Ressourcenmanagement mit ProjectWork
Hinzufügen von Ressourcen zu Projekten
Ein Ressourcenmanager gibt die Ressourcen aus einer ProjectWork Datei an einen oder mehrere Projektmanager weiter.
Ein Projektmanager erhält Ressourcen in einer ProjectWork Datei von einem oder mehreren Ressourcenmanagern.
HINWEIS: Eine ProjectWork -Datei unterstützt jeweils nur eine Rolle. Es ist nicht möglich, in einem ProjectWork -Plan gleichzeitig Ressource und Projektmanager zu sein.
Fügen Sie einem Projekt in den folgenden Schritten Ressourcen hinzu:
| Ressourcenmanager | Projektmanager |
|---|---|
| 1. Erstellen Sie im ProjectWork Menü mit Neuer Ressourcen-Manager eine neue ProjectWork-Resources -Datei. | |
| 2. Füllen Sie die Ressourcenliste mit Ressourcen. | |
| 3. Geben Sie die ProjectWork Datei in Google Drive frei, um sie mit dem Ressourcen-Manager anzuzeigen. | |
| 4. Fügen Sie im ProjectWork -Menü > Ressourcen freigeben... die Projektmanagerdatei hinzu. Die Ressourcendatei wird zur Ansicht mit dem Projektmanager geteilt. | |
| 5. Wählen Sie das Projekt aus und fügen Sie die erforderlichen Ressourcen hinzu/löschen Sie sie und speichern Sie sie. | |
| 6. Fügen Sie im Menü „Projektarbeit“ > „Gemeinsame Ressourcen“ die Datei „Ressourcenmanager“ hinzu. Die Ressourcen werden schreibgeschützt in der Ressourcentabelle angezeigt. | |
| 7. Weisen Sie die freigegebenen Ressourcen den Projektaufgaben zu. | |
| 8. Öffnen oder laden Sie die Ressourcendatei neu (Strg+L), um die Projekte und ihre neuesten Ressourcenzuweisungen anzuzeigen. Das Kapazitätsdiagramm zeigt jede Überzuweisung zwischen Projekten an. |
Ressourcenmanager
Ein Ressourcenmanager fügt Dateien hinzu, mit denen er seine Ressourcen teilen möchte. Im Beispiel gibt es drei verknüpfte Projekte, die Ressourcen erhalten. Ein Farbcode ist sichtbar, der den Status der Verknüpfung angibt.
Der Ressourcenmanager kann für jedes Projekt festlegen, welche Ressourcen er bereitstellt. Dies tut er, indem er das Projekt anklickt, wie im obigen Beispiel „ Gemeinsames Projekt Nr. 2“ , und dann in der Ressourcenliste auf die gewünschte(n) Ressource(n) klickt. Die Auswahl kann auch erfolgen, indem man mit der linken Maustaste über mehrere Zeilen fährt und dabei die linke Maustaste gedrückt hält. Durch erneutes Anklicken einer Ressource wird die Auswahl umgeschaltet. Sie können die Kapazität für jede ausgewählte Ressource anpassen, wenn ein Projekt nicht die volle Kapazität erhält. Die Auswahl wird durch Klicken auf „Speichern“ gespeichert.
Nach dem Schließen des Dialoges mit X oben rechts ist wieder die normale Aufgaben- und Ressourcenauswahl möglich.
Der Status der Ressourcenfreigabe wird durch eine Farbe angezeigt:
| Farbe | Beschreibung | Bedeutung |
|---|---|---|
| grau | Ressourcen sind verknüpft und einsatzbereit | |
| Gelb | Ressourcen sind verfügbar | beim Öffnen der Projektdatei werden die Ressourcen hinzugefügt |
| orange | Keine Ressourcen ausgewählt | Projekt und benötigte Ressourcen auswählen, dann speichern |
| Rot | Datei nicht gefunden/freigegeben | kein Zugriff mehr auf Datei in Google Drive |
Projektmanager
Ein Projektmanager erhält Dateien mit Ressourcen. Im folgenden Beispiel ist dies unter anderem die Datei Gemeinsam genutzte Ressourcen #1 aus dem Beispiel unten Ressourcenmanager mit den Ressourcen R1, R2, R3.
Zusätzliche benutzerdefinierte Spalten werden nicht aus dem Ressourcenmanager kopiert. Die Tarife pro Ressource sind in der Währung des Ressourcenmanagers angegeben und werden nicht in die Währung des Projekts umgerechnet.
Der Projektmanager kann die erhaltenen Ressourcen mit ihrer Kapazität den Aufgaben seines Projekts zuordnen. Er kann auch eigene Ressourcen hinzufügen und zuordnen. Der Ressourcenmanager kann die Aufgaben des Projekts und die Zuordnungen seiner Ressourcen sehen.
Ändert ein Ressourcenmanager eine Ressource, wird die Änderung in alle Projekte übernommen. Wird eine freigegebene Ressource entfernt, wird sie für den Projektmanager grau und kursiv dargestellt; die Zuordnungen und Kosten zu Aufgaben bleiben erhalten, die Ressource wird vom Ressourcenmanager jedoch nicht mehr aktualisiert.
Wenn ein Ressourcenmanager ein Projekt nach Abschluss entfernt, wird dies für den Projektmanager rot markiert. Durch Überprüfen der Datei kann der Projektmanager die Ressourcen trennen. Im Falle eines Fehlers kann der Ressourcenmanager das Projekt und die Ressourcen erneut hinzufügen und die Warnung verschwindet. Nach einem erneuten Laden erhält der Projektmanager die Ressourcen mit allen intakten Zuweisungen.
HINWEIS: Ressourcenaktualisierungen zwischen Dateien werden beim Öffnen einer Datei oder nach dem Neuladen (Strg+L) im ProjectWork -Menü oder einer Seitenaktualisierung einbezogen.