Guida per l'utente ProjectSheet (Pro)

Componente aggiuntivo di Fogli Google

ProjectSheet è un componente aggiuntivo che fornisce un foglio di calcolo Google con suddivisione WBS e un diagramma di Gantt visivo per pianificare e monitorare un progetto. Puoi scaricare il componente aggiuntivo dal menu Estensioni in un foglio di calcolo o da Google Workspace Marketplace

Una volta installato, il componente aggiuntivo crea i fogli di lavoro Pianificazione attività e Riepilogo progetto e la versione Pro include anche Risorse e Festività .

Puoi inserire e modificare i dati del progetto con le funzioni standard del foglio di calcolo in combinazione con le funzionalità aggiuntive nella barra laterale . A differenza delle funzioni standard del foglio di calcolo, le funzioni aggiuntive non possono essere annullate (Ctrl+Z).

L'apertura della barra laterale viene effettuata utilizzando il menu Estensioni > ProjectSheet planning > Apri barra laterale . Puoi chiudere la barra laterale cliccando sulla X in alto a destra.

Puoi fornire tutti i fogli di calcolo Google vuoti o copiati con ProjectSheet dal menu Estensioni > ProjectSheet planning > Aggiungi ProjectSheet . In caso di foglio di calcolo vuoto, attendere il completamento dei fogli.

Personalizzazione

Il foglio di calcolo può essere personalizzato, ma entro le restrizioni dovute alla funzionalità ProjectSheet :

non Fare
modificare o estendere il diagramma di Gantt nel foglio stesso regolare la scala temporale del Gantt con le impostazioni nella barra laterale
eliminare le colonne ProjectSheet nascondere le colonne ProjectSheet
proteggere fogli e intervalli dalle modifiche condividi il foglio di calcolo solo per la visualizzazione
copiare le colonne ProjectSheet inserisci colonne/intestazioni personalizzate a sinistra del diagramma di Gantt
modificare le righe di intestazione, inclusa la riga nascosta 3 modificare l'ordine ProjectSheet e delle colonne personalizzate
eliminare i fogli di lavoro ProjectSheet

copiare i fogli di lavoro ProjectSheet nello stesso foglio di calcolo
aggiungi fogli di lavoro personalizzati

Le colonne ProjectSheet sono le colonne Attività e le colonne Risorse ( Pro ) .
Colonne e fogli di lavoro personalizzati aggiunti da te.

Vedi qui come modificare le righe e le colonne di un foglio di calcolo Google: aggiungi o sposta colonne e celle
ProjectSheet rinumera la WBS quando sposti, rimuovi, cancelli o copi attività.

Autorizzazione

Non appena inizi a utilizzare ProjectSheet per la prima volta, Google fornisce una schermata di autorizzazione. Qui puoi vedere che il componente aggiuntivo modifica il foglio di calcolo e che richiede l'accesso a un servizio esterno a causa della funzionalità Pro.

Disinstallare

Se non desideri più ProjectSheet in un determinato foglio di calcolo, puoi disabilitarlo nel menu Estensioni > Componenti aggiuntivi > Gestisci componenti aggiuntivi . Si apre una finestra di dialogo con tutti i componenti aggiuntivi. Seleziona le opzioni ProjectSheet e deseleziona "Utilizza in questo documento". Dopo averlo fatto puoi eliminare le schede senza ricostruirle. Nello stesso menu puoi "Disinstallare" completamente ProjectSheet da tutti i tuoi fogli di calcolo.

Programma delle attività

Il foglio di lavoro Pianificazione attività è costituito da una tabella a sinistra e da un diagramma di Gantt di accompagnamento a destra.

Ogni colonna della tabella ha un'intestazione che indica il tipo di informazioni nella sua colonna. I titoli delle intestazioni possono essere personalizzati, ad esempio, in una lingua diversa. È possibile modificare l'ordine delle colonne presenti ed inserire colonne personalizzate.

Una riga rappresenta un'attività non appena viene descritta nella colonna "Descrizione dell'attività". La rimozione della descrizione rimuoverà l'attività e renderà la riga vuota. Le righe possono rimanere vuote per motivi di leggibilità. Utilizza le normali funzioni del foglio di calcolo per inserire, cancellare, eliminare o copiare righe.

Compito di riepilogo

Un'attività è un'attività di riepilogo come risultato della struttura di scomposizione del lavoro (WBS). Un'attività di riepilogo ha attività secondarie e richiede solo una descrizione dell'attività. Data di inizio, Data di fine, Avanzamento, Lavoro e Costo vengono calcolati come risultato delle relative attività secondarie. Le attività di riepilogo hanno il testo della riga in grassetto.

Pietra miliare

Una pietra miliare indica un momento importante nel programma. È un'attività che ha solo una data di fine, la data di inizio viene lasciata vuota. Nel diagramma di Gantt un'attività cardine è visibile con un colore diverso rispetto alle attività normali e alle attività di riepilogo.

Nella versione Pro un traguardo ha una durata di 0 giorni.

diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è posizionato direttamente dalla tabella delle attività nel foglio di pianificazione delle attività.

Cronologia

Il diagramma di Gantt ha una scala temporale in alto. La scala temporale predefinita copre un totale di 13 settimane. Per i progetti che durano più a lungo, la data di inizio della cronologia può essere spostata per vedere parti del progetto. Con ProjectSheet Pro puoi modificare l'unità di scala temporale da giorni a settimane, mesi o anni per vedere l'intero progetto in una volta. Con Pro puoi anche impostare automaticamente la scala temporale per mostrare l'intero progetto.

Barre delle attività

Il diagramma di Gantt mostra ciascuna attività con una barra orizzontale dalla data di inizio alla data di fine all'interno della scala cronologica.

Le barre delle attività di riepilogo, delle attività normali e delle attività cardine hanno colori predefiniti diversi. Il colore di una barra delle attività segue il colore di sfondo della cella Descrizione attività se la barra di Gantt con colore di avanzamento è disabilitata ed è selezionato un colore di sfondo diverso dal bianco.

Indicazione di oggi

Se la data odierna rientra nella scala cronologica, una linea tratteggiata verticale indica questa data.

Indicazione dello stato di avanzamento

La percentuale di avanzamento di un'attività viene tradotta in una doppia linea nella barra delle attività del diagramma di Gantt. Se questa doppia linea si ferma prima dell'indicazione della data corrente, significa ritardo del progetto.

Colonne di attività

Le colonne delle attività si trovano nel foglio delle attività.

WBS

Questa colonna è di sola lettura e indica il codice WBS (Work Breakdown Structure) per attività. Le modifiche nella WBS (come l'inserimento di attività) possono comportare la rinumerazione dei codici WBS. La modifica del livello di rientro di un'attività viene eseguita dalle funzioni WBS nella barra laterale.

Il codice è composto da passaggi divisi da punti. I numeri dei passaggi sono costituiti da numeri consecutivi che iniziano da 1. Il numero di passaggi equivale al livello del codice WBS. I codici che hanno lo stesso inizio appartengono insieme.

Esempio:

1 Compito riepilogativo A
1.1 Compito B
1.2 Attività di riepilogo C
1.2.1 Compito D
1.2.2 Compito E
1.3 Compito F

I compiti B, C e F hanno lo stesso livello. Ognuno di essi ha due passaggi.
Le attività D ed E appartengono alla stessa attività di riepilogo C e condividono gli stessi primi due passaggi.

La colonna WBS è di sola lettura. Il codice WBS di tutte le attività viene ricalcolato automaticamente dopo ogni modifica che influisce.

Descrizione del compito

La descrizione dell'attività è il punto di partenza della pianificazione. La descrizione indica cosa deve essere fatto o cosa deve essere consegnato. Il testo verrà rientrato in base al livello WBS. È possibile aggiungere note alla descrizione di un'attività utilizzando il menu di scelta rapida del mouse.

Le attività appena aggiunte riceveranno automaticamente un codice WBS con lo stesso livello di struttura dell'attività precedente. Un'attività e il relativo codice WBS scompariranno completamente se la relativa descrizione viene eliminata.

Data di inizio, Data di fine

Queste colonne contengono la data di inizio e la data di fine di ciascuna attività. Queste date vengono visualizzate come una barra nel diagramma di Gantt se si trovano all'interno della scala cronologica.

Le attività di riepilogo ricevono le date dalle relative attività secondarie e non possono essere inserite.

Facendo doppio clic su una data inserita viene visualizzato un calendario popup per regolare la data.

Progresso

Lo stato di avanzamento di ciascuna attività viene inserito in%.

Le attività di riepilogo calcolano lo stato di avanzamento delle relative attività secondarie, non è necessario inserirle. Per la versione Pro l'avanzamento viene ponderato con la durata dell'attività in giorni, per la versione gratuita con le differenze tra data di fine e data di inizio.

In combinazione con l'impostazione corrispondente nella barra laterale, l'avanzamento risulta in un colore.

Condizione Colore
oggi prima della data di inizio dell'attività nessun colore
oggi dopo la data di inizio dell'attività e l'avanzamento nei tempi previsti verde
oggi dopo la data di inizio dell'attività e avanzamento in ritardo sulla pianificazione giallo
oggi dopo la data di fine e progresso inferiore al 100% rosso
il progresso è pari al 100% nessun colore

Giorni ( Pro )

La durata dell'attività viene inserita in giorni lavorativi. Vengono presi in considerazione due giorni del fine settimana che non vengono conteggiati nella durata e precedono il giorno di inizio settimana selezionato nella barra laterale.

La data di fine segue una modifica della durata. La durata segue una modifica della data di fine. Le ore di lavoro seguono la durata dei giorni con 8 ore al giorno se sono abbinate a questa opzione nella barra laterale.

La rimozione della durata rimuove le date di inizio e di fine.
Non è possibile inserire i giorni dell'attività di riepilogo, poiché vengono calcolati in base alle date di inizio e di fine.
Una durata pari a 0 fornisce una pietra miliare.

Collegamento ( Pro )

Le attività possono essere collegate:

nessuno non collegato
catena la data di inizio segue la data di fine della sua attività precedente nella WBS nella stessa attività di riepilogo; questo è indicato con '>' all'inizio della barra di Gantt
fisso la data di inizio è fissa e non cambierà con l'attività di riepilogo; questo è indicato con una "X" all'inizio della barra di Gantt

Orario di lavoro ( Pro )

Inserisci qui le ore per un'attività. Un'attività di riepilogo aggiunge le ore delle attività secondarie sottostanti.

Nella barra laterale è presente un'opzione per collegare Ore lavorative a Giorni di durata dell'attività, in Modifica orario di lavoro. Se deselezionato, l'orario di lavoro deve essere aggiornato manualmente. Se selezionato, la modifica di uno aggiornerà anche l'altro.

Risorse ( Pro )

Le risorse assegnate. Una risorsa può essere di tipo lavoro, attrezzatura o materiale, come indicato nella scheda Risorse. La quantità per risorsa è indicata dopo ogni risorsa tra [ ], tranne 1 che può essere omesso. Esempi:

R corrisponde alla disponibilità del 100% (lavoro) o 1 unità (materiale)
R[1] corrisponde alla disponibilità del 100% o 1 unità
R[0,5] corrisponde al 50% di disponibilità ovvero 0,5 unità

L'assegnazione di più risorse è indicata separandole con un punto e virgola. Esempio:

R1;R2[0,5]

Quando si assegnano risorse lavorative, l'orario di lavoro non cambierà, la durata dei giorni segue l'orario di lavoro e la disponibilità. La durata è pari alle ore di lavoro divise per le ore per giornata lavorativa come impostato nella barra laterale sotto "Regola orario di lavoro" (impostazione predefinita 8 ore). L'assegnazione di più risorse lavorative alla stessa attività manterrà le stesse ore di lavoro e ridurrà la durata dei giorni.

Una risorsa viene automaticamente aggiunta alla scheda Risorse o modificata se già presente.

Costo ( Pro )

Il costo per attività, calcolato dalle quantità di risorse assegnate e dal costo per risorsa. Le ore di lavoro per attività sono valide per ciascuna risorsa di lavoro assegnata separatamente o sono divise tra le risorse di lavoro assegnate in base alla disponibilità.

Costo per risorsa lavorativa = disponibilità assegnata/disponibilità totale assegnata * Ore di lavoro * Tariffa oraria

Costo per risorsa attrezzatura = quantità assegnata * Durata ore * Tariffa oraria

Costo per risorsa materiale = quantità assegnata * Tariffa per unità

Un'attività di riepilogo aggrega i costi delle attività secondarie sottostanti. Vengono aggiunti anche i costi dell'attività di riepilogo stessa.

Colonna definita dall'utente

Una colonna definita dall'utente può contenere qualsiasi informazione. È possibile applicare anche formule di cella per calcoli dedicati.

Colonne delle risorse ( Pro )

Le colonne delle risorse si trovano nel foglio delle risorse.

Nome della risorsa

Nome descrittivo della risorsa. Una risorsa scomparirà completamente se il suo nome viene cancellato.

Tipo

Una risorsa può essere un'opera (impostazione predefinita), un'attrezzatura o una risorsa materiale . Il calcolo del costo di una risorsa assegnata a un'attività dipende dal tipo di risorsa. Una risorsa lavoro viene conteggiata per ora di lavoro, attrezzatura per ora di durata e materiale per unità.

Tariffa per risorsa

Costo per una risorsa in tutte le attività per ora o unità.

Conteggio totale

Tutte le ore lavorative o le unità assegnate a una singola risorsa in tutte le attività.

Costo totale

Tutto il costo di una singola risorsa in tutte le attività.

sintesi del progetto

Il foglio di lavoro Riepilogo del progetto contiene i dati che si applicano all'intero progetto, come attività di riepilogo della WBS di livello superiore. I dati corrispondono alle colonne (Pro) con lo stesso nome nel foglio di lavoro Pianificazione attività. Ad esso si aggiunge il Lavoro Rimanente che è una combinazione di Progresso e Lavoro.

Foglio ferie ( Pro )

Nel foglio di lavoro Festività si possono annotare le date libere che causano ritardi nella pianificazione del progetto. Ogni riga contiene la data di un giorno. La data si applica a tutte le risorse contemporaneamente.

Premi Aggiorna nella barra laterale per rendere effettive le festività nella pianificazione.

Le date non lavorative vengono visualizzate nel diagramma di Gantt come colonne grigie verticali quando la scala di Gantt ha 1 giorno per colonna. Con altre scale i giorni festivi non vengono visualizzati, ma vengono presi in considerazione per il programma.

Traduzione

La versione inglese di ProjectSheet può essere tradotta in un'altra lingua utilizzando Google Translate. Puoi controllare la tua lingua con la casella di controllo di traduzione, vedi l'immagine qui sotto. Se la tua lingua è inclusa, partirà la traduzione, altrimenti puoi inviare una richiesta. Quando deselezioni la casella di controllo, la traduzione verrà annullata.

Puoi modificare direttamente il testo tradotto nelle intestazioni delle colonne di un foglio di lavoro. Le traduzioni nel menu e nella barra laterale provengono da un foglio di lavoro nascosto chiamato TRANSGOOGLE . Il testo originale è nella colonna A, mentre il testo tradotto è in una colonna a destra, potrebbe essere necessario scorrere fino ad essa. Puoi modificare il testo tradotto, che diventa attivo quando aggiorni il browser.

Please contact Forscale in English if needed.

Barra laterale

La barra laterale contiene funzioni per modificare la pianificazione e per modificare le impostazioni, entrambe nella propria scheda. Alcune funzioni sono disponibili solo per la versione Pro , indicate di seguito tra parentesi. Durante una prova o una licenza Pro verrà visualizzato nella barra del titolo nera dopo ProjectSheet e in caso di prova anche il numero di giorni rimanenti tra parentesi.

Alcune funzioni richiedono che una o più attività siano selezionate prima di scegliere una funzione nella barra laterale. La selezione può essere effettuata per riga sul margine sinistro del foglio o selezionando qualsiasi cella nella riga dell'attività. È possibile selezionare solo righe adiacenti, non selezioni multiple.

La barra laterale può essere chiusa con una X nella barra del titolo nera. La barra laterale può essere riaperta nel menu dei componenti aggiuntivi del foglio di calcolo.

Pro info

Si aprirà una finestra di dialogo per avviare una prova di 10 giorni con le funzionalità Pro o per attivare/estendere la licenza Pro dopo l'acquisto tramite PayPal. Una volta avviato, la finestra di dialogo mostra il tempo rimanente.

Domande frequenti e supporto

Si aprirà una nuova scheda con queste pagine.

ricaricare

Questa funzione nella parte inferiore della Barra laterale ricalcola i codici WBS e il diagramma di Gantt. In alcuni casi non vengono aggiornati automaticamente dopo le modifiche.

Modificare

Modifica la struttura di suddivisione del lavoro

< WBS WBS >

Questa funzione diminuisce/aumenta il livello del codice WBS e la quantità di rientro delle descrizioni delle attività selezionate.
Ad esempio WBS 1.2.2 diventa 1.3 oppure WBS 1.3 e 1.4 diventano 1.2.1 e 1.2.2.

Nascondi/Mostra attività

comprimi le attività selezionate / espandi le attività selezionate
Tutte le attività secondarie delle attività di riepilogo selezionate vengono nascoste/mostrate. La selezione di più attività di riepilogo può essere eseguita solo selezionando le righe adiacenti in cui rientrano, non utilizzando selezioni multiple.

comprimi tutte le attività di riepilogo/mostra tutte le attività
Vengono visualizzate solo le attività di riepilogo/tutte le attività nascoste vengono nuovamente visualizzate.

nascondere le attività completate al 100%.
Nascondi tutte le attività completate. Mostrali di nuovo con "mostra tutte le attività".

Data di inizio spostamento delle attività

Sposta nel tempo le attività non riassuntive, modificandone le date di inizio e fine.

  1. Seleziona le attività adiacenti che desideri spostare. Le attività di riepilogo selezionate non possono essere spostate, ma seguiranno le attività secondarie spostate.
  2. Scegli Ottieni nella barra laterale per mostrare la prima data di inizio delle attività selezionate.
  3. Inserisci la nuova prima data di inizio nel calendario.
  4. Premere Imposta per spostare di conseguenza le attività selezionate.

Per vedere le attività spostate nel diagramma di Gantt, potrebbe essere necessario modificare la data di inizio della scala cronologica.

Nella versione Pro il concatenamento viene prima dello spostamento e lo spostamento risulta sempre in una giornata lavorativa.

Assegna risorse ( Pro )

Questa funzione nella barra laterale assegna le risorse alle attività selezionate.

  1. Seleziona le attività adiacenti nel foglio "Pianificazione attività".
  2. Scegli la risorsa richiesta nel menu a discesa o aggiungi una nuova risorsa.
  3. Inserisci la quantità richiesta o lascia vuoto 1.
  4. Premere il pulsante Assegna o il pulsante Rimuovi .

Impostazioni

Scala temporale del diagramma di Gantt

data d'inizio

La data di inizio della cronologia può essere:

  • Oggi
  • prima data di inizio delle attività selezionate
  • data prescelta

Nel caso di una scala settimanale, la data di inizio sarà il primo giorno di inizio della settimana lavorativa prima della data scelta.

cronologia (Pro)

La scala temporale è composta da 70 colonne. Una colonna può durare da 1 a 18 giorni secondo la tabella seguente.

Colonna Cronologia
- mostrare l'intero progetto
1 giorno 7 giorni per periodo
1 giorno 1 settimana per periodo
2 giorni 2 settimane per periodo
3 giorni 3 settimane per periodo
4 giorni 4 settimane per periodo
6 giorni al mese
7 giorni numeri della settimana
9 giorni 1,5 anni per arco temporale
12 giorni 2 anni per arco temporale
15 giorni 2,5 anni per arco temporale
18 giorni 3 anni per arco temporale

giorno di inizio settimana lavorativa

Il primo giorno della settimana lavorativa può essere impostato su domenica o lunedì . Lunedì è l'impostazione predefinita.

Indicazione dello stato di avanzamento

colonna

Quando selezionato, il colore di sfondo della cella Avanzamento indica lo stato di avanzamento.

Gantt

Quando selezionato, il colore della barra di Gantt indica lo stato di avanzamento.

Orario di lavoro ( Pro )

È possibile assegnare le ore lavorative di un'attività tra le risorse o per risorsa.

  • Dividere le ore di lavoro tra le risorse è auspicabile se le risorse svolgono lo stesso lavoro. Più risorse significa che le ore di lavoro vengono suddivise tra le risorse in base all'allocazione, che è racchiusa tra parentesi dopo la risorsa.
  • Se le risorse assegnate a un'attività svolgono un lavoro diverso, è preferibile allocare le ore di lavoro a ciascuna risorsa individualmente. Con l'assegnazione, racchiusa tra parentesi dopo la risorsa, è poi possibile variare le ore assegnate a un'attività per risorsa.

La durata dell'attività e l'orario di lavoro possono essere impostati in modo indipendente o susseguirsi con l'orario di lavoro giornaliero impostato. L'opzione ha effetto solo sulle modifiche e sulle nuove attività.

Settimana lavorativa

Impostare la settimana lavorativa selezionando

  • giorno di inizio settimana lavorativa
  • numero di giorni lavorativi consecutivi alla settimana
  • orario di lavoro giornaliero ( Pro )

I giorni non lavorativi sono colonne grigie nei diagrammi di Gantt che hanno una scala di 1 giorno per colonna.