Manuale utente ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet è un componente aggiuntivo che fornisce un foglio di calcolo Google con ripartizione WBS e un diagramma di Gantt visivo per pianificare e monitorare un progetto. Puoi scaricare il componente aggiuntivo dal menu Estensioni in un foglio di calcolo o da Google Workspace Marketplace

Una volta installato, il componente aggiuntivo crea i fogli di lavoro Pianificazione attività e Riepilogo progetto ; la versione Pro include anche Risorse e Festività .

È possibile immettere e modificare i dati del progetto con le funzioni standard del foglio di calcolo in combinazione con le funzioni aggiuntive nella barra laterale . A differenza delle funzioni standard del foglio di calcolo, le funzioni aggiuntive non possono essere annullate (Ctrl+Z).

L'apertura della barra laterale avviene tramite il menu Estensioni > ProjectSheet planning > Apri barra laterale . Puoi chiudere la barra laterale cliccando sulla X in alto a destra.

Puoi fornire tutti i fogli di calcolo Google vuoti o copiati con ProjectSheet dal menu Estensioni > ProjectSheet planning > Aggiungi ProjectSheet . In caso di un foglio di calcolo vuoto, attendi che i fogli siano completati.

Personalizzazione

Il foglio di calcolo può essere personalizzato, ma entro i limiti imposti dalla funzionalità ProjectSheet :

Le colonne ProjectSheet sono le colonne Attività e le colonne Risorse ( Pro ) .
Colonne e fogli di lavoro personalizzati che puoi aggiungere tu stesso.

Guarda qui come modificare le righe e le colonne di un foglio di calcolo di Google: Aggiungi o sposta colonne e celle
ProjectSheet rinumera la WBS quando si spostano, si rimuovono, si cancellano o si copiano attività.

Autorizzazione

Non appena inizi a usare ProjectSheet per la prima volta, Google ti mostra una schermata di autorizzazione. Qui puoi vedere che l'add-on modifica il foglio di calcolo e che richiede l'accesso a un servizio esterno a causa della funzionalità Pro.

Disinstallare

Se non vuoi più ProjectSheet in un determinato foglio di calcolo, puoi disattivarlo dal menu Estensioni > Componenti aggiuntivi > Gestisci componenti aggiuntivi . Si apre una finestra di dialogo con tutti i tuoi componenti aggiuntivi. Seleziona le opzioni ProjectSheet e deseleziona 'Usa in questo documento'. Dopo averlo fatto, puoi eliminare le schede senza ricostruirle. Nello stesso menu puoi 'Disinstallare' completamente ProjectSheet da tutti i tuoi fogli di calcolo.

Il foglio di lavoro della pianificazione delle attività è composto da una tabella sulla sinistra e da un diagramma di Gantt sulla destra.

Ogni colonna nella tabella ha un'intestazione che indica il tipo di informazione nella sua colonna. I titoli dell'intestazione possono essere personalizzati, ad esempio, per una lingua diversa. L'ordine delle colonne presenti può essere modificato e possono essere inserite colonne personalizzate.

Una riga rappresenta un'attività non appena viene descritta nella colonna 'Descrizione attività'. Rimuovendo la descrizione verrà rimossa l'attività e la riga diventerà vuota. Le righe possono rimanere vuote per una migliore leggibilità. Utilizzare le normali funzioni del foglio di calcolo per inserire, cancellare, eliminare o copiare righe.

Riepilogo attività

Un'attività è un'attività di riepilogo come risultato della Work Breakdown Structure (WBS). Un'attività di riepilogo ha delle sottoattività e richiede solo una descrizione dell'attività. Data di inizio, Data di fine, Avanzamento, Lavoro e Costo vengono calcolati come risultato delle sue sottoattività. Le attività di riepilogo hanno il testo della riga in grassetto.

Pietra miliare

Una milestone indica un momento importante nella pianificazione. È un'attività che ha solo una data di fine, la data di inizio è lasciata vuota. Nel diagramma di Gantt una milestone è visibile con un colore diverso rispetto alle attività normali e alle attività di riepilogo.

Nella versione Pro una milestone ha una durata di 0 giorni.

Il diagramma di Gantt è posizionato direttamente nella tabella delle attività nel foglio di programmazione delle attività.

Scala temporale

Il diagramma di Gantt ha una scala temporale in alto. La scala temporale predefinita copre un totale di 13 settimane. Per i progetti che durano più a lungo, la data di inizio della scala temporale può essere spostata per vedere parti del progetto.

In ProjectSheet Pro puoi cambiare l'unità di misura della scala temporale da giorni a settimane, mesi o anni per vedere l'intero progetto in una volta sola. Puoi anche impostare la scala temporale automaticamente per mostrare l'intero progetto.

Barre delle attività

Il diagramma di Gantt mostra ogni attività con una barra orizzontale dalla data di inizio alla data di fine all'interno della scala temporale.

In ProjectSheet Pro, le attività concatenate sono indicate con > all'inizio della barra delle attività e le attività fisse con X , vedere anche Collegamento .

Le barre di riepilogo, normale e milestone hanno colori predefiniti diversi. Se la descrizione dell'attività ha un colore di sfondo diverso dal bianco, la barra delle attività seguirà quel colore.

Indicazione di avanzamento

Se la data odierna rientra nella scala temporale, questa data è indicata da una linea tratteggiata verticale.

La percentuale di avanzamento di un'attività viene tradotta in una doppia linea nella barra delle attività nel diagramma di Gantt. Se questa doppia linea si ferma prima dell'indicazione della data corrente, significa ritardo del progetto.

Se questa opzione è abilitata, la barra delle applicazioni può indicare l'avanzamento con un colore, vedere anche Avanzamento .

Le colonne delle attività si trovano nel foglio Attività.

Scambio di informazioni

Questa colonna è di sola lettura e indica il codice WBS (Work Breakdown Structure) per attività. Le modifiche nella WBS (come l'inserimento di attività) possono comportare la rinumerazione dei codici WBS. La modifica del livello di rientro di un'attività viene eseguita dalle funzioni WBS nella barra laterale.

Il codice è composto da passaggi divisi da punti. I numeri dei passaggi sono composti da numeri consecutivi che iniziano da 1. La quantità di passaggi è uguale al livello del codice WBS. I codici che hanno un inizio uguale appartengono insieme.

Esempio:

I task B, C e F hanno lo stesso livello. Ognuno di essi ha due step.
Le attività D ed E appartengono alla stessa attività di riepilogo C e condividono gli stessi primi due passaggi.

La colonna WBS è di sola lettura. Il codice WBS di tutte le attività viene ricalcolato automaticamente dopo ogni modifica rilevante.

Descrizione del compito

La descrizione dell'attività è il punto di partenza della pianificazione. La descrizione indica cosa deve essere fatto o cosa deve essere consegnato. Il testo verrà rientrato in base al suo livello WBS. Le note possono essere aggiunte a una descrizione dell'attività utilizzando il menu del clic destro del mouse.

Le attività appena aggiunte riceveranno automaticamente un codice WBS con lo stesso livello di outline dell'attività precedente. Un'attività e il suo codice WBS scompariranno completamente se la sua descrizione viene eliminata.

Data di inizio, Data di fine

Queste colonne contengono la data di inizio e la data di fine di ogni attività. Queste date sono mostrate come una barra nel diagramma di Gantt se sono all'interno della scala temporale.

Le date delle attività riepilogative vengono ricavate dalle sottoattività e non possono essere inserite.

Facendo doppio clic su una data inserita si apre una finestra pop-up del calendario per modificare la data.

Progressi

L'avanzamento di ogni attività viene inserito in %.

Le attività di riepilogo calcolano l'avanzamento delle loro sottoattività, non c'è bisogno di inserirle. Per la versione Pro l'avanzamento è ponderato con la durata delle attività in giorni, per la versione gratuita con le differenze tra data di fine e data di inizio.

In combinazione con l'impostazione corrispondente nella barra laterale, l'avanzamento si traduce in un colore.

Giorni ( Pro )

La durata dell'attività è inserita in giorni lavorativi. Due giorni del fine settimana sono presi in considerazione e non sono conteggiati nella durata e precedono il giorno di inizio della settimana come selezionato nella barra laterale.

La data di fine segue una modifica della durata. La durata segue una modifica della data di fine. Le ore di lavoro seguono i giorni di durata con 8 ore al giorno se sono abbinate a questa opzione nella barra laterale.

Rimuovendo la durata vengono rimosse anche le date di inizio e fine.
Non è possibile inserire i giorni delle attività riepilogative, poiché vengono calcolati in base alle date di inizio e fine.
Una durata pari a 0 indica una pietra miliare.

Collegamento ( Pro )

Opzioni per collegare un'attività:

Orario di lavoro ( Pro )

Inserisci qui le ore per un'attività. Un'attività di riepilogo aggiunge le ore delle sottoattività sottostanti.

Nella barra laterale c'è un'opzione per collegare le ore di lavoro alla durata dell'attività Giorni, sotto Regola orario di lavoro. Se non è selezionata, le ore di lavoro devono essere aggiornate manualmente. Se è selezionata, cambiandone una si aggiornerà anche l'altra.

Risorse ( Pro )

Le risorse assegnate. Una risorsa può essere di tipo lavoro, attrezzatura o materiale, come indicato nel foglio Risorse. La quantità per risorsa è indicata dopo ogni risorsa tra [ ], eccetto per 1 che può essere omesso. Esempi:

L'assegnazione di più risorse è indicata separandole con un punto e virgola. Esempio:

Quando si assegnano risorse di lavoro, le ore di lavoro non cambieranno, la durata dei giorni segue le ore di lavoro e la disponibilità. La durata è uguale alle ore di lavoro divise per le ore per giorno lavorativo come impostato nella barra laterale sotto "Regola orario di lavoro" (8 ore predefinite). L'assegnazione di più risorse di lavoro alla stessa attività manterrà le ore di lavoro invariate e accorcerà la durata dei giorni.

Una risorsa viene aggiunta automaticamente al foglio Risorse o modificata se è già presente.

Costo ( Pro )

Il costo per attività, calcolato dalle quantità di risorse assegnate e dal costo per risorsa. Le ore di lavoro per attività sono valide per ogni risorsa di lavoro assegnata separatamente o sono divise tra le risorse di lavoro assegnate in base alla disponibilità.

Costo per risorsa di lavoro = disponibilità assegnata / disponibilità totale assegnata * Ore di lavoro * Tariffa oraria

Costo per risorsa apparecchiatura = quantità assegnata * ore di durata * tariffa oraria

Costo per risorsa materiale = quantità assegnata * tariffa per unità

Un'attività di riepilogo aggrega i costi delle sue sottoattività sottostanti. Vengono aggiunti anche i costi dell'attività di riepilogo stessa.

Colonna definita dall'utente

Una colonna definita dall'utente può contenere qualsiasi informazione. Anche le formule delle celle possono essere applicate per calcoli dedicati.

Le colonne delle risorse si trovano nel foglio Risorse.

Nome della risorsa

Nome descrittivo della risorsa. Una risorsa scomparirà completamente se il suo nome viene eliminato.

Tipo

Una risorsa può essere una risorsa di lavoro (predefinita), di equipaggiamento o di materiale . Il calcolo del costo di una risorsa assegnata a un'attività dipende dal tipo di risorsa. Una risorsa di lavoro viene conteggiata per ora di lavoro, equipaggiamento per ora di durata e materiale per unità.

Tariffa per risorsa

Costo di una risorsa per tutte le attività, per ora o unità.

Conteggio totale

Tutte le ore di lavoro o unità assegnate a una singola risorsa in tutte le attività.

Costo totale

Tutti i costi di una singola risorsa per tutte le attività.

Il foglio di lavoro Project Summary contiene i dati che si applicano all'intero progetto, come un'attività di riepilogo WBS di livello superiore. I dati corrispondono alle colonne (Pro) con lo stesso nome nel foglio di lavoro Task Schedule. Ad esso si aggiunge il Remaining work che è una combinazione di Progress e Work.

Nel foglio di lavoro Festività si possono annotare date libere che causano ritardi nella pianificazione del progetto. Ogni riga contiene la data di un giorno. La data si applica a tutte le risorse contemporaneamente.

Premi Aggiorna nella barra laterale per rendere effettive le festività nella programmazione.

Le date non lavorative sono mostrate nel diagramma di Gantt come colonne verticali grigie quando la scala di Gantt ha 1 giorno per colonna. Con altre scale le festività non sono mostrate, ma sono prese in considerazione per la pianificazione.

La versione inglese di ProjectSheet può essere tradotta in un'altra lingua usando Google Translate. Puoi controllare la tua lingua con la casella di controllo translate, vedi immagine qui sotto. Se la tua lingua è inclusa, la traduzione inizierà, altrimenti puoi inviare una richiesta. Quando deselezioni la casella di controllo, la traduzione verrà annullata.

Puoi modificare direttamente il testo tradotto nelle intestazioni di colonna di un foglio di lavoro. Le traduzioni nel menu e nella barra laterale provengono da un foglio di lavoro nascosto chiamato TRANSGOOGLE . Il testo originale è nella colonna A, mentre il testo tradotto è in una colonna a destra, potresti dover scorrere fino a raggiungerlo. Puoi modificare il testo tradotto, che diventa attivo quando aggiorni il browser.

Please contact Forscale in English if needed.