Benutzerhandbuch ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet ist ein Add-on, das eine Google-Tabelle mit WBS-Aufschlüsselung und einem visuellen Gantt-Diagramm zur Planung und Nachverfolgung eines Projekts bereitstellt. Sie können das Add-on über das Menü „Erweiterungen“ in einer Tabelle oder über den Google Workspace Marketplace herunterladen.

Nach der Installation erstellt das Add-on die Arbeitsblätter „Aufgabenplan“ und „Projektzusammenfassung“ , und die Pro- Version enthält auch „Ressourcen“ und „ Feiertage“ .

Sie können die Projektdaten mit den Standard-Tabellenkalkulationsfunktionen in Kombination mit den Zusatzfunktionen in der Seitenleiste eingeben und bearbeiten. Im Gegensatz zu den Standard-Tabellenkalkulationsfunktionen können die Zusatzfunktionen nicht rückgängig gemacht werden (Strg+Z).

Das Öffnen der Sidebar erfolgt über das Menü Erweiterungen > ProjectSheet planning > Sidebar öffnen. Mit einem Klick auf das X oben rechts können Sie die Sidebar schließen.

Sie können alle leeren oder kopierten Google-Tabellen mit ProjectSheet aus dem Menü Erweiterungen > ProjectSheet planning > ProjectSheet hinzufügen bereitstellen. Bei einer leeren Tabelle warten Sie, bis die Tabellen ausgefüllt sind.

Anpassung

Die Tabelle kann angepasst werden, allerdings mit Einschränkungen aufgrund der ProjectSheet Funktionalität:

Die Spalten ProjectSheet sind die Aufgabenspalten und die Ressourcenspalten ( Pro ) .
Benutzerdefinierte Spalten und Arbeitsblätter, die Sie selbst hinzufügen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Zeilen und Spalten einer Google-Tabelle bearbeiten: Spalten und Zellen hinzufügen oder verschieben
ProjectSheet nummeriert die WBS neu, wenn Sie Aufgaben verschieben, entfernen, löschen oder kopieren.

Genehmigung

Sobald Sie ProjectSheet zum ersten Mal verwenden, zeigt Google einen Autorisierungsbildschirm an. Hier können Sie sehen, dass das Add-on die Tabelle ändert und dass es aufgrund der Pro-Funktionalität Zugriff auf einen externen Dienst benötigt.

Deinstallieren

Wenn Sie ProjectSheet in einer bestimmten Tabelle nicht mehr möchten, können Sie es im Menü „ Erweiterungen > Add-ons > Add-ons verwalten “ deaktivieren. Es öffnet sich ein Dialog mit all Ihren Add-ons. Wählen Sie die ProjectSheet Optionen und deaktivieren Sie „In diesem Dokument verwenden“. Danach können Sie die Registerkarten löschen, ohne sie neu zu erstellen. Im selben Menü können Sie ProjectSheet vollständig aus all Ihren Tabellen „deinstallieren“.

Das Arbeitsblatt „Aufgabenplan“ besteht aus einer Tabelle auf der linken Seite und einem dazugehörigen Gantt-Diagramm auf der rechten Seite.

Jede Spalte in der Tabelle hat eine Überschrift, die den Informationstyp in der Spalte angibt. Die Überschriften können angepasst werden, um beispielsweise eine andere Sprache zu verwenden. Die Reihenfolge der vorhandenen Spalten kann geändert werden und es können benutzerdefinierte Spalten eingefügt werden.

Eine Zeile stellt eine Aufgabe dar, sobald sie in der Spalte „Aufgabenbeschreibung“ beschrieben ist. Wenn Sie die Beschreibung entfernen, wird die Aufgabe entfernt und die Zeile wird geleert. Zeilen können aus Gründen der Lesbarkeit leer bleiben. Verwenden Sie normale Tabellenkalkulationsfunktionen, um Zeilen einzufügen, zu löschen oder zu kopieren.

Zusammenfassungsaufgabe

Eine Aufgabe ist eine Zusammenfassungsaufgabe als Ergebnis der Projektstrukturplan (WBS). Eine Zusammenfassungsaufgabe hat Unteraufgaben und erfordert nur eine Aufgabenbeschreibung. Startdatum, Enddatum, Fortschritt, Arbeit und Kosten werden als Ergebnis ihrer Unteraufgaben berechnet. Zusammenfassungsaufgaben haben ihren Zeilentext fett gedruckt.

Meilenstein

Ein Meilenstein zeigt einen wichtigen Moment im Zeitplan an. Es handelt sich um eine Aufgabe, die nur ein Enddatum hat; das Startdatum bleibt leer. Im Gantt-Diagramm ist ein Meilenstein in einer anderen Farbe sichtbar als normale Aufgaben und Zusammenfassungsaufgaben.

In der Pro Version hat ein Meilenstein eine Dauer von 0 Tagen.

Das Gantt-Diagramm wird rechts neben der Aufgabentabelle im Aufgabenplanblatt platziert.

Zeitstrahl

Das Gantt-Diagramm hat oben eine Zeitskala. Die Standardzeitskala umfasst insgesamt 13 Wochen. Bei Projekten, die länger dauern, kann das Startdatum der Zeitskala verschoben werden, um Teile des Projekts anzuzeigen. Mit ProjectSheet Pro können Sie die Zeitskalaeinheit von Tagen auf Wochen, Monate oder Jahre ändern, um das gesamte Projekt auf einmal anzuzeigen. Mit Pro können Sie die Zeitskala auch automatisch so einstellen, dass das gesamte Projekt angezeigt wird.

Aufgabenleisten

Das Gantt-Diagramm zeigt jede Aufgabe mit einem horizontalen Balken vom Start- bis zum Enddatum innerhalb der Zeitskala.

Balken für Sammelaufgaben, normale Aufgaben und Meilensteine haben unterschiedliche Standardfarben. Die Farbe eines Aufgabenbalkens folgt der Hintergrundfarbe der Zelle „Aufgabenbeschreibung“, wenn der Gantt-Balken mit Fortschrittsfarbe deaktiviert und eine andere Hintergrundfarbe als Weiß ausgewählt ist.

Heute-Anzeige

Wenn das heutige Datum in die Zeitskala fällt, wird dieses Datum durch eine vertikale gestrichelte Linie angezeigt.

Fortschrittsanzeige

Der prozentuale Fortschritt einer Aufgabe wird in der Aufgabenleiste im Gantt-Diagramm in eine Doppellinie übersetzt. Wenn diese Doppellinie vor der aktuellen Datumsangabe endet, bedeutet dies eine Projektverzögerung.

Die Aufgabenspalten befinden sich im Aufgabenblatt.

WBS

Diese Spalte ist schreibgeschützt und gibt den WBS-Code (Work Breakdown Structure) pro Aufgabe an. Änderungen am WBS (wie das Einfügen von Aufgaben) können zu einer Neunummerierung der WBS-Codes führen. Das Ändern der Einrückungsebene einer Aufgabe erfolgt über die WBS-Funktionen in der Seitenleiste.

Der Code besteht aus Schritten, die durch Punkte getrennt sind. Schrittnummern bestehen aus fortlaufenden Zahlen, beginnend bei 1. Die Anzahl der Schritte entspricht der Ebene des WBS-Codes. Codes mit gleichem Anfang gehören zusammen.

Beispiel:

Die Aufgaben B, C und F haben denselben Schwierigkeitsgrad. Sie bestehen jeweils aus zwei Schritten.
Die Aufgaben D und E gehören zur selben Sammelaufgabe C und haben dieselben ersten beiden Schritte.

Die WBS-Spalte ist schreibgeschützt. Die WBS-Codes aller Aufgaben werden nach jeder Änderung automatisch neu berechnet.

Aufgabenbeschreibung

Die Aufgabenbeschreibung ist der Ausgangspunkt des Zeitplans. Die Beschreibung gibt an, was getan oder geliefert werden muss. Der Text wird entsprechend seiner WBS-Ebene eingerückt. Notizen können einer Aufgabenbeschreibung über das Rechtsklickmenü hinzugefügt werden.

Neu hinzugefügte Aufgaben erhalten automatisch einen WBS-Code mit derselben Gliederungsebene wie die vorherige Aufgabe. Eine Aufgabe und ihr WBS-Code verschwinden vollständig, wenn ihre Beschreibung gelöscht wird.

Startdatum, Enddatum

Diese Spalten enthalten das Start- und Enddatum jeder Aufgabe. Diese Daten werden im Gantt-Diagramm als Balken angezeigt, wenn sie innerhalb der Zeitskala liegen.

Sammelaufgaben erhalten ihre Termine aus ihren Unteraufgaben, sie können nicht eingegeben werden.

Durch Doppelklicken auf ein eingegebenes Datum wird ein Kalender-Popup zum Anpassen des Datums angezeigt.

Fortschritt

Der Fortschritt jeder Aufgabe wird in % angegeben.

Sammelaufgaben berechnen den Fortschritt ihrer Unteraufgaben, es ist nicht nötig, diese einzugeben. Bei der Pro Version wird der Fortschritt mit der Aufgabendauer in Tagen gewichtet, bei der kostenlosen Version mit den Differenzen zwischen End- und Startdatum.

In Kombination mit der entsprechenden Einstellung in der Seitenleiste ergibt sich der Fortschritt farblich.

Tage ( Pro )

Die Aufgabendauer wird in Werktagen angegeben. Zwei Wochenendtage werden dabei berücksichtigt und nicht in die Dauer einberechnet und gehen dem in der Seitenleiste ausgewählten Wochenstarttag voraus.

Bei einer Änderung der Dauer folgt das Enddatum. Bei einer Änderung des Enddatums folgt die Dauer. Arbeitszeiten folgen Dauertagen mit 8 Stunden pro Tag, wenn sie mit dieser Option in der Seitenleiste gekoppelt sind.

Durch das Entfernen der Dauer werden die Start- und Enddaten entfernt.
Es können keine Tage für Sammelaufgaben eingegeben werden, sie werden auf Grundlage ihrer Start- und Enddaten berechnet.
Eine Dauer von 0 ergibt einen Meilenstein.

Link ( Pro )

Aufgaben können verknüpft werden:

Arbeitszeit ( Pro )

Geben Sie hier die Stunden für eine Aufgabe ein. Bei einer Sammelaufgabe werden die Stunden der zugrundeliegenden Unteraufgaben addiert.

In der Seitenleiste gibt es unter Arbeitszeit anpassen die Option, Arbeitszeit mit Aufgabendauer in Tagen zu verknüpfen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, müssen die Arbeitszeiten manuell aktualisiert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Ändern einer Arbeitszeit auch die andere aktualisiert.

Ressourcen ( Pro )

Die zugewiesenen Ressourcen. Eine Ressource kann vom Typ Arbeit, Ausrüstung oder Material sein, wie im Ressourcenblatt angegeben. Die Menge pro Ressource wird nach jeder Ressource zwischen [ ] angegeben, mit Ausnahme von 1, die weggelassen werden kann. Beispiele:

Die Zuweisung mehrerer Ressourcen wird durch die Trennung durch ein Semikolon kenntlich gemacht. Beispiel:

Beim Zuweisen von Arbeitsressourcen ändern sich die Arbeitsstunden nicht, die Dauer der Tage richtet sich nach den Arbeitsstunden und der Verfügbarkeit. Die Dauer entspricht den Arbeitsstunden geteilt durch die Stunden pro Arbeitstag, die in der Seitenleiste unter „Arbeitszeit anpassen“ festgelegt sind (Standard: 8 Stunden). Wenn Sie derselben Aufgabe mehrere Arbeitsressourcen zuweisen, bleiben die Arbeitsstunden gleich und die Dauer der Tage verkürzt sich.

Eine Ressource wird automatisch zum Blatt „Ressourcen“ hinzugefügt oder angepasst, falls sie bereits vorhanden ist.

Kosten ( Pro )

Die Kosten pro Aufgabe, berechnet aus den zugewiesenen Ressourcenmengen und den Kosten pro Ressource. Die Arbeitsstunden pro Aufgabe gelten für jede zugewiesene Arbeitsressource separat oder werden je nach Verfügbarkeit auf die zugewiesenen Arbeitsressourcen aufgeteilt.

Kosten pro Arbeitsressource = zugewiesene Verfügbarkeit / insgesamt zugewiesene Verfügbarkeit * Arbeitsstunden * Stundensatz

Kosten pro Ausrüstungsressource = zugewiesene Menge * Dauer in Stunden * Stundensatz

Kosten pro Materialressource = zugewiesene Menge * Preis pro Einheit

Eine Sammelaufgabe aggregiert die Kosten der ihr zugrunde liegenden Unteraufgaben. Die Kosten der Sammelaufgabe selbst werden ebenfalls hinzugefügt.

Benutzerdefinierte Spalte

Eine benutzerdefinierte Spalte kann beliebige Informationen enthalten. Außerdem können Zellformeln für spezielle Berechnungen verwendet werden.

Die Ressourcenspalten befinden sich im Ressourcenblatt.

Ressourcenname

Beschreibender Name der Ressource. Eine Ressource verschwindet vollständig, wenn ihr Name gelöscht wird.

Typ

Eine Ressource kann eine Arbeitsressource (Standard), eine Ausrüstungsressource oder eine Materialressource sein. Die Kostenberechnung einer einer Aufgabe zugewiesenen Ressource hängt vom Ressourcentyp ab. Eine Arbeitsressource wird pro Arbeitsstunde, eine Ausrüstungsressource pro Dauerstunde und Material pro Einheit gezählt.

Preis pro Ressource

Kosten für eine Ressource für alle Aufgaben pro Stunde oder Einheit.

Komplette Anzahl

Alle Arbeitsstunden oder -einheiten, die einer einzelnen Ressource für alle Aufgaben zugewiesen sind.

Gesamtkosten

Alle Kosten einer einzelnen Ressource für alle Aufgaben.

Das Arbeitsblatt „Projektzusammenfassung“ enthält die Daten, die für das gesamte Projekt gelten, als WBS-Zusammenfassungsaufgabe der obersten Ebene. Die Daten entsprechen den gleichnamigen (Pro-)Spalten im Arbeitsblatt „Aufgabenplan“. Hinzu kommt die verbleibende Arbeit, die eine Kombination aus „Fortschritt“ und „Arbeit“ ist.

Im Arbeitsblatt Feiertage können freie Termine eingetragen werden, die zu Verzögerungen im Projektablauf führen. Jede Zeile enthält das Datum für einen Tag. Das Datum gilt für alle Ressourcen gleichzeitig.

Drücken Sie in der Seitenleiste auf „Aktualisieren“ , damit die Feiertage in den Zeitplan übernommen werden.

Die arbeitsfreien Tage werden im Gantt-Diagramm als vertikale graue Säulen angezeigt, wenn die Gantt-Skala 1 Tag pro Säule hat. Bei anderen Skalen werden die Feiertage nicht angezeigt, sie werden jedoch bei der Planung berücksichtigt.

Die englische Version von ProjectSheet kann mit Google Translate in eine andere Sprache übersetzt werden. Sie können Ihre Sprache mit dem Kontrollkästchen „Übersetzen“ auswählen, siehe Abbildung unten. Wenn Ihre Sprache enthalten ist, wird die Übersetzung gestartet, andernfalls können Sie eine Anfrage senden. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Übersetzung rückgängig gemacht.

Sie können den übersetzten Text in den Spaltenüberschriften eines Arbeitsblatts direkt ändern. Die Übersetzungen im Menü und in der Seitenleiste stammen aus einem versteckten Arbeitsblatt namens TRANSGOOGLE . Der Originaltext befindet sich in Spalte A, während der übersetzte Text in einer Spalte rechts steht, zu der Sie möglicherweise scrollen müssen. Sie können den übersetzten Text ändern, der aktiv wird, wenn Sie den Browser aktualisieren.

Please contact Forscale in English if needed.