Benutzerhandbuch ProjectSheet (Pro)

ProjectSheet ist ein Add-on, das eine Google-Tabelle mit PSP-Aufschlüsselung und einem visuellen Gantt-Diagramm zur Planung und Nachverfolgung eines Projekts bereitstellt. Sie können das Add-on über das Menü „Erweiterungen“ in einer Tabelle oder vom Google Workspace Marketplace herunterladen

Nach der Installation erstellt das Add-on die Arbeitsblätter „Aufgabenplan“ und „Projektzusammenfassung“ , und in der Pro- Version sind auch Ressourcen und Feiertage enthalten.

Sie können die Projektdaten mit den Standard-Tabellenfunktionen in Kombination mit den Zusatzfunktionen in der Seitenleiste eingeben und bearbeiten. Im Gegensatz zu den Standard-Tabellenfunktionen können die Zusatzfunktionen nicht rückgängig gemacht werden (Strg+Z).

Das Öffnen der Seitenleiste erfolgt über das Menü Erweiterungen > ProjectSheet planning > Seitenleiste öffnen. Sie können die Seitenleiste schließen, indem Sie oben rechts auf das X klicken.

Sie können alle leeren oder kopierten Google-Tabellen mit ProjectSheet über das Menü Erweiterungen > ProjectSheet planning > ProjectSheet hinzufügen bereitstellen. Warten Sie im Falle einer leeren Tabelle, bis die Blätter vollständig sind.

Anpassung

Die Tabelle kann angepasst werden, allerdings mit Einschränkungen aufgrund der ProjectSheet Funktionalität:

ProjectSheet Spalten sind die Aufgabenspalten und Ressourcenspalten ( Pro ) .
Benutzerdefinierte Spalten und Arbeitsblätter, die Sie selbst hinzufügen.

Sehen Sie hier, wie Sie die Zeilen und Spalten einer Google-Tabelle bearbeiten: Spalten und Zellen hinzufügen oder verschieben
ProjectSheet nummeriert den WBS neu, wenn Sie Aufgaben verschieben, entfernen, löschen oder kopieren.

Genehmigung

Sobald Sie ProjectSheet zum ersten Mal verwenden, zeigt Google einen Autorisierungsbildschirm an. Hier sehen Sie, dass das Add-on die Tabellenkalkulation verändert und aufgrund der Pro-Funktionalität den Zugriff auf einen externen Dienst erfordert.

Deinstallieren

Wenn Sie ProjectSheet in einer bestimmten Tabelle nicht mehr möchten, können Sie es im Menü „Erweiterungen > Add-ons > Add-ons verwalten“ deaktivieren. Es öffnet sich ein Dialog mit allen Ihren Add-ons. Wählen Sie die ProjectSheet Optionen aus und deaktivieren Sie „In diesem Dokument verwenden“. Nachdem Sie dies getan haben, können Sie die Registerkarten löschen, ohne sie neu erstellen zu müssen. Im selben Menü können Sie ProjectSheet vollständig aus allen Ihren Tabellenkalkulationen „deinstallieren“.

Das Arbeitsblatt „Aufgabenplan“ besteht aus einer Tabelle auf der linken Seite und einem dazugehörigen Gantt-Diagramm auf der rechten Seite.

Jede Spalte in der Tabelle verfügt über eine Kopfzeile, die die Art der Informationen in ihrer Spalte angibt. Die Kopfzeilentitel können beispielsweise an eine andere Sprache angepasst werden. Die Reihenfolge der vorhandenen Spalten kann geändert und benutzerdefinierte Spalten eingefügt werden.

Eine Zeile stellt eine Aufgabe dar, sobald sie in der Spalte „Aufgabenbeschreibung“ beschrieben wird. Durch das Entfernen der Beschreibung wird die Aufgabe entfernt und die Zeile wird leer. Zur besseren Lesbarkeit können Zeilen leer bleiben. Verwenden Sie normale Tabellenkalkulationsfunktionen, um Zeilen einzufügen, zu löschen, zu löschen oder zu kopieren.

Zusammenfassungsaufgabe

Eine Aufgabe ist eine Sammelaufgabe als Ergebnis des Projektstrukturplans (WBS). Eine Sammelaufgabe hat Unteraufgaben und erfordert nur eine Aufgabenbeschreibung. Startdatum, Enddatum, Fortschritt, Arbeit und Kosten werden als Ergebnis aus seinen Unteraufgaben berechnet. Bei Sammelaufgaben ist der Zeilentext fett gedruckt.

Meilenstein

Ein Meilenstein weist auf einen wichtigen Moment im Zeitplan hin. Es handelt sich um eine Aufgabe, die nur ein Enddatum hat, das Startdatum bleibt leer. Im Gantt-Diagramm ist ein Meilenstein mit einer anderen Farbe als normale Aufgaben und Sammelaufgaben sichtbar.

In der Pro Version hat ein Meilenstein eine Dauer von 0 Tagen.

Das Gantt-Diagramm wird direkt neben der Aufgabentabelle im Aufgabenplanblatt positioniert.

Zeitstrahl

Das Gantt-Diagramm hat oben eine Zeitskala. Der Standardzeitraum umfasst insgesamt 13 Wochen. Bei Projekten, die länger dauern, kann das Startdatum der Zeitskala verschoben werden, um Teile des Projekts anzuzeigen. Mit ProjectSheet Pro können Sie die Zeitskaleneinheit von Tagen auf Wochen, Monate oder Jahre ändern, um das gesamte Projekt auf einmal zu sehen. Mit Pro können Sie die Zeitskala auch automatisch so einstellen, dass das gesamte Projekt angezeigt wird.

Taskleisten

Das Gantt-Diagramm zeigt jede Aufgabe mit einem horizontalen Balken vom Startdatum bis zum Enddatum innerhalb der Zeitskala.

Sammelaufgaben-, normale Aufgaben- und Meilensteinbalken haben unterschiedliche Standardfarben. Die Farbe einer Aufgabenleiste richtet sich nach der Hintergrundfarbe der Zelle „Aufgabenbeschreibung“, wenn der Gantt-Balken mit Fortschrittsfarbe deaktiviert ist und eine andere Hintergrundfarbe als Weiß ausgewählt ist.

Heute-Anzeige

Wenn das heutige Datum in die Zeitskala fällt, wird dieses Datum durch eine vertikale gestrichelte Linie angezeigt.

Fortschrittsanzeige

Der Fortschrittsprozentsatz einer Aufgabe wird in einer Doppellinie in der Aufgabenleiste im Gantt-Diagramm dargestellt. Wenn diese Doppellinie vor der Anzeige des aktuellen Datums stoppt, bedeutet dies eine Projektverzögerung.

Die Aufgabenspalten befinden sich im Aufgabenblatt.

WBS

Diese Spalte ist schreibgeschützt und gibt den WBS-Code (Work Breakdown Structure) pro Aufgabe an. Änderungen im WBS (z. B. das Einfügen von Aufgaben) können zu einer Neunummerierung der WBS-Codes führen. Das Ändern der Einrückungsebene einer Aufgabe erfolgt über WBS-Funktionen in der Seitenleiste.

Der Code besteht aus Schritten, die durch Punkte getrennt sind. Schrittnummern bestehen aus fortlaufenden Nummern, die bei 1 beginnen. Die Anzahl der Schritte entspricht der Ebene des WBS-Codes. Codes mit gleichem Anfang gehören zusammen.

Beispiel:

Die Aufgaben B, C und F haben das gleiche Niveau. Sie haben jeweils zwei Schritte.
Die Aufgaben D und E gehören zur selben Sammelaufgabe C und haben dieselben ersten beiden Schritte.

Die WBS-Spalte ist schreibgeschützt. Der PSP-Code aller Aufgaben wird nach jeder relevanten Änderung automatisch neu berechnet.

Aufgabenbeschreibung

Die Aufgabenbeschreibung ist der Ausgangspunkt des Zeitplans. In der Beschreibung wird angegeben, was erledigt oder geliefert werden muss. Der Text wird entsprechend seiner PSP-Ebene eingerückt. Notizen können zu einer Aufgabenbeschreibung hinzugefügt werden, indem Sie das Menü mit der rechten Maustaste verwenden.

Neu hinzugefügte Aufgaben erhalten automatisch einen WBS-Code mit derselben Gliederungsebene wie die vorherige Aufgabe. Eine Aufgabe und ihr WBS-Code verschwinden vollständig, wenn ihre Beschreibung gelöscht wird.

Startdatum, Enddatum

Diese Spalten enthalten das Startdatum und das Enddatum jeder Aufgabe. Diese Termine werden im Gantt-Diagramm als Balken angezeigt, wenn sie innerhalb der Zeitskala liegen.

Sammelaufgaben erhalten ihre Termine von ihren Unteraufgaben, sie können nicht eingegeben werden.

Durch Doppelklicken auf ein eingegebenes Datum wird ein Kalender-Popup angezeigt, in dem Sie das Datum anpassen können.

Fortschritt

Der Fortschritt jeder Aufgabe wird in % eingegeben.

Sammelaufgaben berechnen den Fortschritt ihrer Unteraufgaben, eine Eingabe ist nicht erforderlich. Bei der Pro Version wird der Fortschritt mit der Aufgabendauer in Tagen gewichtet, bei der kostenlosen Version mit den Unterschieden zwischen End- und Startdatum.

In Kombination mit der entsprechenden Einstellung in der Seitenleiste ergibt der Fortschritt eine Farbe.

Tage ( Pro )

Die Aufgabendauer wird in Arbeitstagen eingegeben. Zwei Wochenendtage werden berücksichtigt und nicht in die Dauer eingerechnet. Sie setzen den in der Seitenleiste ausgewählten Wochenstarttag fort.

Der Endtermin folgt einer Änderung der Dauer. Die Dauer folgt einer Änderung des Enddatums. Die Arbeitsstunden folgen den Dauertagen mit 8 Stunden pro Tag, wenn sie mit dieser Option in der Seitenleiste gekoppelt sind.

Durch das Entfernen der Dauer werden die Start- und Enddaten entfernt.
Sammelaufgabentage können nicht eingegeben werden, sie werden auf der Grundlage ihres Start- und Enddatums berechnet.
Eine Dauer von 0 ergibt einen Meilenstein.

Link ( Pro )

Aufgaben können verknüpft werden:

Arbeitszeiten ( Pro )

Geben Sie hier die Stunden für eine Aufgabe ein. Eine Sammelaufgabe fügt die Stunden der zugrunde liegenden Unteraufgaben hinzu.

In der Seitenleiste gibt es unter „Arbeitszeit anpassen“ die Möglichkeit, Arbeitsstunden mit der Aufgabendauer in Tagen zu verknüpfen. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen die Arbeitsstunden manuell aktualisiert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird durch die Änderung des einen auch das andere aktualisiert.

Ressourcen ( Pro )

Die zugewiesenen Ressourcen. Eine Ressource kann vom Typ Arbeit, Ausrüstung oder Material sein, wie im Ressourcenblatt angegeben. Die Menge pro Ressource wird nach jeder Ressource zwischen [ ] angegeben, mit Ausnahme von 1, die weggelassen werden kann. Beispiele:

Die Zuweisung mehrerer Ressourcen wird durch die Trennung durch ein Semikolon angezeigt. Beispiel:

Beim Zuweisen von Arbeitsressourcen ändern sich die Arbeitsstunden nicht, die Tagesdauer richtet sich nach den Arbeitsstunden und der Verfügbarkeit. Die Dauer entspricht den Arbeitsstunden dividiert durch die Stunden pro Arbeitstag, wie in der Seitenleiste unter „Arbeitszeit anpassen“ festgelegt (Standard 8 Stunden). Durch die Zuweisung mehrerer Arbeitsressourcen zu derselben Aufgabe bleiben die Arbeitsstunden gleich und die Tagesdauer verkürzt sich.

Eine Ressource wird automatisch zum Ressourcenblatt hinzugefügt oder angepasst, falls bereits vorhanden.

Kosten ( Pro )

Die Kosten pro Aufgabe, berechnet aus den zugewiesenen Ressourcenmengen und den Kosten pro Ressource. Die Arbeitsstunden pro Aufgabe gelten für jede zugewiesene Arbeitsressource einzeln oder werden je nach Verfügbarkeit auf die zugewiesenen Arbeitsressourcen aufgeteilt.

Kosten pro Arbeitsressource = zugewiesene Verfügbarkeit / zugewiesene Gesamtverfügbarkeit * Arbeitsstunden * Stundensatz

Kosten pro Ausrüstungsressource = zugewiesene Menge * Dauerstunden * Tarif pro Stunde

Kosten pro Materialressource = zugewiesene Menge * Preis pro Einheit

Eine Sammelaufgabe aggregiert die Kosten der zugrunde liegenden Unteraufgaben. Hinzu kommen noch die Kosten für die Sammelaufgabe selbst.

Benutzerdefinierte Spalte

Eine benutzerdefinierte Spalte kann beliebige Informationen enthalten. Für spezielle Berechnungen können auch Zellformeln verwendet werden.

Die Ressourcenspalten befinden sich im Ressourcenblatt.

Ressourcenname

Beschreibender Name der Ressource. Eine Ressource verschwindet vollständig, wenn ihr Name gelöscht wird.

Typ

Eine Ressource kann eine Arbeitsressource (Standard), eine Ausrüstungsressource oder eine Materialressource sein. Die Kostenberechnung einer einer Aufgabe zugewiesenen Ressource hängt vom Ressourcentyp ab. Eine Arbeitsressource wird pro Arbeitsstunde, Ausrüstung pro Dauerstunde und Material pro Einheit gezählt.

Preis pro Ressource

Kosten für eine Ressource über alle Aufgaben hinweg pro Stunde oder Einheit.

Komplette Anzahl

Alle Arbeitsstunden oder -einheiten, die einer einzelnen Ressource über alle Aufgaben hinweg zugewiesen sind.

Gesamtkosten

Alle Kosten einer einzelnen Ressource über alle Aufgaben hinweg.

Das Arbeitsblatt „Projektzusammenfassung“ enthält die Daten, die für das gesamte Projekt gelten, als WBS-Zusammenfassungsaufgabe der obersten Ebene. Die Daten entsprechen den gleichnamigen (Pro-)Spalten im Arbeitsblatt „Aufgabenplan“. Hinzu kommt die verbleibende Arbeit, die eine Kombination aus Fortschritt und Arbeit darstellt.

Im Arbeitsblatt „Feiertage“ können freie Termine vermerkt werden, die zu Verzögerungen im Projektplan führen. Jede Zeile enthält das Datum für einen Tag. Das Datum gilt für alle Ressourcen gleichzeitig.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Aktualisieren“ , damit die Feiertage im Zeitplan wirksam werden.

Die arbeitsfreien Termine werden im Gantt-Diagramm als vertikale graue Säulen angezeigt, wenn die Gantt-Skala 1 Tag pro Spalte enthält. Bei anderen Maßstäben werden die Feiertage nicht angezeigt, sie werden jedoch für den Stundenplan berücksichtigt.

Die englische Version von ProjectSheet kann mit Google Translate in eine andere Sprache übersetzt werden. Sie können Ihre Sprache mit dem Kontrollkästchen „Übersetzen“ überprüfen, siehe Bild unten. Wenn Ihre Sprache enthalten ist, beginnt die Übersetzung, ansonsten können Sie eine Anfrage senden. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Übersetzung rückgängig gemacht.

Sie können den übersetzten Text in den Spaltenüberschriften eines Arbeitsblatts direkt ändern. Die Übersetzungen im Menü und in der Seitenleiste stammen aus einem versteckten Arbeitsblatt namens TRANSGOOGLE . Der Originaltext befindet sich in Spalte A, während sich der übersetzte Text in einer Spalte rechts befindet. Möglicherweise müssen Sie dorthin scrollen. Sie können den übersetzten Text ändern, der aktiv wird, wenn Sie den Browser aktualisieren.

Please contact Forscale in English if needed.