Novità ProjectWork

Vengono registrati nuovi video dimostrativi che mostrano le funzionalità di ProjectWork . Sono registrazioni dello schermo con una voce artificiale dal suono naturale che dà spiegazioni. Quattro video sono ora disponibili su YouTube per te e il tuo team: installa su Google Drive, pianifica con le attività, monitora il progetto e pianifica con le risorse.

I video sono elencati in una pagina di supporto , dove ogni video ha un collegamento al video totale o all'argomento che stai cercando nel video. Altri video arriveranno con funzioni specifiche della versione Business.

In ProjectWork for Business è stata aggiunta una funzione per pubblicare un messaggio da una pianificazione di progetto aperta in uno spazio di Google Chat o in un canale Slack. Un collegamento a questa pianificazione è incluso nel messaggio con la sua vista, se lo si desidera, come un'attività selezionata e la scala temporale del Gantt. Al messaggio possono essere aggiunte anche informazioni appartenenti al progetto, come la descrizione. Questa funzione ha lo scopo di centralizzare la comunicazione su uno o più progetti.

La funzione si trova nel menu ProjectWork for Business e apre una finestra di dialogo. La connessione a uno spazio di Google Chat o a un canale Slack viene effettuata utilizzando un URL webhook che viene creato una volta nella stanza o nel canale pertinente e memorizzato nella finestra di dialogo. Uno spazio di Google Chat è disponibile solo per gli account aziendali o scolastici di Google. Nella finestra di dialogo è presente una i cerchiata che rimanda al manuale.

In ProjectWork for Business l'azione per salvare le modifiche e le visualizzazioni è stata suddivisa. Il salvataggio delle modifiche rimane automatico per mantenere la pianificazione uguale per tutti gli utenti. Il salvataggio della vista è ora un'azione manuale, quindi ogni utente ha la propria vista, come con espandi/comprimi o filtra, senza disturbare gli altri che stanno lavorando sullo stesso file.

Il pulsante per salvare la visualizzazione viene visualizzato sotto il nome del file non appena si modifica la visualizzazione. L'utilizzo del pulsante salva la vista nel file di pianificazione e sincronizza la vista per tutti gli utenti attivi. Senza salvare la vista, mantieni la vista comune quando riapri il file.

In ProjectWork for Business puoi utilizzare gli appunti per copiare parti di un programma e quindi incollarlo nello stesso programma o in uno dei tuoi altri programmi. Gli appunti vengono sovrascritti ogni volta che viene eseguita una nuova copia e gli appunti verranno cancellati nel tempo. Una nuova funzione Salva appunti... è stata quindi aggiunta al menu Attività che apre una finestra popup per salvare le attività presenti negli appunti e rimetterle negli appunti in un secondo momento.

Le attività salvate possono fungere da elementi costitutivi per una pianificazione rapida e uniforme. Le attività degli appunti vengono salvate nella pianificazione e possono essere copiate insieme, in modo che una pianificazione possa fungere da modello con elementi costitutivi. Con la funzione Incolla opzioni... è possibile ridimensionare un building block in base alla durata dell'attività desiderata.

In ProjectWork for Business ora puoi aprire una finestra di dialogo delle opzioni Copia/Incolla nel menu Attività e risorse per selezionare le informazioni che desideri incollare dalle attività o dalle risorse copiate negli Appunti. Le attività e le risorse possono avere il loro colore, nota gialla e documenti Drive allegati facoltativamente incollati o meno. Quando si copiano attività o risorse da un'altra pianificazione, le colonne personalizzate possono essere facoltativamente incollate nella pianificazione. Le opzioni di incolla sono utili quando si copia da un file modello.

Le attività hanno opzioni per incollare le risorse assegnate e i collegamenti predecessori da un clipboard copiato o meno. Le attività hanno anche la possibilità di ripetere l'incollaggio e moltiplicare la durata per pianificare, ad esempio, un roll-out.

Quando tagli anziché copiare attività o risorse negli appunti, le opzioni di incolla vengono ignorate e tutte le informazioni vengono incollate.

ProjectWork utilizza il Critical Path Method (CPM) per calcolare la pianificazione più breve, tenendo conto dei collegamenti tra le attività. Ogni attività ha una prima data di inizio e un'ultima data di inizio, la durata tra queste date è lo slack. Le attività sul cosiddetto percorso critico hanno un gioco pari a zero, il loro ritardo farà ritardare il progetto.

ProjectWork ha una nuova opzione nella finestra di dialogo Impostazioni per indicare la durata di ogni attività nel diagramma di Gantt con una barra tratteggiata. Questo è in aggiunta all'indicazione del percorso critico nel diagramma di Gantt con bordi rossi della barra delle attività e collegamenti rossi tra di loro. La durata del margine di flessibilità è visibile anche nella colonna Slack nella tabella delle attività.

La finestra di dialogo Colonne si apre quando si fa clic sull'intestazione della tabella nel pannello Attività o Risorse o dai loro menu. Le colonne personalizzate ottengono un nome e un tipo come testo, data, importo quando vengono aggiunte. La loro posizione e visibilità possono essere modificate come le colonne predefinite.

È stata introdotta una nuova opzione di tipo per aggiungere una colonna con elenco a discesa e opzioni. Il vantaggio rispetto a una colonna di testo è che l'immissione è più rapida facendo clic con il mouse su un'opzione. Le voci sono prive di errori di battitura, il che evita problemi quando si genera un report pubblicando la pianificazione come foglio di calcolo e si utilizza un valore di colonna personalizzato per filtrare, ad esempio, le attività.

Ora puoi evidenziare una descrizione dell'attività selezionata da una serie di colori nel pannello dei dettagli. Il significato del colore dipende dall'utente, come evidenziare traguardi o attività critiche che rischiano di scivolare. Quindi sarebbe utile, soprattutto quando si presenta ad altri, poter evidenziare le attività. Tutte le attività evidenziate possono essere filtrate dal menu Attività.

In ProjectWork for Business è ora possibile impostare la pianificazione come linea di base (menu ProjectWork for Business > Linee di base...). Ciò significa che viene creata una copia della pianificazione (attività e risorse) che è possibile utilizzare come riferimento dopo, ad esempio, una pietra miliare. È possibile salvare e visualizzare più baseline e monitorare la differenza con la pianificazione effettiva. Il rapporto sullo stato del progetto (menu ProjectWork > Rapporto > Stato del progetto...) include l'ultima previsione e la pianificazione effettiva per il confronto. Quando si crea una copia del file di pianificazione, è possibile includere o meno la/e baseline.

ProjectWork è composto da 5 pannelli, da sinistra a destra: Capacità, Risorse, Progetto, Compiti e Gantt. I pannelli Capacità e Gantt contengono grafici, i pannelli Risorse e Attività contengono tabelle, il pannello Progetto può contenere dettagli su attività o risorse. La visualizzazione simultanea di risorse e attività offre una panoramica immediata di come vengono assegnate. Le righe del diagramma Capacità e Gantt corrispondono rispettivamente alla tabella Risorse e Attività. I pannelli possono essere nascosti per dare più spazio ad altri pannelli. Tre nuove visualizzazioni del pannello mostrano solo le risorse o le attività per mostrare quante più colonne possibile senza scorrere o tutti i pannelli contemporaneamente per avere una panoramica completa.

Per alcuni sviluppi di prodotto, sono utili gli Sprint incrementali, utilizzati dal framework Scrum. Durante l'evento di pianificazione dello Sprint, all'inizio di uno Sprint, gli elementi del Product backlog vengono selezionati per lo Sprint. Puoi gestire il Product backlog in ProjectWork , incluso il lavoro di dettaglio. Gli articoli del prodotto vengono assegnati a un nuovo tipo di risorsa Sprint. La pianificazione del backlog del prodotto può essere filtrata per mostrare solo gli elementi specifici dello Sprint con il loro lavoro dettagliato, il resto è compresso. Lavoro, avanzamento e costi di uno Sprint vengono sommati insieme a una risorsa Sprint.

Un programma modello consente di risparmiare tempo e creare uniformità quando nuovi progetti ne fanno una copia. Fai una copia nel menu ProjectWork , vedi il Manuale . ProjectWork ti consente di pubblicare un foglio di calcolo da una pianificazione, modificare il layout o estenderlo con calcoli e grafici e mantenerlo sincronizzato con la pianificazione. Ora puoi anche copiare il foglio di calcolo pubblicato dal modello e allegarlo alla pianificazione copiata, conservando le modifiche e le estensioni. Lo stesso vale per il collegamento al foglio di calcolo del dashboard che può essere copiato anche dal modello.

Quando si eseguono più progetti, è utile monitorare i loro progressi a livello centrale. Ora puoi creare una nuova dashboard o aggiungere il tuo progetto a una dashboard esistente da una pianificazione del progetto aziendale. La dashboard è un foglio di calcolo Google in Google Drive che puoi inserire, ad esempio, in Google Sites. I progetti sono ordinati riga per riga, con informazioni in colonne. I progetti sono visibili nel foglio di calcolo in un diagramma di Gantt. Puoi adattare questo foglio di calcolo a tuo piacimento, consulta il Manuale . È possibile trovare la finestra di dialogo dashboard nel menu ProjectWork for Business in Report > Dashboard... . Un progetto nel dashboard può essere aggiornato dalla stessa finestra di dialogo.

Il livellamento di una pianificazione con molte risorse e molte attività che si sovrappongono a un risultato compatto può richiedere minuti. Ora otterrai prima una stima del tempo di calcolo. Se sei d'accordo, riceverai un'indicazione percentuale dei progressi. Anche tutti gli altri editor che hanno il programma aperto vedranno i progressi. Non è possibile apportare modifiche al programma durante l'avanzamento.

L'ordinamento delle attività per data di inizio o fine è stato esteso a più colonne. Ora è possibile anche l'ordinamento delle risorse. Le colonne si trovano sotto Ordina verso il basso e Ordina verso l'alto nel menu Attività e risorse. Entrambi mantengono intatta la struttura WBS delle attività o risorse selezionate che ordinate. Ricorda che l'ordinamento è definitivo, al contrario di mostrare determinate attività. Subito dopo l'ordinamento può essere annullato (Ctrl+Z).

La pubblicazione su un foglio di calcolo nel menu ProjectWork for Business è stata estesa con una funzione per aggiornare un foglio di calcolo pubblicato con la pianificazione effettiva. Colonne, calcoli e commenti aggiunti al foglio di calcolo vengono mantenuti invariati. I diagrammi collegati alle attività e alle risorse vengono aggiornati. Un report di esempio consiste nel copiare le colonne come linea di base e calcolare la differenza con la pianificazione aggiornata.

Il popup Assistenza in ProjectWork ti aiuta a familiarizzare rapidamente. Fornisce avvisi su nuovi messaggi come questo, suggerimenti sulle funzioni da utilizzare e collegamenti a informazioni generali. Quando apri ProjectWork mentre è presente un nuovo messaggio, verrà visualizzato il popup Assistenza. Puoi vedere il popup quando vuoi cliccando su Assistenza nel pannello centrale ProjectWork . Nuovi suggerimenti appaiono ad ogni apertura.

Se assegni una risorsa ad attività che si sovrappongono nel tempo, la capacità di una risorsa può superare il 100%. Questo può essere risolto avviando determinate attività in un secondo momento in modo che non si sovrappongano più. Si tratta di un'attività manuale dispendiosa in termini di tempo, che ora ProjectWork for Business può eseguire automaticamente.

Per le attività che iniziano più tardi, dopo il livellamento delle risorse, il livellamento deve essere rimosso in modo esplicito per poter ricominciare prima. Questo può essere fatto per tutte le assegnazioni contemporaneamente o per risorsa o attività selezionata.

In Impostazioni è possibile impostare se livellare anche le attività passate o completate al 100%.

Le attività in un progetto possono dipendere l'una dall'altra. Nella pianificazione, ciò significa che sono collegati. Ad esempio, colleghi la fine di un'attività all'inizio di un'attività successiva.

Con lag e lead l'attività successiva inizia più tardi o prima. Lo pianifichi con un'indicazione di tempo extra dietro il collegamento, dove un'indicazione positiva porta a un ritardo e una negativa a una sovrapposizione. Un'attività con collegamento predecessore 7GB-2d indica che questa attività inizia 2 giorni prima dell'inizio dell'attività 7.

Google ha aggiunto Drive condivisi a Google Drive. Invece di singoli utenti, un team è il proprietario dei documenti. I membri di un team possono cambiare nel tempo senza la necessità di trasferire la proprietà per documento. Questa funzionalità è disponibile in Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business e Google Workspace Education, quindi non in Google Workspace Basic o nel Google Drive gratuito.

Un Drive condiviso può essere utile per un progetto per tenere insieme tutti i documenti, incluso il programma. Pertanto ProjectWork for Business ora supporta i Drive condivisi se disponibili nella tua versione di Google Drive. Puoi aprire i file ProjectWork nel Drive condiviso di Google o nel selettore di file ProjectWork nella nuova scheda Drive condiviso. ProjectWork Resource Manager può essere utilizzato con il Drive condiviso quando i file della risorsa e del progetto si trovano nella stessa cartella del Drive condiviso.

Collaborazione in tempo reale significa che se apri un file ProjectWork e i colleghi aprono lo stesso file, tutti possono apportare modifiche nella stessa pianificazione e vederlo aggiornato. Questo è sempre stato possibile con ProjectWork , ma cosa è migliorato?

• Vengono mostrati i collaboratori, così come il loro andare e venire nella sessione.
• Le modifiche sono indicate per cella anziché per riga. Non vedi evidenziate solo le tue modifiche, ma anche quelle dei colleghi.
• Le prestazioni sono migliorate, le modifiche vengono visualizzate più rapidamente.

Goditi i miglioramenti per creare programmi accurati insieme.