Ce logiciel complémentaire gratuit vous aide à créer et à modifier un calendrier de projet avec une répartition WBS et un diagramme de Gantt dans une feuille de calcul Google. Il possède de nombreuses fonctions puissantes, telles que le déplacement simultané de plusieurs tâches dans le temps, ce qui est plus que ce qu'un modèle de feuille de calcul avec des formules de cellules peut offrir.
ProjectSheet génère d'abord une mise en page, puis crée la planification du projet, en fonction de vos entrées et des fonctions appliquées dans la barre latérale de la feuille de calcul. Les colonnes insérées et les formules de cellules peuvent être utilisées pour personnaliser la mise en page.
ProjectSheet peut être installé à partir de Google Workspace Marketplace et peut ensuite être ajouté à une feuille de calcul Google vide à partir de son menu Extensions .
❝ Je l'utilise régulièrement pour partager des plans de projet avec des clients. Cela prend un peu de temps à apprendre, surtout si vous n'avez jamais utilisé ce type d'outil de gestion de projet auparavant, mais il est facile pour les clients de comprendre les plans réels. La version Pro offre un excellent rapport qualité-prix. Pour moi, cela vaut la peine de payer simplement pour pouvoir enchaîner les dates et faire en sorte que les dates soient automatiquement recalculées lorsqu'une tâche précédente échoue. ❞
A côté de la version Gratuite , la version Pro dispose de fonctionnalités supplémentaires :
| Free | Pro |
|---|
| saisir la répartition des tâches WBS | ✓ | ✓ |
| saisir les dates de début et de fin des tâches | ✓ | ✓ |
| définir la date de début de l'échelle de temps du Gantt | ✓ | ✓ |
| changer l'unité de l'échelle de temps du Gantt | | ✓ |
| ajuster automatiquement l'échelle de temps du Gantt | | ✓ |
| indication de progression avec des couleurs | ✓ | ✓ |
| dates prévues pour les quarts de travail | ✓ | ✓ |
| fiche de synthèse du projet | ✓ | ✓ |
| colonnes personnalisées et formules de cellules | ✓ | ✓ |
| affectation de ressources | | ✓ |
| calcul des coûts | | ✓ |
| date de fin basée sur la durée de la tâche | | ✓ |
| enchaînement de tâches consécutives | | ✓ |
| fixer les jours ouvrables | ✓ | ✓ |
| préciser les jours fériés | | ✓ |
| essai gratuit de 10 jours | | ✓ |
| acheter Pro dans l'application avec PayPal | | ✓ |
| prix par compte et domaine | | ✓ |
Une feuille de calcul Google Sheets présente de nombreux avantages :
- accès aux fichiers en ligne, toujours et partout
- afficher le calendrier aux parties prenantes en partageant le fichier pour visualisation (sans ProjectSheet )
- travail d'équipe en temps réel en partageant le fichier pour édition (même version ProjectSheet )
- échange d'informations avec Excel, téléchargement au format pdf, etc.
L'utilisateur doit autoriser ProjectSheet une fois pour exécuter des fonctions à sa place dans Google Drive et Google Sheets. Les droits étendus sont nécessaires pour utiliser et activer les fonctions Pro . Lisez également les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité .
Barre latérale et feuille de calcul
La barre latérale est située sur le côté droit de la feuille de calcul. La fonctionnalité ProjectSheet (Pro) fonctionne dans la feuille de calcul, la barre latérale ou comme une combinaison des deux en sélectionnant d'abord des cellules ou des lignes dans la feuille de calcul, puis la fonction dans la barre latérale. Consultez le manuel pour une description détaillée et le diaporama pour un didacticiel étape par étape.
Utilisez la version gratuite illimitée ou essayez d'acheter la version Pro en cliquant sur Pro info dans la barre latérale ProjectSheet et en suivant le bouton Acheter .
Les fonctions Pro peuvent être essayées gratuitement pendant 10 jours. Dans l'application, la licence Pro peut être achetée avec PayPal à partir de la barre latérale ProjectSheet en cliquant sur Pro info . Une licence achetée pendant la période d'essai ne démarre pas immédiatement mais après la période d'essai. Après le paiement, vous activez la licence une fois en cliquant à nouveau sur Pro info dans la barre latérale ProjectSheet .
Une licence est valable un an et ne se renouvelle pas automatiquement. Un mois avant l'expiration, vous recevrez un avis dans ProjectSheet pour une nouvelle licence. Une licence nouvellement achetée prolonge la licence actuelle après l'activation. De plus, sans nouvelle licence, vos plannings seront conservés dans votre propre Google Drive et vous pourrez visualiser un planning et le modifier avec ProjectSheet sans les fonctions Pro . Plus tard, vous pourrez à nouveau acheter une licence Pro qui démarre immédiatement.
Pour une flexibilité maximale, il existe une Domain license pour tous les comptes Google actuels et futurs de votre propre domaine Web. Le domaine Web est la partie derrière @ dans votre adresse e-mail (et non une adresse gmail.com) associée à un compte Google. Après le paiement par un utilisateur, chaque utilisateur du domaine Web peut activer le compte en cliquant une fois sur Pro info dans la barre latérale ProjectSheet . Connectez-vous à ProjectSheet et vous verrez l'option d'une domain license si le domaine Web dispose de comptes Google Workspace ou si vous disposez d'un compte Google individuel (pas d'un compte gmail.com).
Créer une structure de répartition du travail (WBS)
Une structure de répartition du travail est utile pour garantir que le calendrier couvre toute la portée du projet et se compose de parties qui peuvent être exécutées individuellement.
L'indentation des tâches permet de structurer un projet pour créer des tâches récapitulatives. ProjectSheet calcule le code WBS par tâche. Pour une vue d'ensemble, les tâches récapitulatives peuvent être réduites et développées.
Créer un planning
Attribuez des dates de début et de fin aux tâches. Les dates de début et de fin des tâches récapitulatives suivent la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard de ses sous-tâches. Un jalon n’a qu’une date de fin attribuée.
Les tâches sélectionnées peuvent être décalées dans le temps.
Afficher le diagramme de Gantt
Les dates de début et de fin sont utilisées par ProjectSheet pour afficher la tâche dans le diagramme de Gantt sous forme de barre. Cela donne un aperçu graphique de toutes les tâches dans la période sélectionnée. La date de début de la période peut être modifiée.
Aujourd'hui est affiché sous forme de ligne verticale si la date se situe dans la période sélectionnée.
Suivre le progrès
Le pourcentage d'avancement peut être indiqué par tâche. La progression des tâches récapitulatives est calculée à partir de ses sous-tâches dans le WBS. La progression est visible dans le diagramme de Gantt sous forme de double ligne.
L'état d'avancement aujourd'hui (actif, retardé, en retard) peut être affiché avec une couleur dans le tableau des tâches et le diagramme de Gantt.
Changer l'unité de l'échelle de temps du Gantt
En modifiant l'unité de l'échelle de temps de jours en semaines, mois ou années, le diagramme de Gantt peut afficher plus de 13 semaines par défaut dans le même nombre de colonnes. Il est également possible de définir automatiquement la date de début et l'unité d'échelle pour qu'elles s'adaptent à l'ensemble du projet dans le diagramme de Gantt.
Affecter des ressources et calculer les coûts
Des ressources peuvent être affectées à des tâches. Les ressources peuvent avoir des coûts associés dans la feuille des ressources. Il en résulte des coûts par tâche pour toutes les ressources affectées et des coûts par ressource pour toutes les tâches affectées. Une ressource peut être facturée à l’heure (travail) ou au montant (matériel). Une tâche peut se voir attribuer des heures de travail. Les tâches récapitulatives montrent les coûts de ses sous-tâches.
Enchaîner les tâches consécutives (résumées)
Chaque tâche peut être liée à sa tâche précédente sous la même tâche récapitulative. En liant des tâches consécutives, un planning en cascade apparaît.
Le planning suit les changements de durée ou de dates d'une tâche enchaînée. Toutes les dates de début et de fin des tâches consécutives seront recalculées.
Les tâches récapitulatives sous la même tâche récapitulative peuvent également être chaînées. Les sous-tâches chaînées démarrent en même temps que leur tâche récapitulative, donnant un planning en cascade imbriqué.
Une tâche fixe ne suit pas sa tâche récapitulative. Cela permet de respecter les délais ou les événements comme convenu.
Les tâches récapitulatives peuvent également être fixes, permettant de modifier la date de début et de suivre les sous-tâches.
Calculer le calendrier avec la durée de la tâche, la semaine de travail et les jours non ouvrés
Saisissez la durée de la tâche pour laisser ProjectSheet déterminer la date de fin à partir de la date de début. La durée de la tâche est en jours ouvrés, en sautant les jours non ouvrés. Si aucune date de début n’est disponible, la date d’aujourd’hui est considérée comme date de début.
Lorsque la date de début change, la date de fin s'ajuste en fonction du nombre de jours ouvrés saisi. Lorsque la date de fin change, la durée en jours ouvrés sera ajustée et la date de début reste inchangée.
Les heures de travail par tâche et la durée de la tâche peuvent se succéder selon les ressources affectées (8 heures de travail par jour et par ressource) ou rester réglables séparément.
La semaine de travail peut être fixée à 1 à 7 jours par semaine, à partir du jour souhaité, et à 1 à 12 heures par jour. La valeur par défaut est de 5 jours par semaine, à partir du lundi, et de 8 heures par jour.
Dans une feuille de travail distincte sur les jours fériés, les dates non travaillées peuvent être notées et ignorées dans le calendrier.
