ProjectWork -Neuigkeiten

Neue Demovideos werden aufgenommen, die die Funktionalität von ProjectWork zeigen. Es sind Bildschirmaufnahmen mit einer natürlich klingenden künstlichen Stimme, die Erklärungen gibt. Auf YouTube sind jetzt vier Videos für Sie und Ihr Team verfügbar: In Google Drive installieren, mit Aufgaben planen, Projekt verfolgen und mit Ressourcen planen.

Die Videos werden auf einer Support-Seite aufgelistet, wo jedes Video einen Link zum Gesamtvideo oder zu dem gesuchten Thema im Video hat. Weitere Videos werden mit spezifischen Funktionen der Business-Version geliefert.

In ProjectWork for Business wurde eine Funktion hinzugefügt, um eine Nachricht aus einem geöffneten Projektplan in einem Google-Chat-Bereich oder Slack-Kanal zu posten. Ein Link zu diesem Zeitplan ist in der Nachricht mit seiner Ansicht enthalten, falls gewünscht, wie z. B. eine ausgewählte Aufgabe und die Zeitskala des Gantt. Der Nachricht können auch projektbezogene Informationen, wie z. B. die Beschreibung, hinzugefügt werden. Diese Funktion soll die Kommunikation über ein oder mehrere Projekte zentralisieren.

Die Funktion befindet sich im ProjectWork for Business Menü und öffnet einen Dialog. Die Verbindung zu einem Google-Chat-Bereich oder Slack-Kanal erfolgt über eine Webhook-URL, die einmalig im jeweiligen Raum oder Kanal erstellt und im Dialog hinterlegt wird. Ein Google Chat-Bereich ist nur für Google- Arbeits- oder Schulkonten verfügbar. Im Dialog befindet sich ein eingekreistes i, das auf das Handbuch verweist.

In ProjectWork for Business wurde die Aktion zum Speichern von Änderungen und Ansichten aufgeteilt. Das Speichern von Änderungen bleibt automatisch, um den Zeitplan für alle Benutzer gleich zu halten. Das Speichern der Ansicht ist jetzt eine manuelle Aktion, sodass jeder Benutzer seine eigene Ansicht hat, z. B. beim Erweitern/Reduzieren oder Filtern, ohne andere zu stören, die an derselben Datei arbeiten.

Sobald Sie die Ansicht wechseln, erscheint unterhalb des Dateinamens die Schaltfläche zum Speichern der Ansicht. Über die Schaltfläche wird die Ansicht in der Zeitplandatei gespeichert und die Ansicht für alle aktiven Benutzer synchronisiert. Ohne die Ansicht zu speichern, behalten Sie die gemeinsame Ansicht bei, wenn Sie die Datei erneut öffnen.

In ProjectWork for Business können Sie eine Zwischenablage verwenden, um Teile eines Zeitplans zu kopieren und ihn dann in denselben Zeitplan oder einen Ihrer anderen Zeitplan einzufügen. Die Zwischenablage wird jedes Mal überschrieben, wenn eine neue Kopie ausgeführt wird, und die Zwischenablage wird im Laufe der Zeit gelöscht. Daher wurde dem Aufgabenmenü eine neue Funktion Zwischenablage speichern... hinzugefügt, die einen Popup-Dialog öffnet, um die aktuellen Aufgaben in der Zwischenablage zu speichern und später wieder in die Zwischenablage zu verschieben.

Die gespeicherten Aufgaben können als Bausteine für eine schnelle und einheitliche Planung dienen. Die Aufgaben der Zwischenablage werden im Stundenplan gespeichert und können mitkopiert werden, sodass eine Planung mit Bausteinen als Vorlage dienen kann. Mit der Funktion Optionen einfügen... können Sie einen Baustein auf die gewünschte Aufgabendauer skalieren.

In ProjectWork for Business können Sie jetzt im Menü Aufgaben und Ressourcen einen Kopier-/Einfügeoptionen- Dialog öffnen, um auszuwählen, welche Informationen Sie aus kopierten Aufgaben oder Ressourcen in die Zwischenablage einfügen möchten. Aufgaben und Ressourcen können ihre Farbe, gelbe Notiz und angehängte Drive-Dokumente optional einfügen oder nicht. Wenn Sie Aufgaben oder Ressourcen aus einem anderen Zeitplan kopieren, können optional benutzerdefinierte Spalten in den Zeitplan eingefügt werden. Die Einfügeoptionen sind nützlich, wenn Sie aus einer Vorlagendatei kopieren.

Aufgaben haben Optionen, zugewiesene Ressourcen und Vorgängerlinks aus einer kopierten Zwischenablage einzufügen oder nicht. Aufgaben haben auch die Möglichkeit, das Einfügen zu wiederholen und die Dauer zu vervielfachen, um beispielsweise einen Rollout zu planen.

Wenn Sie Aufgaben oder Ressourcen ausschneiden, anstatt sie in die Zwischenablage zu kopieren, werden die Einfügeoptionen ignoriert und alle Informationen werden eingefügt.

ProjectWork verwendet die Critical-Path-Methode (CPM), um den kürzesten Zeitplan unter Berücksichtigung von Verknüpfungen zwischen Aufgaben zu berechnen. Jede Aufgabe hat ein frühestes Startdatum und ein spätestes Startdatum, die Dauer zwischen diesen Daten ist die Pufferzeit. Aufgaben auf dem sogenannten kritischen Pfad haben einen Schlupf von Null, ihre Verzögerung führt zu einer Verzögerung des Projekts.

ProjectWork verfügt über eine neue Option im Dialogfeld Einstellungen, um die Pufferzeit jeder Aufgabe im Gantt-Diagramm mit einem gepunkteten Balken anzuzeigen. Dies erfolgt zusätzlich zur Angabe des kritischen Pfads im Gantt-Diagramm mit roten Rahmen der Taskleiste und roten Verbindungen zwischen ihnen. Die Schlupfdauer ist auch in der Spalte Schlupf in der Aufgabentabelle sichtbar.

Das Dialogfeld „Spalten“ wird geöffnet, wenn Sie im Bereich „Aufgaben“ oder „Ressourcen“ oder in deren Menüs auf die Tabellenüberschrift klicken. Benutzerdefinierte Spalten erhalten einen Namen und Typ wie Text, Datum, Betrag, wenn sie hinzugefügt werden. Ihre Position und Sichtbarkeit kann wie die Standardspalten geändert werden.

Ein neuer Typ Optionen wurde eingeführt, um eine Spalte mit Dropdown-Liste und Optionen hinzuzufügen. Der Vorteil gegenüber einer Textspalte ist, dass die Eingabe durch Mausklick auf eine Option schneller erfolgt. Die Einträge sind ohne Tippfehler, was Probleme vermeidet, wenn Sie einen Bericht erstellen, indem Sie den Zeitplan als Tabellenkalkulation veröffentlichen und einen benutzerdefinierten Spaltenwert verwenden, um beispielsweise Aufgaben zu filtern.

Sie können jetzt eine ausgewählte Aufgabenbeschreibung aus einer Reihe von Farben im Detailbereich hervorheben. Die Bedeutung der Farbe hängt vom Benutzer ab, wie das Hervorheben von Meilensteinen oder kritischen Aufgaben, die zu verrutschen drohen. Daher wäre es hilfreich, Aufgaben hervorheben zu können, insbesondere bei der Präsentation vor anderen. Alle hervorgehobenen Aufgaben können aus dem Menü „Aufgaben“ gefiltert werden.

In ProjectWork for Business können Sie jetzt den Zeitplan als Baseline festlegen ( ProjectWork for Business Menü > Baselines...). Das bedeutet, dass eine Kopie des Zeitplans (Aufgaben und Ressourcen) erstellt wird, die Sie beispielsweise nach einem Meilenstein als Referenz verwenden können. Sie können mehrere Baselines speichern und anzeigen und den Unterschied zum tatsächlichen Zeitplan überwachen. Der Projektstatusbericht ( ProjectWork -Menü > Bericht > Projektstatus...) enthält die neueste Baseline und den tatsächlichen Zeitplan zum Vergleich. Wenn Sie eine Kopie der Zeitplandatei erstellen, haben Sie die Möglichkeit, die Baseline(s) einzuschließen oder nicht.

ProjectWork besteht aus 5 Panels, von links nach rechts: Kapazität, Ressourcen, Projekt, Aufgaben und Gantt. Die Bereiche „Kapazität“ und „Gantt“ enthalten Diagramme, die Bereiche „Ressourcen“ und „Aufgaben“ Tabellen, der Bereich „Projekt“ kann Aufgaben- oder Ressourcendetails enthalten. Die gleichzeitige Anzeige von Ressourcen und Aufgaben gibt einen sofortigen Überblick darüber, wie sie zugewiesen sind. Die Zeilen des Kapazitäts- und des Gantt-Diagramms entsprechen jeweils der Tabelle „Ressourcen“ und „Aufgaben“. Panels können ausgeblendet werden, um anderen Panels mehr Platz zu geben. Drei neue Panel-Ansichten zeigen nur Ressourcen oder Aufgaben, um so viele Spalten wie möglich anzuzeigen, ohne zu scrollen, oder alle Panels auf einmal, um einen vollständigen Überblick zu haben.

Für einige Produktentwicklungen sind inkrementelle Sprints, wie sie vom Scrum-Framework verwendet werden, nützlich. Während des Sprint-Planungsereignisses werden zu Beginn eines Sprints Product-Backlog-Einträge für den Sprint ausgewählt. Das Product Backlog können Sie in ProjectWork inklusive Detailarbeit pflegen. Produktelemente werden einem neuen Sprint-Ressourcentyp zugewiesen. Der Product Backlog-Zeitplan kann gefiltert werden, um nur die spezifischen Sprint-Elemente mit ihrer detaillierten Arbeit anzuzeigen, der Rest wird reduziert. Arbeit, Fortschritt und Kosten eines Sprints werden zu einer Sprint-Ressource addiert.

Mit einem Vorlagenplan können Sie Zeit sparen und Einheitlichkeit schaffen, wenn neue Projekte eine Kopie davon erstellen. Eine Kopie erstellen Sie im ProjectWork Menü, siehe Handbuch . ProjectWork können Sie eine Tabelle aus einem Zeitplan veröffentlichen, das Layout ändern oder mit Berechnungen und Diagrammen erweitern und mit dem Zeitplan synchron halten. Sie können jetzt auch die veröffentlichte Tabelle aus der Vorlage kopieren und an den kopierten Zeitplan anhängen, wobei die Änderungen und Erweiterungen erhalten bleiben. Gleiches gilt für den Link zur Dashboard-Tabelle, die ebenfalls aus der Vorlage kopiert werden kann.

Bei der Durchführung mehrerer Projekte ist es sinnvoll, deren Fortschritt zentral zu verfolgen. Sie können jetzt ein neues Dashboard erstellen oder Ihr Projekt zu einem bestehenden Dashboard aus einem Business-Projektplan hinzufügen. Das Dashboard ist eine Google-Tabelle in Google Drive, die Sie beispielsweise in Google Sites einfügen können. Die Projekte sind zeilenweise angeordnet, mit Informationen in Spalten. Die Projekte sind in der Tabelle in einem Gantt-Diagramm sichtbar. Sie können diese Tabelle nach Ihren Wünschen anpassen, siehe Handbuch . Den Dashboard-Dialog finden Sie im Menü von ProjectWork for Business unter Bericht > Dashboard... . Ein Projekt im Dashboard kann über denselben Dialog aktualisiert werden.

Einen Zeitplan mit vielen Ressourcen und vielen sich überschneidenden Aufgaben zu einem kompakten Ergebnis zu nivellieren, kann Minuten dauern. Sie erhalten nun zunächst eine Schätzung der Berechnungszeit. Wenn Sie einverstanden sind, erhalten Sie eine prozentuale Fortschrittsangabe. Alle anderen Bearbeiter, die den Zeitplan geöffnet haben, sehen ebenfalls den Fortschritt. Während des Fortschritts können Sie keine Änderungen am Zeitplan vornehmen.

Die Sortierung der Aufgaben nach Start- oder Enddatum wurde um weitere Spalten erweitert. Auch das Sortieren von Ressourcen ist nun möglich. Die Spalten befinden sich unter Nach unten sortieren und Nach oben sortieren im Menü Aufgaben und Ressourcen. Beide behalten die PSP-Struktur der ausgewählten Vorgänge oder Ressourcen bei, die Sie sortieren. Denken Sie daran, dass das Sortieren endgültig ist, im Gegensatz zum Anzeigen bestimmter Aufgaben. Unmittelbar nach dem Sortieren kann es rückgängig gemacht werden (Strg+Z).

Das Veröffentlichen in einer Tabelle im ProjectWork for Business Menü wurde um eine Funktion erweitert, um eine veröffentlichte Tabelle mit dem tatsächlichen Zeitplan zu aktualisieren. Spalten, Berechnungen und Kommentare, die der Tabelle hinzugefügt werden, bleiben unverändert. Mit Aufgaben und Ressourcen verknüpfte Diagramme werden aktualisiert. Ein Beispielbericht besteht darin, Spalten als Basislinie zu kopieren und die Differenz mit dem aktualisierten Zeitplan zu berechnen.

Das Hilfe-Popup in ProjectWork hilft Ihnen, sich schnell vertraut zu machen. Es gibt Hinweise auf neue Nachrichten wie diese, Tipps zu zu verwendenden Funktionen und Links zu allgemeinen Informationen. Wenn Sie ProjectWork öffnen, während eine neue Nachricht vorliegt, wird das Hilfe-Popup angezeigt. Sie können das Popup jederzeit sehen, indem Sie im zentralen ProjectWork -Panel auf Hilfe klicken. Bei jeder Eröffnung erscheinen neue Tipps.

Wenn Sie eine Ressource Aufgaben zuordnen, die sich zeitlich überschneiden, kann die Kapazität einer Ressource 100 % überschreiten. Dies kann gelöst werden, indem bestimmte Aufgaben später gestartet werden, sodass sie sich nicht mehr überschneiden. Dies ist eine zeitaufwändige manuelle Aufgabe, die ProjectWork for Business jetzt automatisch ausführen kann.

Für Aufgaben, die später beginnen, muss nach dem Ressourcenabgleich der Abgleich explizit entfernt werden, um wieder früher beginnen zu können. Dies kann für alle Zuweisungen gleichzeitig oder pro ausgewählter Ressource oder Aufgabe erfolgen.

In den Einstellungen kann eingestellt werden, ob vergangene oder zu 100% erledigte Aufgaben ebenfalls gelevelt werden sollen.

Aufgaben in einem Projekt können voneinander abhängen. In der Planung bedeutet dies, dass sie verknüpft sind. Beispielsweise verknüpfen Sie das Ende einer Aufgabe mit dem Beginn einer nachfolgenden Aufgabe.

Bei Lag und Lead beginnt die nächste Aufgabe später oder früher. Planen Sie dies mit einer zusätzlichen Zeitangabe hinter dem Link ein, wobei eine positive Angabe zu einer Verzögerung und eine negative zu einer Überlappung führt. Eine Aufgabe mit Vorgängerlink 7GB-2d zeigt an, dass diese Aufgabe 2 Tage vor dem Start von Aufgabe 7 beginnt.

Google hat geteilte Ablagen zu Google Drive hinzugefügt. Statt einzelner Benutzer ist ein Team Eigentümer von Dokumenten. Die Mitglieder eines Teams können sich im Laufe der Zeit ändern, ohne dass die Eigentümerschaft pro Dokument übertragen werden muss. Diese Funktion ist in Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business und Google Workspace Education verfügbar, also nicht in Google Workspace Basic oder dem kostenlosen Google Drive.

Ein gemeinsames Laufwerk kann für ein Projekt sinnvoll sein, um alle Dokumente einschließlich des Zeitplans zusammenzuhalten. Daher unterstützt ProjectWork for Business jetzt freigegebene Laufwerke, wenn diese in Ihrer Google Drive-Version verfügbar sind. Sie können ProjectWork -Dateien im freigegebenen Google-Laufwerk oder in der ProjectWork -Dateiauswahl auf der Registerkarte „Neues freigegebenes Laufwerk“ öffnen. Der ProjectWork Resource Manager kann mit einem freigegebenen Laufwerk verwendet werden, wenn sich die Ressourcen- und Projektdateien im selben Ordner des freigegebenen Laufwerks befinden.

Zusammenarbeit in Echtzeit bedeutet, dass, wenn Sie eine ProjectWork -Datei öffnen und Kollegen dieselbe Datei öffnen, alle Änderungen am selben Zeitplan vornehmen und ihn aktualisiert sehen können. Mit ProjectWork war das schon immer möglich, aber was hat sich verbessert?

• Die Mitarbeiter werden angezeigt, sowie ihr Kommen und Gehen in die Sitzung.
• Änderungen werden pro Zelle und nicht pro Zeile angezeigt. Sie sehen nicht nur Ihre eigenen Änderungen hervorgehoben, sondern auch die der Kollegen.
• Die Leistung hat sich verbessert, Änderungen werden schneller angezeigt.

Genießen Sie die Verbesserungen, um gemeinsam genaue Zeitpläne zu erstellen.