Guía del usuario ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet es un complemento que proporciona una hoja de cálculo de Google con un desglose de la WBS y un diagrama de Gantt visual para planificar y realizar un seguimiento de un proyecto. Puede descargar el complemento desde el menú Extensiones en una hoja de cálculo o desde Google Workspace Marketplace.

Una vez instalado, el complemento crea las hojas de trabajo Programación de tareas y Resumen del proyecto , y la versión Pro también incluye Recursos y Días festivos .

Puede ingresar y editar los datos del proyecto con las funciones estándar de la hoja de cálculo en combinación con las funciones complementarias en la barra lateral . A diferencia de las funciones estándar de la hoja de cálculo, las funciones complementarias no se pueden deshacer (Ctrl+Z).

La apertura de la barra lateral se realiza mediante el menú Extensiones > ProjectSheet planning > Abrir barra lateral . Puede cerrar la barra lateral haciendo clic en X en la parte superior derecha.

Puede proporcionar todas las hojas de cálculo de Google vacías o copiadas con ProjectSheet desde el menú Extensiones > ProjectSheet planning > Agregar ProjectSheet . En caso de una hoja de cálculo vacía, espere hasta que se completen las hojas.

Personalización

La hoja de cálculo se puede personalizar, pero con restricciones debido a la funcionalidad ProjectSheet :

Las columnas ProjectSheet son las columnas Tarea y Recursos ( Pro ) .
Columnas y hojas de trabajo personalizadas que usted mismo agrega.

Vea aquí cómo editar las filas y columnas de una hoja de cálculo de Google: Agregar o mover columnas y celdas
ProjectSheet vuelve a numerar la WBS cuando mueve, elimina, borra o copia tareas.

Autorización

Tan pronto como comienzas a usar ProjectSheet por primera vez, Google muestra una pantalla de autorización. Aquí puedes ver que el complemento modifica la hoja de cálculo y que requiere acceso a un servicio externo debido a la funcionalidad Pro.

Desinstalar

Si ya no desea ProjectSheet esté en una hoja de cálculo determinada, puede desactivarlo en el menú Extensiones > Complementos > Administrar complementos . Abre un cuadro de diálogo con todos sus complementos. Seleccione las opciones ProjectSheet y anule la selección de "Usar en este documento". Después de hacer esto, puede eliminar las pestañas sin reconstruirlas. En el mismo menú puedes 'Desinstalar' ProjectSheet por completo de todas tus hojas de cálculo.

La hoja de trabajo Programación de tareas consta de una tabla a la izquierda y un diagrama de Gantt adjunto a la derecha.

Cada columna de la tabla tiene un encabezado que indica el tipo de información en su columna. Los títulos de los encabezados se pueden personalizar, por ejemplo, en un idioma diferente. El orden de las columnas actuales se puede cambiar y se pueden insertar columnas personalizadas.

Una fila representa una tarea tal como se describe en la columna 'Descripción de la tarea'. Al eliminar la descripción, se eliminará la tarea y la fila quedará vacía. Las filas pueden permanecer vacías para facilitar la lectura. Utilice las funciones normales de una hoja de cálculo para insertar, borrar, eliminar o copiar filas.

Tarea resumida

Una tarea es una tarea resumida como resultado de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Una tarea de resumen tiene subtareas y solo requiere una descripción de la tarea. La fecha de inicio, la fecha de finalización, el progreso, el trabajo y el costo se calculan como resultado de sus subtareas. Las tareas de resumen tienen el texto de la fila en negrita.

Hito

Un hito indica un momento importante en el cronograma. Es una tarea que solo tiene fecha de finalización, la fecha de inicio se deja vacía. En el diagrama de Gantt se ve un hito con un color diferente al de las tareas normales y las tareas resumidas.

En la versión Pro un hito tiene una duración de 0 días.

El diagrama de Gantt se ubica directamente desde la tabla de tareas en la hoja de programación de tareas.

Escala de tiempo

El diagrama de Gantt tiene una escala de tiempo en la parte superior. La escala de tiempo predeterminada cubre un total de 13 semanas. Para proyectos que duran más, la fecha de inicio de la escala de tiempo se puede cambiar para ver partes del proyecto. Con ProjectSheet Pro puedes cambiar la unidad de escala de tiempo de días a semanas, meses o años para ver el proyecto completo a la vez. Con Pro también puedes configurar la escala de tiempo automáticamente para mostrar todo el proyecto.

Barras de tareas

El diagrama de Gantt muestra cada tarea con una barra horizontal desde su fecha de inicio hasta su fecha de finalización dentro de la escala de tiempo.

Las barras de tareas de resumen, tareas normales y de hitos tienen diferentes colores predeterminados. El color de una barra de tareas sigue el color de fondo de la celda Descripción de la tarea si la barra de Gantt con color de progreso está deshabilitada y se selecciona un color de fondo distinto del blanco.

indicación de hoy

Si la fecha de hoy cae en la escala de tiempo, una línea discontinua vertical indica esta fecha.

Indicación de progreso

El porcentaje de progreso de una tarea se traduce en una doble línea en la barra de tareas del diagrama de Gantt. Si esta doble línea se detiene antes de la indicación de la fecha actual, esto significa un retraso en el proyecto.

Las columnas de tareas están en la hoja de tareas.

EDT

Esta columna es de solo lectura e indica el código WBS (estructura de desglose del trabajo) por tarea. Los cambios en la WBS (como la inserción de tareas) pueden dar lugar a una nueva numeración de los códigos de la WBS. El cambio del nivel de sangría de una tarea se realiza mediante las funciones WBS en la barra lateral.

El código consta de pasos divididos por puntos. Los números de paso constan de números consecutivos que comienzan en 1. La cantidad de pasos es igual al nivel del código WBS. Los códigos que tienen el mismo comienzo van juntos.

Ejemplo:

Las tareas B, C y F tienen el mismo nivel. Cada uno tiene dos pasos.
Las tareas D y E pertenecen a la misma tarea de resumen C y comparten los mismos dos primeros pasos.

La columna WBS es de solo lectura. El código WBS de todas las tareas se vuelve a calcular automáticamente después de cada cambio que afecte.

Descripción de la tarea

La descripción de la tarea es el punto de partida del cronograma. La descripción indica lo que se debe hacer o lo que se debe entregar. El texto se sangrará según su nivel WBS. Se pueden agregar notas a la descripción de una tarea usando el menú del botón derecho del mouse.

Las tareas recién agregadas obtendrán automáticamente un código WBS con el mismo nivel de esquema que la tarea anterior. Una tarea y su código WBS desaparecerán por completo si se elimina su descripción.

Fecha de inicio, fecha de finalización

Estas columnas contienen la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea. Estas fechas se muestran como una barra en el diagrama de Gantt si están dentro de la escala de tiempo.

Las tareas de resumen reciben sus fechas de sus subtareas, no se pueden ingresar.

Al hacer doble clic en una fecha ingresada, aparece una ventana emergente de calendario para ajustar la fecha.

Progreso

El progreso de cada tarea se ingresa en%.

Las tareas de resumen calculan el progreso de sus subtareas, no es necesario ingresarlas. Para la versión Pro , el progreso se pondera con la duración de las tareas en días, para la versión gratuita con las diferencias entre la fecha de finalización y de inicio.

En combinación con la configuración correspondiente en la barra lateral, el progreso da como resultado un color.

Días ( Pro )

La duración de la tarea se ingresa en días hábiles. Se tienen en cuenta dos días de fin de semana y no se cuentan en la duración y se procede al día de inicio de la semana seleccionado en la barra lateral.

La fecha de finalización sigue a un cambio en la duración. La duración sigue a un cambio en la fecha de finalización. Las horas de trabajo siguen los días de duración con 8 horas por día si se combinan con esta opción en la barra lateral.

Al eliminar la duración, se eliminan las fechas de inicio y finalización.
No se pueden ingresar los días de tarea resumidos, se calculan en función de sus fechas de inicio y finalización.
Una duración de 0 da un hito.

Enlace ( Pro )

Las tareas se pueden vincular:

Horas de trabajo ( Pro )

Introduzca aquí las horas de una tarea. Una tarea de resumen agrega las horas de las subtareas subyacentes.

En la barra lateral hay una opción para vincular las horas de trabajo con la duración de la tarea en días, en Ajustar el tiempo de trabajo. Si no está marcada, las horas de trabajo deben actualizarse manualmente. Si está marcado, cambiar uno también actualizará el otro.

Recursos ( Pro )

Los recursos asignados. Un recurso puede ser de tipo trabajo, equipo o material, como se indica en la hoja de Recursos. La cantidad por recurso se indica después de cada recurso entre [ ], excepto 1 que puede omitirse. Ejemplos:

La asignación de múltiples recursos se indica separándolos por un punto y coma. Ejemplo:

Al asignar recursos de trabajo, las horas de trabajo no cambiarán, la duración de los días sigue las horas de trabajo y la disponibilidad. La duración es igual a las horas de trabajo divididas por las horas por día laboral tal como se establece en la barra lateral en "Ajustar el tiempo de trabajo" (8 horas predeterminadas). Asignar varios recursos de trabajo a la misma tarea mantendrá las horas de trabajo iguales y acortará la duración de los días.

Un recurso se agrega automáticamente a la hoja de Recursos o se ajusta si ya está presente.

Costo ( Pro )

El costo por tarea, calculado a partir de las cantidades de recursos asignados y el costo por recurso. Las horas de trabajo por tarea son válidas para cada recurso de trabajo asignado por separado o se dividen entre los recursos de trabajo asignados según la disponibilidad.

Costo por recurso de trabajo = disponibilidad asignada / disponibilidad total asignada * Horas de trabajo * Tarifa por hora

Costo por recurso de equipo = cantidad asignada * Horas de duración * Tarifa por hora

Costo por recurso material = cantidad asignada * Tarifa por unidad

Una tarea resumida agrega los costos de sus subtareas subyacentes. También se añaden los costes de la propia tarea de resumen.

Columna definida por el usuario

Una columna definida por el usuario puede contener cualquier información. También se pueden aplicar fórmulas de celda para cálculos específicos.

Las columnas de recursos están en la hoja de Recursos.

Nombre del recurso

Nombre descriptivo del recurso. Un recurso desaparecerá por completo si se elimina su nombre.

Tipo

Un recurso puede ser un trabajo (por defecto), un equipo o un recurso material . El cálculo del costo de un recurso asignado a una tarea depende del tipo de recurso. Un recurso de trabajo se cuenta por hora de trabajo, equipo por hora de duración y material por unidad.

Tarifa por recurso

Costo de un recurso en todas las tareas por hora o unidad.

Cuenta total

Todas las horas de trabajo o unidades asignadas a un único recurso en todas las tareas.

Coste total

Todo el coste de un único recurso en todas las tareas.

La hoja de trabajo Resumen del proyecto contiene los datos que se aplican a todo el proyecto, como una tarea de resumen WBS de nivel superior. Los datos corresponden a las columnas (Pro) del mismo nombre en la hoja de trabajo Programación de tareas. A esto se suma el trabajo restante, que es una combinación de Progreso y Trabajo.

En la hoja de vacaciones se pueden anotar las fechas libres que causan retrasos en el cronograma del proyecto. Cada fila contiene la fecha de un día. La fecha se aplica a todos los recursos a la vez.

Presione Actualizar en la barra lateral para que los días festivos entren en vigor en el calendario.

Las fechas no laborables se muestran en el diagrama de Gantt como columnas grises verticales cuando la escala de Gantt tiene 1 día por columna. Con otras escalas los días festivos no se muestran, pero sí se tienen en cuenta para el horario.

La versión en inglés de ProjectSheet se puede traducir a otro idioma utilizando Google Translate. Puede verificar su idioma con la casilla de verificación de traducción, vea la imagen a continuación. Si su idioma está incluido, se iniciará la traducción; de lo contrario, puede enviar una solicitud. Cuando desmarcas la casilla de verificación, la traducción se deshará.

Puede modificar el texto traducido en los encabezados de las columnas de una hoja de trabajo directamente. Las traducciones en el menú y la barra lateral provienen de una hoja de trabajo oculta llamada TRANSGOOGLE . El texto original está en la columna A, mientras que el texto traducido está en una columna a la derecha, es posible que tengas que desplazarte hasta él. Puede modificar el texto traducido, que se activa cuando actualiza el navegador.

Please contact Forscale in English if needed.