Neuigkeiten ProjectWork

Der Vorteil von Sammelvorgängen liegt darin, dass die Struktur Ihres Projektplans übersichtlicher wird. Sie können Sammelvorgänge auch zusammenfassen, um einen klareren Plan zu erstellen. Wenn Sie im Nachhinein feststellen, dass Sie Aufgaben unter einem gemeinsamen Sammelvorgang zusammenfassen möchten, sind dafür mehrere Schritte erforderlich.

Mit dieser neuen Funktion lassen sich nachträglich eine Zusammenfassungsaufgabe hinzufügen und die darunterliegenden Aufgaben weiter einrücken – alles in einem logischen Schritt: Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie zusammenfassen möchten, und verwenden Sie dann die Funktion „Zusammenfassung einfügen“ im Menü „Aufgaben“ oder im Kontextmenü (Rechtsklick). Sie können den Namen der eingefügten Zusammenfassung nach Bedarf anpassen.

Die zuverlässige Vorhersage eines Projektabschlusstermins ist nicht immer einfach. Ein erster Schritt besteht darin, unsicheren Aufgabendauern eine Wahrscheinlichkeitsverteilung zuzuweisen. Im Video sehen Sie, wie eine Monte-Carlo-Simulation anschließend die Verteilung der Projektabschlusstermine berechnet. Auch ein Ressourcenausgleich ist gleichzeitig möglich.

Sehen Sie sich das Video zu dieser neuen Funktion an. Weitere Videos finden Sie in der Liste.

Neue Demovideos zeigen die Funktionen von ProjectWork . Es handelt sich um Bildschirmaufnahmen mit natürlich klingender Sprachausgabe. Vier Videos stehen Ihnen und Ihrem Team ab sofort auf YouTube zur Verfügung: Installation in Google Drive, Planung mit Aufgaben, Projektverfolgung und Ressourcenplanung.

Die Videos sind auf einer Supportseite aufgelistet, wo jedes Video einen Link zum gesamten Video oder zu dem Thema enthält, nach dem Sie im Video suchen.

In ProjectWork wurde eine Funktion hinzugefügt, mit der sich Nachrichten aus einem geöffneten Projektplan in einem Google Chat oder Slack-Kanal veröffentlichen lassen. Die Nachricht enthält einen Link zum Projektplan sowie optional dessen Ansicht, beispielsweise die ausgewählte Aufgabe und den Zeitrahmen des Gantt-Diagramms. Projektbezogene Informationen wie die Beschreibung können ebenfalls hinzugefügt werden. Diese Funktion dient der zentralen Kommunikation über ein oder mehrere Projekte.

Die Funktion befindet sich im Menü ProjectWork und öffnet ein Dialogfeld. Die Verbindung zu einem Google Chat-Bereich oder Slack-Kanal erfolgt über eine Webhook-URL, die einmalig im jeweiligen Raum oder Kanal erstellt und im Dialogfeld gespeichert wird. Ein Google Chat-Bereich steht nur Google -Geschäfts- oder Schulkonten zur Verfügung. Im Dialogfeld finden Sie ein eingekreistes „i“, das zum Handbuch verlinkt.

In ProjectWork wurde das Speichern von Änderungen und Ansichten aufgeteilt. Änderungen werden weiterhin automatisch gespeichert, damit der Zeitplan für alle Benutzer einheitlich bleibt. Das Speichern der Ansicht erfolgt nun manuell, sodass jeder Benutzer seine eigene Ansicht hat, beispielsweise mit Funktionen zum Erweitern/Reduzieren oder Filtern, ohne andere Benutzer, die an derselben Datei arbeiten, zu stören.

Die Schaltfläche zum Speichern der Ansicht erscheint unterhalb des Dateinamens, sobald Sie die Ansicht ändern. Durch Klicken auf die Schaltfläche wird die Ansicht in der Planungsdatei gespeichert und für alle aktiven Benutzer synchronisiert. Wenn Sie die Ansicht nicht speichern, bleibt beim erneuten Öffnen der Datei die Standardansicht erhalten.

In ProjectWork können Sie mithilfe der Zwischenablage Teile eines Terminplans kopieren und anschließend in denselben oder einen anderen Terminplan einfügen. Die Zwischenablage wird bei jedem Kopiervorgang überschrieben und mit der Zeit geleert. Daher wurde dem Menü „Aufgaben“ die neue Funktion „Zwischenablage speichern…“ hinzugefügt. Diese öffnet ein Dialogfeld, mit dem Sie die aktuellen Aufgaben in der Zwischenablage speichern und später wieder hinzufügen können.

Die gespeicherten Aufgaben dienen als Bausteine für eine schnelle und einheitliche Planung. Die Aufgaben aus der Zwischenablage werden im Terminplan gespeichert und können kopiert werden, sodass eine Planung als Vorlage mit Bausteinen dient. Mit der Funktion „Einfügeoptionen… “ können Sie die Dauer eines Bausteins an die gewünschte Aufgabendauer anpassen.

In ProjectWork können Sie jetzt im Menü „Aufgaben und Ressourcen“ einen Dialog mit Kopier-/Einfügeoptionen öffnen, um auszuwählen, welche Informationen aus kopierten Aufgaben oder Ressourcen in der Zwischenablage eingefügt werden sollen. Aufgaben und Ressourcen können optional mit ihrer Farbe, gelben Notiz und angehängten Drive-Dokumenten eingefügt werden. Beim Kopieren von Aufgaben oder Ressourcen aus einem anderen Zeitplan können optional benutzerdefinierte Spalten in den Zeitplan eingefügt werden. Die Einfügeoptionen sind besonders nützlich beim Kopieren aus einer Vorlagendatei.

Aufgaben bieten die Möglichkeit, zugewiesene Ressourcen und Vorgängerverknüpfungen aus der Zwischenablage einzufügen oder nicht. Außerdem kann der Einfügevorgang wiederholt und die Dauer multipliziert werden, um beispielsweise eine Einführung zu planen.

Wenn Sie Aufgaben oder Ressourcen in die Zwischenablage ausschneiden, anstatt sie zu kopieren, werden die Einfügeoptionen ignoriert und alle Informationen werden eingefügt.

ProjectWork verwendet die Methode des kritischen Pfads (CPM), um den kürzesten Zeitplan unter Berücksichtigung der Verknüpfungen zwischen den Aufgaben zu berechnen. Jede Aufgabe hat einen frühestmöglichen und einen spätestmöglichen Starttermin; die Zeitspanne zwischen diesen Terminen ist der Puffer. Aufgaben auf dem sogenannten kritischen Pfad haben einen Puffer von null; ihre Verzögerung führt zu einer Verzögerung des gesamten Projekts.

ProjectWork bietet in den Einstellungen eine neue Option, um die Pufferzeit jeder Aufgabe im Gantt-Diagramm mit einem gestrichelten Balken anzuzeigen. Zusätzlich wird der kritische Pfad im Gantt-Diagramm mit roten Aufgabenbalken und roten Verbindungen zwischen ihnen dargestellt. Die Pufferzeit ist außerdem in der Spalte „Pufferzeit“ der Aufgabentabelle sichtbar.

Der Dialog „Spalten“ öffnet sich, wenn Sie im Aufgaben- oder Ressourcenbereich oder über deren Menüs auf die Tabellenüberschrift klicken. Benutzerdefinierte Spalten erhalten beim Hinzufügen einen Namen und einen Typ (z. B. Text, Datum, Betrag). Ihre Position und Sichtbarkeit lassen sich wie bei den Standardspalten ändern.

Es wurde eine neue Spaltenoption eingeführt, mit der sich eine Spalte mit Dropdown-Liste und Optionen hinzufügen lässt. Der Vorteil gegenüber einer Textspalte besteht darin, dass die Eingabe per Mausklick auf eine Option schneller erfolgt. Die Einträge sind fehlerfrei, wodurch Probleme vermieden werden, wenn Sie einen Bericht erstellen, indem Sie den Zeitplan als Tabellenkalkulation veröffentlichen und beispielsweise Aufgaben mithilfe eines benutzerdefinierten Spaltenwerts filtern.

Im Detailbereich können Sie nun ausgewählte Aufgabenbeschreibungen farblich hervorheben. Die Bedeutung der Farbe hängt vom Benutzer ab; so lassen sich beispielsweise Meilensteine oder kritische Aufgaben, die Gefahr laufen, übersehen zu werden, markieren. Diese Möglichkeit ist besonders bei Präsentationen hilfreich. Alle markierten Aufgaben können über das Menü „Aufgaben“ gefiltert werden.

In ProjectWork können Sie den Terminplan jetzt als Baseline festlegen ( ProjectWork Menü > Baselines…). Dadurch wird eine Kopie des Terminplans (Aufgaben und Ressourcen) erstellt, die Sie beispielsweise nach Erreichen eines Meilensteins als Referenz verwenden können. Sie können mehrere Baselines speichern und anzeigen sowie die Abweichungen vom aktuellen Terminplan überwachen. Der Projektstatusbericht ( ProjectWork Menü > Berichte > Projektstatus…) enthält die neueste Baseline und den aktuellen Terminplan zum Vergleich. Beim Erstellen einer Kopie der Terminplandatei können Sie optional die Baseline(s) einbeziehen.