Noticias de ProjectWork

Se graban nuevos videos de demostración que muestran la funcionalidad de ProjectWork . Son grabaciones de pantalla con una voz artificial que suena natural dando explicaciones. Hay cuatro videos disponibles ahora en YouTube para usted y su equipo: instalar en Google Drive, planificar con tareas, realizar un seguimiento del proyecto y planificar con recursos.

Los videos se enumeran en una página de soporte , donde cada video tiene un enlace al video total o al tema que está buscando en el video. Más videos vendrán con funciones específicas de la versión Business.

En ProjectWork for Business , se agregó una función para publicar un mensaje de un cronograma de proyecto abierto en un espacio de Google Chat o canal de Slack. Si lo desea, se incluye un enlace a este cronograma en el mensaje con su vista, como una tarea seleccionada y la escala de tiempo del Gantt. La información perteneciente al proyecto, como la descripción, también se puede agregar al mensaje. Esta función está destinada a centralizar la comunicación sobre uno o más proyectos.

La función se encuentra en el menú ProjectWork for Business y abre un cuadro de diálogo. La conexión a un espacio de Google Chat o un canal de Slack se realiza mediante una URL de webhook que se crea una vez en la sala o el canal correspondiente y se almacena en el cuadro de diálogo. Un espacio de Google Chat solo está disponible para cuentas profesionales o educativas de Google. En el cuadro de diálogo hay una i dentro de un círculo que enlaza con el manual.

En ProjectWork for Business , la acción para guardar ediciones y vistas se ha dividido. El guardado de ediciones sigue siendo automático para mantener el mismo horario para todos los usuarios. Guardar la vista ahora es una acción manual, por lo que cada usuario tiene su propia vista, como expandir/contraer o filtrar, sin molestar a otros que están trabajando en el mismo archivo.

El botón para guardar la vista aparece debajo del nombre del archivo tan pronto como cambia la vista. El uso del botón guarda la vista en el archivo de programación y sincroniza la vista para todos los usuarios activos. Sin guardar la vista, mantiene la vista común cuando vuelve a abrir el archivo.

En ProjectWork for Business , puede usar un portapapeles para copiar partes de un cronograma y luego pegarlo en el mismo cronograma o en uno de sus otros cronogramas. El portapapeles se sobrescribe cada vez que se realiza una nueva copia y el portapapeles se borrará con el tiempo. Por lo tanto, se ha agregado una nueva función Guardar portapapeles... al menú Tareas que abre un cuadro de diálogo emergente para guardar las tareas actuales en el portapapeles y volver a colocarlas en el portapapeles más tarde.

Las tareas guardadas pueden servir como bloques de construcción para una planificación rápida y uniforme. Las tareas del portapapeles se guardan en la programación y se pueden copiar, de modo que una planificación puede servir como plantilla con elementos básicos. Con la función Pegar opciones... puede escalar un bloque de construcción a la duración de la tarea que desee.

En ProjectWork for Business , ahora puede abrir un cuadro de diálogo de opciones Copiar/Pegar en el menú Tareas y recursos para seleccionar la información que desea pegar de las tareas o recursos copiados en el portapapeles. Las tareas y los recursos pueden tener su color, nota amarilla y documentos adjuntos de Drive opcionalmente pegados o no. Cuando copia tareas o recursos de otra programación, las columnas personalizadas se pueden pegar opcionalmente en la programación. Las opciones de pegado son útiles cuando se copia desde un archivo de plantilla.

Las tareas tienen opciones para pegar recursos asignados y enlaces anteriores desde un portapapeles copiado o no. Las tareas también tienen la opción de repetir el pegado y multiplicar la duración para planificar, por ejemplo, un despliegue.

Cuando corta en lugar de copiar tareas o recursos al portapapeles, las opciones de pegado se ignoran y se pega toda la información.

ProjectWork utiliza el método de la ruta crítica (CPM) para calcular el cronograma más corto, teniendo en cuenta los vínculos entre las tareas. Cada tarea tiene una fecha de inicio más temprana y una fecha de inicio más tardía, la duración entre estas fechas es la holgura. Las tareas en la llamada ruta crítica tienen una holgura de cero, su retraso hará que el proyecto se retrase.

ProjectWork tiene una nueva opción en el cuadro de diálogo Configuración para indicar la duración de holgura de cada tarea en el diagrama de Gantt con una barra punteada. Esto se suma a la indicación de la ruta crítica en el diagrama de Gantt con los bordes rojos de la barra de tareas y los enlaces rojos entre ellos. La duración de la demora también es visible en la columna de demora en la tabla de tareas.

El cuadro de diálogo Columnas se abre al hacer clic en el encabezado de la tabla en el panel Tareas o Recursos o desde sus menús. Las columnas personalizadas obtienen un nombre y tipo como texto, fecha, cantidad cuando se agregan. Su posición y visibilidad se pueden cambiar como las columnas predeterminadas.

Se ha introducido un nuevo tipo de opciones para agregar una columna con una lista desplegable y opciones. La ventaja sobre una columna de texto es que la entrada es más rápida al hacer clic con el mouse en una opción. Las entradas no tienen errores tipográficos, lo que evita problemas cuando genera un informe publicando el cronograma como una hoja de cálculo y usa un valor de columna personalizado para, por ejemplo, filtrar tareas.

Ahora puede resaltar una descripción de tarea seleccionada de un conjunto de colores en el panel de detalles. El significado del color depende del usuario, como resaltar hitos o tareas críticas que corren el riesgo de fallar. Por lo tanto, sería útil, especialmente cuando se presenta a otros, poder resaltar tareas. Todas las tareas resaltadas se pueden filtrar desde el menú Tareas.

En ProjectWork for Business , ahora puede establecer la programación como línea base (menú ProjectWork for Business > Líneas base...). Esto significa que se hace una copia del cronograma (tareas y recursos) que puede usar como referencia, por ejemplo, después de un hito. Puede guardar y ver varias líneas base y monitorear la diferencia con el cronograma real. El informe de estado del proyecto (Menú ProjectWork > Informe > Estado del proyecto...) incluye la línea de base más reciente y el cronograma real para comparar. Cuando hace una copia del archivo de programación, tiene la opción de incluir o no la(s) línea(s) de referencia.

ProjectWork consta de 5 paneles, de izquierda a derecha: Capacidad, Recursos, Proyecto, Tareas y Gantt. Los paneles Capacidad y Gantt contienen gráficos, los paneles Recursos y Tareas contienen tablas, el panel Proyecto puede contener detalles de tareas o recursos. Mostrar recursos y tareas simultáneamente brinda una descripción general instantánea de cómo se asignan. Las filas de los diagramas de capacidad y Gantt corresponden a las tablas de recursos y tareas respectivamente. Los paneles se pueden ocultar para dar más espacio a otros paneles. Tres nuevas vistas de panel muestran solo Recursos o Tareas para mostrar tantas columnas como sea posible sin desplazarse o todos los paneles a la vez para tener una descripción completa.

Para algunos desarrollos de productos, los Sprints incrementales, tal como los utiliza el marco Scrum, son útiles. Durante el evento de planificación de Sprint, al comienzo de un Sprint, los elementos de la cartera de productos se seleccionan para el Sprint. Puede mantener la acumulación de productos en ProjectWork , incluido el trabajo detallado. Los elementos del producto se asignan a un nuevo tipo de recurso de Sprint. El cronograma de acumulación de productos se puede filtrar para mostrar solo los elementos específicos de Sprint con su trabajo detallado, el resto colapsado. El trabajo, el progreso y los costos de un Sprint se agregan junto con un recurso de Sprint.

Un programa de plantilla le permite ahorrar tiempo y crear uniformidad cuando los nuevos proyectos hacen una copia de él. Haces una copia en el menú ProjectWork , mira el Manual . ProjectWork le permite publicar una hoja de cálculo a partir de un cronograma, modificar el diseño o ampliarlo con cálculos y gráficos, y mantenerlo sincronizado con el cronograma. Ahora también puede copiar la hoja de cálculo publicada desde la plantilla y adjuntarla al cronograma copiado, conservando las modificaciones y extensiones. Lo mismo se aplica al enlace a la hoja de cálculo del panel de control que también se puede copiar desde la plantilla.

Al llevar a cabo múltiples proyectos, es útil realizar un seguimiento de su progreso de forma centralizada. Ahora puede crear un nuevo tablero o agregar su proyecto a un tablero existente desde un cronograma de proyecto empresarial. El tablero es una hoja de cálculo de Google en Google Drive que puede insertar en Google Sites, por ejemplo. Los proyectos están ordenados fila por fila, con información en columnas. Los proyectos son visibles en la hoja de cálculo en un diagrama de Gantt. Puede ajustar esta hoja de cálculo a su gusto, consulte el Manual . Puede encontrar el cuadro de diálogo del panel en el menú ProjectWork for Business en Informe > Panel... . Un proyecto en el tablero se puede actualizar desde el mismo cuadro de diálogo.

Nivelar un cronograma con muchos recursos y muchas tareas que se superponen en un resultado compacto puede llevar minutos. Ahora obtendrá primero una estimación del tiempo de cálculo. Si está de acuerdo, recibirá una indicación porcentual del progreso. Cualquier otro editor que tenga el cronograma abierto también verá el progreso. No puede realizar ningún cambio en el cronograma durante el progreso.

La clasificación de tareas por fecha de inicio o finalización se ha ampliado a más columnas. La clasificación de recursos ahora también es posible. Las columnas están debajo de Ordenar hacia abajo y Ordenar hacia arriba en el menú Tareas y recursos. Ambos mantienen intacta la estructura WBS de las tareas o recursos seleccionados que ordenas. Recuerde que la clasificación es final, en lugar de mostrar ciertas tareas. Inmediatamente después de ordenar, se puede deshacer (Ctrl+Z).

La publicación en una hoja de cálculo en el menú ProjectWork for Business se ha ampliado con una función para actualizar una hoja de cálculo publicada con la programación real. Las columnas, los cálculos y los comentarios agregados a la hoja de cálculo se mantienen sin cambios. Se actualizan los diagramas vinculados a tareas y recursos. Un informe de ejemplo es copiar columnas como línea base y calcular la diferencia con el cronograma actualizado.

La ventana emergente Asistencia en ProjectWork lo ayuda a familiarizarse rápidamente. Da alertas de nuevos mensajes como este, consejos sobre funciones a utilizar y enlaces a información general. Cuando abre ProjectWork mientras hay un mensaje nuevo, aparecerá la ventana emergente de Asistencia. Puede ver la ventana emergente cuando lo desee haciendo clic en Asistencia en el panel central de ProjectWork . Aparecen nuevos consejos en cada apertura.

Si asigna un recurso a tareas que se superponen en el tiempo, la capacidad de un recurso puede superar el 100 %. Esto se puede solucionar iniciando ciertas tareas más tarde para que no se superpongan más. Esta es una tarea manual que requiere mucho tiempo y que ProjectWork for Business ahora puede realizar automáticamente.

Para las tareas que comienzan más tarde, después de la redistribución de recursos, la redistribución debe eliminarse explícitamente para comenzar antes nuevamente. Esto se puede hacer para todas las asignaciones simultáneamente o por recurso o tarea seleccionados.

En Configuración, es posible establecer si las tareas en el pasado o que están completas al 100% también deben nivelarse.

Las tareas de un proyecto pueden depender unas de otras. En la planificación, esto significa que están vinculados. Por ejemplo, vincula el final de una tarea al comienzo de una tarea posterior.

Con retraso y adelanto, la siguiente tarea comienza más tarde o más temprano. Planea esto con una indicación de tiempo adicional detrás del enlace, donde una indicación positiva conduce a un retraso y una negativa a una superposición. Una tarea con enlace predecesor 7GB-2d indica que esta tarea comienza 2 días antes que el inicio de la tarea 7.

Google ha agregado unidades compartidas a Google Drive. En lugar de usuarios individuales, un equipo es el propietario de los documentos. Los miembros de un equipo pueden cambiar con el tiempo sin necesidad de transferir la propiedad por documento. Esta función está disponible en Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business y Google Workspace Education, por lo que no está disponible en Google Workspace Basic ni en Google Drive gratuito.

Una unidad compartida puede ser útil para un proyecto para mantener juntos todos los documentos, incluido el cronograma. Por lo tanto ProjectWork for Business ahora admite unidades compartidas cuando está disponible en su versión de Google Drive. Puede abrir archivos de ProjectWork en la unidad compartida de Google o en el selector de archivos de ProjectWork en la nueva pestaña de unidad compartida. ProjectWork Resource Manager se puede usar con una unidad compartida cuando los archivos de recursos y proyectos están en la misma carpeta de unidad compartida.

La colaboración en tiempo real significa que si abre un archivo de ProjectWork y los compañeros de trabajo abren el mismo archivo, todos pueden hacer cambios en el mismo horario y verlo actualizado. Esto siempre fue posible con ProjectWork , pero ¿qué ha mejorado?

• Se muestran los compañeros de trabajo, así como sus entradas y salidas a la sesión.
• Los cambios se indican por celda en lugar de por fila. No solo ve sus propios cambios resaltados, sino también los de los compañeros de trabajo.
• El rendimiento ha mejorado, los cambios aparecen más rápido.

Disfrute de las mejoras para hacer horarios precisos juntos.