Guide d'utilisation ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet est un module complémentaire qui fournit une feuille de calcul Google avec répartition WBS et un diagramme de Gantt visuel pour planifier et suivre un projet. Vous pouvez télécharger le module complémentaire à partir du menu Extensions d'une feuille de calcul ou à partir de Google Workspace Marketplace

Une fois installé, le module complémentaire crée les feuilles de calcul du calendrier des tâches et du résumé du projet , et la version Pro inclut également les ressources et les jours fériés .

Vous pouvez saisir et modifier les données du projet à l'aide des fonctions de feuille de calcul standard en combinaison avec les fonctions complémentaires de la barre latérale . Contrairement aux fonctions de feuille de calcul standard, les fonctions complémentaires ne peuvent pas être annulées (Ctrl+Z).

L'ouverture de la barre latérale se fait via le menu Extensions > ProjectSheet planning > Ouvrir la barre latérale . Vous pouvez fermer la barre latérale en cliquant sur X en haut à droite.

Vous pouvez fournir toutes les feuilles de calcul Google vides ou copiées avec ProjectSheet à partir du menu Extensions > ProjectSheet planning > Ajouter ProjectSheet . Dans le cas d'une feuille de calcul vide, attendez que les feuilles soient complétées.

Personnalisation

La feuille de calcul peut être personnalisée, mais avec des restrictions en raison de la fonctionnalité ProjectSheet :

Les colonnes ProjectSheet sont les colonnes Tâche et les colonnes Ressources ( Pro ) .
Colonnes et feuilles de calcul personnalisées que vous ajoutez vous-même.

Découvrez ici comment modifier les lignes et les colonnes d'une feuille de calcul Google : Ajouter ou déplacer des colonnes et des cellules
ProjectSheet renumérote le WBS lorsque vous déplacez, supprimez, effacez ou copiez des tâches.

Autorisation

Dès que vous commencez à utiliser ProjectSheet pour la première fois, Google affiche un écran d'autorisation. Vous pouvez voir ici que le module complémentaire modifie la feuille de calcul et qu'il nécessite l'accès à un service externe en raison de la fonctionnalité Pro.

Désinstaller

Si vous ne voulez plus ProjectSheet dans une feuille de calcul donnée, vous pouvez le désactiver dans le menu Extensions > Modules complémentaires > Gérer les modules complémentaires . Cela ouvre une boîte de dialogue avec tous vos modules complémentaires. Sélectionnez les options ProjectSheet et décochez « Utiliser dans ce document ». Après avoir fait cela, vous pouvez supprimer les onglets sans reconstruire. Dans le même menu, vous pouvez « Désinstaller » complètement ProjectSheet de toutes vos feuilles de calcul.

La feuille de calcul du calendrier des tâches se compose d'un tableau à gauche et d'un diagramme de Gantt à droite.

Chaque colonne du tableau possède un en-tête indiquant le type d'informations contenues dans sa colonne. Les titres des en-têtes peuvent être personnalisés, par exemple pour une langue différente. L'ordre des colonnes présentes peut être modifié et des colonnes personnalisées peuvent être insérées.

Une ligne représente une tâche dès lors qu'elle est décrite dans la colonne « Description de la tâche ». La suppression de la description supprimera la tâche et rendra la ligne vide. Les lignes peuvent rester vides pour des raisons de lisibilité. Utilisez les fonctions normales d'une feuille de calcul pour insérer, effacer, supprimer ou copier des lignes.

Tâche récapitulative

Une tâche est une tâche récapitulative résultant de la structure de répartition du travail (WBS). Une tâche récapitulative comporte des sous-tâches et ne nécessite qu'une description de tâche. La date de début, la date de fin, la progression, le travail et le coût sont calculés à partir de ses sous-tâches. Le texte de la ligne des tâches récapitulatives est en gras.

Jalon

Un jalon indique un moment important du planning. Il s'agit d'une tâche qui n'a qu'une date de fin, la date de début est laissée vide. Dans le diagramme de Gantt, un jalon est visible avec une couleur différente de celle des tâches normales et des tâches récapitulatives.

Dans la version Pro , un jalon a une durée de 0 jour.

Le diagramme de Gantt est positionné directement à partir du tableau des tâches dans la feuille de planification des tâches.

Échelle de temps

Le diagramme de Gantt comporte une échelle de temps en haut. L'échelle de temps par défaut couvre un total de 13 semaines. Pour les projets qui durent plus longtemps, la date de début de l'échelle de temps peut être décalée pour voir des parties du projet.

Dans ProjectSheet Pro, vous pouvez modifier l'échelle de temps en jours, en semaines, en mois ou en années pour afficher l'intégralité du projet en une seule fois. Vous pouvez également définir automatiquement l'échelle de temps pour afficher l'intégralité du projet.

Barres de tâches

Le diagramme de Gantt montre chaque tâche avec une barre horizontale depuis sa date de début jusqu'à sa date de fin à l'intérieur de l'échelle de temps.

Dans ProjectSheet Pro, les tâches chaînées sont indiquées par > au début de la barre des tâches et les tâches fixes par X , voir aussi Lien .

Les barres de tâches récapitulatives, de tâches normales et de jalons ont des couleurs par défaut différentes. Si la description de la tâche a une couleur d'arrière-plan autre que le blanc, la barre de tâches adoptera cette couleur.

Indication de progression

Si la date d'aujourd'hui tombe dans l'échelle de temps, une ligne verticale pointillée indique cette date.

Le pourcentage d'avancement d'une tâche est représenté par une double ligne dans la barre des tâches du diagramme de Gantt. Si cette double ligne s'arrête avant l'indication de la date du jour, cela signifie que le projet est en retard.

La barre des tâches peut indiquer la progression avec une couleur si cette option est activée, voir aussi Progression .

Les colonnes de tâches se trouvent dans la feuille de tâches.

Structure de travail en équipe

Cette colonne est en lecture seule et indique le code WBS (Work Breakdown Structure) par tâche. Les modifications apportées au WBS (comme l'insertion de tâches) peuvent entraîner une renumérotation des codes WBS. La modification du niveau d'indentation d'une tâche est effectuée par les fonctions WBS dans la barre latérale.

Le code est composé d'étapes divisées par des points. Les numéros d'étapes sont constitués de nombres consécutifs commençant à 1. Le nombre d'étapes est égal au niveau du code WBS. Les codes ayant un début identique appartiennent au même groupe.

Exemple:

Les tâches B, C et F ont le même niveau. Elles comportent chacune deux étapes.
Les tâches D et E appartiennent à la même tâche récapitulative C, elles partagent les mêmes deux premières étapes.

La colonne WBS est en lecture seule. Le code WBS de toutes les tâches est recalculé automatiquement après chaque modification.

Description de la tâche

La description de la tâche est le point de départ du planning. La description indique ce qui doit être fait ou ce qui doit être livré. Le texte sera mis en retrait en fonction de son niveau WBS. Des notes peuvent être ajoutées à une description de tâche en utilisant le menu contextuel du clic droit de la souris.

Les tâches nouvellement ajoutées recevront automatiquement un code WBS avec le même niveau hiérarchique que la tâche précédente. Une tâche et son code WBS disparaîtront entièrement si sa description est supprimée.

Date de début, date de fin

Ces colonnes contiennent la date de début et la date de fin de chaque tâche. Ces dates sont affichées sous forme de barre dans le diagramme de Gantt si elles se situent à l'intérieur de l'échelle de temps.

Les tâches récapitulatives reçoivent leurs dates de leurs sous-tâches, elles ne peuvent pas être saisies.

Un double-clic sur une date saisie fait apparaître un calendrier contextuel permettant d'ajuster la date.

Progrès

La progression de chaque tâche est saisie en %.

Les tâches récapitulatives calculent la progression de leurs sous-tâches, il n'est pas nécessaire de les saisir. Pour la version Pro la progression est pondérée avec les durées des tâches en jours, pour la version gratuite avec les différences entre les dates de fin et de début.

En combinaison avec le paramètre correspondant dans la barre latérale, la progression se traduit par une couleur.

Jours ( Pro )

La durée de la tâche est saisie en jours ouvrés. Deux jours de week-end sont pris en compte et ne sont pas comptabilisés dans la durée et précèdent le jour de début de semaine sélectionné dans la barre latérale.

La date de fin suit un changement de durée. La durée suit un changement de date de fin. Les heures de travail suivent les jours de durée avec 8 heures par jour si elles sont couplées avec cette option dans la barre latérale.

Supprimer la durée supprime les dates de début et de fin.
Les jours de tâches récapitulatives ne peuvent pas être saisis, ils sont calculés en fonction de leurs dates de début et de fin.
Une durée de 0 donne un jalon.

Lien ( Pro )

Options pour lier une tâche :

Horaires de travail ( Pro )

Saisissez ici les heures d'une tâche. Une tâche récapitulative additionne les heures des sous-tâches sous-jacentes.

Dans la barre latérale, il existe une option permettant de lier les heures de travail à la durée de la tâche en jours, sous Ajuster le temps de travail. Si cette option n'est pas cochée, les heures de travail doivent être mises à jour manuellement. Si cette option est cochée, la modification de l'une mettra également à jour l'autre.

Ressources ( Pro )

Les ressources affectées. Une ressource peut être de type travail, équipement ou matériel, comme indiqué dans la feuille Ressources. La quantité par ressource est indiquée après chaque ressource entre [ ], sauf pour 1 qui peut être omis. Exemples :

L'affectation de plusieurs ressources est indiquée en les séparant par un point-virgule. Exemple :

Lors de l'affectation de ressources de travail, les heures de travail ne changent pas, la durée des jours suit les heures de travail et la disponibilité. La durée est égale aux heures de travail divisées par les heures par jour de travail telles que définies dans la barre latérale sous « Ajuster le temps de travail » (par défaut 8 heures). L'affectation de plusieurs ressources de travail à la même tâche conservera les mêmes heures de travail et réduira la durée des jours.

Une ressource est automatiquement ajoutée à la feuille Ressources ou ajustée si elle est déjà présente.

Coût ( Pro )

Le coût par tâche est calculé à partir des quantités de ressources affectées et du coût par ressource. Les heures de travail par tâche sont valables pour chaque ressource de travail affectée séparément ou sont réparties entre les ressources de travail affectées en fonction de la disponibilité.

Coût par ressource de travail = disponibilité attribuée / disponibilité totale attribuée * Heures de travail * Taux horaire

Coût par ressource d'équipement = quantité attribuée * Durée en heures * Taux horaire

Coût par ressource matérielle = quantité attribuée * Taux unitaire

Une tâche récapitulative regroupe les coûts de ses sous-tâches sous-jacentes. Les coûts de la tâche récapitulative elle-même sont également additionnés.

Colonne définie par l'utilisateur

Une colonne définie par l'utilisateur peut contenir n'importe quelle information. Des formules de cellule peuvent également être appliquées pour des calculs dédiés.

Les colonnes de ressources se trouvent dans la feuille Ressource.

Nom de la ressource

Nom descriptif de la ressource. Une ressource disparaîtra entièrement si son nom est supprimé.

Taper

Une ressource peut être une ressource de travail (par défaut), d'équipement ou de matériel . Le calcul du coût d'une ressource affectée à une tâche dépend du type de ressource. Une ressource de travail est comptabilisée par heure de travail, un équipement par heure de durée et un matériel par unité.

Tarif par ressource

Coût d'une ressource pour toutes les tâches par heure ou par unité.

Nombre total

Toutes les heures de travail ou unités affectées à une seule ressource pour toutes les tâches.

Coût total

Tous les coûts d’une ressource unique sur toutes les tâches.

La feuille de calcul Récapitulatif du projet contient les données qui s'appliquent à l'ensemble du projet, en tant que tâche récapitulative WBS de niveau supérieur. Les données correspondent aux colonnes (Pro) du même nom dans la feuille de calcul Calendrier des tâches. S'y ajoute le travail restant, qui est une combinaison de Progression et de Travail.

Dans la feuille de calcul des jours fériés, vous pouvez noter les dates libres qui entraînent un retard dans le calendrier du projet. Chaque ligne contient la date d'un jour. La date s'applique à toutes les ressources à la fois.

Appuyez sur Actualiser dans la barre latérale pour que les jours fériés prennent effet dans le calendrier.

Les dates non travaillées sont affichées dans le diagramme de Gantt sous forme de colonnes verticales grises lorsque l'échelle de Gantt comporte 1 jour par colonne. Avec d'autres échelles, les jours fériés ne sont pas affichés, mais ils sont pris en compte pour le planning.

La version anglaise de ProjectSheet peut être traduite dans une autre langue à l'aide de Google Translate. Vous pouvez vérifier votre langue avec la case à cocher Traduire, voir l'image ci-dessous. Si votre langue est incluse, la traduction commencera, sinon vous pouvez envoyer une demande. Lorsque vous décochez la case, la traduction sera annulée.

Vous pouvez modifier directement le texte traduit dans les en-têtes de colonne d'une feuille de calcul. Les traductions dans le menu et la barre latérale proviennent d'une feuille de calcul masquée appelée TRANSGOOGLE . Le texte d'origine se trouve dans la colonne A, tandis que le texte traduit se trouve dans une colonne à droite, vous devrez peut-être faire défiler la page jusqu'à celui-ci. Vous pouvez modifier le texte traduit, qui devient actif lorsque vous actualisez le navigateur.

Please contact Forscale in English if needed.