Actualités ProjectWork

L'avantage des tâches récapitulatives est qu'elles facilitent la compréhension de la structure de votre planning. Vous pouvez également les fusionner pour obtenir un planning plus clair. Si vous souhaitez par la suite regrouper des tâches sous une tâche récapitulative commune, leur ajout nécessitera plusieurs étapes.

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, l'ajout d'une tâche récapitulative et l'indentation des tâches sous-jacentes se font en une seule étape : sélectionnez les tâches à récapituler, puis utilisez la fonction « Insérer un résumé ci-dessus » du menu « Tâches » ou du menu contextuel (clic droit). Personnalisez ensuite le nom du résumé.

Il n'est pas toujours facile de prévoir avec précision la date d'achèvement d'un projet. Attribuer une distribution de probabilité aux durées incertaines des tâches constitue une première étape. La vidéo montre comment une simulation de Monte-Carlo calcule ensuite cette distribution. Il est également possible d'effectuer simultanément un lissage des ressources.

Visionnez la vidéo sur cette nouvelle fonctionnalité . D'autres vidéos sont disponibles dans la liste.

De nouvelles vidéos de démonstration présentent les fonctionnalités de ProjectWork . Il s'agit d'enregistrements d'écran commentés par une voix de synthèse naturelle. Quatre vidéos sont disponibles sur YouTube pour vous et votre équipe : installation dans Google Drive, planification des tâches, suivi de projet et planification des ressources.

Les vidéos sont répertoriées sur une page d'assistance , où chaque vidéo comporte un lien vers la vidéo complète ou vers le sujet que vous recherchez dans la vidéo.

Dans ProjectWork , une fonction a été ajoutée pour publier un message depuis un planning de projet ouvert dans un espace Google Chat ou un canal Slack. Un lien vers ce planning est inclus dans le message, avec la possibilité d'afficher une tâche sélectionnée et son échéancier (diagramme de Gantt, par exemple). Des informations relatives au projet, telles que sa description, peuvent également être ajoutées au message. Cette fonction vise à centraliser la communication autour d'un ou plusieurs projets.

Cette fonction se trouve dans le menu ProjectWork et ouvre une boîte de dialogue. La connexion à un espace Google Chat ou à un canal Slack s'effectue via une URL de webhook créée une seule fois dans l'espace ou le canal concerné et enregistrée dans la boîte de dialogue. Seuls les comptes Google professionnels ou scolaires sont accessibles via un espace Google Chat. Dans cette boîte de dialogue, un « i » entouré d'un cercle permet d'accéder au manuel.

Dans ProjectWork l'enregistrement des modifications et des affichages a été séparé. L'enregistrement des modifications reste automatique afin de garantir une planification identique pour tous les utilisateurs. L'enregistrement de l'affichage est désormais une action manuelle, permettant à chaque utilisateur de disposer de son propre affichage, avec les options de développement/réduction ou de filtrage, sans perturber les autres utilisateurs travaillant sur le même fichier.

Le bouton permettant d'enregistrer l'affichage apparaît sous le nom du fichier dès que vous modifiez l'affichage. Cliquer sur ce bouton enregistre l'affichage dans le fichier de planification et le synchronise pour tous les utilisateurs actifs. Si vous n'enregistrez pas l'affichage, vous conservez l'affichage par défaut lorsque vous rouvrez le fichier.

Dans ProjectWork vous pouvez utiliser le presse-papiers pour copier des éléments d'un planning, puis les coller dans ce même planning ou dans un autre. Le contenu du presse-papiers est écrasé à chaque nouvelle copie et se vide progressivement. C'est pourquoi une nouvelle fonction « Enregistrer le contenu du presse-papiers… » a été ajoutée au menu Tâches . Elle ouvre une boîte de dialogue permettant d'enregistrer les tâches en cours dans le presse-papiers et de les y réinsérer ultérieurement.

Les tâches enregistrées servent de base à une planification rapide et uniforme. Les tâches du presse-papiers sont sauvegardées dans le planning et peuvent y être copiées, permettant ainsi de créer un modèle de planification modulaire. La fonction « Options de collage… » permet d’adapter la durée d’une tâche modulaire à la durée souhaitée.

Dans ProjectWork vous pouvez désormais ouvrir une boîte de dialogue Options de copier/coller dans le menu Tâches et ressources afin de sélectionner les informations à coller à partir des tâches ou ressources copiées dans le presse-papiers. Vous pouvez choisir de coller ou non la couleur, la note jaune et les documents Drive joints des tâches et ressources. Lorsque vous copiez des tâches ou des ressources depuis un autre planning, vous pouvez également coller des colonnes personnalisées. Ces options de collage sont particulièrement utiles lors de la copie à partir d'un modèle.

Les tâches offrent la possibilité de coller ou non les ressources assignées et les liens précédents depuis le presse-papiers. Elles peuvent également répéter le collage et multiplier la durée, par exemple pour planifier un déploiement.

Lorsque vous coupez au lieu de copier des tâches ou des ressources dans le presse-papiers, les options de collage sont ignorées et toutes les informations sont collées.

ProjectWork utilise la méthode du chemin critique (CPM) pour calculer le planning le plus court, en tenant compte des liens entre les tâches. Chaque tâche possède une date de début au plus tôt et une date de début au plus tard ; la durée entre ces deux dates représente la marge. Les tâches situées sur le chemin critique ont une marge nulle ; tout retard entraînera un retard du projet.

ProjectWork propose une nouvelle option dans la boîte de dialogue Paramètres permettant d'afficher la marge de chaque tâche du diagramme de Gantt à l'aide d'une barre en pointillés. Cette option s'ajoute à l'indication du chemin critique, déjà représentée par des bordures rouges autour des barres de tâches et des liens rouges entre elles. La marge est également visible dans la colonne « Marge » du tableau des tâches.

La boîte de dialogue Colonnes s'ouvre lorsque vous cliquez sur l'en-tête du tableau dans le panneau Tâches ou Ressources, ou depuis leurs menus. Les colonnes personnalisées reçoivent un nom et un type (texte, date, montant, etc.) lors de leur ajout. Leur position et leur visibilité peuvent être modifiées comme pour les colonnes par défaut.

Une nouvelle option de type colonne permet d'ajouter une liste déroulante avec des options. Par rapport à une colonne de texte, la saisie est plus rapide grâce à un simple clic de souris. Les données sont exemptes de fautes de frappe, ce qui évite les problèmes lors de la génération d'un rapport. En effet, la publication du planning sous forme de feuille de calcul et l'utilisation d'une valeur de colonne personnalisée, par exemple pour filtrer les tâches, sont des exemples d'utilisation.

Vous pouvez désormais mettre en évidence la description d'une tâche sélectionnée à l'aide d'une palette de couleurs dans le panneau Détails. La signification de la couleur est personnalisable : elle peut par exemple indiquer des étapes clés ou des tâches critiques susceptibles de prendre du retard. Cette fonctionnalité s'avère donc particulièrement utile lors de présentations. Toutes les tâches mises en évidence peuvent être filtrées depuis le menu Tâches.

Dans ProjectWork vous pouvez désormais définir le planning comme référence (menu ProjectWork > Références...). Cela crée une copie du planning (tâches et ressources) que vous pouvez utiliser comme référence après, par exemple, une étape clé. Vous pouvez enregistrer et consulter plusieurs références et suivre les écarts avec le planning réel. Le rapport d'état du projet (menu ProjectWork > Rapport > État du projet...) inclut la dernière référence et le planning réel à des fins de comparaison. Lors de la création d'une copie du fichier de planning, vous pouvez choisir d'inclure ou non la ou les références.