Nouvelles de ProjectWork

De nouvelles vidéos de démonstration sont enregistrées qui montrent la fonctionnalité de ProjectWork . Ce sont des enregistrements d'écran avec une voix artificielle au son naturel donnant des explications. Quatre vidéos sont désormais disponibles sur YouTube pour vous et votre équipe : installer dans Google Drive, planifier avec des tâches, suivre un projet et planifier avec des ressources.

Les vidéos sont répertoriées sur une page de support , où chaque vidéo a un lien vers la vidéo totale ou vers le sujet que vous recherchez dans la vidéo. Plus de vidéos viendront avec des fonctions spécifiques à la version Business.

Dans ProjectWork for Business , une fonction a été ajoutée pour publier un message à partir d'un calendrier de projet ouvert dans un espace Google Chat ou un canal Slack. Un lien vers ce planning est inclus dans le message avec sa vue si on le souhaite, comme une tâche sélectionnée et l'échelle de temps du Gantt. Des informations appartenant au projet, telles que la description, peuvent également être ajoutées au message. Cette fonction est destinée à centraliser la communication sur un ou plusieurs projets.

La fonction se trouve dans le menu ProjectWork for Business et ouvre une boîte de dialogue. La connexion à un espace Google Chat ou à un canal Slack se fait à l'aide d'une URL de webhook qui est créée une fois dans la salle ou le canal concerné et stockée dans la boîte de dialogue. Un espace Google Chat n'est disponible que pour les comptes Google professionnels ou scolaires . Dans la boîte de dialogue, il y a un i encerclé qui renvoie au manuel.

Dans ProjectWork for Business , l'action d'enregistrement des modifications et des vues a été divisée. L'enregistrement des modifications reste automatique pour conserver le même horaire pour tous les utilisateurs. L'enregistrement de la vue est désormais une action manuelle afin que chaque utilisateur ait sa propre vue, comme avec développer/réduire ou filtrer, sans déranger les autres qui travaillent dans le même fichier.

Le bouton pour enregistrer la vue apparaît sous le nom du fichier dès que vous changez de vue. L'utilisation du bouton enregistre la vue dans le fichier de planification et synchronise la vue pour tous les utilisateurs actifs. Sans enregistrer la vue, vous conservez la vue commune lorsque vous rouvrez le fichier.

Dans ProjectWork for Business , vous pouvez utiliser un presse-papiers pour copier des parties d'une planification, puis les coller dans la même planification ou dans l'une de vos autres planifications. Le presse-papiers est écrasé chaque fois qu'une nouvelle copie est effectuée et le presse-papiers sera effacé au fil du temps. Une nouvelle fonction Enregistrer le presse-papiers... a donc été ajoutée au menu Tâches qui ouvre une boîte de dialogue contextuelle pour enregistrer les tâches présentes dans le presse-papiers et les remettre dans le presse-papiers ultérieurement.

Les tâches enregistrées peuvent servir de blocs de construction pour une planification rapide et uniforme. Les tâches du presse-papiers sont enregistrées dans le planning et peuvent être copiées, de sorte qu'un planning puisse servir de modèle avec des blocs de construction. Avec la fonction Coller les options... , vous pouvez mettre à l'échelle un bloc de construction en fonction de la durée de la tâche souhaitée.

Dans ProjectWork for Business , vous pouvez désormais ouvrir une boîte de dialogue d' options Copier/Coller dans le menu Tâches et ressources pour sélectionner les informations que vous souhaitez coller à partir des tâches ou ressources copiées dans le presse-papiers. Les tâches et les ressources peuvent avoir leur couleur, leur note jaune et les documents Drive joints éventuellement collés ou non. Lorsque vous copiez des tâches ou des ressources à partir d'un autre planning, des colonnes personnalisées peuvent éventuellement être collées dans le planning. Les options de collage sont utiles lorsque vous copiez à partir d'un fichier modèle.

Les tâches ont des options pour coller ou non les ressources attribuées et les liens prédécesseurs à partir d'un presse-papiers copié. Les tâches ont également la possibilité de répéter le collage et de multiplier la durée pour planifier par exemple un déploiement.

Lorsque vous coupez au lieu de copier des tâches ou des ressources dans le presse-papiers, les options de collage sont ignorées et toutes les informations sont collées.

ProjectWork utilise la méthode du chemin critique (CPM) pour calculer le calendrier le plus court, en tenant compte des liens entre les tâches. Chaque tâche a une date de début au plus tôt et une date de début au plus tard, la durée entre ces dates est la marge. Les tâches sur le soi-disant chemin critique ont une marge de zéro, leur retard entraînera un retard du projet.

ProjectWork a une nouvelle option dans la boîte de dialogue Paramètres pour indiquer la durée d'inactivité de chaque tâche dans le diagramme de Gantt avec une barre en pointillés. Ceci s'ajoute à l'indication du chemin critique dans le diagramme de Gantt avec des bordures rouges de la barre des tâches et des liens rouges entre eux. La durée de la marge est également visible dans la colonne Marge du tableau des tâches.

La boîte de dialogue Colonnes s'ouvre lorsque vous cliquez sur l'en-tête du tableau dans le panneau Tâches ou Ressources ou à partir de leurs menus. Les colonnes personnalisées reçoivent un nom et un type comme du texte, une date, un montant lorsqu'elles sont ajoutées. Leur position et leur visibilité peuvent être modifiées comme les colonnes par défaut.

Une nouvelle option de type a été introduite pour ajouter une colonne avec une liste déroulante et des options. L'avantage par rapport à une colonne de texte est que la saisie est plus rapide en cliquant sur une option avec la souris. Les entrées sont sans fautes de frappe, ce qui évite les problèmes lorsque vous générez un rapport en publiant le calendrier sous forme de feuille de calcul et en utilisant une valeur de colonne personnalisée pour, par exemple, filtrer les tâches.

Vous pouvez maintenant mettre en surbrillance une description de tâche sélectionnée à partir d'un ensemble de couleurs dans le panneau de détails. La signification de la couleur dépend de l'utilisateur, comme la mise en évidence des jalons ou des tâches critiques qui risquent de glisser. Il serait donc utile, surtout lors de la présentation à d'autres, de pouvoir mettre en évidence les tâches. Toutes les tâches en surbrillance peuvent être filtrées à partir du menu Tâches.

Dans ProjectWork for Business , vous pouvez désormais définir la planification comme référence (menu ProjectWork for Business > Références...). Cela signifie qu'une copie est faite du planning (tâches et ressources) que vous pouvez utiliser comme référence après par exemple un jalon. Vous pouvez enregistrer et afficher plusieurs lignes de base et surveiller la différence avec la planification réelle. Le rapport sur l'état du projet (menu ProjectWork > Rapport > Etat du projet...) inclut la dernière ligne de base et le calendrier réel à des fins de comparaison. Lorsque vous faites une copie du fichier de planification, vous avez la possibilité d'inclure ou non la ou les lignes de base.

ProjectWork se compose de 5 panneaux, de gauche à droite : Capacité, Ressources, Projet, Tâches et Gantt. Les panneaux Capacité et Gantt contiennent des diagrammes, les panneaux Ressources et Tâches contiennent des tableaux, le panneau Projet peut contenir des détails sur les tâches ou les ressources. L'affichage simultané des ressources et des tâches donne un aperçu instantané de la façon dont elles sont affectées. Les lignes Capacité et Diagramme de Gantt correspondent respectivement aux tableaux Ressources et Tâches. Les panneaux peuvent être cachés pour donner plus d'espace aux autres panneaux. Trois nouvelles vues de panneau affichent uniquement les ressources ou les tâches pour afficher autant de colonnes que possible sans défilement ou tous les panneaux à la fois pour avoir une vue d'ensemble complète.

Pour certains développements de produits, les Sprints incrémentaux, tels qu'utilisés par le framework Scrum, sont utiles. Lors de l'événement de planification de sprint, au début d'un sprint, les éléments du backlog de produit sont sélectionnés pour le sprint. Vous pouvez gérer le backlog du produit dans ProjectWork , y compris le travail de détail. Les éléments de produit sont affectés à un nouveau type de ressource Sprint. Le calendrier du backlog de produit peut être filtré pour afficher uniquement les éléments de sprint spécifiques avec leur travail détaillé, le reste étant réduit. Le travail, la progression et les coûts d'un Sprint sont additionnés avec une ressource Sprint.

Un calendrier modèle vous permet de gagner du temps et de créer une uniformité lorsque de nouveaux projets en font une copie. Vous faites une copie dans le menu ProjectWork , voir le Manuel . ProjectWork vous permet de publier une feuille de calcul à partir d'un calendrier, de modifier la mise en page ou de l'étendre avec des calculs et des graphiques, et de la synchroniser avec le calendrier. Vous pouvez désormais également copier la feuille de calcul publiée à partir du modèle et la joindre au programme copié, en préservant les modifications et les extensions. Il en va de même pour le lien vers la feuille de calcul du tableau de bord qui peut également être copié à partir du modèle.

Lors de la réalisation de plusieurs projets, il est utile de suivre leur avancement de manière centralisée. Vous pouvez désormais créer un nouveau tableau de bord ou ajouter votre projet à un tableau de bord existant à partir d'un planning de projet Business. Le tableau de bord est une feuille de calcul Google dans Google Drive que vous pouvez insérer dans Google Sites, par exemple. Les projets sont classés ligne par ligne, avec des informations en colonnes. Les projets sont visibles dans la feuille de calcul sous forme de diagramme de Gantt. Vous pouvez ajuster cette feuille de calcul à votre guise, voir le Manuel . Vous pouvez trouver la boîte de dialogue du tableau de bord dans le menu ProjectWork for Business sous Rapport > Tableau de bord... . Un projet dans le tableau de bord peut être mis à jour à partir de la même boîte de dialogue.

Le nivellement d'un planning avec beaucoup de ressources et de nombreuses tâches qui se chevauchent pour un résultat compact peut prendre quelques minutes. Vous allez maintenant d'abord obtenir une estimation du temps de calcul. Si vous êtes d'accord, vous recevrez une indication en pourcentage de la progression. Tous les autres éditeurs ayant le calendrier ouvert verront également la progression. Vous ne pouvez pas apporter de modifications à la planification pendant la progression.

Le tri des tâches par date de début ou de fin a été étendu à davantage de colonnes. Le tri des ressources est désormais également possible. Les colonnes se trouvent sous Trier vers le bas et Trier vers le haut dans le menu Tâches et ressources. Les deux conservent intacte la structure WBS des tâches ou ressources sélectionnées que vous triez. N'oubliez pas que le tri est définitif, par opposition à l'affichage de certaines tâches. Immédiatement après le tri, il peut être annulé (Ctrl+Z).

La publication dans une feuille de calcul dans le menu ProjectWork for Business a été étendue avec une fonction permettant de mettre à jour une feuille de calcul publiée avec le calendrier réel. Les colonnes, les calculs et les commentaires ajoutés à la feuille de calcul restent inchangés. Les diagrammes liés aux tâches et aux ressources sont mis à jour. Un exemple de rapport consiste à copier des colonnes comme ligne de base et à calculer la différence avec la planification mise à jour.

La fenêtre contextuelle Assistance de ProjectWork vous aide à vous familiariser rapidement. Il donne des alertes aux nouveaux messages comme celui-ci, des conseils sur les fonctions à utiliser et des liens vers des informations générales. Lorsque vous ouvrez ProjectWork alors qu'il y a un nouveau message, la fenêtre contextuelle Assistance s'affiche. Vous pouvez voir la fenêtre contextuelle quand vous le souhaitez en cliquant sur Assistance dans le panneau central de ProjectWork . De nouveaux conseils apparaissent à chaque ouverture.

Si vous affectez une ressource à des tâches qui se chevauchent dans le temps, la capacité d'une ressource peut dépasser 100 %. Cela peut être résolu en démarrant certaines tâches plus tard afin qu'elles ne se chevauchent plus. Il s'agit d'une tâche manuelle chronophage, que ProjectWork for Business peut désormais effectuer automatiquement.

Pour les tâches qui démarrent plus tard, après le nivellement des ressources, le nivellement doit être supprimé explicitement afin de recommencer plus tôt. Cela peut être fait pour toutes les affectations simultanément ou par ressource ou tâche sélectionnée.

Dans Paramètres, il est possible de définir si les tâches passées ou terminées à 100 % doivent également être nivelées.

Les tâches d'un projet peuvent dépendre les unes des autres. Dans la planification, cela signifie qu'ils sont liés. Par exemple, vous liez la fin d'une tâche au début d'une tâche suivante.

Avec le décalage et l'avance, la tâche suivante commence plus tard ou plus tôt. Vous planifiez cela avec une indication de temps supplémentaire derrière le lien, où une indication positive conduit à un retard et une négative à un chevauchement. Une tâche avec le lien prédécesseur 7GB-2d indique que cette tâche démarre 2 jours plus tôt que le début de la tâche 7.

Google a ajouté des Drive partagés à Google Drive. Au lieu d'utilisateurs individuels, une équipe est le propriétaire des documents. Les membres d'une équipe peuvent changer au fil du temps sans qu'il soit nécessaire de transférer la propriété de chaque document. Cette fonctionnalité est disponible dans Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business et Google Workspace Education, donc pas dans Google Workspace Basic ni dans Google Drive gratuit.

Un lecteur partagé peut être utile pour un projet afin de conserver tous les documents, y compris le calendrier, ensemble. Par conséquent, ProjectWork for Business prend désormais en charge les Drive partagés lorsqu'ils sont disponibles dans votre version de Google Drive. Vous pouvez ouvrir les fichiers ProjectWork dans le lecteur partagé Google ou dans le sélecteur de fichiers ProjectWork sous le nouvel onglet du lecteur partagé. ProjectWork Resource Manager peut être utilisé avec un lecteur partagé lorsque les fichiers de ressources et de projet se trouvent dans le même dossier de lecteur partagé.

La collaboration en temps réel signifie que si vous ouvrez un fichier ProjectWork et que vos collègues ouvrent le même fichier, tous peuvent apporter des modifications au même planning et le voir mis à jour. Cela a toujours été possible avec ProjectWork , mais qu'est-ce qui s'est amélioré ?

• Les collaborateurs sont montrés, ainsi que leurs allées et venues dans la séance.
• Les changements sont indiqués par cellule plutôt que par ligne. Vous ne voyez pas seulement vos propres modifications mises en évidence, mais aussi celles de vos collègues.
• Les performances se sont améliorées, les changements apparaissent plus rapides.

Profitez des améliorations pour établir ensemble des horaires précis.