelen Resources en Taken bevatten tabellen, het paneel Project kan taak- of resourcegegevens bevatten. Door resources en taken tegelijkertijd weer te geven, krijg je direct een overzicht van hoe ze zijn toegewezen. De rijen in het Capaciteit en Gantt-diagram komen overeen met respectievelijk de tabel Resources en Taken. Panelen kunnen worden verborgen om andere panelen meer ruimte te geven. Drie nieuwe paneelweergaven tonen alleen Resources of Taken om zoveel mogelijk kolommen weer te geven zonder te scrollen of alle panelen tegelijk om een compleet overzicht te krijgen.

Voor sommige productontwikkelingen zijn incrementele Sprints, zoals gebruikt door het Scrum-framework, nuttig. Tijdens het Sprint planning event, aan het begin van een Sprint, worden Product backlog items geselecteerd voor de Sprint. Je kunt de Product backlog in ProjectWork bijhouden, inclusief detailwerk. Productitems worden toegewezen aan een nieuwe Sprint resource type. De Product backlog planning kan worden gefilterd om alleen de specifieke Sprint-items met hun gedetailleerde werk weer te geven, de rest is samengevouwen. Werk, voortgang en kosten van een Sprint worden opgeteld per Sprint resource.

Met een sjabloonplanning kun je tijd besparen en uniformiteit creëren wanneer nieuwe projecten er een kopie van maken. Je maakt een kopie in het ProjectWork menu, zie de Handleiding. Met ProjectWork kun je een spreadsheet vanuit een schema publiceren, de lay-out wijzigen of uitbreiden met berekeningen en grafieken, en deze synchroon houden met het schema. Je kunt nu ook het gepubliceerde spreadsheet van de sjabloon kopiëren en bij de gekopieerde planning voegen, met behoud van de wijzigingen en uitbreidingen. Hetzelfde geldt voor de link naar de dashboard-spreadsheet die ook uit de sjabloon kan worden gekopieerd.

Bij het uitvoeren van meerdere projecten is het handig om hun voortgang centraal bij te houden. Je kunt nu vanuit een Business projectplanning een nieuw dashboard maken of je project toevoegen aan een bestaand dashboard. Het dashboard is een Google spreadsheet in Google Drive dat je bijvoorbeeld kunt invoegen in Google Sites. De projecten staan per rij onder elkaar, met informatie in kolommen. De projecten zijn in het spreadsheet zichtbaar in een Gantt diagram. Je kunt dit spreadsheet naar wens aanpassen, zie de Handleiding. Je vindt de dashboard dialoog in het ProjectWork for Business menu onder Rapporteren > Dashboard.... Een project in het dashboard bijwerken gaat vanuit dezelfde dialoog.

Het effenen van een planning met veel resources en veel taken die overlappen tot een compact resultaat kan enige minuten duren. Je krijgt nu eerst een schatting van de rekentijd. Bij akkoord krijg je een procentuele indicatie van de voortgang. Eventuele andere bewerkers die de planning open hebben krijgen ook de voortgang te zien. Tijdens de voortgang kun je geen wijzigingen aanbrengen in de planning.

Het sorteren van taken op begin- of einddatum is uitgebreid naar meer kolommen. Ook is het sorteren van resources nu mogelijk. De kolommen staan onder Sorteer omlaag en Sorteer omhoog in het Taken en Resources menu. Beide houden de WBS structuur intact van de geselecteerde taken of resources die je sorteert. Bedenk dat sorteren definitief is, in tegenstelling tot het tonen van bepaalde taken. Direct na sorteren kan het wel ongedaan gemaakt worden (Ctrl+Z).

Het publiceren naar een spreadsheet in het menu ProjectWork for Business is uitgebreid met een functie om een gepubliceerd spreadsheet bij te werken met de actuele planning. Alle kolommen, berekeningen en opmerkingen die aan het spreadsheet werden toegevoegd, worden ongewijzigd gehouden. Diagrammen die gekoppeld zijn aan taken en resources worden bijgewerkt. Een voorbeeldrapportage is het kopiëren van kolommen als een basislijnplanning en het berekenen van het verschil met de actuele planning.

De Assistentie pop-up in ProjectWork helpt je snel vertrouwd te raken. Het geeft waarschuwingen voor nieuwe berichten zoals deze, tips over te gebruiken functies en links naar algemene informatie. Wanneer je ProjectWork opent terwijl er een nieuw bericht is, wordt de Assistentie pop-up weergegeven. Je kunt de pop-up bekijken wanneer je maar wilt door op Assistentie te klikken in het centrale ProjectWork paneel. Bij elke opening verschijnen er nieuwe tips.

Als je een resource toekent aan taken die overlappen in tijd, dan kan de capaciteit van een resource boven de 100% komen. Dit is op te lossen door bepaalde taken later te beginnen waardoor ze niet meer overlappen. Met de hand is dit een tijdrovend karwei, wat ProjectWork for Business nu automatisch kan uitvoeren.

Van taken die door resource effening later beginnen, moet expliciet de vereffening verwijderd worden om weer eerder te kunnen beginnen. Dit kan voor alle toewijzingen tegelijk of per geselecteerde resource of taak.

In de Instellingen is in te stellen of taken in het verleden of die 100% compleet zijn ook geëffend moeten worden.

Taken in een project kunnen van elkaar afhankelijk zijn. In de planning betekent dit dat ze gekoppeld worden. Je koppelt bijvoorbeeld het einde van een taak aan het begin van een volgende taak.

Met vertraging en overlap begint de volgende taak later of eerder. Je plant dit met een extra tijdsaanduiding achter de koppeling, waarbij een positieve aanduiding tot een vertraging leidt en een negatieve tot een overlap. Een taak met voorgangerkoppeling 7GB-2d geeft aan dat deze taak 2 dagen eerder begint dan het begin van taak 7.

Google heeft gedeelde drives aan Google Drive toegevoegd. In plaats van individuele gebruikers is een team de eigenaar van documenten. De leden van een team kunnen in de loop van de tijd veranderen zonder dat het eigendom per document moet worden overgedragen. Deze functie is beschikbaar in Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business en Google Workspace Education, dus niet in Google Workspace Basic of de gratis Google Drive.

Een gedeelde drive kan nuttig zijn voor een project om alle documenten inclusief de planning bij elkaar te houden. Daarom ondersteunt ProjectWork for Business nu gedeelde Drives indien beschikbaar in uw Google Drive-versie. Je kunt ProjectWork-bestanden openen in Google gedeelde drives of in ProjectWork op het nieuwe tabblad gedeelde drive. ProjectWork Resource Manager kan worden gebruikt met gedeelde drives wanneer de bron- en projectbestanden zich in dezelfde gedeelde drive map bevinden.

Gelijktijdig samenwerken betekent dat als je een ProjectWork-bestand opent en collega's hetzelfde bestand openen, iedereen in hetzelfde schema wijzigingen kan aanbrengen en bijgewerkt ziet worden. Dit was altijd mogelijk met ProjectWork, maar wat is er verbeterd?

• De collega's worden getoond, evenals hun komen en gaan in de sessie.
• Wijzigingen worden per cel aangegeven in plaats van per rij. Je ziet niet alleen je eigen wijzigingen gemarkeerd, maar ook die van je collega's.
• Prestaties zijn verbeterd, wijzigingen verschijnen sneller.

Geniet van de verbeteringen om samen nauwkeurige planningen te maken.