Handleiding ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet is een add-on die een Google spreadsheet voorziet van WBS-uitsplitsing en een visueel Gantt-diagram om een project te plannen en te volgen. De add-on kun je downloaden vanuit het Uitbreidingen menu in een spreadsheet of vanuit de Google Workspace Marketplace.

Na installatie creëert de add-on de werkbladen Taakplanning en Projectsamenvatting, en de Pro versie ook Resources en Vakantie.

Je kunt de de projectgegevens invoeren en bewerken met de standaard spreadsheet functies in combinatie met de add-on functies in de zijbalk. In tegenstelling tot de standaard spreadsheet functies zijn de add-on functies niet ongedaan te maken (Ctrl+Z).

Openen van de zijbalk gaat door in menu Uitbreidingen > ProjectSheet planning > Zijbalk openen te kiezen. Je kunt de zijbalk sluiten door rechtsboven op X te klikken.

Lege of gekopieerde spreadsheets kun je van ProjectSheet voorzien via menu Uitbreidingen > ProjectSheet planning > Voeg ProjectSheet add-on toe. Wacht in het geval van een leeg spreadsheet tot de ProjectSheet bladen gereed zijn.

Aanpassingen

Het spreadsheet is naar wens aanpasbaar, maar met beperkingen vanwege de ProjectSheet functionaliteit:

NIET doen	wel doen
het Gantt-diagram in het spreadsheet zelf veranderen of uitbreiden	de Gantt tijdschaal wijzigen met de instellingen in de zijbalk
ProjectSheet kolommen verwijderen	ProjectSheet kolommen verbergen
werkbladen of bereiken beveiligen tegen bewerken	spreadsheet delen met alleen weergeven
ProjectSheet kolommen kopiëren	Eigen kolommen/koppen links van het Gantt-diagram tussenvoegen
koprijen inclusief de verborgen rij 3 veranderen	de volgorde van Eigen en ProjectSheet kolommen veranderen
ProjectSheet werkbladen verwijderen   ProjectSheet werkbladen kopiëren in hetzelfde spreadsheet	Eigen werkbladen toevoegen

ProjectSheet kolommen zijn de Taakkolommen en Resourcekolommen (Pro).
Eigen kolommen en werkbladen voeg je zelf toe.

Hier staat hoe je de rijen en kolommen van een Google spreadsheet kunt aanpassen: https://support.google.com/docs/answer/54813
ProjectSheet hernummert de WBS wanneer je taken verplaatst, verwijdert, wist of kopieert.

Autorisatie

Zodra je ProjectSheet voor het eerst gebruikt, geeft Google een autorisatie scherm. Hierin staat dat de add-on het spreadsheet zal aanpassen en toegang nodig heeft naar een externe service vanwege de Pro functionaliteit.

De-installatie

Als je ProjectSheet niet meer wilt in een bepaald spreadsheet, dan kun je het stoppen in het menu Uitbreidingen > Add-ons > Add-ons beheren. Er verschijnt een dialoog met al je add-ons. Selecteer de ProjectSheet opties en vink 'Gebruiken in dit document' af. Hierna kun je de tabs verwijderen zonder dat ze opnieuw worden toegevoegd bij heropenen van het spreadsheet. In hetzelfde menu kun je ProjectSheet compleet 'Verwijderen' van al je spreadsheets.

Het werkblad Taakplanning bestaat uit een tabel links en een bijbehorend Gantt diagram rechts.

Elke kolom in de tabel heeft een kop die aangeeft welke informatie in de kolom staat. De koptitels mogen aangepast worden naar bijvoorbeeld een andere taal. Je kunt de volgorde van de bestaande kolommen veranderen en je kunt eigen kolommen tussenvoegen.

Een rij stelt een taak voor zodra die wordt beschreven in kolom 'Taakomschrijving'. Weghalen van de omschrijving verwijdert de taak en maakt de rij leeg. Rijen mogen leeg blijven om de leesbaarheid te vergroten. Gebruik normale spreadsheet functies om rijen in te voegen, te wissen, te verwijderen of te kopiëren.

Samenvattingstaak

Een taak is een samenvattingstaak als resultaat van de Work Breakdown Structure (WBS). Een samenvattingstaak heeft alleen een taakomschrijving nodig. Begindatum, einddatum, voortgang, werk en kosten worden berekend op basis van zijn subtaken. Een samenvattingstaak heeft een dikgedrukte rij.

Mijlpaal

Een mijlpaal is een belangrijk moment in de planning. Het is een taak met alleen een einddatum, de begindatum is leeg. In het Gantt diagram heeft de mijlpaal een andere kleur dan gewone taken en samenvattingstaken.

In de Pro versie heeft een mijlpaal een taakduur van 0 dagen.

Het Gantt diagram staat rechts van de taaktabel in het Taakplanning blad.

Tijdschaal

Het Gantt-diagram heeft bovenaan een tijdschaal. De standaard tijdschaal beslaat in totaal 13 weken. Voor projecten die langer duren, kan de startdatum van de tijdschaal worden verschoven om delen van het project te zien. Met ProjectSheet Pro kun je de tijdschaaleenheid wijzigen van dagen naar weken, maanden of jaren om het hele project in één keer te zien. Met Pro kun je ook de tijdschaal automatisch instellen om het hele project te tonen.

Taakbalken

Het Gantt diagram toont elke taak als een horizontale balk van begindatum tot einddatum voor zover het binnen de tijdschaal ligt.

Samenvattingstaken, normale taken en mijlpalen hebben verschillende standaard kleuren. Als de taakomschrijving een achtergrond kleur heeft, dan volgt de taakbalk deze kleur. De taakbalk kan ook de voortgang met een kleur aangeven als deze optie is ingeschakeld.

Vandaag aanduiding

Als vandaag binnen de tijdschaal valt, dan geeft een verticale lijn deze datum aan.

Voortgangsindicatie

Het voortgangspercentage van een taak is vertaald naar een dubbele lijn in de taakbalk in het Gantt diagram. Als de dubbele lijn stopt vóór vandaag, dan betekent dit vertraging.

De taakkolommen bevinden zich in het Taakblad.

WBS

Deze kolom is alleen-lezen en bevat de de WBS (Work Breakdown Structure) code per taak. Veranderingen in de WBS (bijvoorbeeld het tussenvoegen van taken) kunnen tot een hernummering van WBS codes lijden. Het niveau van inspringen veranderen van een taak gaat met de WBS functies in de zijbalk.

De code bestaat uit stappen gescheiden door punten. Nummering per stap bestaat uit opeenvolgende getallen te beginnen bij 1. Het aantal stappen is gelijk aan het niveau van de code. Codes met een gemeenschappelijk start horen bij elkaar.

Voorbeeld:

1	Samenvattingstaak A
1.1	Taak B
1.2	Samenvattingstaak C
1.2.1	Taak D
1.2.2	Taak E
1.3	Taak F

Taken B, C en F hebben hetzelfde niveau. Ze hebben elk 2 stappen.
Taken D en E behoren tot dezelfde samenvattingstaak C, ze hebben dezelfde eerste twee stappen.

De WBS kolom is alleen-lezen. De WBS-codes van alle taken worden herrekend na elke wijziging.

Taakomschrijving

De taakomschrijving is het startpunt voor de planning. De omschrijving geeft aan wat er moet gebeuren of wat er geleverd moet worden. Notities kunnen toegevoegd worden aan een taakomschrijving met de rechter muisknop.

Nieuw toegevoegde taken zullen automatisch een WBS code krijgen op hetzelfde niveau als de taak erboven. Een taak en zijn WBS code verdwijnt in zijn geheel als zijn omschrijving wordt verwijderd.

Begindatum, Einddatum

De begin- en einddatum van elke taak. Het Gantt diagram laat deze data zien als een balk mits ze binnen het bereik van de tijdschaal vallen.

Samenvattingstaken ontvangen hun data van hun subtaken, je kunt ze niet zelf invullen.

Dubbelklikken op een ingevoerde datum geeft een pop-up kalender om de datum aan te passen.

Voortgang

De voortgang per taak wordt ingevoerd in procenten.

Samenvattingstaken berekenen de voortgang van hun subtaken, er is geen invoer nodig. Bij de Pro versie wordt de voortgang gewogen met de Dagen taakduren, bij de gratis versie met de verschillen tussen de Eind- en Begindatum.

In combinatie met de betreffende instelling in de zijbalk krijgt de voortgang een kleur.

Voorwaarde	Kleur
vandaag vóór de begindatum van taak	geen kleur
vandaag na begindatum van taak en voldoende voortgang	groen
vandaag na begindatum van taak en voortgang loopt achter	geel
vandaag na einddatum van taak en voortgang minder dan 100%	rood
voortgang is gelijk aan 100%	geen kleur

Dagen (Pro)

De taakduur wordt ingevoerd in werkdagen. Er wordt rekening gehouden met twee weekenddagen die niet meetellen en voorafgaan aan de in de zijbalk ingestelde startdag van de week.

Bij wijziging van de taakduur past de einddatum van de taak zich aan. Bij wijziging van de einddatum past de taakduur zich aan. Werkuren volgen de werkdagen met 8 uren per dag als zij gekoppeld zijn met deze optie in de zijbalk.

Verwijderen van de taakduur verwijdert ook de begin- en einddatum.
De werkdagen voor een samenvattingstaak kan niet ingevoerd worden, zij worden berekend op basis van de begin- en einddatum.
Een taakduur van 0 geeft een mijlpaal.

Koppel (Pro)

Het is mogelijk om taken te koppelen:

geen	niet gekoppeld
keten	begindatum volgt einddatum van vorig taak in WBS onder dezelfde samenvattingstaak; dit wordt aangegeven met '>' aan het begin van de Gantt balk
vast	begindatum ligt vast en schuift niet mee met samenvattingstaak; dit wordt aangegeven met 'X' aan het begin van de Gantt balk

Werkuren (Pro)

Geef hier de werkuren voor een taak op. Een samenvattingstaak telt de uren van de onderliggende subtaken bij elkaar op.

Er is een optie in de zijbalk om de Werkuren te koppelen aan de Dagen taakduur, onder Werktijden instellen. Indien niet aangevinkt, dan moeten de werkuren handmatig verhoogd worden. Indien wel aangevinkt, dan zal wijziging van de één ook een wijziging bij de ander geven.

Resources (Pro)

De toegekende resources. Een resource kan van type werk, apparatuur of materiaal zijn, zoals aangegeven in het Resources blad. Het aantal van een resource staat achter de resource tussen [ ], behalve 1 dat weggelaten kan worden. Voorbeeld:

R	komt overeen met 100% beschikbaarheid (werk) of 1 eenheid (materiaal)
R[1]	komt overeen met 100% beschikbaarheid of 1 eenheid
R[0.5]	komt overeen met 50% beschikbaarheid of 0,5 eenheid

Het toekennen van meerdere resources kan door ze te scheiden met een puntkomma. Voorbeeld:

R1;R2[0.5]

Het toekennen van werkresources wijzigt niet het benodigde aantal Werkuren, de Dagen taakduur volgt de Werkuren en de beschikbaarheid. De taakduur is gelijk aan het aantal Werkuren gedeeld door uren per werkdag zoals in de zijbalk onder 'Werkweek instellen' gekozen is (standaard 8 uur). Bij het toekennen van meer resources aan dezelfde taak zal Werkuren ongewijzigd blijven en de Dagen taakduur korter worden.

Een resource wordt automatisch toegevoegd aan het Resources blad of aangepast indien al aanwezig.

Kosten (Pro)

De kosten per taak, berekend op basis van de toegekende resource aantallen en kosten per resource. De per taak toegekende werkuren gelden voor elke werk resource afzonderlijk of worden op basis van beschikbaarheid verdeeld over de toegekende werkresources.

Kosten per werk resource = toegekende beschikbaarheid / totaal toegekende beschikbaarheid * Werkuren * Kosten per uur

Kosten per apparatuur resource = toegekend aantal * Taakduur in uren * Kosten per uur

Kosten per materiaal resource = toegekend aantal * Kosten per eenheid

Een samenvattingstaak telt alle kosten van de onderliggende subtaken op. Kosten van de samenvattingstaak zelf worden er ook bijgeteld.

Door gebruiker gedefinieerde kolom

Een door de gebruiker gedefinieerde kolom kan iedere informatie bevatten. Ook cell formules kunnen toegepast worden voor specifieke berekeningen.

De resourcekolommen bevinden zich in het Resource blad.

Resourcenaam

Beschrijvende naam van de resource. Een resource verdwijnt in zijn geheel als zijn naam wordt verwijderd.

Type

Een resource kan een werk (standaard), apparatuur of materiaal resource zijn. De kostenberekening van een aan een taak toegekende resource hangt af van het type. Een werk resource telt per uur werk, apparatuur per uur taakduur en materiaal per eenheid.

Kosten per resource

Kosten voor een resource over alle taken opgeteld, per uur of per eenheid.

Totaal aantal

Alle werkuren of eenheden toegekend aan een enkele resource over alle taken opgeteld.

Totale kosten

Alle kosten van een enkele resource over alle taken opgeteld.

Het werkblad Projectsamenvatting bevat de gegevens die van toepassing zijn op het hele project, als een samenvattingstaak op het hoogste WBS niveau. De gegevens komen overeen met de gelijknamige (Pro) kolommen in het werkblad Taakplanning. Er aan toegevoegd is het Resterend werk dat een combinatie is van Voortgang en Werk.

In het werkblad Vakantie kunnen vrije datums genoteerd worden die er voor zorgen dat de projectplanning vertraagt. Elke rij bevat de datum van één dag. De datum geldt voor alle resources tegelijk.

Druk op Vernieuwen in de zijbalk om deze vrije dagen in de planning te effectueren.

De vrije datums worden in het Gantt diagram als verticale grijze kolommen getoond indien de Gantt schaal 1 dag per kolom heeft. Bij andere schalen worden de vrije dagen niet getoond, maar worden ze wel meegenomen in de planning.