Module complémentaire Google pour Sheets
Ce module complémentaire gratuit permet de créer et de modifier rapidement et avec précision un calendrier de projet dans une feuille de calcul Google. Le calendrier se compose d'une subdivision WBS de tâches avec une date de début et de fin par tâche. L'application ProjectSheet calcule un diagramme de Gantt à partir du calendrier pour les semaines définies dans la barre latérale . Pendant l'exécution du projet, des indications de couleur facultatives dans le tableau de planification ou le diagramme de Gantt donnent des alertes pour l'avancement et le retard.
❝ Je l'utilise régulièrement pour partager des plans de projet avec des clients. Il faut un peu d'apprentissage, surtout si vous n'avez jamais utilisé ce type d'outil de gestion de projet auparavant, mais il est facile pour les clients de comprendre les plans réels. La version Pro est un excellent rapport qualité-prix. Pour moi, cela vaut la peine de payer juste pour pouvoir enchaîner les dates et faire en sorte que les dates soient automatiquement recalculées lorsqu'une tâche précédente glisse. ❞
ProjectSheet peut être installé à partir de Google Workspace Marketplace et peut ensuite être ajouté à une feuille de calcul Google vide à partir de son menu Add-ons . Au début, un tableau avec des colonnes et un diagramme de Gantt sont ajoutés à la feuille de calcul, puis la barre latérale apparaît avec des fonctions. Les tâches sont saisies dans les lignes du tableau où elles peuvent être modifiées à l'aide de la barre latérale.
A côté de la version Free , la version Pro a des fonctionnalités supplémentaires :
| Libérer | Pro |
|---|
| entrer la répartition des tâches WBS | ✓ | ✓ |
| entrer les dates de début et de fin de la tâche | ✓ | ✓ |
| définir la date de début de l'échelle de temps de Gantt | ✓ | ✓ |
| changer l'unité de l'échelle de temps du Gantt | | ✓ |
| ajuster automatiquement l'échelle de temps du Gantt | | ✓ |
| indication de progression avec des couleurs | ✓ | ✓ |
| dates prévues de quart de travail | ✓ | ✓ |
| fiche de synthèse du projet | ✓ | ✓ |
| colonnes personnalisées et formules de cellules | ✓ | ✓ |
| affectation des ressources | | ✓ |
| calcul des coûts | | ✓ |
| date de fin basée sur la durée de la tâche | | ✓ |
| enchaînement de tâches consécutives | | ✓ |
| définir des jours ouvrables | | ✓ |
| spécifier les jours fériés | | ✓ |
| essai gratuit de 10 jours | | ✓ |
| acheter Pro dans l'application avec PayPal | | ✓ |
| prix par compte par an incl. T.V.A. | | 15 € |
| prix par domaine par an incl. T.V.A. | | 75€ |
Une feuille de calcul Google Sheets présente des avantages inhérents :
- accès en ligne aux fichiers, toujours et partout
- montrer le calendrier aux parties prenantes en partageant le fichier pour visualisation (sans ProjectSheet )
- travail d'équipe en temps réel en partageant le fichier pour l'édition (même version de ProjectSheet )
- échange d'informations avec Excel, téléchargement en pdf, etc.
L'utilisateur doit autoriser ProjectSheet une fois à exécuter des fonctions pour lui dans Google Drive et Google Sheets. Les droits étendus sont nécessaires pour utiliser et activer les fonctions Pro . Lisez également les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité .
Barre latérale et feuille de calcul
La barre latérale est située sur le côté droit de la feuille de calcul. La fonctionnalité ProjectSheet (Pro) fonctionne dans la feuille de calcul, la barre latérale ou une combinaison des deux en sélectionnant d'abord des cellules ou des lignes dans la feuille de calcul, puis la fonction dans la barre latérale. Voir le manuel pour une description détaillée et le diaporama pour un tutoriel étape par étape.
Utilisez la version gratuite en illimité ou essayez d'acheter la version Pro à partir du menu Add-ons de la feuille de calcul ou en cliquant sur Pro info dans la barre latérale ProjectSheet et en suivant le bouton Acheter .
Les fonctions Pro peuvent être essayées gratuitement pendant 10 jours. Dans l'application, la licence Pro peut être achetée avec PayPal à partir de la barre latérale ProjectSheet en cliquant sur Pro info . Une licence achetée pendant la période d'essai ne démarre pas immédiatement mais après la période d'essai. Après le paiement, vous activez la licence une fois en cliquant à nouveau sur Pro info dans la barre latérale de ProjectSheet .
Une licence est valable un an et n'est pas renouvelée automatiquement. Un mois avant l'expiration, vous recevrez un avis dans ProjectSheet pour une nouvelle licence. Une licence nouvellement achetée étend la licence actuelle après l'activation. De plus, sans nouvelle licence, vos horaires seront conservés dans votre propre Google Drive et vous pourrez afficher un horaire et le modifier avec ProjectSheet sans les fonctions Pro . Plus tard, vous pourrez acheter à nouveau une licence Pro qui démarre immédiatement.
Pour une flexibilité maximale, il existe une Domain license pour tous les comptes Google actuels et futurs de votre propre domaine Web. Le domaine Web est la partie derrière @ dans votre adresse e-mail (pas une adresse gmail.com) associée à un compte Google. Après paiement par un utilisateur, chaque utilisateur du domaine Web peut activer le compte en cliquant une fois sur Pro info dans la barre latérale de ProjectSheet . Connectez-vous à ProjectSheet et vous verrez l'option pour une domain license si le domaine Web a des comptes Google Workspace ou si vous avez un compte Google individuel (pas un compte gmail.com).
WBS et Gantt Créer une structure de répartition du travail (WBS)
Une structure de répartition du travail est utile pour s'assurer que le calendrier couvre l'ensemble de la portée du projet et se compose de parties pouvant être exécutées individuellement.
L'indentation des tâches permet de structurer un projet pour créer des tâches récapitulatives. ProjectSheet calcule le code WBS par tâche. Pour une vue d'ensemble, les tâches récapitulatives peuvent être réduites et développées.
Créer un horaire
Attribuez des dates de début et de fin aux tâches. Les dates de début et de fin des tâches récapitulatives suivent la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard de ses sous-tâches. Un jalon n'a qu'une date de fin assignée.
Les tâches sélectionnées peuvent être décalées dans le temps.
Afficher le diagramme de Gantt
Les dates de début et de fin sont utilisées par ProjectSheet pour afficher la tâche dans le diagramme de Gantt sous forme de barre. Cela donne un aperçu graphique de toutes les tâches dans le laps de temps sélectionné. La date de début de la période peut être modifiée.
Aujourd'hui s'affiche sous la forme d'une ligne verticale si la date se situe dans la période sélectionnée.
Suivre le progrès
Le pourcentage d'avancement peut être indiqué par tâche. La progression des tâches récapitulatives est calculée à partir de ses sous-tâches dans la WBS. La progression est visible dans le diagramme de Gantt sous la forme d'une double ligne.
L'état d'avancement par jour (actif, retardé, en retard) peut être affiché avec une couleur dans le tableau des tâches et le diagramme de Gantt.
Changer l'unité de l'échelle de temps de Gantt
En changeant l'unité de l'échelle de temps de jours en semaines, mois ou années, le diagramme de Gantt peut afficher plus que les 13 semaines par défaut dans le même nombre de colonnes. Il est également possible de définir automatiquement la date de début et l'unité d'échelle pour s'adapter à l'ensemble du projet dans le diagramme de Gantt.
Affecter des ressources Affecter des ressources et calculer les coûts
Les ressources peuvent être affectées à des tâches. Les ressources peuvent avoir des coûts associés dans la feuille de ressources. Il en résulte des coûts par tâche pour toutes les ressources affectées et des coûts par ressource pour toutes les tâches affectées. Une ressource peut être facturée à l'heure (travail) ou au montant (matériel). Une tâche peut se voir allouer des heures de travail. Les tâches récapitulatives affichent les coûts de ses sous-tâches.
Lier les tâches Enchaîner des tâches consécutives (récapitulatives)
Chaque tâche peut être liée à sa tâche précédente sur le même niveau WBS. Cela s'applique également aux tâches récapitulatives au même niveau WBS. En enchaînant des tâches consécutives, un planning en cascade apparaît.
Le planning suit les changements de durée ou de dates d'une tâche chaînée. Toutes les dates de début et de fin des tâches consécutives seront recalculées.
Les tâches récapitulatives peuvent également être enchaînées, donnant un calendrier en cascade imbriqué. Les sous-tâches suivent la tâche récapitulative, de sorte qu'elles peuvent commencer le même jour lorsqu'elles ne sont pas enchaînées.
Une tâche fixe ne suit pas sa tâche récapitulative. Cela permet de maintenir les délais ou les événements comme convenu.
Les tâches récapitulatives peuvent également être fixées, ce qui permet de modifier la date de début et de suivre les sous-tâches.
Calculer le planning avec la durée de la tâche, la semaine ouvrée et les jours chômés
Entrez la durée de la tâche pour laisser ProjectSheet déterminer la date de fin à partir de la date de début. La durée de la tâche est en jours ouvrés, en sautant les jours chômés. Si aucune date de début n'est disponible, aujourd'hui est pris comme date de début.
Lorsque la date de début change, la date de fin s'ajuste en fonction du nombre de jours ouvrables saisi. Lorsque la date de fin change, la durée en jours ouvrables est ajustée et la date de début reste inchangée.
Les heures de travail par tâche et la durée de la tâche peuvent se succéder selon les ressources affectées (8 heures de travail par jour et par ressource) ou rester réglables séparément.
La semaine de travail peut être définie sur 1 à 7 jours par semaine, en commençant le jour souhaité, et sur 1 à 12 heures par jour. La valeur par défaut est de 5 jours par semaine, à partir du lundi, et de 8 heures par jour.
Dans une feuille de calcul séparée pour les jours fériés, les dates non ouvrables peuvent être notées qui sont ignorées dans le calendrier.
