Guía del usuario ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet es un complemento que proporciona una hoja de cálculo de Google con un desglose de la estructura de trabajo del trabajo y un diagrama de Gantt visual para planificar y realizar un seguimiento de un proyecto. Puede descargar el complemento desde el menú Extensiones en una hoja de cálculo o desde Google Workspace Marketplace

Una vez instalado, el complemento crea las hojas de trabajo de Programación de tareas y Resumen del proyecto , y la versión Pro también incluye Recursos y Días festivos .

Puede introducir y editar los datos del proyecto con las funciones estándar de la hoja de cálculo en combinación con las funciones complementarias de la barra lateral . A diferencia de las funciones estándar de la hoja de cálculo, las funciones complementarias no se pueden deshacer (Ctrl+Z).

La barra lateral se abre desde el menú Extensiones > ProjectSheet planning > Abrir barra lateral . Puedes cerrar la barra lateral haciendo clic en la X en la parte superior derecha.

Puede proporcionar ProjectSheet a todas las hojas de cálculo de Google vacías o copiadas desde el menú Extensiones > ProjectSheet planning > Agregar ProjectSheet . En el caso de una hoja de cálculo vacía, espere hasta que se completen las hojas.

Personalización

La hoja de cálculo se puede personalizar, pero con restricciones debido a la funcionalidad ProjectSheet :

Las columnas ProjectSheet son las columnas de Tareas y las columnas de Recursos ( Pro ) .
Columnas y hojas de trabajo personalizadas que usted mismo puede agregar.

Vea aquí cómo editar las filas y columnas de una hoja de cálculo de Google: Agregar o mover columnas y celdas
ProjectSheet renumera la EDT cuando usted mueve, elimina, borra o copia tareas.

Autorización

En cuanto empieces a utilizar ProjectSheet por primera vez, Google te mostrará una pantalla de autorización. En ella podrás ver que el complemento modifica la hoja de cálculo y que requiere acceso a un servicio externo debido a la funcionalidad Pro.

Desinstalar

Si ya no desea ProjectSheet esté en una determinada hoja de cálculo, puede desactivarlo en el menú Extensiones > Complementos > Administrar complementos . Se abrirá un cuadro de diálogo con todos sus complementos. Seleccione las opciones ProjectSheet y desmarque la opción "Usar en este documento". Después de hacer esto, puede eliminar las pestañas sin tener que volver a crearlas. En el mismo menú, puede "Desinstalar" ProjectSheet por completo de todas sus hojas de cálculo.

La hoja de trabajo del Programa de tareas consta de una tabla a la izquierda y un diagrama de Gantt adjunto a la derecha.

Cada columna de la tabla tiene un encabezado que indica el tipo de información que contiene. Los títulos de los encabezados se pueden personalizar, por ejemplo, para incluir un idioma diferente. Se puede cambiar el orden de las columnas actuales y se pueden insertar columnas personalizadas.

Una fila representa una tarea tan pronto como se describe en la columna 'Descripción de la tarea'. Si se elimina la descripción, se eliminará la tarea y la fila quedará vacía. Las filas pueden permanecer vacías para facilitar la lectura. Utilice las funciones normales de la hoja de cálculo para insertar, borrar, eliminar o copiar filas.

Tarea de resumen

Una tarea es una tarea de resumen como resultado de la estructura de desglose del trabajo (EDT). Una tarea de resumen tiene subtareas y solo requiere una descripción de la tarea. La fecha de inicio, la fecha de finalización, el progreso, el trabajo y el costo se calculan como resultado de sus subtareas. Las tareas de resumen tienen el texto de la fila en negrita.

Hito

Un hito indica un momento importante en el cronograma. Es una tarea que solo tiene fecha de finalización, la fecha de inicio se deja vacía. En el diagrama de Gantt, un hito se ve con un color diferente al de las tareas normales y las tareas de resumen.

En la versión Pro , un hito tiene una duración de 0 días.

El diagrama de Gantt se ubica directamente desde la tabla de tareas en la hoja de programación de tareas.

Escala de tiempo

El diagrama de Gantt tiene una escala de tiempo en la parte superior. La escala de tiempo predeterminada cubre un total de 13 semanas. Para proyectos que duran más, la fecha de inicio de la escala de tiempo se puede cambiar para ver partes del proyecto.

En ProjectSheet Pro, puede cambiar la unidad de tiempo de días a semanas, meses o años para ver todo el proyecto de una sola vez. También puede configurar la escala de tiempo automáticamente para que se muestre todo el proyecto.

Barras de tareas

El diagrama de Gantt muestra cada tarea con una barra horizontal desde su fecha de inicio hasta su fecha de finalización dentro de la escala de tiempo.

En ProjectSheet Pro, las tareas encadenadas se indican con > al comienzo de la barra de tareas y las tareas fijas con X , consulte también Enlace .

Las barras de tareas de resumen, tareas normales y hitos tienen diferentes colores predeterminados. Si la descripción de la tarea tiene un color de fondo distinto del blanco, la barra de tareas adoptará ese color.

Indicación de progreso

Si la fecha de hoy cae en la escala de tiempo, una línea discontinua vertical indica esta fecha.

El porcentaje de avance de una tarea se traduce en una línea doble en la barra de tareas del diagrama de Gantt. Si esta línea doble se detiene antes de la indicación de la fecha actual, significa que el proyecto está retrasado.

La barra de tareas puede indicar el progreso con un color si esta opción está habilitada, consulte también Progreso .

Las columnas de tareas están en la hoja de tareas.

EDT

Esta columna es de solo lectura y establece el código de la EDT (estructura de desglose del trabajo) por tarea. Los cambios en la EDT (como la inserción de tareas) pueden provocar la renumeración de los códigos de la EDT. El cambio del nivel de sangría de una tarea se realiza mediante las funciones de la EDT en la barra lateral.

El código consta de pasos divididos por puntos. Los números de paso consisten en números consecutivos que comienzan en 1. La cantidad de pasos es igual al nivel del código WBS. Los códigos que comienzan con el mismo número pertenecen juntos.

Ejemplo:

Las tareas B, C y F tienen el mismo nivel. Cada una de ellas consta de dos pasos.
Las tareas D y E pertenecen a la misma tarea de resumen C, comparten los mismos dos primeros pasos.

La columna WBS es de solo lectura. El código WBS de todas las tareas se vuelve a calcular automáticamente después de cada cambio que afecte a la tarea.

Descripción de la tarea

La descripción de la tarea es el punto de partida del cronograma. La descripción indica lo que se debe hacer o entregar. El texto se sangrará según su nivel de EDT. Se pueden agregar notas a la descripción de una tarea utilizando el menú del botón derecho del mouse.

Las tareas recién agregadas recibirán automáticamente un código WBS con el mismo nivel de esquema que la tarea anterior. Una tarea y su código WBS desaparecerán por completo si se elimina su descripción.

Fecha de inicio, Fecha de finalización

Estas columnas contienen la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea. Estas fechas se muestran como una barra en el diagrama de Gantt si se encuentran dentro de la escala de tiempo.

Las tareas de resumen reciben sus fechas de sus subtareas, no se pueden ingresar.

Al hacer doble clic en una fecha ingresada, aparece un calendario emergente para ajustar la fecha.

Progreso

El progreso de cada tarea se ingresa en %.

Las tareas de resumen calculan el progreso de sus subtareas, no es necesario ingresarlas. Para la versión Pro , el progreso se pondera con la duración de las tareas en días, para la versión gratuita, con las diferencias entre la fecha de finalización y la fecha de inicio.

En combinación con la configuración correspondiente en la barra lateral, el progreso se muestra en un color.

Días ( Pro )

La duración de la tarea se indica en días laborables. Se tienen en cuenta dos días de fin de semana y no se computan en la duración, sino que se sigue el día de inicio de la semana seleccionado en la barra lateral.

La fecha de finalización se produce tras un cambio en la duración. La duración se produce tras un cambio en la fecha de finalización. Las horas de trabajo se producen tras días de duración con 8 horas por día si se combinan con esta opción en la barra lateral.

Al eliminar la duración se eliminan las fechas de inicio y finalización.
No se pueden ingresar días de tareas de resumen, se calculan en función de sus fechas de inicio y finalización.
Una duración de 0 marca un hito.

Enlace ( Pro )

Opciones para vincular una tarea:

Horas de trabajo ( Pro )

Introduzca aquí las horas de una tarea. Una tarea de resumen añade las horas de las subtareas subyacentes.

En la barra lateral hay una opción para vincular las horas de trabajo con la duración de la tarea en días, en Ajustar el tiempo de trabajo. Si no está marcada, las horas de trabajo deben actualizarse manualmente. Si está marcada, al cambiar una, también se actualizará la otra.

Recursos ( Pro )

Los recursos asignados. Un recurso puede ser de tipo obra, equipo o material, según se indique en la hoja de Recursos. La cantidad por recurso se indica después de cada recurso entre [ ], excepto el 1 que puede omitirse. Ejemplos:

La asignación de varios recursos se indica separándolos con punto y coma. Ejemplo:

Al asignar recursos de trabajo, las horas de trabajo no cambiarán, la duración de los días sigue las horas de trabajo y la disponibilidad. La duración es igual a las horas de trabajo divididas por las horas por día de trabajo, como se establece en la barra lateral en "Ajustar tiempo de trabajo" (valor predeterminado: 8 horas). Asignar múltiples recursos de trabajo a la misma tarea mantendrá las horas de trabajo iguales y acortará la duración de los días.

Un recurso se agrega automáticamente a la hoja Recursos o se ajusta si ya está presente.

Costo ( Pro )

El costo por tarea, calculado a partir de las cantidades de recursos asignados y el costo por recurso. Las horas de trabajo por tarea son válidas para cada recurso de trabajo asignado por separado o se dividen entre los recursos de trabajo asignados según la disponibilidad.

Costo por recurso de trabajo = disponibilidad asignada / disponibilidad total asignada * Horas de trabajo * Tarifa por hora

Costo por recurso de equipo = cantidad asignada * Duración en horas * Tarifa por hora

Costo por recurso material = cantidad asignada * Tarifa por unidad

Una tarea de resumen suma los costos de sus subtareas subyacentes. También se suman los costos de la tarea de resumen en sí.

Columna definida por el usuario

Una columna definida por el usuario puede contener cualquier información. También se pueden aplicar fórmulas de celda para realizar cálculos específicos.

Las columnas de recursos están en la hoja de Recursos.

Nombre del recurso

Nombre descriptivo del recurso. El recurso desaparecerá por completo si se elimina su nombre.

Tipo

Un recurso puede ser un recurso de trabajo (predeterminado), de equipo o de material . El cálculo del costo de un recurso asignado a una tarea depende del tipo de recurso. Un recurso de trabajo se contabiliza por hora de trabajo, un equipo por hora de duración y un material por unidad.

Tarifa por recurso

Costo de un recurso en todas las tareas por hora o unidad.

Recuento total

Todas las horas o unidades de trabajo asignadas a un solo recurso en todas las tareas.

Costo total

Todo el costo de un único recurso en todas las tareas.

La hoja de cálculo Resumen del proyecto contiene los datos que se aplican a todo el proyecto, como una tarea de resumen de la EDT de nivel superior. Los datos corresponden a las columnas (Pro) del mismo nombre en la hoja de cálculo Programa de tareas. A esta se le agrega el trabajo restante, que es una combinación de Progreso y Trabajo.

En la hoja de cálculo de vacaciones se pueden anotar las fechas libres que provocan retrasos en el cronograma del proyecto. Cada fila contiene la fecha de un día. La fecha se aplica a todos los recursos a la vez.

Presione Actualizar en la barra lateral para que los días festivos tengan efecto en el calendario.

Las fechas no laborables se muestran en el diagrama de Gantt como columnas verticales de color gris cuando la escala de Gantt tiene 1 día por columna. Con otras escalas los días festivos no se muestran, pero se tienen en cuenta para la programación.

La versión en inglés de ProjectSheet se puede traducir a otro idioma con Google Translate. Puedes marcar tu idioma con la casilla de verificación de traducción, como se muestra en la imagen siguiente. Si tu idioma está incluido, se iniciará la traducción; de lo contrario, puedes enviar una solicitud. Si desmarcas la casilla de verificación, se deshará la traducción.

Puede modificar el texto traducido en los encabezados de columna de una hoja de cálculo directamente. Las traducciones en el menú y la barra lateral provienen de una hoja de cálculo oculta llamada TRANSGOOGLE . El texto original está en la columna A, mientras que el texto traducido está en una columna a la derecha; es posible que deba desplazarse hasta ella. Puede modificar el texto traducido, que se activa cuando actualiza el navegador.

Please contact Forscale in English if needed.